2.1 文件基本操作

本节将介绍在InDesign中如何操作和管理文档，主要内容包括创建新文档、保存、关闭文档、恢复文档等。

2.1.1新建文件

当启动InDesign后，在该软件窗口中，除了可以看到菜单栏、工具箱和控制面板外，看不到任何文档文件显示。这时，我们必须创建一个新的文档或者打开一个旧的文档文件，才能进行排版编辑。

在InDesign中，文档的建立主要包括三种类型：文档、书籍、库。

○文档：用来编辑排版的页面，文档可以是单页也可以是由很多页构成，它包含了编辑时的所有信息。

○书籍：是一个可以共享样式和色板的文档集。我们可以按照顺序给即将编入书籍的文档进行页面编号，或者将打印书籍中选定的文档导出到PDF。通常一个文档可以隶属于多个书籍文件。

○库：库在InDesign中是以一种命名文件的形式存在。在创建库时，首先要指定其存储的位置。库在打开后将显示为调板形式，可以与任何其他调板编组；库的文件名显示在它的调板选项卡中。关闭操作会将库从当前会话中删除，但并不删除它的文件。仍然可以在对象库中快速添加（或删除）对象以及选定页面元素或整页元素，还可以将库对象从一个库添加或移动到另一个库。InDesign可以打开在InDesign中创建的对象库。但是，如果对象库创建于早期版本，则需要重新创建它们。执行【文件】→【新建】→【库】菜单命令。为库指定位置和名称，然后单击【保存】按钮。要记住，所指定名称将成为该库的调板选项卡的名称。

1．【新建文档】对话框

执行菜单栏中的【文件】→【新建】命令，在后面的三个子菜单命令中选择【文档】命令，这时会弹出【新建文档】对话框，可以设置文件的页数、页面尺寸、文档参数、打印方式等基本参数，如图2-1所示。

该对话框中各选项的含义如下。

○【用途】：如果要将创建的文档输出为适用于Web的PDF或SWF，则选择【Web】选项会更改对话框中的多个选项，如关闭“对页”、页面方向从“纵向”变为“横向”并且页面大小会根据显示器的分辨率进行调整。

○【页数】：在InDesign软件中，每个单一文档不得多于9999页（包含9999页），可以根据需要输入文档的【页数】数值。在以后的编辑过程中，还可以根据需要来添加或删除页数。

○【对页】：选中【对页】复选框，则可以同时在编辑窗口中显示正在编辑的两个连续页面，如10页中的2～3页，如图2-2所示；如果不选中该复选框，则只在编辑窗口中显示当前编辑的单个页面，如图2-3所示。

○【起始页码】：指定文档的起始页码。如果您选中“对页”并指定了一个偶数（如2），则文档中的第一个跨页将以一个包含两个页面的跨页开始。

○【主页文本框架】：当选中该复选框时，InDesign能自动以当前页边距大小创建一个文本框；如果是排版书籍，则可以使用此选项为每一页创建一个文本框。

○【页面大小】：用户可以根据需要从【页面大小】下拉列表框中选择一个标准的页面尺寸。InDesign为用户提供了A4-A0、B6-B01光盘片等常用出版物的标准尺寸。

当用户选择了所需页面尺寸后，在页面尺寸数值输入框中将出现与该尺寸对应的数值。如果在【页面大小】下拉列表框中没有我们所需要的页面尺寸，还可以自定义尺寸。在【页面大小】下拉列表框中选择【自定义】选项，然后自定义一个尺寸，在InDesign中最大可指定页面的上限尺寸为4233毫米×5486.4毫米。

○【宽度】/【高度】：设置页面的宽度和高度。

○【页面方向】及【装订】：InDesign提供了纵向和横向两个页面方向供用户选择。单击【纵向】图标使其呈选中状态，将创建【纵向】页面；而单击【横向】图标使其呈选中状态，则可创建横向页面。装订方向可以选择为左侧装订还是右侧装订，一般的正常书籍为左侧装订，有些特殊的书籍（如古籍书）则需要选择右侧装订，单击【从左到右】图标使其呈选中状态，将创建左侧装订的文档，单击【从右到左】图标使其呈选中状态，将创建右侧装订的文档。左或右装订并不影响页面中的对象，但会直接影响到其页边距及在视图中的显示状态。

