2.1 图表基础知识

插入一个图表

要在Excel中创建一个图表，先选中用来作图的数据区域，然后单击常用工具栏上的按钮（或选择菜单“插入→图表”），就会打开图表向导对话框，按提示操作即可生成图表。

掌握图表元素

Excel图表提供了众多的图表元素，也就是图表中可设置的最小部件，为我们作图提供了相当的灵活性。图2-1中显示了常见的图表元素。

常见的图表元素

图2-1中没有出现的其他常见图表元素还有：

除以上常见的图表元素外，Excel还提供了一些分析类的图表元素。

● 趋势线：对于时间序列的图表，选中数据系列后，右键菜单中会有一个“添加趋势线”的选项，可以根据源数据按回归分析方法绘制一条预测线。若不是对统计知识比较有把握，如能正确理解和判断r系数、R2系数、p值等，建议不要轻易使用趋势线，以免误用而造成错误或笑话；

● 误差线：根据指定的误差量显示误差范围，商业环境中以质量管理领域应用较多。本书中有利用此特征绘制Bullet图、模拟网格线的例子；

● 垂直线：在曲线图和面积图中，可绘制从数据点到X轴的垂直线，实际运用也较少；

● 涨跌柱线/高低点连线：在有两个以上系列的曲线图中会有此选项，它在第一个系列和最后一个系列之间绘制柱形或线条，分为涨柱和跌柱，多用于股票图表。本书有利用此特征绘制瀑布图的例子；

● 系列线：在堆积柱形图或条形图中有此选项，它将各柱形图连接起来帮助比较。麦肯锡的图表较多使用此选项。

如果你使用3D类的图表类型，还会有背景墙、侧面墙、底座等图表元素。由于本书完全不建议使用3D类图表，因此对此类图表元素也就不做介绍。

尽管Excel提供了众多的图表元素，但在绝大多数场景下，我们并不需要使用到所有的元素。我们可以根据应用场合和个人喜好来选择如何运用图表元素。

图2-2中的例子，前者传统经典、中规中矩，使用了较多的图表元素，图表区、绘图区、网格线、坐标轴、刻度线……一个都不少；而后者简洁到极致，只剩下数据系列的图形和数据标签，你甚至没觉得这是个图表，但它却同样有效地表达了它的目的。它们都是成功的商业图表，只是因为不同的制图策略形成了不同的图表风格。

随心所欲格式化图表元素

快速进入格式对话框

要开始格式化某个图表元素，有3种操作方法：

● 用鼠标双击该对象即可唤出对应的格式对话框。此操作最为快捷，推荐使用。在Excel 2007中已不支持此操作，不过Excel 2010中仍然恢复了这一操作方法；

● 选中该对象后，按Ctrl+1快捷键也可唤出对应的格式对话框；

● 选中该对象后，右键菜单中会出现相应的格式子菜单，选择即进入格式对话框。

不过，当选中图表或某些图表元素时，常用工具栏中的某些按钮可以直接用来对该图表元素进行格式化，故而不必进入到具体的格式对话框，如各图表元素的字体、颜色、填充色等。

下面以Excel 2003为例，介绍各个图表元素格式对话框的设置选项。Excel 2007中的界面略有差异，操作也有些许不同，可花点时间练习找到对应的地方。

图表区格式

图表区格式对话框中，有图案、字体、属性3个选项卡，如图2-3所示。

各选项卡中的内容说明如下：

● 图案。我们最常用的就是在图案选项卡中设置图表区的边框和填充色，不过通过常用工具栏中的按钮设置填充色更方便；

● 字体。一般不在这里设置，因为我们可以直接使用常用工具栏中的按钮，下同；

● 属性。可以设定图表的大小、位置与单元格变化的关系。本章后面介绍的锚定操作会利用到这个属性设置。

绘图区格式

绘图区格式对话框中，只有一个图案选项卡。其操作与图表区完全类似，我们可以在这里设置绘图区的边框和填充色。

一个比较常见的误区是，初学者为追求所谓的漂亮，往往喜欢在图表区或者绘图区里设置渐变的填充色效果或者其他图片，殊不知这会影响图表中重点信息的传递。我们建议保持空白，如果实在要填色的话，可使用轻淡、柔和的颜色。

