1.4　获取帮助不断进阶

学习就是一个不断摸索进步的过程，在这个过程中我们需要掌握好的方法和途径，多一些学习的途径，就可以帮助我们获得更多的知识，快速解决相应的难题。

1.4.1　Office联机帮助

在Office使用过程中，如果遇到了一些自己不常用，或者不会的问题，可以使用Office 2016提供的联机帮助进行解决，获取Office帮助主要可以通过“Tell Me”输入框或使用对话框中的辅助功能按钮两种方法。

1.善用“Tell Me”功能

Office的联机帮助是最权威、最系统，也是最好用的Office知识的学习资源之一。但是，Office 2016取消了老版本中的“帮助”按钮，有些用户就找不到帮助文件了。其实，该功能已经融合在“Tell Me”功能中了，而且“Tell Me”的功能更强大，能比以往任何时候都更轻松地帮助用户找到所需要的东西。

Office具有十分强大的功能，其中包含的一些不常用到的内容不容易查找，有了“Tell Me”输入框之后，用户只需要在输入框中输入简洁的词语作为关键字，即可得到一组操作命令结果，在最下方还可以看到相关的帮助。

例如，要在Word 2016中搜索查看表格的编辑方法，具体操作步骤如下。

Step 01　1　在“Tell Me”输入框中输入“表格”，2　在弹出的下拉菜单中选择“获取有关‘表格’的帮助”命令，如下图所示。

Step 02　打开“Word 2016 Preview帮助”窗口，单击“对表格内容排序”超链接，如下图所示。

一点通

初学者如何进行系统性的学习

刚开始接触Office会遇到很多疑问，如一些文本处理方法、数据录入技巧，通过“Tell Me”输入框打开“Word 2016 Preview帮助”窗口后，可以搜索各个功能的帮助内容，作为系统性的教程来学习。

Step 03　在新界面中即可查看到相应的具体内容，看完后单击“关闭”按钮关闭“帮助”窗口，如下图所示。

2.使用对话框中的辅助功能

在操作与使用Office时，当打开一个操作对话框，而不知道具体的设置含义时，则可单击对话框中的“帮助”按钮，这样可以及时有效地获取帮助信息。下面，以在“字体”对话框中获取帮助信息为例，介绍使用对话框中的辅助功能获取帮助信息的方法。

Step 01　打开任意文档，单击“开始”选项卡中的“字体”功能组右下角的“对话框启动器”按钮，如下图所示。

Step 02　打开“字体”对话框，单击右上角的“？”按钮，如下图所示。

Step 03　在打开的“Word 2016 Preview帮助”窗口中，系统根据文本插入点的所在位置猜测用户需要寻求的帮助，并给出了相应的帮助。如果这些帮助信息不是用户需要的，只需1　在上方的搜索框中输入要搜索的文字，2　单击“搜索”按钮，如下图所示。

Step 04　在新界面中将显示出所有搜索到的相关信息列表，单击需要查看的超链接，如下图所示。

Step 05　经过上步操作，即可进入超链接的页面，用户可以根据提供的信息了解该知识的操作方法，看完后单击“关闭”按钮关闭“帮助”窗口，如下图所示。

小提示

查看帮助的快捷方法

如有疑问，第一时间按【F1】键，也可以打开“帮助”窗口。帮助是微软开发的，可信度还是很高的。

1.4.2　互联网上的资源

用户遇到一些不懂的问题时，除了向Office软件本身寻求帮助外，还可以向一些Office高手请教，也可以通过互联网寻求帮助。

互联网上介绍Office应用的文章很多，而且可以免费阅读，有些还是视频文件或者动画教程，这些都是非常好的学习资源。

在使用Office的过程中如果遇到不熟悉的操作，或对某些功能不了解时，可以直接在“百度”、“谷歌”等搜索引擎中输入关键字进行搜索，也可以到Office网站中寻求高人的帮助，如“Office吧”（http://tieba.baidu.com/f?kw=office&fr=ps0bt&ie=utf-8）、“Office学习网”（http://www.officestudy.net/）、“Word联盟”（http://www.wordlm.com/）“Excel Home”（http://club.excelhome.net/）、“DISCUZ社区动力”（http://www.exceljy.com/）、“Excel吧”（http://www.excelba.com/index.asp）、“PPT宝藏”（http://www.pptbz.com/）等。