○【出血】：“出血”区域使用户可以打印排列在已定义页面大小边缘外部的对象。对于具有固定尺寸的页面，如果对象位于页面边缘处，则打印或裁切过程中稍有未对准的话，打印区域的边缘便可能会出现一些白边。因此，对于具有固定尺寸的页面，位于页面边缘处的对象的位置应当稍微超过其边缘，并在打印后进行裁切。“出血”区域在文档中由一条红线表示，可以在【打印】对话框的【出血】中进行出血区域设置。

○【辅助信息区】：将文档裁切为最终页面大小时，辅助信息区将被裁掉。辅助信息区可存放打印信息和自定颜色条信息，还可显示文档中其他信息的其他说明和描述。定位在辅助信息区中的对象（包括文本框架）将被打印，但在将文档裁切为其最终页面大小时，该对象将消失。

2．【新建边距和分栏】对话框

为了使出版物页面显示更美观，通常文字只放在页面的中间（即版心处），而在页面的上、下、内、外适当留下的空白称为页边空。

单击【新建文档】对话框中的【边距和分栏】按钮，在弹出的【新建边距和分栏】对话框中设置页边空和分栏的参数，如图2-4所示。

在【新建边距和分栏】对话框中，【边距】选项组中的【上】、【下】、【内】、【外】的数值框中用来输入不同的数值，不同的数值决定了页面四周边距留下的空白大小。

在默认状态下，页面上采用水平方向上的粉红色边空线和垂直方向上的蓝色边线来指示页边空的大小。

其中的分栏可以确定页面的分栏指示线的栏数和栏间距的大小，以及文本框的排版方向（有水平和垂直两个方向供选择）。

3．【新建版面网格】对话框

在【新建文档】对话框中单击【版面网格对话框】按钮，弹出【新建版面网格】对话框中，可以在其中设置文字布局网格的页面，如图2-5所示。

在【网格属性】选项组中可以设置字符布局网格的一些属性。

○【方向】：包含【水平】和【垂直】两种方向，它用来设置字符网格的文章排版方向。

○【字体】：其下拉列表框中包含多种不同的字体，可以设置字符网格所需要的字体。

○【大小】：是指网格文字的大小。

○【垂直】和【水平】：是指文字网格按指定大小的缩放倍数进行放大或缩小。

○【字间距】和【行间距】：用来设置字符网格的字距和行距，可以在其输入框中直接输入数值或单击左侧的三角按钮来调节。

○【行和栏】：用来设置字符的栏数、栏间距、每栏的字符数及行数。

○【起点】：用来为字符网格的起点指定一个位置，如水平或垂直居中。

设置完毕后，单击【确定】按钮将建立一个含有文字网格的页面，如图2-6所示。

2.1.2保存和关闭文档

文档进行编辑和修改后，必须保存才能得到成果或者与其他用户交换文件。下面介绍保存文档的几种方法。

1．保存新文档

执行菜单栏中的【文件】→【存储】命令，或者按【Ctrl+S】快捷键，打开【存储为】对话框，如图2-7所示。

在【存储为】对话框中可设置以下选项：

○单击【保存在】下拉列表，从中选择一个存放文件的磁盘路径，选择后的项目将显示在文件或文件夹中。

○若要在对话框中建立一个新文件夹保存文件，可单击【新建文件夹】按钮。若要回到上一层目标，则可单击【上一层】按钮。

○【文件名】用来为即将保存的文档进行命名，否则将以默认的名字保存。文件名称除了不能使用一些特殊符号外，可以是英文、数字或中文。

命名完毕后，单击【保存】按钮完成文件的存储。

2．另存文档

在编辑文档时，我们经常会在旧文档的基础上进行修改，有时还需要保留一份编辑前的文档，此时必须将编辑后的文档另存为一个文件。这时，可以执行菜单栏中的【文件】→【存储为】命令，具体步骤如下：

