第二章
协商会议的议事程序
§3．基本规则和程序
议事规则是一套复杂的规则体系，其中的概念和规定互相交错、互相联系。想解释清楚一个概念，不可避免地要涉及很多其他的概念。所以这里我们要先对这套规则的一些概念和规定做一个初步的解释，然后在后面的章节再展开做更全面、深入和详细的说明。
还要注意一点，在理解任何一条规则的时候都不能忘记：对一条规则的定义不过是一句话或一段话，它不可能包罗所有可能遇到的例外。所以在本书中可能会有对某一具体问题所给出的具体规则，似乎跟书中另一处的相对更一般性的规则相冲突。在这种情况下，对这个具体的问题来说，具体的规则要优先于一般的规则（请参阅第589页）。
协商会议的最小构成
【法定人数】
一次会议得以合规召开，或者说会议的决议能够拥有效力（valid）的一个必要的前提条件，就是亲自出席这次会议的人，其数量必须达到规定的“法定人数”（the quorum of the assembly）。设立这个条件的目的当然是要保护组织的名义不被滥用，防止一小部分人以组织整体的名义做出不能代表整体意见的决定。根据美国宪法的规定，美国参众两院的法定人数均为“所有成员的过半数”（a majority of the members）。这个比例对于立法机构来讲是合适的，但是对于一般的自愿性的组织来说就太高了。对于一般的组织，它的章程中应该规定法定人数，这个数字或比例大致应该是多数情况下都能够满足的人数，可以不考虑那些如恶劣天气之类的特殊情况，但是这个数字或比例也必须尽可能的大，以保证它是有意义的，能代表整体意愿的。根据通用议事规则，对于章程里面没有规定法定人数、但成员关系明确的组织（有明确的入籍、身份保持和退籍管理，有成员名录）来说，根据通用议事规则，它的法定人数是“全体成员的过半数”（a majority of the entire membership）。对于代表大会，除非组织章程有其他规定，法定人数就是指到大会登记注册的代表人数的过半数，并不考虑是不是有代表已经离会。对于公众集会，或者对于一个章程里面没有规定法定人数而且其成员关系又很松散不好确定全体成员人数的组织（比如很多教堂圣会或者校友会），就不必对其法定人数做硬性要求，或者如通常所说的“出席人数即构成法定人数”。（关于法定人数的详细解释在第40节。）
【基本官员】(1)
协商会议的进行最少需要两名会议官员，一个是“主持人”(2)（presiding officer），主持会议，秉持规则；另一个是“秘书”（secretary, or clerk），负责形成会议的书面记录，就是“会议纪要”（minutes）。一般情况下，会议的官员也是会议的成员。如果确实如此，那么官员也计入法定人数的计算。
应该注意安排主持人在会场里的位置，即使坐着的时候，主持人也应该能够看到整个会场，而所有的与会者也都应该能够看到主持人（请参阅第448—449页）。如果主持人坐在讲台的后面，那么必要的时候还应安排高椅。主持人所在的位置，叫“主持人之位”，也可以叫做“主席”（the chair），因为中文“席”就是“位”的意思。这个位置通常在会场（platform or stage）的中央。会议期间，无论是谁，只要是在主持会议的人（无论坐着还是站着），都称做“在主持人之位”（in the chair），也可以称做“主席”（the chair）。所以“主席”（the chair）既可以指主持人，也可以指主持人的位置。秘书的位置应该与主持人靠近，这样他们之间可以方便地交换文件。
主持人、秘书是一个会议运行所必需的两位官员。在第47节，我们还会介绍其他官员，以及这些官员的具体职责。
礼节规范
无论是主持人还是每一位与会成员，都必须遵守议事规则所建立的“礼节规范”（customs of formality）。这对于保证主持人的中立立场，保证会议的客观公正，尤其是在出现严重分歧时的客观公正，都是至关重要的。
【成员应遵守的礼节】
组织的首脑——可能有不同的头衔，如主席、总裁、会长、董事长等（英文可以是president或chair）——通常担任会议主持人，此时可以用头衔作为称谓，如“主席”，“总裁先生”，“会长女士”（Mr. President用于称呼男性，或者Madam President用于称呼女性，无论婚否），也可以称“主持人”或“议长”（英文为Mr. [or Madam] Moderator）。在立法机构的下院里，这个头衔一般叫做“议长”（美国国会众议院议长称做Mr. [or Madam] Speaker）。
