第四章 拜访和接待礼仪

第一节 拜访礼仪

一、拜访概述

（一）拜访的含义

拜访作为交往的重要方式，已越来越受到人们的重视。拜访是指个人或单位代表以客人的身份去探望有关人员，以达到某种目的的社会交往方式。实质上拜访是拜会、会见、拜见、访问、探访等的统称。从这一定义中可以看出：

首先，拜访是社会交往的一种方式；其次，拜访是为一定目的而进行的，也就是说任何形式的拜访都有一定的目的；最后，拜访是个人或单位都要运用的。

（二）拜访的类型

按照不同的标准划分，拜访有不同的类型。

1．以拜访目的的不同为标准划分

（1）商业拜访。它是为加强商务联系、购销商品而进行的拜访。

（2）政治拜访。它是国家首脑或党政要员等因政治需要而进行的拜访。

（3）情感拜访。是为交流感情、增进友谊而进行的拜访。

（4）礼节性拜访。它是为表达对对方的尊重、关心而进行的拜访。

2．以拜访性质的不同为标准划分

（1）公务拜访。它是机关团体、工商企业为达到团体的目的而进行的拜访。

（2）友情拜访。它是个人、家庭之间为促进感情交流、加强联系而进行的拜访。

3．以拜访方式的不同为标准划分

（1）应邀拜访。它是拜访者接到有关团体或个人发出的正式邀请后进行的拜访。

（2）主动拜访。它是团体或个人为自己的目的而主动联系的拜访。

（三）拜访的作用

随着科学技术的进步，现代社会交往的方式逐渐增多，如电报、电话、传真、可视电话、网络电话等，都可以在人们的情感沟通中起到一定的作用。但它们与直接会面的拜访相比，毕竟有不同的感觉、不同的效果。拜访更直接、更亲近，交流的内容更广泛、更深入、更易达到交往的目的。具体地说，拜访在人际交往过程中有如下作用：

（1）促进联系，提高工作效率。因为拜访是面对面的交往，通过这种形式，可以使双方把一些观点、看法及细节性问题谈出来，以达成共识，从而提高工作效率，促成合作。

（2）交流感情，了解信息。古人云：“有朋自远方来，不亦乐乎？”说的就是朋友相见，分外高兴。通过亲朋之间的拜访，畅叙友情、增进了解，自然可以促进感情的交流和加深。同时，通过拜访，还可以了解到书本外的知识和工作中没有接触过的事物，开阔视野，扩大信息量，这就是所谓的“与君一席话，胜读十年书”。

二、拜访的准备

（一）预约

预约是指拜访前向对方提出拜访的恳请，以征得对方的同意。通过预约可以使拜访顺理成章，免做不速之客。预约的具体要求是：

1．预约前的准备

作为拜访者，在提出预约前应把拜访的具体时间、地点、目的等问题考虑周到，以免当对方问及时支支吾吾或信口开河。同时，也应考虑到如若对方不同意，应该怎么办。

（1）时间的选择。这是对方是否接受拜访的首要条件。若是公务拜访应选择对方上班的时间；若是私人拜访，应以不妨碍对方休息为原则，尽量避免在吃饭时间、午休时间，或者是在晚上10点之后登门。一般说来，上午9点至10点，下午3点至4点或晚上7点至8点是最适宜的时间。

（2）地点的选择。地点的选择有三个：一是办公室，二是家里，三是公共娱乐场所。这要视拜访的具体目的而定。若是公务拜访应选择办公室或者娱乐场所，若是私人拜访则应选择家里或者娱乐场所。

（3）拜访的目的。拜访的目的要具体。如果对方拒绝拜访，要委婉地问对方何时有时间，何种情况下可以拜访；如遇对方确实忙，分不开身，则说：“没关系，以后再联系。”

2．预约的方式

无论哪种类型的拜访，预约的方式都大致为电话预约、当面预约或书信预约。

无论何种形式的预约，都要用客气的、商量的或恳求的口吻，而不能用命令的口气要求对方，以免引起不快。

（二）赴约的准备

当拜访者的预约得到肯定的答复之后，就要做认真的赴约准备。赴约准备充分与否，直接影响到拜访目的的实现。一般情况下，赴约的准备包括以下四个方面的内容：

（1）服饰仪表要得体。如果是正式的公务拜访，穿着一定要整齐大方、干净整洁，要和自己的职业、年龄相称。如果是朋友之间的拜访，则不必太讲究，但要整洁大方，同时还应注意仪表的修饰。

