1.1 会议规划
在会议规划环节，秘书需要掌握四个确定：确定总体预算、确定会议议程、确定会议日程、确定发布通知。
1.1.1 确定总体预算
秘书在做会议预算方案的时候，要尽可能地将支出细化、量化，以使预算最大限度地接近实际开支，并设置一定额度的意外开支。秘书之所以要考虑这么详细，是因为秘书肩负着三大使命与责任，如图1-2所示。
图1-2 秘书的三大使命与责任
一家贸易公司要和客户进行贸易洽谈，总经理吩咐古秘书做一份会议预算方案。方案做出之后，总经理大致看了下，就同意了，于是便吩咐秘书按照方案执行。可是在中途，客户想顺便参观两天，由于方案中没有这一内容，秘书委婉拒绝了，客户当时感到很扫兴。
古秘书方案做得好，但是不够周全。一个完美的预算方案大体上包括的内容如表1-1所示。
表1-1 预算方案
小提示：根据以往的工作经验，在预算费用时，一要考虑是不是有能节省的地方；二要考虑是不是会有超出预算的地方。
1.1.2 确定会议议程
秘书在拟定会议议程的时候，要兼顾各个环节。因为完美的会议议程既是礼仪的彰显，又是会议圆满落幕的保障。
北京一家大型集团的总裁决定要进一步巩固与股东的关系，于是交代新来的萧秘书拟定一份股东代表大会议程。
会议当天，主持人在总裁致辞之后，没有设置股东代表发言的环节。
会议闭幕前，主持人请总裁宣读决议时，突然有股东代表示意要发言。
股东代表：“其他代表都没有发言，这样的决议未免有些草率。”
听到该股东代表的发言，各股东代表纷纷表示同意，而总裁竟然语塞，只好搁置决议。会议最后没有取得总裁想要的结果。
完整的会议议程如表1-2所示。
表1-2 会议议程
1.1.3 确定会议日程
秘书在制订会议日程的时候，要尽量清晰、明确，因为与会者会根据会议日程安排自己的时间。
马秘书是北京一家创业孵化公司的新秘书。刚入职没几天，总经理就让她策划一个会议方案。马秘书在编制会议日程表的时候，没有向总经理请示，直接把项目路演、项目签约两大主题的会议时间安排在同一天。
总经理看完秘书编制的日程表，叹了口气问道：“如果你是一名投资人，接到这样的会议日程，你还能坐得住吗？”
听总经理这样问，马秘书知道自己编制的日程安排出了问题，但是，马秘书一下子不知道怎么修改，除了向总经理请教，她还能怎么办？编制会议日程的方法如表1-3所示。
表1-3 编制会议日程的方法
所以，秘书在编制会议日程的时候，要特别注意细节和方法。
小提示：会议日程安排最容易出现变动，因为需要协调好大多数人，然后在规定的时间、地点见面。所以要为多数人考虑，适当照顾到少数人的感受。
1.1.4 发布通知
秘书在发布会议通知的时候，要注意一些细节，保证与会人员都能及时收到通知并能正确理解通知内容。
上海一家公司正在筹备一次会议。准备工作一切就绪的时候，总经理吩咐丁秘书着手会议通知的撰写和发布。
丁秘书把草拟的通知呈报给总经理看，而总经理只是扫了一眼就让丁秘书回去改，说是标题有问题；丁秘书第二次给总经理看通知的时候，又被责成回去改，原来是因为没有明确会议的内容和主题；丁秘书第三次给总经理看通知的时候，再次被责成回去改，原来是没有写联系人和联系方式。
三次修改之后，终于可以发出通知了。可是，秘书发现距会议开始还有一周的时间，而平时的通知都是要提前两周发出的。为了不让会议推迟，丁秘书急忙把通知发出。可是，丁秘书发现通知都发出好久了，也不见有回音，恍惚之间，才意识到通知没有附上回执。不得已，会议还是被推迟了。
现实工作中，为了避免类似的错误，秘书在撰写和发布通知的时候要注意的问题如表1-4所示。
表1-4 撰写会议通知须知
发布会议通知除了通过文件的方式发布信息外，还有通过电话沟通的方式。我们将电话通知的大致流程进行了梳理，如图1-3所示。
除了纸质和电话发布通知外，还有电子邮箱发布的方式，可以结合纸质发布的方式，在这里不再赘述。
图1-3 电话通知流程