如果副总裁担任主持人，一般也直接称“总裁”。但如果总裁也出席会议并在台上，那么就只能对主持人称“副总裁”（Mr. [or Madam] Vice-President），以避免混淆。
如果主持人没有固定头衔，或者只是临时担任主持人，那么就称“主持人”（Mr. or [Madam] Chairman是很早就有的用法，较新的用法有chairperson或chair，性别中立，有些组织已经将后两者作为正式的用法）。必须注意的是，即使是很小的会议，也不能对主持人直呼其名。(3) (4)（唯一的例外是在表彰性质的会议上，比如要欢送主席离职并赠送纪念品等，不可避免地要提到主持人的姓名。）其次，也不应该对主持人称呼“你”或“您”（you），这条限制有时可略微放松。例如，一些组织的会议中会有些简短的咨询时间，这时跟主持人的对话可以用“你”。还有一条广泛使用的规则：如果对着主持人说话时还要提到主席本人，那么除了用主持人的行政头衔做称呼，还可以直接用“主持人”这个词，例如，“主席，我可否将主持人的陈述理解为……？”（“Mr. President, do I under-stand the chair to state...？”），这里的“主席”和“主持人”是指同一个人。
任何成员只能对着主持人发言，即使要对另外一位成员发言，也只能通过主持人。成员在发言时要避开直接引用另外一位成员的姓名，要尽可能使用其他的表达方式，例如“主持人，我可以请（刚才）这位会员／同事／代表解释一下……”，“主持人先生，我希望刚刚发言的那位先生能考虑到可能的后果……”。这条规则的严格程度视组织的具体情况而定。
除个别特定情况外，成员发言时必须起立，但也可以灵活处理，而且委员会或小董事会一般不必严格遵守这条规则。(5)除一些特别情况外，成员必须先“取得发言权”（obtaining the floor）后才能够发言。请参阅第29—31页。
【主持人应遵循的礼节】
主持人对自己的称呼也仅限于第三人称，就是说，在正式会议中，永远不能用“我”，而是用“主持人”，比如“主持人认定／裁定……”。有些时候，例如当主持人以职务身份，而不是以会议主持人的身份向大家作报告的时候，也可以根据自己的习惯使用职务头衔称呼自己，比如“（你们的）会长现在很荣幸为大家作报告……”。严格地讲，主持人不能对成员直呼姓名，也不能用“你／您”，除了在一些“纪律惩戒”（disciplinary procedures，请参阅第646页）程序中。具体的说法视情况而定，例如“主持人必须请这位成员围绕待决议题发表意见”。但一般会议的实际应用中，主持人常常需要用到成员的名字，比如在分配“发言权”（floor）的时候，或者宣布委员会的构成名单的时候。“发言权”指在某个时间段内独享的、发表意见、被聆听的权利，具体请参阅第29—31页。
（对上述礼节的详细解释在第42节和第43节。）
宣布开会与会议程序
如果指定的开会时间到了，那么主持人首先判定出席人数是否满足法定人数（如果不满足，则参阅第347—348页的说明），然后“宣布开会”（call the meeting to order）。他就坐主持人之位（take the chair），等待会场肃静，或者示意会场肃静，然后站立并大声宣布“会议现在开始／开幕”（The meeting will come to order.），或者，“现在进入会议程序”（The meeting will be in order.）。随后，可以进行与信仰或爱国有关的或其他形式的开幕仪式。
公众集会的初始程序，以及社团筹建会议的程序在第53节和第54节有详细的介绍。固定组织的每次会议通常执行同样的“会议程序”（order of business）。会议程序规定了各种类别的事务应该以何种顺序逐一处理，或者什么时候允许引入什么样的事务。如果会议没有既定的会议程序，那么任何成员在取得发言权（参阅第29—31页）之后可以提出任何他想引入的事务，只要该事务是在章程所定义的组织宗旨的范围之内，当然，还得是在没有其他事务待决的时候。一个团体可以将章程所指定的“议事规则标准”（Parliamentary Authority）里面的会议程序作为自己会议程序，或者也可以制定自己的会议程序。本书推荐如下会议程序作为普通社团（一场会议就构成一次会议的社团）的“标准会议程序”（更详细的解释在第41节）：
