第一篇 基础篇

第1章 初识Excel 2019

Excel 2019是Office 2019的重要组成部分，与以前版本相比，Excel 2019新增了更多函数、图表、透视表等数据处理功能，功能更加丰富，操作更为灵活。Excel 2019继承了Excel 2016以功能区为操作主体的操作风格，更加方便用户操作。本章将介绍Excel 2019新增的功能、Excel 2019的启动与退出、Excel 2019的工作环境、文件转换与兼容性，以及如何学习Excel 2019。

● Excel简介

● Excel 2019的启动与退出

● Excel 2019工作环境简述

● 文件转换与兼容性

● 如何学习Excel 2019

1.1 Excell简介

Excel的中文含义就是“超越”。确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格，完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测，并且具有强大的图表制作功能。现在的新版本Excel 2019还可以用来制作网页。由于Excel具有十分友好的人机界面和强大的计算功能，它已成为国内外广大用户管理公司和个人财务、统计数据、绘制各种专业化表格的得力助手。下面介绍一下Excel各个版本的发展历史，帮助读者对Excel有个总体的认识。

1982年

Microsoft推出了它的第一款电子制表软件——Multiplan，并在CP/M系统上大获成功，但在MS-DOS系统上，Multiplan败给了Lotus1-2-3（一款较早的电子表格软件）。这个事件促使了Excel的诞生，正如Excel研发代号DougKlunder：做Lotus1-2-3能做的，并且做得更好。

1983年9月

微软最高的软件专家在美国西雅图的红狮宾馆召开了3天的“头脑风暴会议”。比尔·盖茨宣布此次会议的宗旨就是尽快推出世界上最高速的电子表格软件。

1985年

第一款Excel诞生，它只用于Mac系统，中文译名为“超越”。

1987年

第一款适用于Windows系统的Excel也产生了（与Windows环境直接捆绑，在Mac中的版本号为2.0）。Lotus1-2-3迟迟不能适用于Windows系统，到了1988年，Excel的销量超过了Lotus1-2-3，使得Microsoft站在了PC软件商的领先位置。这次的事件促成了软件王国霸主的更替，Microsoft巩固了它强有力的竞争地位，并从中找到了发展图形软件的方向。

此后大约每两年，Microsoft就会推出新的版本来扩大自身的优势。

早期，由于和另一家公司出售的名为Excel的软件同名，Excel曾成为商标法的目标，经过审判，Microsoft被要求在它的正式文件和法律文档中以Microsoft Excel来命名这个软件。但是，随着时间的过去，这个惯例也就逐渐消逝了。Excel虽然提供了大量的用户界面特性，但它仍然保留了第一款电子制表软件VisiCalc的特性。

Excel是第一款允许用户自定义界面的电子制表软件（包括字体、文字属性和单元格格式）。它还引进了“智能重算”的功能，当单元格数据变动时，只有与之相关的数据才会更新，而原先的制表软件只能重算全部数据或者等待下一个指令。同时，Excel还有强大的图形功能。

1993年

Excel第一次被捆绑进Microsoft Office中，Microsoft对Microsoft Word和Microsoft PowerPoint的界面进行了重新设计，以适应这款当时极为流行的应用程序。

从1993年起，Excel就开始支持VBA（Visual Basic for Applications）。VBA是一款功能强大的工具，它使Excel形成了独立的编程环境。使用VBA和宏，可以把手工步骤自动化，VBA也允许创建窗体来获得用户输入的信息。但是，VBA的自动化功能也导致Excel成为宏病毒的攻击目标。

1995年

Excel被设计为用户所需要的工具。无论用户要做一个简单的摘要、制作销售趋势图，还是执行高级分析，无论用户正在做什么工作，Microsoft Excel都能按照用户希望的方式帮助用户完成工作。

1997年

Excel 97是Office 97中一个重要程序，Excel一经问世，就被认为是功能强大、使用方便的电子表格软件。它可完成表格输入、统计、分析等多项工作，可生成精美直观的表格、图表，在日常生活中处理各式各样的表格。此外，因为Excel和Word同属于Office套件，所以它们在窗口组成、格式设定、编辑操作等方面有很多相似之处，因此，在学习Excel时可以应用以前Word中已学过的知识。

2001年

利用Office XP中的电子表格程序——Microsoft Excel 2002版，用户可以快速创建、分析和共享重要的数据，诸如智能标记和任务窗格的新功能简化了常见的任务。协作方面的增强则进一步精简了信息审阅过程。新增的数据恢复功能确保用户不会丢失自己的劳动成果。可刷新查询功能使用户可以集成来自Web及任意其他数据源的活动数据。

