2.7 开展招标采购
典型问题及案例
西门子的采购
与西门子这样的公司合作是众多中国生产厂家梦寐以求的，被西门子认可，也被认为是间接加入了像西门子这样的顶级买家的世界大循环圈。但是如何才能被西门子接受？西门子在选择供应商方面有哪些要求？为此，不妨了解一下西门子在采购方面的具体情况。
（1）西门子公司采购工作的主要内容
西门子采购部门目前主要负责与移动通讯有关的零部件采购及其供应商开发与管理的策略性工作。采购的零部件主要用于移动电话及其移动通讯基础设备的组装生产，还有在其他数字通讯产品方面的应用。在采购工作中，涉及供应商的开发与管理是必然的。供应商的开发与管理这部分工作主要包括发掘有潜力的供应商、工厂认证、价格谈判、签署合同、对现有供应商的表现进行评估、组织同供应商的定期会议来改进作业流程和制定策略性物流框架协议等。
为了提供先进的产品与解决方案，西门子目前在生产、岗位责任制以及产品最终检验等环节均采用了与其在德国同样的流程和标准。同样，在原材料采购和供应商管理方面也采用了类似的严格标准。
（2）西门子发现潜在供应商的途径
相关媒体如专业杂志上刊登的公司及产品以及一些网页是西门子采购部门关心的重点。
主动联系西门子也是业务合作开始的一种方式，西门子公司还专门建立了电子采购网站，提供了一个让近万名西门子全球采购人员与全球供应商直接接触的信息平台，同时实现整个集团内部的采购信息共享与交流。最重要的就是合并采购量，共享协议采购价格。
（3）合并采购量，共享协议采购价格
西门子公司内部已经实现产品的标准化。简单地讲，如果一个电阻既能用于手机上，又可用于洗衣机上，这样西门子就可以将两家不同工厂对于这个电阻的需求量相加，然后由采购部门就整个需求量同供应商谈判价格，签订协议。协议的内容里会包括这两家工厂。这样就避免了两家不同工厂分别同供应商谈判价格，分别达成协议，以不同的价格购买相同的产品。总而言之，就是尽可能将各工厂的相同需求集中起来，由专职部门来争取一个相对优惠的价格，然后大家分享。
（4）从发现潜在供应商到实现合作的过程
首先是基本情况的调查，验证公司的各方面信息以及技术是否符合公司采购的要求。然后是生产基地的审核。有时还要进行产品的送样认证工作。以上是基本过程。
在起始阶段，是基本情况调查，西门子同其他公司一样会有标准的表格提供给供应商。实施评估主要从商务、质量、技术以及其他一些行业基本标准来衡量，其中ISO同QS的认证也很重要。而评估标准的依据则主要是根据西门子公司内部的一套系统，由资源开发、质量和研发等相关部门来共同评估，然后会同德国的研发部门及总部的资源开发和质量部门的相关负责人共同做出决定。
确定一个供应商，基本的条件是其产品和技术符合西门子采购的需要。西门子不会对做食品的企业感兴趣，即使食品做得再好也没用，因为这跟其没有关系。它考虑的首先是新技术和新产品，如果是成熟产品或者高新技术，价格就成了比较重要且需要认真考虑的因素。
综合来讲，质量体系的建立和严格完善的流程控制，不仅是影响西门子采购的重要因素，也是影响其他世界级大公司采购的重要因素。严格的质量观念，完善的员工培训机制，量化的指标控制系统，深入的数据采集分析系统，高素质的员工队伍，这些都是必不可少的。西门子公司对供应商的评估是由资源开发、质量和研发等相关部门共同完成的，一切以质量为重，这样才能做到客观公正。
解读与阐述
实践证明，实施招标采购可以大大降低企业的采购成本，同时提高企业的采购商品质量。但是在实际工作中，进行招标是一项繁杂而又琐碎的工作，容易出现失误，使企业采购工作不能顺利进行，严重影响企业的生产和销售工作。