学习问答（9：15～9：30）

疑问1：如何调整文档的显示比例？

答：在Office中，默认启动的软件窗口显示比例为100％，在使用软件时可以根据需要调整窗口的显示比例。通过拖动页面显示比例缩放标尺上的滑块，或在按住【Ctrl】键的同时滚动鼠标滚轮即可快速调整窗口中文档的显示比例。

疑问2：如何隐藏窗口中的元素？

答：Office软件窗口中还包含一些可以选择显示或隐藏的窗口元素，如“导航”任务窗格、标尺等。为了让屏幕显示区域更大化，可以将这些功能隐藏起来，需要时再让它们显示出来即可。选择显示或隐藏这些元素，只需在“视图”选项卡的“显示”组中选中或取消选中相应的复选框即可。例如，要显示出“导航”任务窗格，选中“导航窗格”复选框即可，如下图所示。

疑问3：如何让文档在低版本的Word中也能顺利打开？

答：在Word 2016中默认保存的文件格式为*.docx；在Excel 2016中默认保存的文件格式为*.xlsx；在PowerPoint 2016中默认保存的文件格式为*.pptx。而在Office的早期版本中可能无法直接打开在Office 2016中创建的文件。为了让Office 2016中创建的文件可以在较低版本的Office组件中顺利打开，可以在Office 2016中将文件另存为97-2003兼容的版本格式，即在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表框中选择“Word 97-2003文档（*.doc）”选项，再单击“保存”按钮，如右图所示。

过关练习（9：30～10：00）

通过前面内容的学习，结合相关知识，请读者亲自动手按要求完成以下过关练习。

练习一：打造个性的工作环境

打造符合自己个性的Office工作环境，可以让你在工作时获得更美的心境。前面已经介绍了相关的操作，这里只是再综合运用起来，具体操作步骤如下。

Step 01　1　单击“文件”选项卡，在弹出的下拉菜单中选择“账户”命令，2　在中间栏中的“Office主题”下拉列表框中选择自己喜欢的主题风格，这里选择“深灰色”选项，如下图所示。

小提示

Office主题

Office 2016的主题得到更新，更多色彩丰富的选择已经加入其中。据称，这种新的界面设计名叫Colorful，风格与Modern应用类似，而之前的默认主题名叫White。

Step 02　经过上步操作，即可看到更改窗口主题颜色后的效果。1　单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，2　在弹出的下拉菜单中选择需要添加的“触摸/鼠标模式”命令，如下图所示。

Step 03　经过上步操作，即可在快速访问工具栏中添加“触摸/鼠标模式”按钮。1　单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，2　在弹出的下拉菜单中选择“其他命令”命令，如下图所示。

Step 04　打开“Word选项”对话框的“快速访问工具栏”选项卡，1　在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“‘插入’选项卡”选项，2　在下方的列表框中选择需要添加到快速访问工具栏中的命令，这里选择“插入图片”选项，3　单击“添加”按钮，将其添加到右侧的列表框中，4　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step 05　经过上步操作，即可在快速访问工具栏中添加“插入图片”按钮，效果如下图所示。

练习二：查找Office 2016新功能的相关帮助

习惯了使用Office早期版本的用户，在使用Office 2016前，不妨对其新增功能进行体验一番，也好知道一些新技巧、新功能的用法，以便后期使用。通过Office联网帮助查看Office 2016新功能的相关信息的方法如下。

Step 01　1　在“Tell Me”输入框中输入“Office 2016新功能”，2　在弹出的下拉菜单中选择“获取有关‘Office 2016新功能’的帮助”命令，如下图所示。

Step 02　打开“Word 2016 Preview帮助”窗口，单击“Office 2016预览版中的新增功能”超链接，如下图所示。

Step 03　在新界面中即可查看到相应的具体内容，看完后单击“关闭”按钮，关闭“帮助”窗口，如下图所示。

学习小结

Office 2016是微软最新发布的办公软件，用户在使用Office 2016之前，需要了解其常用的组件及界面；Office 2016加入了多方面升级，大家也需要有一个简单的了解；初学Office的用户掌握各组件通用的基本操作，是学习Office的第一步；除此之外，打造一个适合自己的工作环境，学会获取帮助的途径，是用户以后能更好地学习和使用Office所需要的。总体来说，本课是站在一个Office初学者的角度，为大家介绍这些基础内容。