2003年

Excel 2003能够通过功能强大的工具将杂乱的数据组织成有用的Excel信息，然后分析、交流和共享所得到的结果。它能帮助用户在团队中工作得更为出色，并能保护和控制对用户工作的访问。另外，还可以使用符合行业标准的扩展标记语言（XML），更方便地连接到业务程序。

2007年

1）在Excel 2003中显示活动单元格的内容时，编辑栏常会越位，挡住列标和工作表的内容。特别是在编辑栏下面的单元格有一个很长的公式，此时单元格内容根本看不见，也无法双击、拖动填充柄。而现在Excel 2007中以编辑栏上下箭头（如果调整编辑栏高度，则出现流动条）和折叠编辑栏按钮完全解决了此问题，不再占用编辑栏下方的空间。调整编辑栏的高度，有两种方式：拖曳编辑栏底部的调整条，或双击调整条。调整编辑栏的高度时，表格也随之下移，因此表里的内容不会再被覆盖。而且Excel 2007还同时为这些操作添加了组合键（Ctrl+Shift+U），以便在编辑栏的单行和多行模式间快速切换。

2）Excel 2003的名称地址框是固定的，不够用来显示长名称。而Excel 2007是可以左右活动的，有水平方向调整名称框的功能。用户可以通过左右拖曳名称框的分隔符（下凹圆点）来调整宽度，使其能够适应长名称。

3）Excel 2003编辑框内的公式限制还是不尽如人意，Excel 2007在以下几方面进行了改进。

❑公式长度限制（字符）:2003版限制1K个字符，2007版限制8K个字符。

❑公式嵌套的层数限制：2003版限制7层，2007版限制64层。

❑公式中参数的个数限制：2003版限制30个，2007版限制255个。

2015年

Excel 2016预览版发布，相比于以前的Excel 2013, Excel 2016经历了一次幅度很大的调整，并获得了贴靠和智能滚动等新功能。它的界面对于触控操作非常友好。用户可以通过界面当中的状态栏在工作簿中切换表单，并浏览选定单元格的常见公式结果。

2018年

微软又发布了最新的Office 2019版本。接下来简单介绍一下Excel 2019新增的功能。

1）继续新增函数，如IFS函数、MAXIFS函数、MIXIFS函数等。此外还新增了文本连接的Concat函数和TextJoin函数。

2）新增更高效的图表。在以前的版本中要想绘制漏斗图，需要对条形图设置特别的公式，使其最终呈现左右对称的漏斗状。而在Excel 2019中，只需要选中输入的数值，依次单击“插入”-“图表”-“漏斗图”即可一键生成漏斗图。

3）支持微积分、方程、矩阵等高等数学运算。

4）精度扩展到30位，默认精度可小一点，如有需要可手工调整。

5）发布函数的兼容包，让老版本的Office也能支持新版本Office中的新增函数。类似2003版～2007版兼容包，用于支持2003版兼容2007版新文档格式。

1.2 Excell 2019 的启动与退出

要想使用Excel 2019，首先要学会Excel 2019最基本的操作：启动和退出。本节将介绍Excel 2019常见的启动与退出方法。

█1.2.1 启动Excel 2019

要熟练地使用Excel 2019，就要先学会它的启动方法，然后从不同的启动方法中选择快速简单的启动方法来完成Excel 2019的启动。启动Excel 2019可利用以下几种方法。

❑从“开始”菜单启动：单击桌面左下方的“开始”按钮，在弹出的下拉列表中选择“所有程序”，然后拖动下拉滑块找到并单击“Excel”，启动Excel 2019。

❑从“小娜助手”启动：单击桌面左下方的“小娜助手”，在弹出的搜索框内输入“Excel”，然后单击“最佳匹配”下的“Excel”，即可启动Excel 2019。

❑使用桌面快捷方式：双击桌面Excel 2019的快捷方式图标，即可启动Excel 2019。

❑双击文档启动：双击计算机中存储的Excel文档，可直接启动Excel 2019并打开文档。

█1.2.2 退出Excel 2019

与Excel 2019的启动一样，退出也是最基本的操作。Excel 2019的退出方法有以下几种。

❑通过标题栏按钮关闭：单击Excel 2019标题栏右上角的“关闭”按钮，退出Excel 2019。

❑通过“文件”菜单栏关闭：单击“文件”按钮，然后在打开的菜单列表中单击“关闭”按钮，如图1-1所示。

❑使用快捷键关闭：按“Alt+F4”或“Fn+Alt+F4”快捷键也可直接退出Excel 2019。

1.3 Excell 2019工作环境简述

启动Excel 2019后，将会看到它的工作界面。相比Excel 2016, Excel 2019的工作界面变化不大。对于第一次接触Excel的用户来说也非常简单。本节将介绍Excel 2019的工作界面，以及各部分的使用方法。

