第二节 中小企业工作分析的内容和步骤
一、中小企业工作分析的信息
中小企业工作分析需要大量的信息，收集适量的、高质量的信息是中小企业工作分析的核心工作。中小企业进行工作分析是为了解决七个问题，即“6W1H”（如图3-2所示）。
图3-2 工作分析的信息
二、中小企业工作分析的内容
一般来说，中小企业工作分析由两部分组成：工作描述和工作规范。工作描述即确定工作的具体特征；工作规范指工作对任职人员的各种要求。
工作描述又称工作说明，是指一种提供有关中小企业内部的工作任务、工作职责等方面信息的文件。它所提供的这些信息应该是真实的、准确的，能够简要地说明企业期望员工做些什么，同时确切地指出员工应该做什么、怎么做和在什么样的情况下履行职责。它主要包括以下八个方面的内容：
（1）职位标识。它包括工作名称和工作地位，其中工作地位是指员工在企业中所属的工作部门、直接上级职位、工作等级、工资水平、所辖人数、定员人数、工作地点、工作时间等。
（2）工作概述。即描述在企业中该工作的总体性质，包括其主要功能或活动。如中小企业市场营销经理的工作可概述为“规划、指导、协调公司产品和服务的市场营销”。
在工作说明书中要慎重使用像“完成领导指派的其他任务”这样的表述。虽然这种说法可以为主管人员分派工作提供更大的灵活度，但一些专家一针见血地指出，“一项经常可以看到的工作内容如果不被明确地写进职位说明书，而只是用像‘需要完成的其他任务’这样‘躲躲闪闪的句子’来表述的话”，就很可能成为逃避责任的托词，因为这使得对该职位性质以及任职者工作任务的描述出现了漏洞。
（3）工作职责和任务。它是工作描述的主体，必须详细描述，并列出内容。所谓职责，就是在企业中这项工作的权限和责任有多大，主要包括以下几方面：①对原材料和产品的职责；②对机械设备的职责；③对工作程序的职责；④对其他人员的工作职责；⑤与其他人员合作的职责；⑥对其他人员安全的职责。分析人员应尽量采用“量”来确定某一工作所有职责的情况。
（4）任职者的工作权限。中小企业中，每个职位都有明确的职务工作规范，既不能无职无权，也不能无责无权，更不能有权无责，必须职、责、权、利相结合，明确各个职位之间的分工和协作关系。
（5）工作绩效标准。有些工作说明书中还包括一部分有关工作绩效标准的内容。这部分内容主要说明任职者在执行工作说明书中的每项工作任务时所要达到的标准。
对于中小企业来说，确立工作绩效标准绝非易事。大多数管理者已经意识到，仅仅告诉下属人员“要尽最大努力地工作”，却不为他们提供足够的指导是不够的。确定工作绩效标准的一个比较简便的方式就是，按以下句型将内容填写完整：“如果你……我就会对你的工作感到完全满意。”如果对工作说明书中的每一项工作任务都按这个句型叙述完整，那么就会形成一套切实有效的工作绩效标准。
（6）工作条件。它是对工作地点的温度、湿度、光线、噪音、安全条件、地理位置、可能发生意外事件的危险性，室内或室外等工作条件和物理环境的说明。
（7）工作关系，又称工作联系。工作联系说明任职者与中小企业内部及外部的其他人之间的联系。它包括中小企业工作群体中的人数及关系、完成工作所要求的人际交往的数量和程度、中小企业各部门之间的关系、工作点内外的公益服务、文化设施、社会习俗等。
（8）工作规范。它是根据工作内容拟定的最低要求的任职资格，列明适合从事该项工作的人员必须具备的条件、个人特质、接受的训练等，供招聘使用。工作规范的内容通常包括所需知识、技能和能力、体能条件、个性特点、教育程度、工作经验、专业资格等。对任职资格与任职条件的说明必须清楚、简明、直接和详尽。
工作说明的内容根据使用目的或者用途的不同而有所不同。一般来说，职位标识、工作概述、工作职责三个项目是所有工作说明都应该有的，其他项目则视需要而定。例如，工作说明如果是用于招聘和选择的，则必须包括工作规范和工作环境；如果是用于授权，则必须包括工作权限和工作关系；如果是用于绩效评价，则应包括绩效标准和工作规范。