（1）宣读并批准会议纪要（Reading and Approval of Minutes）；(6)
（2）官员报告，董事会报告，常设委员会报告(7)（Reports of Officers, Boards, and Standing Committees）；
（3）临时委员会报告(8)（Reports of Special, or Select, or Ad-Hoc Committees）；
（4）特别议程（Special Orders）：事先指定的、需要优先处理的事务。详见第14节和第41节，例如被“改期”（Postpone Definitely）到本次会议的并被赋予一定优先级的事务；
（5）未完事务和普通议程（Unfinished Business and General Orders）：指上一次或者前面一段会议中引入但还没有得到解决的问题；
（6）新事务（New Business）：本次会议新引入的事务。
如果会议有既定的会议程序，那么由主持人依照会议程序指定的顺序在适当的时候宣布下面进入到哪一项。
“公众集会”（mass meeting）通常不需要会议程序。因为参照前面的列表，公众集会只有一项任务，就是第6项“新事务”（除非公众集会的任务比较复杂，需要若干场会议来解决，那么后面的那几场会议可能需要更完整的会议程序）。
“代表大会”（convention）通常每次都要制定新的会议程序，需要大会讨论通过，并且会详细列出某些重要事务的具体时间。代表大会的会议程序通常也叫做“议事日程”（agenda）或“时间表”（program）。“议事日程”或者简称“日程”（agenda）只包含那些讨论实质事务的会议。而“时间表”（program）还包含有本次代表大会的各项活动，如演出、演讲、展览、宴会等，是综合的时间表（详见第41节和第59节）。(9)
立法机构的会议程序通常根据自身的需要制定，而且更为详细和复杂。
将事务提交会议考虑的方法
【动议】
任何一件事务都可以由任何一位成员以“动议”（motion，也常被译做“提议”）的形式“提交会议考虑”（to bring business before an assembly）。一项“动议”可以本身含有它要提交会议考虑的主题，也可以紧跟在某份报告或其他文件后面，把这些报告或者文件当中的问题和建议提交会议考虑。
“动议”是由一位会员提出的正式的建议和主张，会议必须给予响应。“动议”的主题(10)可以是主张某种实质性的行动，也可以是表达某种看法，或者要求进行某种调查并将结果向会议报告以便采取进一步的措施，等等。
“动议”的基本形式叫做“主动议”（main motion），它是唯一可以将一项实质性事务提交会议考虑的动议。还有很多其他种类的“动议”。它们各有各自的作用，虽然它们都是把某种行动提请会议讨论，但通常这些行动都不是“主动议”所引入的所谓“实质性的行动”，而是针对某项已经提交会议考虑的“主动议”所进行的程序上的处理。无论怎样，所有的“动议”都提出某种形式的行动，并且，我们也都说“把某动议提交会议考虑”。
“主动议”可以作为一个模板，它可以演化出所有其他类型的“动议”。在这章的剩余篇幅里，我们就是以“主动议”作为参考和框架，解释有关“动议”的各种规则。将“主动议”提交会议考虑的具体方式在第32页给出。
【从报告或文件中衍生的动议】
在官员、董事会或者委员会做出报告之后，一个或者若干“动议”可以将该报告中的建议分别引入会议，即“提交会议考虑”（详见第41节和第51节）。
会议可能会收到各种书面通信（communications），比如信函（letter）或者备忘录（memorandum）。这些信件可能是无法出席会议的成员写的，也可能是上级组织下达的，甚至来自会议以外的人或机构。通常这些通信都是先交给主持人或者秘书，再由秘书（或者因内容或来源上的重要性需要主持人亲自）在会上宣读。那么在宣读之后，也可以用“动议”的方式将通信中的建议引入会议。
动议“接收”(11)（receive）一份通信或委员会报告是没有实际意义的，因为“接收”只意味着“收到并宣读”该文件。如果文件已经被宣读，而有人动议“接收”该文件（实际真正的目的可能是动议通过文件中的建议），这种提法就毫无意义，应该避免。