█1.3.1 工作界面概述

Excel 2019的工作界面主要包括标题栏、“文件”按钮、快速访问工具栏、功能区、数据区、编辑栏及工作表标签等，如图1-2所示。

█1.3.2 功能区

功能区能帮助用户快速找到完成某一任务的所需命令，这些命令分为不同的组别，集中放在各个选项卡内。每个选项卡只与一种类型的操作相关，Excel 2019的功能区主要包括“开始”“插入”“页面布局”“公式”等选项卡。

1.“开始”选项卡

启动Excel 2019后，功能区默认打开的就是“开始”选项卡。“开始”选项卡集合了“剪贴板”组、“字体”组、“对齐方式”组、“数字”组、“样式”组、“单元格”组和“编辑”组，如图1-3所示。在选项卡中有些组的右下角有一个按钮，比如“字体”组，该按钮表示这个组还包含其他的操作窗口或对话框，可以进行更多的设置和选择。

2.“插入”选项卡

该选项卡包括“表格”组、“图表”组、“演示”组、“迷你图”组、“链接”组等。该选项卡主要用于在表格中插入各种绘图元素，如表格、图片、图形、图表、地图、特殊效果文本等，如图1-4所示。

3.“公式”选项卡

该选项卡主要集中了与公式有关的按钮和工具，包括“函数库”组、“定义的名称”组、“公式审核”组、“计算”组等。“函数库”组包含了Excel 2019提供的各种函数，单击某个按钮即可直接打开相应的函数列表。并且当鼠标移动至函数名称上时，会显示该函数的说明，如图1-5所示。

4．其他选项卡

在功能区中还包括了其他一些选项卡，如“页面布局”“数据”“审阅”“视图”等，这些选项卡中也包含了相对应的功能组。

❑“页面布局”选项卡：该选项卡包含“主题”组、“页面设置”组、“工作表选项”组等。其主要功能是设置工作簿的布局，比如页边距、纸张方向的设置、表格的总体样式设置、打印时纸张的设置等，如图1-6所示。

❑“数据”选项卡：该选项卡中包括“获取和转换数据”组、“查询和连接”组、“排序和筛选”组、“数据工具”组及“预测”组等，如图1-7所示。

❑“审阅”选项卡：该选项卡中包括“校对”组、“中文简繁转换”组、“批注”组、“更改”组及“墨迹”组等，如图1-8所示。

❑“视图”选项卡：该选项卡中包括“工作簿视图”组、“显示”组、“显示比例”组、“窗口”组及“宏”组，如图1-9所示。

除此之外，还有一些特殊的选项卡隐藏在Excel中，只有在特定的情况下才会显示。例如，“开发工具”选项卡。如果要显示“开发工具”选项卡，可以按照以下步骤进行操作。

步骤1：单击“文件”按钮，然后在下拉列表中单击“选项”按钮，打开“Excel选项”对话框。

步骤2：单击左侧窗格的“自定义功能区”选项，然后勾选右侧窗格“自定义功能区”下方列表中“开发工具”前的复选框，如图1-10所示。

步骤3：单击“确定”按钮，此时在功能区就会显示“开发工具”选项卡。该选项卡中包含“代码”组、“加载项”组、“控件”组及“XML”组，如图1-11所示。

█1.3.3 “文件”按钮

“文件”按钮沿袭了Excel 2016版本的样式，位于Excel 2019程序的左上角。与单击Microsoft Office早期版本中的“文件”菜单或Office按钮后显示的命令一样，切换到“文件”选项卡，也会显示许多基本命令，例如“打开”“保存”和“另存为”等，如图1-12所示。