Step 01 执行菜单栏中的【文件】→【存储为】命令或按【Ctrl+Shift+S】快捷键，弹出【存储为】对话框。

Step 02 在【存储为】对话框中设置文件保存位置、文件名称。

Step 03 设置完毕后，单击【保存】按钮即可完成文档的保存。

在【存储】或【存储为】文件时，若正需要保存的文件与某个已经存在的文件名称且文件位置相同，则会弹出“×××文档已存在。要替换它吗？”提示对话框，如图2-8所示。如果选择覆盖旧文件，则单击【是（Y）】按钮；如果要重新设置新名称，则单击【否（N）】按钮。

3．关闭文档

保存文档后，即可关闭文档了。要关闭当前文档文件，只需单击文档窗口右上角的【关闭】按钮即可。若在按住Alt键的同时单击【关闭】按钮，则可以关闭所有打开的InDesign文件。关闭文档文件还有以下3种方法。

方法1：单击文档窗口标题栏左侧的【控制窗口】图标，在弹出的菜单中选择【关闭】命令。

方法2：执行菜单栏中的【文件】→【存储为】命令。

方法3：按【Ctrl+F4】或【Ctrl+W】组合键。

2.1.3恢复文档

在编辑排版文档时，有些操作是不可恢复的，因此建议在对原文档编辑修改前要先保存文档，如果对操作编辑后的效果不满意，可以采用恢复文档的方法来恢复其操作。InDesign有以下几种方法可以来恢复或取消已经编辑的操作。

方法1：执行菜单栏中的【编辑】→【还原】命令，可以恢复到最近一次或数次的编辑操作。具体的【还原】次数要根据用户计算机的物理内存而定。

方法2：执行菜单栏中的【编辑】→【重做】命令，可以向前还原到最近一次或数次的编辑操作。具体的【重做】次数要根据用户计算机的物理内存而定。

方法3：执行菜单栏中的【文件】→【恢复】命令，弹出“是否要恢复到上次存储的‘×××’版本？”提示对话框，如图2-9所示。单击【是】按钮，将恢复到最近一次保存的文档版本；单击【否】按钮，则取消操作并返回到编辑状态下。

2.1.4打开已有的文档

如果用户要对旧的文档进行编辑修改，必须先将其打开。要在InDesign中打开已有的文档，可以按以下步骤进行操作：

Step 01 执行菜单栏中的【文件】→【打开】命令，或者按键盘上【Ctrl+O】快捷键，弹出【打开文件】对话框，如图2-10所示。

Step 02 在【查找范围】列表框中找到文档所存放的位置。

Step 03 选择文档文件，有3种打开形式，分别为【正常】、【原稿】、【副本】，如图2-10所示。

○若选择【正常】单选按钮，则打开文档时，直接得到一个新的文档，该文档能自动引用模板文档；

○若选择【原稿】单选按钮，则可以打开一个模板文件的原件进行编辑。

○若选择【副本】单选按钮，则可以打开一个模板文件的副本文进行编辑。

Step 04 单击【打开】按钮，即可打开被选中的文件，单击【取消】按钮，则取消此次操作。在InDesign中，可以同时打开多个文档文件，打开文档的数量取决于计算机拥有的内存和磁盘的大小。

○如果要打开多个连续的文档，首先选择第一个文档文件，然后按下Shift键选择末尾最后一个文件，最后单击【打开】按钮即可打开所有的连续文档。

○如果要打开多个不连续的文档，则在选中一个或多个文档后，按下Ctrl键单击其他文档，最后单击【打开】按钮即可打开选择的各个文档。

○如果要快速打开最近编辑过的文档，可以选择【文件】菜单命令，在【最近打开文档】子菜单下面列出了最近编辑过的文档，只需要选择其中的文件名即可将其打开。

○如果要在Windows资源管理器中打开文档，只需要双击InDesign的文档文件，或者将选择好的文档拖动到桌面上InDesign程序图标上，就可以启动InDesign软件并将该文档打开。

○如果InDesign应用程序窗口中没有任何打开的文档，则可以把InDesign文档从Windows资源管理器中拖动到InDesign软件窗口中，这样也可以将文档文件打开。