那么，如何成功地开展招标工作呢？
1．进行资格预审
对供应商资格预审通常包括两个部分，对供应商的合法地位和信誉等进行的基本资格预审以及对已具备基本资格的供应商履行拟订采购项目能力的专业资格预审。
其中，对供应商的专业资格预审主要包括：
（1）对其经验和以往承担类似合同的业绩及信誉的审查；
（2）对履行合同人员情况的审查；
（3）对为履行合同任务而配备的机械、设备等硬件设施的审查；
（4）对公司售后维修服务网点分布、人员结构的审查；
（5）对公司财务状况的审查等。
采购企业在规定的时间内，按照资格预审文件中规定的标准和方法，对提交资格预审申请书的供应商进行上述方面的审查，以确定参加投标的供应商名单。
2．编制招标文件
招标文件是供应商准备投标和参加投标的依据，也是采购企业实行评标的重要依据。招标文件的大部分内容都要列入合同之中，是采购合同签订遵循的依据。因此，准备招标文件是重要的环节，它直接影响采购的质量和进度。招标文件主要包括以下内容。
（1）投标人须知。它是具体的投标规则，也是投标商在投标中应遵循的重要依据。主要内容包括：①投标保证金的要求；②评标的标准和程序；③投标的程序和资金来源；④货物原产地要求；⑤招标文件和投标文件的澄清程序；⑥投标文件的内容要求，投标语言要求；⑦投标价格和货币规定，修改和撤销投标的规定；⑧标书格式；⑨投标有效期和截止日期；⑩开标时间和地点等。
（2）合同条款包括一般合同条款和特殊合同条款。
一般合同条款包括：①买卖双方的权利和义务；②运输、保险和验收程序；③价格调整程序；④付款条件、程序以及支付货币的规定；⑤履约保证金数量、货币及支付方式；⑥不可抗力因素；⑦延误赔偿和处罚程序；⑧合同终止程序；⑨解决争端的程序和方法；⑩合同适用法律和税收规定等。
特殊合同条款包括：
①一般合同条款的增减；②保险的要求，交货条件；③履约保证金的具体金额和提交方式，付款方式和货币要求；④解决争端的具体规定；⑤零配件和售后服务的具体要求等。
（3）技术规格。它规定了所购货物、设备的性能和标准，是招标文件和合同文件的重要组成部分。货物技术规格一般采用国际或国内公认的标准，除不能准确或清楚地说明拟招标项目的特点外，招标文件中规定的各项技术规格，不得要求或者标明某一特定的专利、商标、名称、设计、型号、原产地或生产厂家，不得有明显偏袒或排斥某一有兴趣投标的法人或者其他组织的内容。
（4）投标书的编制要求。这是招标单位对投标供应商投标内容的书面声明的一种规定，其内容主要包括：
①投标文件的构成；②投标保证金的数量；③总投标价，应分别以数字和文字形式表示；④投标书的有效期等。
（5）供货一览表、报价表（见表2-5）和工程量清单。供货一览表应包括采购商品品名、数量、交货时间和地点等。
表2-5 境内、境外报价
3．发布招标通告
标书编制完成后，就要选择一定的媒体进行招标通告的发布。招标通告的内容因项目而异，一般包括：
（1）采购实体的名称和地址；
（2）资金来源；
（3）采购内容简介；
（4）获取招标文件的办法和地点；
（5）希望或要求供应货物的时间及地点或工程竣工的时间或提供服务的时间表；
（6）采购实体对招标文件收取的费用及支付方式；
（7）提交投标书的截止日期；
（8）投标保证金的金额要求和支付方式；
（9）开标日期和具体时间等。
对于一家企业来说，如果全年的供需合同都已签满，则年内不宜招标，现有合同越少，招标效果越好。一般宜在现有合同期满前2～3个月内实行招标较好。
关键点提示
开展招标工作需要：
1．进行资格预审
2．编制招标文件
3．发布招标通告