工作说明的格式不尽相同，每家企业都可能有不同的写法，有的详尽，有的简略。一般来说，工作说明的详略程度没有绝对的标准。对于一些简单的或者技术性不强的工作，可以十分清楚地描述；但是对一些复杂的或者技术性很强的工作，要详细具体地描述该项工作的内容就非常不容易，只能用一些含义宽泛的词句概括其工作内容。
中小企业除自己编写工作说明之外，也可以参考一些标准化的工作说明。
中小企业工作规范是中小企业中的员工为了完成某种特定的工作所必须具备的知识、技能、能力以及其他特征的一份目录清单。知识指的是为了成功地完成中小企业某项工作任务而必须掌握的知识性或程序性信息；技能指的是完成中小企业某项特定的工作任务所具备的熟练水平；能力指的是一个人所拥有的通用的且具有持久性的才能；其他特征主要是指性格特征，如一个人对目标的坚持不懈等。这些特征都是与人有关的特点，且不能被直接发现，只有当一个人实际承担工作任务与职责的时候，才有可能对这些特点进行观察。
中小企业工作规范的内容主要包括：
（1）一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验等；
（2）生理要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度等；
（3）心理要求：包括观察能力、逻辑思维能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创新能力、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质、兴趣、爱好、态度、事业心、合作性、领导能力等。
中小企业工作规范的确定应与工作本身的客观要求相一致。因此，首先必须明确中小企业某项工作需要具备哪些基本资格因素，即确定任职资格的因素范围；其次是必须明确中小企业某项工作需要达到何种程度的资格条件，即确定各项资格因素的等级要求。在工作分析中，应明确确定与工作相关的资格因素，并对担任工作所需资格的最低标准作出规定。
工作描述和工作规范可以采用文字描述的形式，也可用表格的形式，有时两者合并成一份“中小企业工作说明书”（如表3-1所示）。
表3-1 某中小企业办公室主任工作分析文件
三、中小企业工作分析的步骤
中小企业工作分析是一个系统的分析过程。其主要步骤可分为四个阶段：准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段。这四个阶段关系十分密切，它们既相互联系，又相互影响（如图3-3所示）。
图3-3 中小企业工作分析各个阶段的关系
准备阶段主要解决“为什么进行工作分析”和“怎样进行工作分析”两个方面的问题。它的任务主要是熟悉情况、确定样本、建立联系和组成工作小组。具体工作如下：
1.明确中小企业工作分析的意义和目的
有了明确的目的，才能确定调查的范围、对象和使用的方法。因此，在进行中小企业工作分析时，首先要明确目的，做到有的放矢。
2.确定中小企业工作分析时所需信息的收集类型和范围，识别工作信息来源
成功完成中小企业工作分析，需要收集大量的信息。为了确保信息的质量，减少信息分析的工作量，必须事先确定信息的种类和范围、信息来源、任职者、下属、管理监督者、工作分析人员等，据此确定调查和分析对象的样本，并考虑样本的代表性。
3.制订中小企业工作分析计划
中小企业工作分析计划包括整个工作的进程、企业内进行分析的各个职务的名称和任职者人数，估计工时需要和分析人员人数，所需费用和其他条件、分析过程中各个环节的责任划分等。
4.选择中小企业工作分析人员，组成工作小组
中小企业工作分析人员应具有丰富的经验，较高的受教育程度，分析时要具有公正性、独立性和认真负责的精神，同时需要具有良好的分析能力、合作能力以及视觉记忆能力，同时熟悉多方面的工作、工艺及机器。工作小组要具有代表性，应由工作分析专家、主管和任职者组成。
5.取得认同和合作
中小企业工作分析需要取得各方面的支持和合作。应当把分析的有关设想上报企业高层并力争取得他们的同意。同时，要取得中层管理者的支持，因为在分析的实施过程中，他们起着举足轻重的作用。此外，还要把中小企业工作分析的目的和意义、拟采取的步骤、分析进度等向有关人员进行宣传和解释，使他们充分理解计划方案，更好地配合分析工作。