2.1.5 导出文件

在使用InDesign导出文件时，最常使用的是导出PDF文件。

1．导出PDF

便携文档格式（PDF）是一种通用的文件格式，这种文件格式保留在各种应用程序和平台上创建的字体、图像和版面。Adobe PDF是对全球使用的电子文档和表单进行安全可靠的分发和交换的标准。Adobe PDF文件小而完整，任何使用免费Adobe Reader®软件的人都可以对其进行共享、查看和打印。

Adobe PDF在印刷出版工作流程中非常高效。通过将您的复合图稿存储在Adobe PDF中，可以创建一个您或您的服务提供商可以查看、编辑、组织和校样的小且可靠的文件。然后，在工作流程的适合时间，您的服务提供商可以或直接输出Adobe PDF文件，或者使用各个来源的工具处理它，用于后处理任务，如准备检查、陷印、拼版、分色。

当以Adobe PDF格式存储时，可选择创建一个符合PDF/X规范的文件。PDF/X（便携文档格式交换）是Adobe PDF的子集，消除导致打印问题的许多颜色、字体和陷印变量。PDF/X可随时用于PDF文件作为印刷制作的“Digital Master”进行交换，无论是工作流程中的创作还是输出阶段，只要应用程序和输出设备支持PDF/X。

（1）导出为PDF以备打印

将文档或书籍导出为Adobe PDF非常简单，就像使用默认的“高品质打印”设置一样，或者可以根据需要对其进行自定义以适合您的任务。指定的PDF导出设置存储在应用程序中，并将应用于导出为PDF的每个新的InDesign文档或书籍，直到再次更改这些设置。要将自定义设置快速应用到PDF文件，可以使用预设。

可以将文档、书籍或书籍中的选定文档导出为单个PDF文件，也可以将内容从InDesign版面复制到剪贴板，并自动创建此内容的Adobe PDF文件。（对于将PDF文件粘贴到另一个应用程序，如Adobe Illustrator，这将非常有用。）

将InDesign文件导出为PDF时，可以保留导航元素（如目录和索引条目）和交互功能（如超级链接、书签、媒体剪辑和按钮）。还可以选择将隐藏图层、非打印图层和非打印对象导出为PDF。如果要导出书籍，可以使用“书籍”面板合并具有相同名称的图层。

（2）将打开的文档导出为用于打印的PDF

Step 01 选择菜单栏中的【文件】→【导出】命令。

Step 02 指定文件的名称和位置。

Step 03 对于【保存类型】或【格式】，可选择【Adobe PDF（打印）】，然后单击【保存】按钮，如图2-11所示。

选择【Adobe PDF（打印）】选项时，无法在PDF中包含交互式元素。

Step 04 要将交互式文档导出为PDF，可以执行以下操作之一：

○要使用预定义的一组作业选项，可从【Adobe PDF预设】菜单中选择预设。

○要创建PDF/X文件，可以从【Adobe PDF预设】菜单中选择PDF/X预设，或者从“标准”菜单中选择预定义的PDF/X格式。

要自定选项，可从左侧列表中选择一个类别，然后设置选项。

Step 05 对于【兼容性】，可选择打开创建的文件所需的最低PDF版本。

Step 06 单击【导出】（Windows）或【存储】（Mac OS）按钮。

2．导出文本

InDesign能以多种文件格式导出文本，“导出”对话框中列出了这些格式。列出的格式由其他应用程序使用，这些格式可以保留文档中设置的多种文字规范、缩进及制表符。

可将经常使用的文本和页面布局项目的各部分存储为片段。

Step 01 选择【文字工具】，选取要导出的文章。

Step 02 选择菜单栏中的【文件】→【导出】命令。

Step 03 为导出的文章指定名称和位置，然后在【保存类型】（Windows）或【格式】（Mac OS）菜单中选择文本文件格式。如果找不到文字处理应用程序列表，可将文档以该应用程序能够导入的格式（如RTF）存储。如果文字处理应用程序不支持任何其他InDesign导出格式，则使用纯文本格式。注意，以纯文本格式导出将失去文本的所有字符属性。

Step 04 单击【存储】按钮以所选格式导出文章。