宣读文件这一行为本身并没有把任何问题提交会议考虑。在文件被宣读之后，或者在“会议程序”所指定的处理这类问题的时间到来后，还必须通过“动议”的方式将通信中的建议提交会议考虑。而如果没有人觉得需要采取任何行动，那么这份文件就可以被忽略，会议继续进行下一项议题。
【无须动议可以直接处理的遗留问题】
如果在以前的会议中，某“动议”已经将某事务引入会议，但被附属动议“改期”（postpone，第14节），或作为“普通议程”或“特别议程”（a general or special order，第41节）安排到另外一个指定时间处理，那么在这个时间到来时，或者在会议程序的某个节点到来时，无须新的动议，主持人即刻宣布会议现在继续讨论该事务。
取得和分配发言权
任何一位成员，在每一次“动议”或者“辩论”之前，都必须首先“取得发言权”（obtain the floor）——也就是，经主持人“准许”（recognize）从而得到单独发言的权利（但是个别特殊的动议可以跳过取得发言权这一步骤而直接提出，请参阅附录第t40—t41页）。主持人必须对任何要求发言又不违规的成员给予准许。本段一开始提到的“辩论”（debate），是议事规则中的术语，指的是针对某一动议的利弊进行各种形式的讨论。
“申请发言权”（claim the floor, seek the floor）的步骤：申请发言的前提条件，是没有其他成员正在发言或者拥有发言权；申请发言的成员可以在自己的位置上起立（或者走到较大会场中专门安放话筒处），面对主持人说，“主持人”(12)（或者其他恰当的称谓）；如果按照规则该成员可以在此时发言，那么主持人必须给予准许，通常是通过宣布该成员的头衔或名字，或者该成员所代表的地方、单位等。于是，该成员就取得了发言权(13)，并且可以继续站着进行的“动议”或者“辩论”。当然，其言行还要符合其他规则的规定。如果会议规模不大，在场成员彼此认识，互相都可以看得见对方，并且某位成员申请发言权的时候没有别人同时申请，那么主持人可以对其点头示意准许发言权。相反，如果会议规模较大并出现若干成员同时申请发言权的情况，或者如果是事先安排的发言需要宣布发言者的名字，那么主持人通常要使用正式的措辞：“主持人准许（或‘请’）史密斯先生发言。”如果觉得主持人可能不知道自己的名字，那么成员应该在主持人把头朝向自己的时候自报姓名和身份（比如哪里来的代表），然后主持人就可以重复这些信息以宣布把发言权分配给该成员。成员发言结束后，（回原位）就座，以示“交回发言权”（yield the floor）。
对于几个人几乎同时起立的情况，一般的规则是：如果其他条件相同，那么最先起立并称呼主持人的人取得发言权。起立必须是在发言权被上一个发言人交回以后。在发言权还没有被交回之前就起立是无效的。原则上讲，在其他人拥有发言权的时候起立是“不合规”（out of order）的——但是也有一些例外情况，请参阅附录第t40—t41页。在大型会议上，如果话筒与大家有一段距离，那么以上规则可以适当变通，第383页给出了一些可行的做法。
如果几个人同时起立的情况出现在动议的辩论阶段，那么如下三条规则需要首先考虑，以正确分配“发言优先权”（preference in being recognized）：
（1）如果其中一人是该动议的“动议人”（maker），并且还没有就此动议发表过辩论，那么“动议人”优先。
（2）同一天内针对同一个动议，尚未发表过辩论的人，优先于已经发表过辩论的人。
（3）如果上述两条规则都不适用，而主持人已经了解这几个人的立场并且他们当中正反立场的人都有，那么主持人应该尽可能地向意见相反的双方轮流分配发言权。为满足这条规则，主持人可以这样说：“刚才的发言人赞成当前动议，是否有持反对观点的希望下一个发言？”或者“刚才的发言人反对当前动议，是否有持赞成观点的希望下一个发言？”
一旦主持人分配出发言权，任何其他成员就不能再以“发言优先权”为理由来改变这种分配。但是，如果主持人错误地分配了发言权，例如有发言优先权的人与没有发言优先权的人同时申请却未获优先，或者其他错误，那么任何成员都可以提出“程序问题”（Point of Order）来要求主持人立刻纠正错误。
上面这些分配规则足以满足一般会议的需要。对于规模较大、日程（agenda，第41节）繁重复杂的会议或代表大会，还有其他的规则会使得最先起立的人不一定优先，这也都是出于公平和效率的考虑。第42节将给出这些规则。