❑信息：用于显示有关工作簿的信息，例如工作簿的大小、标题、类别、创建时间和作者等，并且可以管理和设置工作簿的操作权限。

❑新建：用于创建一个新的Excel工作簿。当用户编辑完一个工作簿想在新的工作簿中重新录入数据时，可以使用“新建”命令创建一个新的工作簿。

❑打开：用于打开用户已经存档的工作簿。对以前的工作簿进行更改或查看时可以使用“打开”按钮。

❑保存：用于将用户创建的工作簿保存到硬盘驱动器上的文件夹、网络位置、磁盘、CD、桌面或其他存储位置。

❑另存为：用于将文件按用户指定的文件名、格式和位置进行保存。如果用户要保存的文件之前从未进行过保存，那么用户单击“保存”命令时将弹出“另存为”对话框。

❑打印：用于设置文档的打印范围、份数、页边距以及使用的纸张大小。

❑共享：可以将编辑好的工作簿通过E-mail、“Internet传真”进行发送，并且可以创建PDF/XPS文档。

❑导出：与“另存为”命令有点相似。Excel 2019的导出功能中有两个选项，分别是创建PDF/XPS文档和更改文件类型，这里可以将表格内容导出为．pdf、.txt、.csv等格式。

❑发布：可以使用Power BI从工作簿创建和共享具有丰富视觉对象的报表和仪表板。

❑关闭：用于关闭当前打开的Excel文档。如果要关闭当前的工作簿，单击“文件”选项卡中的“关闭”按钮即可。

❑账户：与Office 2019最新的云存储有直接的关系，可以注册一个Windows可以识别的账户名称，登录后可以将文档存储到云端，这样可以随时随地编辑自己的文档。

❑反馈：用户可以随时向开发方反馈关于Excel的想法和意见。

❑选项：用于打开“Excel选项”对话框，用户可以根据使用习惯设置Excel 2019程序的工作方式。

█1.3.4 快速访问工具栏

使用Excel 2019时，可以将常用的命令显示在快速访问工具栏中，以方便用户的操作。快速访问工具栏的使用方法如下：

在Excel 2019标题栏的左侧即是快速访问工具栏，默认的命令为“保存”“撤销键入”和“重复键入”。单击快速访问工具栏右侧的小箭头，即可打开“自定义快速访问工具栏”菜单，如图1-13所示。选中菜单列表中命令左侧的复选标记，即可将其加入快速访问工具栏。例如，要将“快速打印”命令加入快速访问工具栏，可单击快速访问工具栏右侧的小箭头，然后在弹出的“自定义快速访问工具栏”菜单列表中选中“快速打印”命令，即可将其添加到快速访问工具栏中。

█1.3.5 使用快捷键

使用快捷键可以提高用户的工作效率，使用户通过简单的操作即可完成对工作表的编辑、例如，“Ctrl+Z”快捷键对应“撤销”命令，“Ctrl+N”快捷键对应“新建”命令，“Ctrl+S”快捷键对应“保存”命令等。要了解Excel的常用快捷键，读者可参阅有关书籍，在此不做详细介绍。

█1.3.6 右键快捷菜单

在Excel 2019中继续沿用了快捷菜单功能，右键单击要操作的对象即可打开快捷菜单，菜单列表框会根据所选内容和鼠标指针的位置有所变化，如图1-14所示。

█1.3.7 工作簿和工作表

启动Excel 2019后，软件默认新建一个工作簿，工作簿由多个工作表组成。在Excel中，工作表用于存储和处理数据，每个工作表都是一个由行和列组成的二维表格。工作表是Excel 2019工作界面中最大的区域，用于编辑和制作表格。启动Excel 2019后会自动建立一个名为“工作簿1”的工作簿，其中包括一张工作表，叫作Sheet1，用户可以单击工作表右方的按钮插入新的工作表。

█1.3.8 使用状态栏

状态栏用于显示当前工作区的状态，默认情况下，状态栏显示“就绪”字样，表示工作表正准备接受新的信息；在单元格中输入数据时，状态栏会显示“输出”字样；当对单元格的内容进行编辑和修改时，状态栏会显示“编辑”字样。

默认情况下，打开的Excel工作表是普通视图，如果要切换到其他视图，单击状态栏上相应的按钮即可。还可以单击“+”和“-”按钮改变工作表的显示比例，如图1-15所示。

1.4 文件转换与兼容性

█1.4.1 Excel 2019支持的文件格式

如果要将Excel 2019文件另存为其他文件格式，可切换到“文件”选项卡，然后单击“另存为”按钮，双击“这台电脑”，打开“另存为”对话框。可用的文件格式会因处于活动状态的工作表类型而不同，这些工作表类型可以是图表工作表或其他类型的工作表。表1-1～表1-4列出了Excel 2019所支持的文件格式。

