第四章　会计凭证

一、会计凭证概述

1．会计凭证的概念和种类

会计凭证是记录经济业务事项发生或完成情况的书面证明，也是登记账簿的依据。

会计凭证可以分为：

（1）原始凭证。原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。

（2）记账凭证。记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。它是登记账簿的直接依据。

2．会计凭证的作用

（1）记录经济业务，提供记账依据。

（2）明确经济责任，强化内部控制。

（3）监督经济活动，控制经济运行。

二、原始凭证

1．原始凭证的种类

（1）按照来源不同分类

①外来原始凭证。外来原始凭证指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。一般属于一次凭证。

②自制原始凭证。自制原始凭证指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供内部使用的原始凭证。

（2）按照填制手续及内容不同分类

①一次凭证。一次凭证指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。一次凭证是一次有效的凭证。外来原始凭证一般都是一次凭证，自制原始凭证大多也都是一次凭证。如领料单、工资单、收据、发货票、收料单、银行结算凭证等。

②累计凭证。累计凭证指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证。限额领料单是典型的累计凭证。

③汇总凭证。汇总凭证指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。如收料凭证汇总表、发出材料汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单、销售日报等。

（3）按照格式不同分类

①通用凭证。通用凭证指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。如增值税专用发票、银行转账结算凭证等。

②专用凭证。专用凭证指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如收料单、领料单、工资费用分配表、折旧计算表等。

2．原始凭证的填制要求

（1）填制原始凭证的基本要求

①记录要真实。原始凭证所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。

②内容要完整。原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。

③手续要完备。单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员的签名盖章；对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。

④书写要清楚、规范。原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字。在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。金额数字一律填写到角、分，无角、分的，写“00”或符号“一”；有角无分的，分位写“0”，不得用符号“一”。大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写。大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白。大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字；有分的，不写“整”或“正”字。如小写金额为￥1008．O0，大写金额应写成“壹仟零捌元整”。

⑤编号要连续。如果原始凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。

⑥不得涂改、刮擦、挖补。原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

⑦填制要及时。各种原始凭证一定要及时填写，并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行审核。

（2）自制原始凭证的填制要求

填写自制原始凭证时，必须有经办单位的领导人或由经办单位负责人所指定人员的签名或盖章。自制原始凭证除了必须满足填制原始凭证的基本要求和上述要求，还应注意以下问题：

①一次凭证的填制。一次凭证虽不一定加盖公章，但一定要有完整的签审手续。经办人、负责人、审核人、签领人一定要签名或盖章。

②累计凭证的填制。填制累计凭证时，除了满足一次凭证的填制要求，由于可能涉及多个部门，所以必须由相关部门责任人审核签章。

③汇总凭证的填制。填制汇总凭证时，编号、填制日期、经济业务内容、数量、单价、金额、制证人、审核人、收款人、所附原始凭证张数必须填写。按经济业务发生的先后顺序号登记，最后加以合计。这些原始凭证如果数量不太多，可以附在汇总表后面，如果数量太多，应单独编号装订，妥善保管备查。

（3）外来原始凭证的填制要求

从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章。

3．原始凭证的审核

（1）审核原始凭证的真实性。包括原始凭证的日期、业务内容、数据的真实性。各种原始凭证都必须有相关人员的签名或盖章。

（2）审核原始凭证的合法性。审核原始凭证是否违反了国家法律法规，是否符合规定的审核权限，是否履行了规定的凭证传递和审核程序，是否有贪污腐败行为。

（3）审核原始凭证的合理性。审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产经营活动的需要、审核是否符合企业的有关计划和预算等。

（4）审核原始凭证的完整性。审核原始凭证各项基本要素是否齐全，是否有漏项，日期是否完整，文字是否工整，有关人员的签章是否齐全，凭证联次是否完整。

（5）审核原始凭证的正确性。审核原始凭证各项金额的计算及填写是否正确，包括阿拉伯数字分位填写，不得连写，小写金额中间不能留空位等。

(6)审核原始凭证的及时性。审核时要注意审核凭证的填制日期是否符合及时性要求。

经审核的原始凭证应根据不同情况处理：

①对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证人账；

②对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续；

③对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构和会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。

