第二章 会议与活动管理
第一节 会前筹备
理论知识
项目一 确定会议名称、拟定会议议题
一、会议的基本概念
在确定会议名称、拟定会议议题之前，必须对会议的基本概念有所了解。
对于会议的概念，《现代汉语词典》中有两种解释：一种是指，有组织、有领导地商议事情的焦点，如工作会议、厂务会议等；另一种是指，经常商讨并处理事务的常识机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议等。
会议的构成要素即会议的组成要素。任何会议都由一定的要素构成，缺少某些主要要素，会议就无法召开。
一般会议的构成要素包括会议名称、时间、地点、组织者、主持者、参加者、会议议题、日程等。
根据不同的标准，会议可以划分为不同的类型。下面主要介绍几种常见的分类方法。
（1）根据会议人数划分。可以分为特大型会议：指万人以上的会议；大型会议：千人以上，万人以下的会议；中型会议：指百人以上，千人以下的会议；小型会议：指三人以上，百人以下的会议。
（2）根据会议的时间划分。可以分为定期会议和不定期会议。
（3）根据会议的组织类型划分。可以分为内部会议和外部会议、正式会议和非正式会议。
（4）按照会议采用的方式手段划分。可以分为常规会议、广播会议、电话会议、电视会议和网络会议。
（5）企业内部经常召开的会议有以下几种。
①经理例会。企业内部经理之间定期召开的会议。
②部门员工例会。企业内部各部门员工之间定期召开的会议。
③股东会。企业、公司股东之间的会议，通常用来进行企业内部的一些重要决策。
④董事会。企业、公司定期召开的董事会议，一般也用于企业的重大决策。
⑤公司年会。每年年末或次年年初，公司召开的年度总结大会。
⑥客户咨询会。公司为了方便客户了解产品和服务专门召开的会议。
⑦新产品发布及市场推广会。公司为了推广新产品而召开的一系列会议。
会议是企业在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议形式越来越受到人们的重视。当今，会议已成为各级领导机关、企事业单位重要的工作方法之一。其主要作用可概括为以下几个方面。
（1）传达领导意图。
（2）收集信息，为领导决策提供必要的依据。
（3）可以加强单位内部职工之间的联系。
（4）交流信息，发挥信息共享、开发智力的作用。
一般会议由三个部分组成，包括会前准备、会中服务、会后扫尾三个方面。
（1）会前准备。拟定会议议题→确定会议名称→选择布置会议场所→拟定会议议程和日程→确定与会人员名单、制发会议通知→安排会议食宿→准备会议资料、会议用具→会议经费预算→会场布置及会场布局→检查设备。
（2）会中服务。接站工作→报到、签到工作→会议记录→收集会议信息→做好对外宣传→编制会议简报→传接电话→送茶水→做好会议的值班工作与保密工作→医疗卫生服务→照相服务。
（3）会后扫尾。引导与会人员安全、有序地离开会场→清理会场→安排车辆→交还与会代表物品→整理会议室→归还会场用品→撰写会议纪要→做好会议总结与评估→整理会议文件→会议经费结算。
二、确定会议名称
会议名称的确定，对于会议来说十分重要。会议名称要拟得妥当，名副其实；会名不宜太长，但也不能过分简化；不能使用口语，应该用正规的书面语，如“时装秀”应改为“时装展示会”。确定会议名称主要有以下几个步骤。
具体请见本章项目一中会议的基本概念3中的介绍，此处不再赘述。
（1）会议名称的确定有以下几种方法。
①由“单位+内容”两个要素构成。例如，华荣公司第二次职工代表大会。
②由单位、年度、内容构成。例如，华荣公司2016年总结表彰大会。
③由时间、会议内容和会议类型构成。例如，华荣公司2017年产品销售定价听证会，要求会议名称要用确切、规范的文字表达。
④有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议的名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定；有的会议名称中还包括时间、范围等因素，如天地公司2016年全体员工总结大会。
（2）为会议“取名字”，就是按照会议策划的意图，以专业的知识对会议名称进行文字编辑。以下问题需要注意。
①设计会议名称，要与会议内容相符，会议名称一般由“名词性复合词组”构成，这就要求把体现会议内容要素的名词性词组编辑到位。所谓“编辑到位”，就是运用专业的知识和必要的实践经验，通过文字编辑传递准确的会议信息，完整地表达会议内涵的语义会议名称基本是按照“届数+辐射范围/性质+主题+会议形态”等名词性词组的顺序组合而成。例如，“第五届中国金融衍生品峰会”。
②由“名词性复合词组”构成的会议名称中，显示会议主题和辐射范围的词或词组是设计的关键。会议名称要遵循社会或国际上的惯例选择通行的行业称谓或产品称谓。在设计会议辐射范围时，所选的词或词组要么是国别的，如“中国”“印度”；要么是区域的，如“亚太”“东欧”；也有采用城市或风景区甚至酒店名称的，例如，“博鳌亚洲论坛”。
③由“名词性复合词组”构成的会议名称中，显示会议形态的词或词组是整个复合词组的后缀。该词或词组是显示出了会议形态，例如，“大会”一般指与会人数较多；“论坛”强调会议的开放性，议题的包容性，研讨的平等性；再如，“高峰论坛”，意指会议层次较高，出席者非普通人，而是高阶层官员、业界专家、学界权威。
