1.5　档案的保护技术

单位档案工作的最后一步是要做好档案的保护工作。档案的保护工作如果没有做好，整理档案的前期所有工作都将功亏一篑。本节主要从纸质档案保护的基本内容与技术措施、电子档案保存介质的保护措施、电子档案信息的保护措施、照片档案的保护措施四个方面全面介绍档案的保护技术。

1.5.1　纸质档案保护的基本内容与技术措施

1. 纸质档案保护的基本内容

纸质档案保护的基本内容包括：防止纸质档案的损坏、延长纸质档案的保管寿命、维护纸质档案的安全。

防止纸质档案的破坏是纸质档案保护最主要的内容。纸质档案的保护要“预防为主，防治结合”，要预防文档的人为破坏，防止档案丢失。在纸质档案的保管过程中要采用一定的技术手段延长档案的使用寿命，并且要避免发生次生灾害。另外，保证档案的安全性很重要，要避免泄露一些重要机密文件，防止造成不良的政治影响。

2. 纸质档案保护的技术措施

纸质档案保护的技术措施主要包括制成材料、库房管理和虫害防治三个方面。只有这三个方面的技术保护措施都做好了，才能更好地保护纸质档案，延长档案的使用寿命。

（1）制成材料

档案字迹化学成分一般包括纯色炭黑、多色颜料和染料。这三种档案字迹以纯色炭黑保存的时间最长。纯色炭黑的物理特性稳定，耐氧化、耐光、耐酸碱，既不容易与其他物质发生化学反应，也不溶于水，是很好的档案书写原料。颜料一般用于书写有特殊价值的纸质档案。颜料又分为有机颜料和无机颜料两类。颜料具有耐光和耐碱性，不易溶于水和油，具有保存持久的特性。染料属于有机化合物，易溶于水，保存持久性差。

书写材料与纸张的结合方式分为三种：结膜式、吸收式与黏附式。结膜式即纸质档案表面覆上一层膜，将纸质档案字迹保护起来，是最耐久的一种保护方式。字迹材料是纯色炭黑的纸质档案适宜采用结膜式的结合方式。吸收式即字迹被纸吸收，这种方式虽然字迹耐磨但容易由于温度升高等因素造成书写文字的扩散，采用这种结合方式的通常有印泥、彩色油墨等。黏附式区别于结膜式与吸收式，在于书写字迹既没有被结膜覆盖又没有被吸收，而是黏附在纸张上，例如用复写纸、铅笔书写的文字档案材料等。结膜式纸质档案保存时间最长，其次是吸收式，黏附式纸质文档最不易保存。

（2）库房管理

存放纸质档案的库房技术保护措施主要包括防尘、防光与温度调节。空气中的灰尘不仅是霉菌孢子的传播介质，还能吸附空气中的酸碱分子，附着在纸质档案上，对纸质档案构成破坏。因此，为了做好防尘，档案库房应当选择远离工业区和繁华的地段，并且档案库房应当选择密闭的环境，以减少有害气体对纸质档案的破坏。档案入库前应有专人对库房进行打扫除尘，而且档案入库后也要定期采取除尘措施，可使用空调装置净化灰尘。此外，在档案库房种植一些绿植也对除尘有帮助。

为了更好地避免纸质档案由于光照造成字迹模糊，档案库房应当尽量选择窗户较少的地点，例如地下库房，库房窗户朝向尽量为南北向。如果档案库房有窗户，应当给窗户配备百叶窗或者涂抹吸收紫外线的制剂等。档案库房光源应当尽量使用能够发出紫外线较多的白炽灯。

为了更好地保护纸质档案，应当将纸质档案放置于恒温、恒湿的环境中。库房应当配备专业的温湿度测量计。档案保护的最佳温度区间为14℃～20℃。对于湿度偏大的库房应当安装排风扇进行除湿，也可定期开窗通风降低库房湿度，除此之外也可借助生石灰或者木炭等吸湿介质除湿；对于湿度偏小的库房应当采取地面洒水或者放置水盆等增加库房湿度。纸张保护的最佳湿度为7%，必要时可放置一些防霉剂，防止纸质档案表面出现霉菌。

（3）虫害防治

纸质档案防虫主要是防止一些会咬噬档案的虫类，例如白蚁、烟草甲、毛衣鱼等。档案防虫可采取化学手段和物理手段消灭虫害。化学除虫方法较物理除虫更普遍。化学除虫要借助除虫粉剂、液剂、熏蒸剂等快速灭虫害的化学制品。物理防虫主要是借助生物手段对虫害进行绝育，以达到防止虫害的目的。

