3.3　创建和关闭表

使用不同的方法创建表，可以创建不同限制的数据表

在使用表存储数据之前，需要创建数据表。在Access数据库中创建数据表，主要是对字段的插入和属性设置，并且，在数据表视图和设计视图中创建表的操作略有不同。

3.3.1　在数据表视图中创建表

在新建的数据库中，已经包含有一张空白的表，可以直接在这张表的基础上完善第一张数据表，也可以从头开始创建表。

在数据表视图中创建表是一种十分常见的创建表的方法，具体操作如下。

操作演练：创建“员工信息”表

\素材\第3章\无

\效果\第3章\员工管理.accdb

Step 01　创建数据库

启动Access 2016，创建一个名称为“员工管理”的空白桌面数据库。

Step 02　创建表

单击“创建”选项卡“表格”组中的“表”按钮，创建空白数据表。

Step 03　插入短文本类型字段

单击“表格工具　字段”选项卡“添加和删除”组中的“短文本”按钮。

Step 04　修改字段的字段名

保持插入字段名的选择状态，将其字段名更改为“姓名”即可。

提示　Attention

新建表中的“ID”字段

在数据表视图新建的空表中，都自动插入了一个“自动编号”类型的字段“ID”，该字段用于保证记录的唯一性，可根据情况确定是否保留该字段。

Step 05　插入新的字段

单击“单击以添加”文本，在弹出的下拉列表中选择“数字”选项，然后将该字段名设置为“年龄”。

Step 06　保存新建的表

继续插入其他所需的字段，然后在“表2”标签上右击，选择“保存”命令。

Step 07　为数据表命名

在打开的“另存为”对话框中输入“员工信息”文本，然后单击“确定”按钮。

提示　Attention

重命名表

新建的表在第一次保存时，有一次为该表命名的机会，之后如果希望更改该表的名称，需要在工作区中关闭该表之后，在导航窗格该表的名称上右击，选择“重命名”命令为该表更改名称。

3.3.2　在设计视图中创建表

在数据表视图中创建表，只能够对表的字段属性进行简单的设置，如果希望在创建表时，就对表的字段属性进行更为复杂的设置，不同类型的字段的属性有所不同，如图3-10所示。

如果希望设计一张科学合理的表，就需要对各个字段的属性进行适当的设置，虽然各个字段包含的具体属性项有所不同，但是设置的方法是类似的。在Access 2016中，常用的字段属性有字段大小、格式、输入掩码、标题、默认值和有效性规则等，如表3-1所示。

在设置字段的“输入掩码”属性时，需要使用到一些占位符和字面字符，这些字符的含义如表3-2所示。

下面以在“销售管理”数据库中创建“订单管理”表为例，讲解在设计视图中创建表和编辑字段属性的方法。

操作演练：创建“订单管理”表

Step 01　创建表

\素材\第3章\销售管理.accdb

\效果\第3章\销售管理.accdb

Step 01　打开素材文件，单击“插入”选项卡中的“表设计”按钮。

Step 02　插入第一个字段

在“字段名称”列的第1行输入“订单编号”字段名，选择数据类型为“短文本”数据类型。

Step 03　设置字段大小

本例假设订单编号为12位的数字，所以在“字段属性”列表中将“字段大小”属性设置为“12”，然后单击“输入掩码”属性卡右侧的按钮。

Step 04　保存表

在打开的“输入掩码向导”提示对话框中单击“是”按钮，然后在“另存为”对话框中输入“订单管理”文本，最后单击“确定”按钮。

Step 05　设置主键

在打开的对话框中单击“是”按钮，为“订单管理表”设置一个主键。

Step 06　单击“编辑列表”按钮

在打开的对话框中单击“编辑列表”按钮，进入“输入掩码向导”对话框。

Step 07　设置输入掩码

在打开的对话框中将说明设置为“订单编号”，输入掩码设置为“000000000000”，示例数据任意设置，然后单击“关闭”按钮。

Step 08　设置必需、索引等属性

返回“字段属性”列表，将“必需”属性设置为“是”，“允许空字符串”属性设置为“否”，“索引”属性设置为“无”。

Step 09　插入“查阅向导”类型字段

继续插入“客户”字段，设置其数据类型为“查阅向导”。

Step 10　选择字段值来源的表

在打开的对话框中单击“下一步”按钮，选择“表：客户”选项，然后单击“下一步”按钮。

Step 11　选择字段值来源的字段

在“可用字段”列表框中选择“公司”字段，然后依次单击按钮和“下一步”按钮。

Step 12　选择字段

在打开的对话框的“1”下拉列表框中选择“公司”选项，然后单击“下一步”按钮。

Step 13　插入其他字段

单击“完成”按钮完成“查询向导”类型字段的插入，在打开的对话框中单击“确定”按钮。然后以相同的方法插入供应商、运货商和员工字段。

Step 14　插入“提交时间”字段

插入“日期/时间”类型的“提交时间”字段，设置“格式”属性为“常规日期”，然后单击“验证规则”属性框右侧的按钮。

Step 15　设置验证规则

在打开的对话框中输入验证规则“<=Now（）”，表示订单提交的时间应该在当前时间之前。

Step 16　设置验证文本

在“验证文本”属性框中输入“请输入一个当前时间之前的时间”文本，然后插入一个相同的“处理时间”字段。

Step 17　插入“处理时间”字段

插入“处理时间”字段，设置其数据类型为“查阅向导”。

Step 18　自行输入所需的值

在打开的对话框中选中“自行键入所需的值”单选按钮，然后单击“下一步”按钮。

Step 19　输入列表的值

在列表中输入所需的处理状态，然后单击“完成”按钮即可。

3.3.3　关闭表

在Access数据库中，许多操作都需要在对象关闭的情况下才能够进行。关闭表的操作十分简单。如果表是以窗口的形式显示，可以直接单击窗口右上角的“关闭”按钮关闭表，如图3-11所示。

如果表是以选项卡文档显示的，则需要使关闭的表处于当前选择状态，单击“选项卡”标签右侧的“关闭”按钮即可关闭当前选择表，如图3-12所示。

另一种快速关闭表的方法是在表的标题（窗口状态）或选项卡标签（选项卡文档状态）上右击，选择“关闭”命令关闭当前表，如图3-13所示。

如果选择“全部关闭”命令，则可以一次性关闭工作区中所有打开的对象，如窗口、查询、报表等。这些对象的关闭方法与关闭表的方法相同，此处不再重复介绍。

数据库中的数据一般是实时写入的，因此，在关闭之前一般不会打开要求保存数据的对话框。