一、会议的发起有动议

没有无缘无故的会。既然组织开会，总得有个动议，这个动议就是为何开会？需不需要开？起因是什么？动机是什么？要达到什么目的？

有的会议涉及几个部门，跨不同行业，组织好一个会议实在不容易。酝酿和发动是关键的一步。对于一些经济、技术、文教领域里的业务性会议，其酝酿和发动与人大、政协、党代表等会议不同，起因、动机、首先倡导者也不相同：

有的会议来自上面：某位领导指示，或在某个重要会议上提出要召开某种会议；

有的会议来自下面：基层提出一些问题，或在实际工作中出现了新形势、新问题，迫切需要召开某种范围内的会议进行研究，这种会议的动议来自基层，首先倡导者或是基层单位，或是某个具体主管部门；

有的则来自其他缘由：某项工作开创多少周年了，其工作发展到新的时期，需要总结提高，需要开个带有庆祝、纪念意义的会议，而目的在于做好新形势下的工作，因而往往带有经验交流或总结性质；

有的则是例会：年终工作总结大会、经济工作会议等几乎每年在固定时间内召开。当然，每次会议的重点或侧重面也有所不同。发动这种会议都是来自上面。

这里要讲的会议的酝酿和发动工作主要是来自基层的、由具体主管部门发起的会议。

开会是必要的。如果想推动工作，或总结提高我们的工作，或贯彻一项新的意图，或开辟一项新的工作，或贯彻上级的精神，就不能不开会。

若是上级指示要开会，只要按上级的旨意去筹备就是。当然参与筹备的成员也要发挥其主观能动性，把筹备工作做好，将上级的精神通过会议传达落实到基层去。

若是从基层反映上来的意见，由具体的部门提出的开会动议，其筹备发动工作就相对复杂些，工作也多些，甚至需要有关人员奔走呼吁。要将来自基层的意见、开会的动议变成领导机关的意志，变为领导机关的动议（或决议），这就需要写报告，请上级批准召开这个会议，甚至是代领导机关起草开会通知，即以机关的名义或以几个部门领导机关的名义召集会议，这样的会议更具有权威性，会议形成的决议性内容也更具有号召力和推动力。

为了使领导机关或几个部门各自的上级领导机关，支持并批准开会的动议，就要事先酝酿出开会的宗旨，提出开会的必要性、可行性等，即写出会议的方案。