（2）内容材料要详细。拜访是有一定目的的交际活动，因此拜访者在拜访前一定要根据拜访的内容，把材料准备充分，以免措手不及，东拉西扯，浪费时间，达不到拜访目的。

（3）交通路线要具体。作为拜访者，一定要对拜访的地点有所了解，特别是对自己首次去的地方，要提前了解一下交通路线，以免耽误时间。因为只知大概方向，不知具体的路线，会影响按时赴约。

（4）名片礼品要备齐。在拜访前，拜访者一定要把自己的名片准备好，并放在容易取出的地方，同时，还要准备一些礼品。这对于促进情感的交流，增进相互了解，有一定的作用。

（三）意外情况的处理

爽约很难让人产生信赖感，因此，有约一定要守时。如果确实由于特殊原因而不能按时赴约，一定要想办法通知对方，诚恳地说明爽约的原因，并表示歉意。如实在来不及或没有办法通知对方，一定要在过后及时向对方说明原因，并表示歉意。在致歉的同时还可提出重新安排拜访的时间、地点，并在拜访时对上次的爽约做些解释，以取得对方的谅解。

三、拜访礼规

拜访礼规是指在拜访过程中应遵守的礼节规范。

（一）按时到达

按时赴约，是拜访的基本礼节。一般情况下拜访要按预先约定的时间提前3～5分钟到达。这样，一方面可以避免到得早而主人没有做好迎客的准备，出现令主人难堪的场面；另一方面也不会因到得晚而让主人焦急等待。拜访时按时到达，给对方一个守信、守时的印象，可以使双方的交流合作有一个良好的开端。

（二）礼貌登门

当拜访者到达被拜访者的门口时，首先要整理一下自己的衣服、发型，并把鞋擦净，然后按门铃或叩门求进，这表示拜访者对主人的尊重。叩门时不可太用力，按门铃时时间不可太长，更忌用力敲打或用脚踹门。到达时如主人的门开着，也不可贸然进入，仍要按铃、叩门或叫一声，等主人发出“请进”的邀请之后方可进入。进门之后要轻轻地把门关上，并将自己随身带的大衣、雨具、手套等物品交给主人安放。

（三）进门问候

无论是公务拜访还是朋友之间的拜访，进门后，首先要和拜访对象握手、问好。如果有老人、儿童或其他客人在场亦应主动与他们打招呼，对老人可恭敬地问“老人家好”或“您老好”，对其他客人应简单地说声“您好”。如果大家互不相识，点头致意即可，对儿童则应表示爱抚；如果自己是带着小孩拜访的，也要让小孩称呼主人家所有的人。问好之后，应在主人的安排下入座，否则就是不礼貌的。

（四）言行适当

在拜访的交谈中，拜访者须语言适度，表达准确，不夸大其词，亦不要过于谦卑。特别是在一些商业性或政治性拜访中一定要做到：能够做到的事情要大胆地说，而且要充满自信；做不到的事情，不要信口开河，要以实相告；眼前暂时做不到的但通过努力可以做到的事情要留有余地，恰如其分地说。对于亲朋之间的拜访，在谈话中不要随意谈主人不愿提及的其他话题，不要和主人谈及其他人的隐私，不要当着主人的面批评自己的孩子或夫人（先生）。

在拜访过程中，主人倒的茶水要双手接住，不能推让，并说声谢谢，主人端上的用品或点心要等年长者先取之后自己再取。当主人或其他人给自己点烟时最好站起来，身体前倾，并致谢意。拜访者还需注意，在拜访时不要乱脱、乱扔衣服，与主人关系再好也不要随便翻动其书信、报刊或工艺品。要讲究卫生，不要把别人的房间弄得乱七八糟，乱扔果皮、烟头。如果带有小孩，则要教育其莫乱跑、乱翻、乱叫。

（五）礼貌告辞

当拜访的话题已谈完、目的已达到时，就应起身告辞，如准备有礼品，可在这时献给主人。告辞时应注意以下几点：

（1）讲究告辞时机。告辞也是拜访的重要礼节，切忌别人正在讲话或者别人的话刚讲完，就马上提出告辞，这样会被认为不礼貌，或对别人讲话感到不耐烦，对别人不重视。最好是自己讲一段带有告别之意的话之后，或者是在双方对话告一段落，新的话题没有开始之前提出告辞，或者被拜访者有了新的客人而自己又不认识时提出告辞。

（2）告辞应坚决。当你准备告辞时，就要说走就走，不要告而不辞，只说不动。

（3）要注意辞谢。告辞时对于主人，尤其是女主人的热情招待，千万不要忘记感谢，即便是简单的一句“多谢您的盛情招待”“给您添麻烦了”，也是一种起码的礼貌。

当与主人告别时，最好别让主人远送，应主动与主人握手道别，并向其说“您请回”“请留步”“再见”等礼貌用语。