6.培训中小企业工作分析人员
组织分析人员学习把握中小企业工作分析的内容，熟悉具体的实施步骤和方法，制定规范用语。必要时可先以一两个重点工作为试点，从中取得经验。
这一阶段的任务是按照规定的程序和方法收集信息，对中小企业分析工作的过程、环境、内容、人员等各个方面全面调查。具体工作包括：
1.编制、拟定收集信息所需的各种文本
所需的文本包括观察提纲、访谈记录表、调查问卷等。
2.综合运用各种调查方法
收集信息的方法多种多样，主要有：工作实践法、直接观察法、面谈法、问卷法、关键事件法等，工作人员按选定的程序和方法收集信息。
这是中小企业工作分析中十分重要的一个阶段，该阶段的主要任务是对各不同职务的工作特征、人员特征的调查结果进行深入全面的分析和总结。具体工作如下：
（1）仔细审核已收集到的各种信息；
（2）对工作分析信息进行分类，分析有关工作和工作执行人员的关键信息；
（3）归纳总结工作分析的要点，包括关键岗位的职责、人物、工作关系、职务范围等；
（4）针对工作分析提出的问题，提出改进建议，重新划分工作范围、内容、职责，确保所提出的问题都能得到解决。
这是中小企业工作分析的最后阶段，该阶段的具体任务是根据中小企业工作的要求与有关信息编制工作分析文件，制定职务描述书与任职资格说明书。具体工作如下：
（1）根据工作分析文件规范标准和经过分析处理的信息，草拟“工作说明书”“任职资格说明书”；
（2）将草拟的“工作说明书”“任职资格说明书”与实际工作作对比；
（3）根据对比的结果决定是否需要进行再次调查研究；
（4）修改“工作说明书”“任职资格说明书”；
（5）若需要，可重复第2—4点的工作，对于特别重要岗位的“工作说明书”“任职资格说明书”应多次修改；
（6）形成最终的“工作说明书”“任职资格说明书”；
（7）将“工作描述书”“任职资格说明书”应用于实际工作，并收集应用的反馈信息，不断完善“工作说明书”“任职资格说明书”；
（8）对中小企业工作分析工作本身进行总结评估，将“工作说明书”“任职资格说明书”归档保存，为今后的工作分析提供经验与信息基础。
四、中小企业工作说明书的编写
中小企业工作分析的目的是对企业内相关工作的性质特点作出描述，对工作任职资格作出规定，并在各项人力资源管理活动中应用。因此，在收集和分析工作信息基础上形成的工作分析成果须以文字形式记录下来。工作分析文件包括工作描述和工作任职资格说明两大部分，工作描述也称为工作说明。
工作说明书是关于任职者实际做什么、如何做，以及在什么条件下做的一种书面说明。要利用工作说明书中的信息编写任职资格说明书，说明任职者为圆满完成职位工作所必须具备的知识、能力以及技能。
工作说明书在中小企业管理中的地位极为重要，它不但可以帮助任职人员了解其工作、明确其责任范围，还可为管理者的某些重要决策提供参考。健全中小企业人力资源管理制度的基础性工作就是对企业开展工作分析，而工作说明书是中小企业人力资源管理的基础性文件，在编写时应注意以下几个方面：
（1）清晰。工作说明书对工作的描述要清楚透彻，任职人员阅读以后，无需询问其他人就可以明白其工作内容、工作程序与工作要求等。
（2）具体。在说明工作的种类、任职者须具备的技能、任职者对工作各方面应负责任的程度这些问题时，应尽量使用具体的动词。一般地，企业中较低职位的任务最为具体，工作说明书中的描述也最具体。
（3）指明范围。在界定职位时，要确保它的范围和性质，如用“为本部门”“按照经理的要求”这样的句式来说明。此外，还要包括所有重要的工作关系。
（4）简单。在囊括了所有基本工作要素的前提下，工作说明书的文字描述应简明扼要。
（5）共同参与。为了保证中小企业分析工作的严肃性和科学性，工作说明书的编写不应当“闭门造车”，应由中小企业中担任该职务的工作人员、上级主管、人力资源专家共同分析协商。只有综合考虑各方面的意见，制定出来的工作说明书才会为各方面所接受，才能在工作中真正发挥作用。