5.1　使用表格展示数据明细

在Word文档中使用表格是组织信息的一种好方法，可以将数据以一组或多组的方式直观地展示在用户面前，方便用户对其各项明细进行查看、理解和分析。

本节将通过编排“经销商年会邀请函”文档为例，讲解在文档中使用表格的相关操作。

\素材\第5章\经销商年会邀请函.docx

\效果\第5章\经销商年会邀请函.docx

【实例5.1】制作邀请函回执单【行政】

某企业准备开办年会，要求相关部门制作年会邀请函用以邀请客户和合作单位，针对这一目的，人事部小李制作了“经销商年会邀请函”文档，为了确认参加年会的人数，小李需要在邀请函中添加客户和合作单位的回执，如图5-1所示。

5.1.1　快速插入表格

在经销商年会邀请函文档中，需要输入邀请函回执，因此这里可以通过下拉菜单的方式快速插入一张6列4行的表格，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　打开文档后，在相应位置输入表格标题文本，单击“居中”按钮，使其居中显示，如图5-2所示。

Step 02　选择标题文本，为其设置字体格式为“宋体，二号，加粗”，如图5-3所示。

Step 03　将文本插入点定位到相应位置，在“插入”选项卡的“表格”组中单击“表格”下拉按钮，在下拉菜单的表格区域中按住鼠标左键拖动，选择6列4行，如图5-4所示。

Step 04　此时在文档中即可查看快速插入的6列4行的表格，如图5-5所示。

相关链接　通过对话框插入表格

快速插入表格的方式最多只能插入10列8行的表格，若用户要插入列数和行数较多的表格，可以通过对话框来实现，其具体操作如下。

Step 01　单击“表格”下拉按钮，选择“插入表格”命令，如图5-6所示。

Step 02　在打开的“插入表格”对话框中，设置行数和列数，单击“确定”按钮，如图5-7所示。

5.1.2　调整表格行高

由于插入的表格默认是根据内容和页面宽度自动调整行高的，为了让经销商年会邀请函的布局更加好看，现在需要调整表格的行高，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　将文本插入点定位到表格的第一个单元格中，按住鼠标拖动，选择前3行表格，如图5-8所示。

Step 02　单击“表格工具布局”选项卡，在“单元格大小”组中的“行高”数值框中输入“1.15厘米”，如图5-9所示。

Step 03　将鼠标光标移动到最后一行的下边框上，当鼠标光标变成双箭头时，按住鼠标左键向下拖动，如图5-10所示。

Step 04　调整到合适位置释放鼠标，即可查看表格设置行高后的效果，如图5-11所示。

相关链接　调整表格列宽

若要调整表格的列宽，用户可以直接选择单列或多列，然后在“单元格大小”组中的“列宽”数值框中输入相应列宽值，或在目标列的列边框上按住鼠标左键左右拖动调整。图5-12所示为精确调整列宽和手动调整列宽。

5.1.3　合并指定单元格

由于邀请函回执中有的信息需要同时占用多个单元格，此时就需要将这些单元格合并起来，这里就使用Word的单元格合并功能来实现，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择目标单元格区域，切换到“表格工具布局”选项卡中，在“合并”组中单击“合并单元格”按钮，如图5-13所示。

Step 02　选择目标单元格区域，并在其上右击，在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”命令，如图5-14所示。

Step 03　以相同的方法对其他单元格进行合并，完善邀请函回执单表格的结构，如图5-15所示。

提示：拆分指定单元格

如果想要将单个单元格拆分为多个单元格，可以选择目标单元格，在“合并”组中单击“拆分单元格”按钮，在打开的“拆分单元格”对话框中设置拆分的行数与列数即可。

5.1.4　在表格中录入数据

邀请函回执表格制作完成后，即可在其中输入相应的文本内容，除了直接在单元格中输入普通的文本内容外，还需要通过“符号”对话框和输入法的符号功能插入特殊符号，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　将文本插入点定位到第一个单元格中，输入相应文本，如图5-16所示。

Step 02　按【→】键切换到第二个单元格中，输入多个空格和“人”文本，选择多个空格，在“字体”组中单击“下画线”按钮，如图5-17所示。

Step 03　以相同的方法在其他单元格中输入文本与设置下画线，如图5-18所示。

Step 04　将文本插入点定位到第二行的最后一个单元格中，输入“是”文本，在“符号”组中单击“符号”下拉按钮，选择“其他符号”命令，如图5-19所示。

Step 05　在打开的“符号”对话框中选择相应的符号，单击“插入”按钮，单击“关闭”按钮关闭对话框，如图5-20所示。

Step 06　返回表格中输入多个空格和“否”文本，在输入法中单击“软键盘”按钮，选择“特殊符号”命令，如图5-21所示。

Step 07　在打开的“符号集成”对话框中，选择与前面相同的正方形符号，然后单击“关闭”按钮，关闭对话框，如图5-22所示。

Step 08　返回编辑区的表格中，并在表格下方输入相应的备注信息，如图5-23所示。

5.1.5　设置表格的对齐方式

由于邀请函回执表格中的文本的默认对齐方式是两端对齐，这样不仅不美观，还显得不够规范，所以现在需要对它们设置不同的对齐方式，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　将鼠标光标移动到表格的左上角，单击标记，选择整个表格，切换到“表格工具布局”选项卡中，在“对齐方式”组中单击“中部两端对齐”按钮，如图5-24所示。

Step 02　选择表格的第一列，在“对齐方式”组中单击“对齐方式”下拉按钮，将选择的文本的对齐方式设置为水平居中和垂直居中，如图5-25所示。

Step 03　以相同的方法，将表格中其他单元格的对齐方式设置为水平方向和垂直方向并都居中，如图5-26所示。

5.1.6　自定义表格的边框和底纹

由于邀请函是发给客户和合作单位的，为了给他们留下一个好的印象，需要设置邀请函回执表格的边框和底纹，从而使其层次更加清晰并突出重点内容，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择整个表格，在“表格工具布局”选项卡中单击“边框”下拉按钮，选择“边框和底纹”命令，如图5-27所示。

Step 02　在打开的对话框中单击“自定义”按钮，设置宽度为1.5磅，连续双击、、和按钮，单击“确定”按钮，如图5-28所示。

Step 03　再次打开“边框和底纹”对话框，选择边框样式，连续双击和按钮，单击“确定”按钮，如图5-29所示。

Step 04　在表格中选择I列单元格区域，按住【Ctrl】键选择其他需要设置底纹效果的单元格，在“表格样式”组中单击“底纹”下拉按钮，选择“淡蓝色”选项，如图5-30所示。

相关链接　自定义更多的填充颜色

由于“底纹”下拉列表的颜色库中的颜色有限，如果不能满足用户的实际需求，则可以通过选择“其他颜色”命令，打开“颜色”对话框，在“标准”选项卡中选择需要的颜色，如图5-31（左）所示。或切换到“自定义”选项卡中选择一种颜色，单击“确定”按钮，如图5-31（右）所示。