2.1 Access 2013概述

Microsoft Office Access是由微软发布的关系数据库管理系统，它结合了MicrosoftJet Database Engine和图形用户界面两项特点，是Microsoft Office的系统程序之一。

2.1.1 了解Access数据库

数据库是一种用于收集和组织信息的工具，它可以存储有关人员、产品、订单或其他任何内容的信息。许多数据库刚开始时只是文字处理程序或电子表格中的一个列表。

1．Access数据库概述

Access数据库是Microsoft公司于1994年推出的微机数据库管理系统。它具有界面友好、易学易用、开发简单、接口灵活等特点，是典型的新一代桌面数据库管理系统。其主要特点如下。

❏完善地管理各种数据库对象，具有强大的数据组织、用户管理、安全检查等功能。

❏强大的数据处理功能，在一个工作组级别的网络环境中，使用Access开发的多用户数据库管理系统具有传统的xBASE（DBASE、FoxBASE的统称）数据库系统所无法实现的客户服务器(Cient/Server)结构和相应的数据库安全机制，Access具备了许多先进的大型数据库管理系统所具备的特征，如事务处理/出错回滚能力等。

❏可以方便地生成各种数据对象，利用存储的数据建立窗体和报表，可视性好。

❏作为Office套件的一部分，可以与Office集成，实现无缝连接。

❏能够通过发布数据，实现与Internet的连接。Access主要适用于中小型应用系统，或作为客户机/服务器系统中的客户端数据库。

2．Access数据库用途

Access数据库的用途非常广泛。不仅可以作为个人的RDBMS（关系数据库管理系统）来使用，而且还可以用在中小型企业和大型公司中来管理大型的数据库。

❏个人的RDBMS Access是家用计算机中管理个人信息的出色工具。可以使用它来创建一个包含所有家庭成员的姓名、电子邮件、爱好、生日、健康状况等信息的数据库。

❏小型企业中的数据库 在一个小型的企业或者学校中，可以使用Access简单而强大的功能来管理运行业务所需要的数据。

❏大型公司中的数据库 Access在公司环境下的重要功能之一就是能够链接工作站、数据库服务器或者主机上的各种数据库格式。

❏大型数据库解析 在大型公司中，Access特别适合创建客户机/服务器应用程序的工作站部分。

2.1.2 Access 2013新增功能

Access 2013主要增强了“应用程序”这一功能，Access Web应用程序是用户在Access中生成，然后在Web浏览器中作为SharePoint应用程序使用并与他人共享的一种新型数据库。

1．构建应用程序

用户可以使用SharePoint服务器或Office 365网站作为主机，来生成一个完美的基于浏览器的数据库应用程序。启动Access 2013组件，然后在启动屏幕上，选择【自定义Web应用程序】选项即可。

2．新增表模板功能

Access 2013为用户新增了表模板功能，用户可使用预先设计的表模板将表快速地添加到应用程序中，另外，如果需要跟踪任务，则需要搜索任务模板并单击需要的模板。

如果用户看到模板旁边有多表指示符，则表示Access将同时添加常用的相关表，以便用户可以从真正的“关系数据库”开始处理数据。另外，Access将为每个表创建视图，以显示相关表的数据。

3．新增外部数据功能

在Access 2013中，用户可以从Access桌面数据库、Microsoft Excel文件、ODBC数据源、文本文件和SharePoint列表导入外部数据。

4．启动应用程序功能

当用户完成设计后，无需查找兼容性检察器或单击“发布”按钮，只需执行【启用应用程序】命令，即可激活应用程序。

5．自动创建用户界面

用户在自定义Access应用程序时，无需构建视图、切换面板和其他用户界面（UI）元素，系统会自动将每个表的视图显示在顶部，将表名称显示在窗口的左边缘，而且所有应用程序的导航结构都相似，方便用户对应用程序的操作和自定义。