█1.4.2 检查工作簿与Excel早期版本的兼容性

为了保证Excel 2019工作簿在早期版本中不存在重大功能损失或轻微保真损失等兼容性问题，可以运行兼容性检查器进行检查。兼容性检查器会找出任何潜在的兼容性问题，并帮助用户创建一个报告来解决这些问题。检查工作簿与Excel早期版本兼容性的具体操作步骤如下。

步骤1：打开需要检查兼容性的Excel工作簿。

步骤2：切换到“文件”选项卡，然后单击“信息”按钮，打开有关该工作簿的信息，如图1-16所示。

步骤3：单击“检查问题”按钮，然后在弹出的菜单列表中单击“检查兼容性”按钮，如图1-17所示。

步骤4：打开“Microsoft Excel-兼容性检查器”对话框，“摘要”下方的文本框内会显示检测到的问题，然后用户可根据需要进行修改、复制或保存，如图1-18所示。

█1.4.3 以其他文件格式保存工作簿

用户可以将Excel 2019工作簿保存为早期版本的文件格式、文本文件格式及PDF或XPS等其他文件格式，还可以将Excel 2019中打开的任何文件格式保存为Excel 2019工作簿。默认情况下，Excel 2019以“*.xlsx”文件格式保存文件，用户可以更改默认的文件保存格式。以其他文件格式保存工作簿的具体操作步骤如下。

步骤1：打开需要保存为其他格式的工作簿。

步骤2：切换到“文件”选项卡，然后单击右侧窗格的“另存为”按钮，双击打开保存位置“这台电脑”按钮，弹出“另存为”对话框，如图1-19所示。

步骤3：单击“保存类型”右侧的下拉列表框，选择保存类型，如选择“Excel 97-2003工作簿”，然后在“文件名”右侧的文本框中输入工作簿的名称，单击“保存”按钮即可。

█1.4.4 更改默认的文件保存格式

用户可以更改保存工作簿时默认使用的文件类型，这样就可以根据设定来更改文件保存格式。更改默认文件保存格式的具体操作步骤如下。

步骤1：切换到“文件”选项卡，然后单击“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2：单击左侧窗格中的“保存”按钮，然后单击右侧窗格中“将文件保存为此格式”右侧的下拉列表框，从下拉列表中选择要默认使用的文件格式，单击“确定”按钮即可，如图1-20所示。

1.5 如何学习Excell 2019

要学好Excel，首先要有积极的心态，兴趣是最好的老师，要想获得积极的心态就要对Excel保持浓厚的兴趣。除了积极的心态还要有正确的学习方法，在学习Excel的过程中要循序渐进，从入门基础开始学起，要擅于使用互联网和Excel自带的帮助系统来学习Excel。本节将介绍一些学习Excel 2019的方法，以帮助读者快速地掌握Excel的学习技巧。

█1.5.1 使用网络查找资源

使用各种搜索引擎在互联网上查找资料，已经成为信息时代获取信息的重要方法。互联网为用户提供了大量的信息，用户可以在海量的信息中查找自己需要的知识，提高学习效率。如果要使用搜索引擎快速准确地找到自己想要的内容，需要向搜索引擎提交关键词，同时要注意以下几点：

❑关键词的拼写一定要正确。搜索引擎会按照用户提交的关键词进行搜索，所以一定要提交正确的关键词，才能获得准确的搜索结果。

❑多关键词搜索。搜索引擎都支持多关键词搜索，提交的关键词越多、越详细，搜索到的结果也会越准确。

❑高级搜索。搜索引擎一般都提供高级搜索，可以设置复杂的搜索条件，方便精确地查找某类信息。

█1.5.2 使用微软在线帮助

如果用户在使用Excel时遇到疑难问题，可以使用“Excel帮助”来解决问题。在帮助窗口的搜索框中输入要搜索的问题，Excel便会给出相关的搜索结果供用户选择，从列表中选择合适的搜索结果即可。使用“Excel帮助”的操作方法如下。

步骤1：打开Excel 2019，切换至“帮助”选项卡，单击功能区中的“帮助”按钮即可打开帮助窗格，如图1-21所示。

步骤2：在搜索框中输入相关的问题，例如此处输入“工作表”，然后按“Enter”键，此时会显示相关的搜索结果，如图1-22所示。单击要查看的搜索结果链接，即可显示相关的信息。