1.3 随处可见的应收账款统计表

应收账款是指企业在日常经营活动中由于销售商品、材料和提供劳务而应向购货方或接受劳务方收取的款项。应收账款属于流动资产。

1.3.1 创建应收账款统计表

为了统计企业的赊销信息，用户可以创建应收账款统计表，通过它可以进行良好的应收账款管理，也可以保持企业资产的流动性。

1. 相关函数介绍

●WORKDAY函数

WORKDAY函数是用来返回某日期之前或之后，相隔指定工作日的某一日期的日期值。该函数的语法格式为：

WORKDAY(start_date,days,[holidays])

参数start_date表示开始的日期；参数days表示start_date之前或之后不含周末及节假日的天数；参数holidays表示从工作日历中排除的一个或多个日期。

●IF函数

IF函数是根据指定的条件返回不同的结果。该函数的语法格式为：

IF(logical_test,[value_if_true],[ value_if_false])

参数logical_test表示计算结果可能为TRUE或FALSE的任意值或表达式；参数value_if_true表示参数logical_test的计算结果为TRUE时要返回的值；参数value_if_false表示参数logical_test的计算结果为FALSE时要返回的值。

●OR函数

OR函数是用来判定指定的任一条件为真，即返回真。该函数的语法格式为：

OR(logical1,[ logical2],…)

参数logical1是必须的；参数logical2是可选的，都是指定的条件。

2. 制作应收账款统计表

【例1-12】客户应收账款统计表（用来统计客户的赊销信息）。

01 新建一个工作表，在工作表标签上右击，弹出快捷菜单，从中选择“重命名”选项，输入“应收账款统计表”，如图1-61所示。

图1-61 重命名工作表

02 创建统计表的基本框架，并输入基本信息，设置表格的边框，将字体居中显示，如图1-62所示。

图1-62 创建表格

03 选中“C3：E12”和“H3：H12”单元格区域，如图1-63所示。

图1-63 选择单元格区域

04 打开“开始”选项卡，单击“数字”命令组中的“数字格式”按钮，弹出下拉列表，从中选择“会计专用”选项，如图1-64所示。

图1-64 选择“会计专用”选项

05 在表格中输入“交易日期”、“客户名称”、“应收账款”等基本信息，如图1-65所示。

图1-65 输入基本信息

06 选中“E3”单元格，输入公式“=C3-D3”，然后按“Enter”键确认输入，如图1-66所示。

图1-66 输入公式

07 将鼠标移动到“E3”单元格的右下角，当鼠标箭头变成“+”时，按住鼠标左键，向下拖动，向下填充公式，如图1-67所示。

图1-67 向下填充公式

08 选中“F3”单元格，在其中输入“=WORKDAY(A4,30)”，然后按“Enter”键确认输入，如图1-68所示。

图1-68 输入公式

09 此时，在“F3”单元格中，出现的日期，并非是以日期形式显示的，需要更改其格式，选中“F3：F12”单元格，如图1-69所示。

图1-69 选择单元格区域

10 打开“开始”选项卡，单击“数字”命令组中的对话框启动器，如图1-70所示。

图1-70 单击对话框启动器

11 弹出“设置单元格格式”对话框，打开“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“日期”选项，接着在“类型”列表框中选择“*2012/3/14”选项，如图1-71所示。

图1-71 “设置单元格格式”对话框

12 单击“确定”按钮后，将“F3”单元格中的公式复制到其下方的单元格中，根据实际情况，更改公式中的天数。然后选中第二行，单击鼠标右键，弹出下拉列表，从中选择“插入”选项，如图1-72所示。

