第七节　管理公文常识

一、考点精讲

（一）管理概述

1．管理的含义与性质

（1）管理的含义

管理是指社会组织为了实现预期的目标，在一定的环境中，通过计划、组织、领导和控制等活动，协调组织的各种资源的过程。管理（manage）是以人为中心进行的协调活动。

管理包括四层次含义：

①管理是为了实现组织未来目标的活动；

②管理的工作本质是协调；

③管理工作存在于组织中；

④管理工作的重点是对人进行管理。

管理就是制定，执行，检查和改进。制定就是制定计划（或规定、规范、标准、法规等）。执行就是按照计划去做，即实施。检查就是将执行的过程或结果与计划进行对比，总结出经验，找出差距。改进首先是推广通过检查总结出的经验，将经验转变为长效机制或新的规定；其次是针对检查发现的问题进行纠正，制定纠正、预防措施。

（2）管理的性质

管理作为一种普遍的社会活动，起源于社会成员劳动的集体性，以及社会成员在劳动和社会生活过程中相互交往的必要性。作为一种特殊的实践活动，管理具有自己独特的性质。

管理既是科学又是艺术。管理的科学性指它是由一系列相互关联的概念和原理构成的知识系统，具有普遍性和真理性。管理的艺术性则是指其富有创造性的运行方式和方法，即在具体的实践过程当中，创造性地灵活应用科学知识，将知识转化为生产力的技巧。管理所面临的问题和环境随时都在变化，因此没有可重复验证的、一成不变的规律可循。

【例】管理的一般性是指（　　）。

A．管理普遍存在于一切社会协作和社会公共生活过程中

B．管理具有特定的社会历史性质

C．管理必须按照客观规律，按照科学规范的要求，运用科学的方法来进行

D．一切管理活动都应该从实际出发，具体情况具体分析

【答案】A

【解析】管理的普遍性指管理是普遍存在于一切社会协作和社会公共生活过程中的活动。

①管理具有科学性

管理具有科学的特点，以反映客观规律的管理理论和方法为指导，有一套分析问题、解决问题的科学的方法论。而且，作为总结管理规律的管理学所具有的特点也足以证明管理是一门科学。

②管理具有艺术性

管理是一种随机的创造性工作，它不像有些科学那样可以单纯通过数学计算去求得最佳答案，也不可能为管理者提供解决问题的具体模式，它只能使人们按照客观规律的要求，实践创造性管理。从这个意义上讲，我们说管理是一种艺术。

③科学性和艺术性的关系

管理具有科学性和艺术性的双重特点，管理学的科学性和艺术性并不是互相排斥的，而是互相补充的。管理的科学性来自管理的实践，管理的艺术性要结合具体情况并在管理实践中体现出来，两者是统一的。

2．管理学基本原理

（1）人本原理

①概念

行政管理是由内外多种相关因素共同作用的活动过程。其中，人是最主要的因素和决定因素，行政管理主要就是管人管事，它要求人们在管理活动中坚持一切以人为核心，以人的权利为根本，强调人的主观能动性，力求实现人的全面、自由发展。现代国家都十分重视人的因素在行政管理中的地位和作用，认为人事问题“是行政的核心”，人事制度“是一切行政的基础”。人本原理的实质就是充分肯定人在管理活动中的主体地位和作用。西方一位管理大师指出：“管理功能的精髓则在于知人善任，激励优秀人才。”

②基本精神

a．人是行政管理活动的主体和核心；

b．搞好行政管理的关键是做好人的工作；

c．搞好行政管理要靠一批优秀的行政管理人才；

d．社会主义国家的行政管理，理应更能够科学地掌握和贯彻人本原理。

（2）激励原理

①核心

激励原理是根据人的行为规律，通过强化人的动机，以调动人的积极性的一种理论。没有动力，事物不会运动，组织不会向前发展。在组织中只有拥有强大的动力，才能使管理系统得以持续、有效地运行。激励原理的核心是以人们各种需要为基本内容的动力问题。

②动力的三种基本类型

动力的正确运用和需要满足度的提高，能产生巨大的激励力。根据人们需要的不同层次和内容，激励的动力分为三种基本类型：物质动力、精神动力、信息动力。

（3）能级原理

①概念

能级原理是指管理的组织结构与组织成员的能级结构必须相互适应和协调，这样才能提高管理效率，实现组织目标。能级原理中的“能级”，是指组织成员在一定条件下，能对实现组织目标起作用的各种能力之和的差别。

②应用原则

a．能级的划分与组合应保证行政组织结构的稳定性和有效性；

b．不同的能级应具有不同的责任、权力和利益，实行责权利一致的原则；

c．各类能级必须动态对应。

（4）系统原理

①概念

运用系统理论，对行政管理对象进行系统分析，研究系统内部以及系统与外部环境之间的有机联系，着力于发挥系统的整体功能，以实现行政管理最优化的原理，就是行政管理中的系统原理。