数据系列格式

数据系列格式对话框中，有图案、坐标轴、误差线、数据标志、系列次序和选项共6个选项卡，如图2-4所示。

各选项卡中的内容说明如下：

● 图案。若是柱形图等填充型的图表类型，则可以设置边框线和填充色；若是曲线图类型，则可以设置曲线的线型和数据标记；

● 坐标轴。用于将选定数据系列设置到主坐标轴或是次坐标轴。这个选项只有在图表中有多个数据系列时才可使用；

● 误差线。根据不同的图表类型会表现为误差线X、Y或XY，可设置误差线的显示方式和误差量。误差量有多种指定方式，其中自定义方式可以引用单元格中的数据区域；

● 数据标志。设置数据系列的数据标签显示。根据不同的图表类型，可以勾选系列名称、类别名称、值（或x值、y值）、百分比、气泡尺寸等；

● 系列次序。在堆积柱形图或条形图中此选项才有意义，它可以调整数据系列的堆积顺序；

● 选项。一些其他杂项设置，如：

- 若是柱形图或条形图，可以在这里设置重叠比例和分类间距，这个比较常用。但这里的“依数据点分色”则不建议使用；

- 若是曲线图，可以在这里设置垂直线、涨跌柱线；

- 若是饼图，可以在这里设置第一扇区的起始位置。一般设置为0度，也就是12点钟位置；

- 若是气泡图，可以在这里设置使用气泡的面积还是宽度来代表数值大小。

坐标轴格式

坐标轴格式对话框中，包括图案、刻度、字体、数字、对齐共5个选项卡，如图2-5所示。

各选项卡中的内容说明如下：

● 图案。在这里设置坐标轴的线型、主/次刻度线的交叉方式、刻度线标签的位置；

● 刻度。对X轴，经常需要调整的是刻度线标签之间的分类数，也就是每隔几个数据点显示一次标签。对Y轴，经常需要调整的是最小值、最大值、主/次刻度单位；

● 字体。一般不在这里设置，而是直接使用常用工具栏设置；

● 数字。坐标轴的数字格式可以通过常用工具栏设置，但这里可以设置自定义的数字格式，某些图表技巧会利用到这里的自定义数字格式；

● 对齐。在这里设置坐标轴文本的方向。某些时候Excel会将坐标轴标签倾斜起来，导致阅读困难，可以在这里调整为水平方向。

图例格式

图例的格式对话框与图表区的很相似，有图案、字体和属性3个选项卡。其中属性选项卡用来设置图例的位置，但事实上，我们直接使用鼠标拖放图例的位置会来得更加方便。所以整个图例的格式化一般使用常用工具栏即可。

图例的顺序由前面介绍到的数据系列的次序决定，因此要调整图例的顺序，可以通过调整数据系列的次序来完成。

图表选项

这是一个综合性的图表设置选项，通过选中图表后的右键菜单可访问。图表选项对话框包括标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表共6个选项卡，如图2-6所示。不同的图表类型其选项卡会有所不同。

各选项卡中的内容说明如下：

● 标题。在这里设置图表的标题、坐标轴的标题；

- 在创建一个包含多数据系列的图表时，默认是没有图表标题元素的，可以在这里输入内容后启用图表标题元素；

- 但是，图表标题元素的格式化受到很大限制，特别是我们无法控制其不自动换行。因此当标题较长时，一般建议不启用标题元素本身，而是使用单元格或文本框来代替，以获得更大的灵活性；

- 而坐标轴标题，若非必要，一般不需使用。散点图因为有两个坐标轴，一般需要使用。

● 坐标轴。在这里设置分类轴的类型是“分类”的、还是“时间刻度”的，参见理解时间刻度一节的内容。当使用了次坐标时，可在这里设置如何启用主/次坐标轴的X/Y坐标；

● 网格线。在这里设置是否显示水平和垂直的网格线。一般建议使用水平的网格线，作为比较数值大小的参考；

● 图例。设置是否显示图例。至于图例的位置，手动拖动即可，一般不在这里设置；

● 数据标志。设置是否显示以及如何显示数据标签；

● 数据表。可以勾选是否在图表的X轴下方显示一个数据表。由于数据表会占用过多的图表空间，因此一般不建议使用。

除了这些基本的格式对话框，当我们启用了某个图表元素（如数据标签），这些图表元素也会有相应的格式对话框，操作方法完全类似，这里不再一一细述。

事实上，我们并不需要完全记住这些格式对话框及其选项。在实际设置时，用鼠标双击图表元素（或按Ctrl+1键）, Excel自然会带你找到它们。一旦熟练后，这些都是无意识的操作而已。