档案保护要全方位、多点式，并定期对档案的库房进行管理和检查，将对档案保护的不利情况消灭在初期，避免造成更大范围的损失。

1.5.2　电子档案保存介质的保护措施

电子档案保存介质要注意防水、防火、防磁、防紫外线照射。电子档案保存介质的保护主要从七个方面进行。

（1）归档介质要避免用手直接接触，防止由于擦、划、触等导致存储介质记录层的破坏。所有电子档案的载体都应当做禁止写入处理，防止后期人为的对档案信息进行更改。

（2）装入盒中的电子档案存储介质应当直立放置，避免平放造成的挤压。

（3）电子档案保存介质应当远离有害气体，并避免强磁场带来的辐射，也要远离强热源。

（4）电子档案库房要保持恒温恒湿，温度控制在17℃～20℃，湿度相对范围控制在35%～45%。

（5）每年对电子档案的存储介质进行定期检查，以确保读写设备环境与存储介质之间的兼容性。如果不兼容，要将原有电子档案转移到新的存储介质中去，对于旧存储介质可按照电子档案保管要求进行处理。对于磁性载体、光盘电子档案较多的单位要每四年对光盘进行一次抽样读机检测，每两年对磁性载体进行一次抽样读机检测，并且要确保抽样率在10%以上。如果在抽样检测中发现电子档案信息不全或丢失，应当及时应用技术措施加以恢复。

（6）电子档案应当每四年重新转存一次，并且原存储介质要保存四年。

（7）保存电子档案存储介质要放入专门的装具中，防止灰尘和微生物附着在存储介质表面。灰尘和微生物会造成磁头的损坏与磁粉脱落。

所有电子档案存储介质都要进行分类管理，并且贴上分类号的标签。

1.5.3　电子档案信息的保护措施

电子档案信息本身具有一定的特殊性，即电子档案容易被复制，通过网络途径传播，容易造成电子档案信息的泄露。因此，为了更好地确保电子档案的安全性，要对电子档案信息做好五个方面的保护措施。

（1）凡是封存的电子档案一律不得外借。

（2）如需复制电子档案，需要经过上级主管机构批准。未经批准，任何人和单位均不得复制电子档案信息。

（3）经过批准查阅的电子档案查阅范围应当在权限限定的范围内，并且只能提供复制件。

（4）对于涉及保密性质的电子档案，一律不准保存在联网的设备中，防止档案信息的泄露。对于需要通过联网方式提供查阅服务的电子档案，需要采取一定的安全防护措施，例如采用密钥技术、对于访问权限进行限定等，严格遵守国家有关部门对涉密电子档案信息的保密制度。

（5）电子档案销毁时要制作《销毁文件目录》。电子档案信息的销毁要区分涉密和非涉密两类电子档案。涉密电子档案要连同存储介质一同做物理删除，非涉密电子档案可仅做逻辑删除。

在确保电子档案信息的保护措施十分到位的情况下，对于非涉密电子档案可以通过开设电子阅览室、复制以及网络服务等方式为单位或者个人提供查阅服务。

1.5.4　照片档案的保护措施

照片档案应当在装具、放置环境、定期检查等方面做好保护措施。

1. 照片档案装具

照片的底片袋应当选择不容易产生碎屑的纤维材料，化学成分稳定，中性、偏碱性，pH值在7.2～9.5范围内。照片档案应当放在非木制的存储柜或者书架中，避免由于木制材料的易燃、易腐蚀性导致照片老化或褪色。如果是铁柜放置照片，应当保证铁柜表层的喷漆化学性质稳定，避免由于高温造成的脱漆对照片档案形成二次损害。

2. 放置环境

照片档案在保存时应当放置在恒温、恒湿的环境中。对于长期保存照片的环境，24小时内湿度应当控制差值在5%之内，温度应当控制差值在2%的变化范围之内。对于由于条件限制暂时未能达到照片档案储存条件的库房，应当设置缓冲房间，并且应当将照片在缓冲房间暂时放置。

3. 定期检查

照片档案管理人员在接触照片档案时，要避免用手直接接触，应该戴上棉质手套，并且从照片边缘处拿放。照片要竖立放置保管，避免由于平放挤压导致照片之间相互黏结造成图像模糊的损坏。档案管理人员应当每两年进行一次抽样检查照片档案，每五年进行一次全面检查，对出现照片褪色、变形或霉变等情况应及时进行处理。