②系统的基本特性

系统，就是相互有机联系、相互作用的诸元素的综合体。系统具有以下基本特性：

a．整体性：通常理解为“整体大于部分之和”，即系统的功能不等于要素功能的简单相加，而是往往要大于各个部分功能的总和；

b．内部相关性：任何较为复杂的系统内部都有一定的层次结构，彼此相关，其中低一级的要素是它所属的高一级系统的有机组成部分；

c．环境相关性：任何系统都存在于一定的环境之中，都要和环境有现实的联系，系统有随环境的改变而改变其结构和功能的能力；

d．目的同一性：系统若干要素的集合，就是为了实现一定的目的。

结合行政管理实践揭示这些特性，就是系统原理的基本内容。

（5）权变原理

①定义

权变原理是指根据系统所处的内外环境因素，因势利导，随机应变，适时调整管理对策和管理方法的一种管理理论。

②基本精神及其运用

这一原理的基本精神及其运用可概述为三点：

a．管理要素，复杂多变；

b．审时度势，相机权变；

c．追求实效，实现目标。

（6）效益原理

①定义

效益原理是指在行政管理活动中，按照行政目标的要求，力图以尽可能少的行政总投入，获得尽可能多的行政总产出。它揭示了行政管理的目的属性，国家行政机关的一切职能、措施、手段和方法等，最终都是为了获得更佳的行政效益。

②运用效益原理必须正确处理的关系

在行政管理中运用效益原理，必须正确处理好几个方面的关系：

a．整体效益和局部效益的关系；

b．行政管理的直接效益与整个社会目标的关系；

c．长远效益和当前效益的关系。

3．管理的一般过程

（1）计划

计划是五种管理职能中最基本的一项职能，它涉及的问题是要在未来的各种行为过程中作出抉择，其他四项管理职能都必须反映计划职能的要求。

①计划工作的分类

计划的种类有很多，可以按不同的标准进行分类，常见的分类标准有：按计划的期限划分，按计划的明确度划分，按计划范围的广度划分和按计划的表现形式划分。计划按时间可以分为三种：短期计划、中期计划、长期计划。

②计划工作的主要内容

a．做什么，就是要明确计划的目标任务和要求，明确每一个时期的中心任务和工作重点；

b．为什么做，就是要明确设立目标任务的必要性，并论证实现目标任务的可行性；

c．何时做，就是选定计划实施的时机，以及规定计划中各项工作的开始和完成的进度，以便进行有效地控制，

对能力资源进行平衡；

d．何地做，就是规定计划实施地点或场所，了解计划实施的环境条件和限制，以便合理安排计划实施的空间组织和布局；

e．谁去做，就是计划不仅要明确规定目标任务、地点和进度，还应规定由哪个主管部门负责；

f．怎样去做，就是制定实施计划的措施，以及相应的政策和规则，对资源进行合理分配和集中使用，对人力、

生产能力进行平衡，对各种派生计划综合平衡等。

（2）组织

①定义

组织就是建立企业的物质和社会的双重结构。它包含明确组织所承担和需完成的任务，由谁去完成任务，组织机构的设置，信息指令的传递渠道的建立，以及权力的划分和组织任务的工作的协调。

②组织工作的主要内容

a．组织总是具有目标的，目标决定着组织的活动范围和性质。因此，组织机构的设置，人员的调配，职位、职责和职权的确定，都必须服从于组织的目标；

b．为了履行职责和行使责权，实现组织目标，需要进行组织设计，按一定标准建立组织机构，并明确各组织机构的责权范围和它们之间的关系；

c．为了完成组织任务，实现组织目标，管理者的重要任务之一是行使组织职能，把人、财、物、信息等进行合理有效地组合，以充分发挥其各自的效能。

（3）领导

①定义

领导就是为寻求从企业拥有的所有资源中获得尽可能大的利益，引导组织达到它的目标。它包含如何确定领导的模式；如何去激励下属，引导他们实现组织的目标；如何选择有效地沟通渠道，增强人们的相互理解，以及解决组织成员之间的冲突。

②有效的领导

任何领导者或潜在领导者的性格均充满力量。严重的个性缺陷不能被忽视，它们将总是使领导者的领导无法产生实效。有效的领导要求管理人员在合理的制度（领导体制）环境中，利用优秀的素质、采用适当的方式、针对组织成员的需要及特点，采取一系列措施去提高和维持组织成员的工作积极性。

【例】下列不属于领导者的三项基本职能的是（　　）。

A．观念技能

B．人事技能

C．管理技能

D．技术技能

【答案】C

【解析】领导者的基本技能包括技术技能（Technical Skills）、人事技能（Human Skills）和观念技能（Conceptual Skills），即THC技能。T技能即技术技能，是指正确地掌握了从事一项工作所需的技术和方法。H技能即人事技能，是指在工作中与人打交道的技能。C技能即观念技能，包括对事物的洞察、判断和概括技能。对各种不同类型组织的领导者来说，具备THC技能是一种普遍要求。

（4）控制

①定义

控制是根据组织的计划和事先规定的标准，监督检查各项活动及其结果，并根据偏差或调整行动或调整计划，使计划和实际相吻合，保证目标实现的行为。控制的实质就是使组织进行的各项工作尽可能的符合计划和按照计划运转，并完成计划中所指定的各项目标。它包含控制标准的设置，现场的监督与管理，收集工作进行的信息，将信息与标准进行比较，发现工作中的缺陷，及时地采取纠正措施，确保组织工作能沿着正确的轨道前进。

②控制的过程

a．确定业绩目标、标准或指标；

b．考核实际业绩；

c．比较实际业绩与选择标准；

d．评估结果，如果没有达到标准的话，采取纠正行动。