图1-72 选择“插入”选项

13 插入一行后，在“F2”单元格中输入“当前日期”，在“G2”单元格中输入“=TODAY()”，如图1-73所示。

图1-73 输入公式

14 按“Enter”键确认后，在“G2”单元格中就显示了当前日期，在“G4”单元格中输入“=IF(F4<$G$2,”是","否")”，如图1-74所示。

图1-74 输入公式

15 按“Enter”键确认后，将鼠标移动到“G4”单元格右下角，当鼠标变成“+”时，按住鼠标左键，向下移动鼠标，如图1-75所示。

图1-75 向下填充公式

16 选中“H4”单元格，在其中输入“=IF($G$2-F4<0,E4,0)”，如图1-76所示。

图1-76 输入公式

17 按“Enter”键确认后，选中“C12”单元格，在其中输入“=SUM(C4:C11)”，如图1-77所示。

图1-77 输入求和公式

18 按“Enter”键确认后，将公式复制到其他求和的单元格中，最终效果如图1-78所示。

图1-78 最终效果

1.3.2 巧妙设置到期提示

在日常的应收账款管理工作中，财务人员会根据应收账款的到期日期，推算催款日期，这样，将需要进行催款的客户通知销售人员，提醒他们及时收款，减少财务坏账情况的发生。为了方便催款，财务人员可以设置到期提示，突出显示快到期的账款。

【例1-13】将距到期日小于15天的款项标记为“红色”（以醒目的红色提示工作人员需要收款）。

01 打开应收账款统计表，选中“H4：H11”单元格区域，如图1-79所示。

图1-79 选择单元格区域

02 打开“开始”选项卡，单击“样式”命令组中的“条件格式”按钮，弹出下拉列表，从中选择“新建规则”选项，如图1-80所示。

图1-80 选择“新建规则”选项

03 弹出“新建格式规则”对话框，在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入公式，如图1-81所示。

图1-81 “新建格式规则”对话框

04 单击“格式”按钮，弹出“设置单元格格式”对话框，打开“填充”选项卡，选择“红色”选项，单击“确定”按钮，如图1-82所示。

图1-82 “设置单元格格式”对话框

05 返回“新建格式规则”对话框，单击“确定”按钮，如图1-83所示。

图1-83 单击“确定”按钮

06 返回到工作表编辑区后，可以看到，据到期日天数小于15天的款项，被标记成了红色，如图1-84所示。

图1-84 最终效果

1.3.3 记录单的使用

通常情况下，企业的应收账款是不断发生变化的，每发生一笔赊销业务，就增加一条记录，随着时间的推移，有些应收账款到期，会经常收到账款，这时就需要修改原始数据，如果表中数据非常多，那么进行操作就非常麻烦，此时记录单就可以帮到你的忙。

【例1-14】使用记录单修改、删除数据（将客户“我是歌手KTV”的已收账款修改为“15000”，将2014年11月2日，清风实业的记录删除）。

01 选中应收账款统计表，打开“数据”选项卡，单击“记录单”命令组中的“记录单”按钮，如图1-85所示。

图1-85 单击“记录单”按钮

02 弹出相应的对话框，在对话框中列出了第一条记录的详细信息，如果用户想要查看下一条记录，可以单击“下一条”按钮，如图1-86所示。

图1-86 单击“下一条”按钮

03 此时，对话框中就会显示下一条记录，如果记录较多，可以单击“条件”按钮进行查找，如图1-87所示。

图1-87 单击“条件”按钮

04 此时，会弹出一条空白记录，在其右上角有“Criteria”字样，如图1-88所示。

图1-88 空白记录

05 在“交易日期”文本框中输入“2014/11/12”，在“客户名称”文本框中输入“清风实业”，如图1-89所示。

图1-89 输入查询条件

06 按“Enter”键确认输入，此时，就会显示查找到的记录，在“已收账款”文本框中输入“30000”如图1-90所示。

图1-90 查询结果

07 同样的方法，查找2014年11月2日，清风实业的记录，然后单击“删除”按钮，如图1-91所示。

图1-91 单击“删除”按钮

08 此时，会弹出提示对话框，提示“显示的记录将被删除”，单击“确定”按钮，即可将该记录删除。

图1-92 提示对话框