1.1 Word那么强，你却把它当记事本用

“我能用Word排好一篇文档！这就够了啊，我还需要专门学Word？值得吗？”

无论是在学校还是在职场，几乎每个人都会用到Word，于是就想当然地认为它很简单。因为，在大部分人眼中，Word就是长得漂亮一点的记事本。是的，如果你只把它当记事本来用，那你的能力也就仅限于打字。

然而，同样的工具，同一份文档，到你的同事手里，她可能做出来的效果是下面这样的，美观又有专业范儿。拿出手都觉得很有面子，不是吗？

如果你把Word当记事本来用，就只会在Word里打打字，调调格式。那么，当你要反复修改文档格式时，当你要频繁调整标题编号时，当你要给论文插入目录时，当你要修改表格结构时，就只能一个一个手工完成，拼手速。

比这更可怕的是，做着大量没有意义的、琐碎的重复操作而不自知，任由时间这么白白浪费掉。在这个世界上最可怕的，不是不知道，而是不知道自己不知道，还拒绝学习。

如果你只把Word当记事本来用，就会习惯性地使用一些“看似简单”的方法去做排版。

比如：文本对不齐，就拼命敲空格，敲多了又拼命删删删；想给正文单独设置页码，就把封面那一页专门建一个文档；要给长文档添加目录，就手工输入，还拼命敲点点点……诸如此类。

事实上，Word除了拥有简单常用的文字处理功能，还有很多排版技术值得学习，这些技术将会颠覆你对Word的认识。

排版技术一：格式与内容分离，一次性格式化文本

打开Word软件，工具栏里占面积最大的一块，叫样式。你可以把标题的字体、段落格式存到样式里，用时随时套用。当要修改标题格式时，只需修改一个标题，就可以实现更新。如此一来，写作内容时可以不用操心格式调整，调整格式时可以批量实现不会影响内容，效率才会真正提高。

排版技术二：灵活控制图片、表格，图文并茂轻松造

在文档中使用图片和表格，可以让文档内容和形式更加丰富。如果对Word中的图片布局、表格特性不了解，要把3个图片并排排版，可能要花很长时间。

高手就不一样了，巧妙利用表格框架，把图片放到表格中，排版就会事半功倍。

排版技术三：使用自动化功能，省时省力又高效

一篇长文档包含第1章、1.1、1.1.1等多层级标题时，章节内容一旦增减或顺序发生变化，相应的各级标题编号就需要做相应的调整。

据我所知，很多人是手工输入编号，然后手工逐个修改的，这样实在太痛苦了！

如果你掌握了多级列表的技术，完全可以自动完成、自动修改。在Word里，这样自动化的技术还有很多，比如自动生成目录、自动批量生成证书、自动大批量修改字符……

凡是你想得到的重复操作，几乎都有批量化、自动化的解决方法。

排版技术四：相似操作批量化，事半功倍早下班

在日常生活中，经常会做工资条、荣誉证书、通知书、成绩单、邀请函等，这些文档都有一个共同的特点，就是整体内容是固定的，只是其中一小部分内容，每一份都不一样。

这一类文件，可以用邮件合并功能批量搞定。你要做的，仅仅是准备一份内容模板和一份数据清单Excel表，一眨眼的功夫，你就能制作出100份这样的文档，快到不可思议。