除此之外，每个内置的视图均具备一个包含添加、编辑、保存和删除项目按钮的操作栏，以方便运行构建的任何自定义宏。

另外，应用程序还允许用户通过拖放控件的方法，来自定义布局。用户只需将某个控件拖放到所需移动的位置，其他控件会自动移开并预留出相应的空间。

6．处理相关数据的新控件

应用程序中的相关项目控件，提供快速列出和汇总相关表或查询中的数据的方法，用户只需单击项目便可打开该项目的详细信息视图。

而自动完成控件是一个组合框，其工作原理类似于即时搜索框，它可以从相关表中查找相应数据。

除了自动完成控件之外，应用程序还内置了钻取按钮，运用该按钮可以帮助用户快速查看相关项目的详细信息。

7．权限改进

Access 2013改进了应用程序的权限功能，以帮助用户更好地控制修改应用程序的使用者。SharePoint附带了设计者、创作者和读者3个默认权限级别。目前，只有设计者能够对视图和表作出设计更改。创作者可更改数据，但无法更改设计；而读者只可读取现有数据。

8．打包和分发应用程序

Access应用程序可另存为包文件，然后将其添加到用户的企业目录或Office应用商店。而在Office应用商店中，既可以免费分发上传的应用程序，又可以收取一定的使用费用。

2.1.3 Access 2013工作界面

Access 2013为用户提供了一个新颖、独特且简易操作的用户界面。其工作界面与Office其他组件的工作界面大致相同，也是由标题栏、功能区、状态栏等组成的。

1．标题栏

标题栏由Access标志、快速访问工具栏、文档名称栏和窗口管理按钮4部分组成。

双击Access标志，可立刻关闭所有Access窗口，退出Access程序，而单击或右击Access标志后，用户可在弹出的菜单中执行相应的命令，以管理Access程序的窗口。

快速访问工具栏是Excel提供的一组可自定义的工具按钮，在默认状态下，其中包含了【保存】、【撤销】、【恢复】和【自定义快速访问工具栏】等按钮。用户可单击【自定义快速访问工具栏】按钮，执行【其他命令】命令，将Excel中的各种预置功能或自定义宏添加到快速访问工具栏中。

2．选项卡

选项卡栏是一组重要的按钮栏，它提供了多种按钮，用户在单击该栏中的按钮后，即可切换功能区，应用Access中的各种工具。另外，当用户双击选项卡名称时，可隐藏或展开选项组。

3．选项组

选项组集成了Access中绝大多数的功能。根据用户在选项卡栏中选择的内容，功能区可显示各种相应的功能。

在功能区中，相似或相关的功能按钮、下拉菜单以及输入文本框等组件以组的方式显示。一些可自定义功能的组还提供了扩展按钮，辅助用户以对话框的方式设置详细的属性。

4．导航窗格

当用户打开数据库或创建新数据库时，数据库对象的名称将显示在导航窗格中。导航窗格取代了早期版本的Access中所用的数据库窗口。用户可通过单击【百叶窗开/关】按钮，来展开或隐藏导航窗格。

5．选项卡式文档

在Access 2013数据库中，可以用选项卡式文档代替重叠窗口来显示数据库对象。

用户可通过执行【文件】|【选项】命令，来启用或禁用选项卡文档的显示。

6．记录导航按钮

记录导航按钮，主要用于查看文档中的记录内容，包括第一条记录、上一条记录、当前记录、下一条记录、尾记录和新（空白）记录等按钮。

7．状态栏

状态栏可显示当前所使用的视图模式，以及Access中可切换的视图模式、启用Num Lock时的数字模式。

在状态栏的自定义区域内，用户可右击，在弹出的菜单中选择相应的选项，即可自定义状态栏。

2.1.4 Access 2013中的对象

Access数据库是一个简单、可视化的数据库操作系统，一切数据库操作功能，几乎都可以通过界面进行操作。但是要实现数据操作的具体功能，则需要通过选择数据库相应的对象，来进行操作。