制作一个商业周刊风格的图表

在这一节里，我们将通过模仿制作一个《商业周刊》新风格的图表，熟悉各个图表元素的格式化方法，并实际演练第1章介绍的图表方法。范例

在Excel中插入一个柱形图，如果不做特别的设置，一般将如左图的默认样式。这是最常见的图表面孔，相信大家非常熟悉，它给人的印象就是再普通不过，甚至是很粗糙。

左图是《商业周刊》上的图表，显然比我们普通的图表要专业得多。在图1-19中我们已经分析了其做法，现在我们实际演练一次，看如何将一个Excel的默认图表变成杂志般效果的专业图表。

第一步 在作图数据准备上，对于年份字段不要输入为：“2003、2004……”，而是输入为：“''03、''04……”, Excel会将其显示为“:'03、'04……”，显得更加简洁。这里的第一个撇号是通知Excel把其后面的输入都按照文本处理，如图。

第二步 以B2:C8为数据源做柱形图，得到默认样式的图表，进行一些简单的格式化：删除图例，删除图表标题，删除绘图区的灰色填充色，等等。此时图表应如图，还是很普通。

第三步 继续进行格式化：

- 选择图表区，通过常用工具栏设置所有字体为Arial、8磅；

- 选择绘图区，按Delete键删除绘图区的格式，绘图区的边框消失；

- 在Y坐标轴格式→图案选项卡下，设置坐标轴“无”, Y轴的竖线消失；

- 在X坐标轴格式→图案选项卡下，设置主要刻度线类型为“无”, X轴上的小刻度线消失；

- 在X坐标轴格式→对齐中，将偏移量设置为0，可使刻度标签离X轴更近。

现在图表如图，与普通样式略有不同。

第四步 设置数据系列格式：

- 运用第1章介绍的颜色拾取方法，拾取杂志例图中颜色的RGB值为0,174,247，将其配置到颜色模板中；

- 在数据系列格式→图案中，设置柱形图的填充色为刚才配置的颜色，无边框线；

- 在数据系列格式→选项中，设置柱形图的分类间距为40%，使柱形变粗，彼此靠近。

现在图表如图，初步呈现杂志图表的风格。

现在我们完成了一个图表的核心部分。若是为了以后方便，可以将其保存为自定义图表类型，参见第2.2节的相关内容，这是后话。下面我们将以它为基础，以杂志例图样式为参考，继续作图。

第五步 利用其他元素完成图表，如图2-7所示：

- 将B列宽度调整至约35个单位（1个单位为2.54毫米），在B2单元格输入图表标题，大小为20磅。字体可选择为Arial，若是中文可使用黑体，下同；

- 在单元格B3～B5中输入副标题，大小为10磅。调整行高至约10（单位为磅），使文字间距合适；

- 将之前做好的图表对齐到单元格B7:B16（参见第2.2节中的“锚定”操作介绍），设置图表区无边框线；

- 在图表上合适的位置绘制两个文本框，分别输入指标单位和名称，大小为8磅；

- 在单元格B17中输入数据来源信息，大小为6磅；

- 选中单元格B2:B17，设置边框线为黑色，使该区域形成一个“图表区”。

至此，我们已经完成了一个《商业周刊》风格的图表，与杂志效果相差无几。制作过程也都是些最基础的操作，并无难度。要把完成的图表引用到PPT等其他文档中去，可复制单元格区域B2:B17，选择性粘贴到PPT中去，具体可参见第7.4节的内容。至于此例中网格线在柱形图上面的效果，可参考第3.1节的内容。

从这个例子可以看到，只要一点点改变，我们就可以把Excel图表做得如同杂志般专业。即使本书你只阅读到这里，也已经可以制作简单但却专业的图表了。不过，下面我们还会介绍更多高效、高级和专业的作图方法。