三、记账凭证

1．记账凭证的种类

（1）按内容可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证

①收款凭证。收款凭证是指用于记录库存现金和银行存款收款业务的会计凭证。收款凭证可分为库存现金收款凭证和银行存款收款凭证。库存现金收款凭证有现金结算的发票记账联；银行存款收款凭证有银行进账通知单。

②付款凭证。付款凭证是指用于记录库存现金和银行存款付款业务的会计凭证。同样，付款凭证可分为库存现金付款凭证和银行存款付款凭证。库存现金付款凭证有以现金结算的发票联；银行存款付款凭证有现金支票、转账支票存根。

③转账凭证。转账凭证是指用于记录不涉及库存现金和银行存款业务的会计凭证。如企业内部的领料单、出库单等，集体固定资产折旧、期末结转成本等也是转账行为。

（2）按填列方式可分为复式凭证和单式凭证

①复式凭证。复式凭证是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。收款凭证、付款凭证和转账凭证都是复式凭证。

②单式凭证。单式凭证是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。一般适用于业务量较大、会计部门内部分工较细的单位。

2．记账凭证的基本内容

（1）记账凭证的填制要求

记账凭证必须具备以下基本内容：①记账凭证的名称；②记账凭证的日期；③记账凭证的编号；④经济业务事项的内容摘要；⑤经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向；⑥经济业务事项的金额；⑦记账标记；⑧所附原始凭证的张数；⑨制证、审核、记账、会计主管等有关人员的签章，收款凭证和付款凭证还应有出纳人员的签名或盖章。

（2）收款凭证的填制要求

收款凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“库存现金”或“银行存款”；日期填写的是编制本凭证的日期；右上角填写编制收款凭证的顺序号；“摘要”填写对所记录的经济业务的简要说明；“贷方科目”填写与收入库存现金或银行存款相对应的会计科目；“记账”是指该凭证已登记账簿的标记，防止经济业务事项重记或漏记；“金额”是指该项经济业务事项的发生额；该凭证右边“附件张”是指本记账凭证所附原始凭证的张数；最下边分别由有关人员签章，以明确经济责任。

（3）付款凭证的填制要求

付款凭证的填制方法与收款凭证基本相同，只是左上角由“借方科目”换为“贷方科目”，凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。对于涉及“库存现金”和“银行存款”之间的经济业务，一般只填制付款凭证，不编收款凭证。

（4）转账凭证的填制要求

转账凭证将经济业务事项中所涉及的全部会计科目按照先借后贷的顺序记人“会计科目”栏中的“一级科目”和“二级及明细科目”，并按应借、应贷方向分别记人“借方金额”或“贷方金额”栏。其他项目的填列与收、付款凭证相同。

（5）记账凭证的审核

①内容是否真实。审核记账凭证是否附有原始凭证以及原始凭证的内容是否与记账凭证的内容一致，记账凭证汇总表与记账凭证的内容是否一致。

②项目是否齐全。日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数以及有关人员签章等的填写是否齐全。

③科目是否正确。审核记账凭证的应借应贷科目是否正确，是否有明确的对应关系，所使用的会计科目是否符合国家统一的会计制度的规定。

④金额是否正确。审核记账凭证的金额与原始凭证的有关金额是否一致，记账凭证汇总表的金额与记账凭证的金额合计是否相符，原始凭证中的数量、单价、金额计算是否正确等。

⑤书写是否正确。审核记账凭证中的记录是否文字工整、数字清晰，是否按规定使用蓝黑墨水或碳素墨水，是否按规定进行更正等。出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重收、重付。

四、会计凭证的传递和保管

1．会计凭证的传递

会计凭证的传递是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部各有关部门和人员之间的传送程序。

2．会计凭证的保管

会计凭证的保管，是指会计凭证登账后的整理、装订和归档存查工作。主要有以下要求：

（1）定期装订成册，防止散失。

（2）会计凭证封面应注明单位名称、凭证名称、凭证张数、起止号数等。

（3）会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。

（4）原始凭证较多时可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号。

（5）严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。