1．表对象

该对象是整个数据库中的基础。它主要用于存储用户需要的数据信息，也可以说是数据的容器。

表包含有关特定主题（如产品名称）的数据，表中的每条记录包含关于某个项目（如特定的产品）的信息。记录由字段（如产品编号、单位和单价）组成，而记录和字段通常也分别称作行和列。

数据库可以包含许多表，每个表用于存储有关不同主题的信息。另外，每个表可以包含许多不同类型的字段，包括文本、数字、日期和图片。

2．查询对象

查询是对数据结果、数据操作或者这两者的请求。可以使用查询回答简单问题、执行计算、合并不同表中的数据，甚至添加、更改或删除表数据。

例如，执行【创建】|【查询】|【查询设计】命令，在弹出的【显示表】对话框中，选择所需添加的表，单击【添加】按钮。

然后，在【产品编号】列的【条件】单元格中，输入“[ ]”，并按Ctrl+S键进行保存。然后，在弹出的【另存为】对话框中，输入“编号查询”文字，并单击【确定】按钮。

此时，在【导航】窗格中，展开【查询】组，将显示【编号查询】表。双击该表，在弹出的【输入参数值】对话框中，输入A3-1编号，单击【确定】按钮，即可在查询表中显示其查询结果。

一般情况下，用于从表中检索数据或进行计算的查询称为选择查询。用于添加、更改或删除数据的查询称为操作查询。

3．窗体对象

窗体是一个数据库对象，可用于为数据库应用程序创建用户界面。“绑定”窗体是直接链接到数据源（如表或查询）的窗体，并可用于输入、编辑或显示来自该数据源的数据。

另外，用户也可以创建“未绑定”窗体，该窗体不会直接链接到数据源，但仍然包含操作应用程序所需要的命令按钮、标签或其他控件。

除此之外，使用窗体还可以控制其他用户与数据库数据之间的交互方式。例如，可以创建一个只显示特定字段且只允许执行特定操作的窗体。这有助于保护数据并确保输入的数据的正确性。

4．报表对象

报表可用来汇总和显示表中的数据。一个报表可以描述一些问题，并做出简单的回答，例如，用户可以通过报表，来查看客户信息。

报表可以在任何时候运行，而且将始终反映数据库中的当前数据。通常将报表的格式设置为适合打印的格式，但是报表也可以在屏幕进行查看、导出到其他程序或者以电子邮件的形式发送。

5．宏对象

用户通过制作的宏，可以简化一些重复而烦琐的操作。例如，可将一个宏附加到窗体上的某一命令按钮，这样每次单击该按钮时，所附加的宏就会运行。

首先，执行【创建】|【窗体】|【窗体设计】命令，在该模式下，双击视图中的任意位置，打开【属性表】窗口。激活【事件】选项卡，单击【成为当前】文本框后面的【浏览】按钮。

然后，在弹出的【选择生成器】对话框中，选择【宏生成器】选项，并单击【确定】按钮。然后，在弹出的对话框中，单击【添加新操作】下拉按钮，在其下拉列表中，选择所需执行的命令。

最后，在展开的新对话框中，设置操作数据表及记录内容即可。

6．模块对象

模块与宏一样，可用于向数据库中添加功能的对象。

在Access中，用户除了通过宏操作，来简化对象部分操作外，还可以通过Visual Basic for Applications (VBA)的宏语言编写模块。

模块是声明、语句和过程的集合，它们作为一个单元存储在一起。一个模块可以是类模块也可以是标准模块。如在【Microsoft Visual Basic-产品管理】窗口的【代码】编辑区中，编写了数字四舍五入方法。

其代码如下。

Public Function RoundToLarger   (dblInput As Double, intDecimals   As Integer) As Double
'定义函数
    Dim strFormatString As String
    '定义变量
    If dblInput <> 0 Then
    '判断变量值是否大于零
        strFormatString = "#." &          String(intDecimals, "#")
        '提取数字小数位数
        RoundToLarger = Format              (dblInput, strFormatString)
    Else
        RoundToLarger = 0
    End If
End Function