④会议名称的最终确定权在领导那里，秘书在拟定会议名称之后，要报请主管领导批准后，会议名称才能正式确定。
三、拟定会议议题
会议议题是开会的前提，是会议所要讨论、报告的主要内容。会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的的细化。开会之前一定要明确会议的议题，并且一定要将议题及时地通知给参加会议的人员，让与会人员获得知情权，便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。拟定会议议题主要有以下几个步骤。
会议的议题主要有三个来源：来自上级机关和领导；来自下级部门提交的，需要以会议的形式研究和决定的问题；来自秘书向有关部门收集的本单位的管理活动中需要研究和决定的事项。
对收集的议题进行整理，并向领导汇报，根据领导批示的结果进行处理，并拟定会议议题初稿。
（1）会议议题确定的基本原则。科学合理地确定议题，是保证会议质量的重要因素之一。确定会议议题时应该遵循必需、清晰、有限和相近的基本原则。
①必需原则。必需原则是指单位所拟定的议题有无在会议上讨论研究的必要。
确定会议议题是否必要，首先，要注意的是议题的价值。议题的价值就是指该议题在公司实际工作中所处的地位和作用。一般而言，凡属影响全局工作的议题，都是有价值的议题，都可以列入单位会议讨论的范畴。而那些只对局部工作产生影响或本应由基层部门乃至个人分工负责解决的议题，对会议来说就属于无价值或价值不大的议题，不应列入会议讨论的范畴。
其次，是解决议题的可行性，即议题中所涉及的需要解决的问题的背景情况如何，本单位是否具备解决的条件。如果把背景不清、条件不成熟的议题提交会议讨论，则会出现议而难决，决而难行的情况。所以，在确定会议议题时，对已提交的议题要从调查研究的情况、解决问题的条件等诸方面进行审核，去掉那些情况不明、条件不具备的议题。
②清晰原则。所谓清晰的议题，主要是指要求会议讨论研究的议题的主旨一定要清晰，绝不能含糊不清，使人摸不着头脑。清晰的议题，是形成明确决议的前提条件之一，如某单位行政办公会议拟讨论下属部门提交的“关于请求解决经费”的议题。这个议题显然是违反明确性原则的，因为申请经费用于干什么，从什么渠道解决，经费数额及下限是多少，这些问题不加以明确，会议很难做出决议。清晰原则是会议议题的灵魂，清晰的议题对于提高会议效率，保证会议质量，是十分重要的。
③有限原则。有限原则是指一次会议的议题数量必须是有一定限度的。某些会议组织者在确定议题时常常列上许多项议题，这样会导致每个问题都议而不透，走过场；使会期冗长，参会者精力不集中，不能、不愿表决。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45分钟至60分钟，超过这个时间段，人就容易精神分散；超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过1小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。
因此，必须根据会议时间的长短对议题数量进行严格控制。一般来说，一次会议的议题越少越好，要保证大事、要事、急事先议，并有充足的时间议透、议深、议出结果。
④相近原则。相近原则是指会议议题之间的内在联系，尽量将那些内容相近、相互联系密切的议题放在一次会议上讨论。这样做有助于减少与会人员，有利于相关部门的共同协商和议题内容的保密。
会议议题应该做到以保证会议质量，提高会议效率为宗旨。
（2）议题安排原则。议题安排可以按照以下一些原则进行安排：按重要性；按紧急程度；按时间先后；按领导意图；保密性强的放在后面，便于让与会人员退席；分析诸因素再综合考虑排序。
①针对性。安排会议议题必须和会议的主题相符合。
②可行性。会议议题的安排要注意可操作性。
③适当性。会议议题的安排要给出会议时间。
如遇到几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面，尽量保证在最佳时间开会。上午8：00—11：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。
（1）主题设定“空泛化”，议题设置“模糊化”。绝大多数会议都有明确的主题。但是，有不少会议，为了吸引更多的参会人员，会议的主题模糊，覆盖面过于宽泛；也有不少会议，其主报告人选随意性较大，有的说来不来，不得不临时调整，使得报告主题不集中；有的主报告人偏离主题，想讲什么就讲什么，使人摸不清会议主旨。多数会议能根据主题设置若干议题，一般为2～4个，但是也有少数会议没有议题，或议题设置过多，甚至多达十几个，使人无所适从。
（2）主题明确目的单纯。首先，应明确会议主题。例如，经销商座谈会，即将全国各地的经销商召集过来，总结过去，展望未来；将公司新年度的营销政策介绍给各经销商，取得大家的支持和拥护；通过共同探讨，发现以前营销过程中存在的问题，预测市场发展趋势，提出应对的方案和举措，促进厂商“双赢”。其次，会议主题要吻合当前市场实际需求，应该具有时尚、新颖、独特之处。例如，经销商座谈会，公司可将“品牌缔造价值，实力制胜未来——公司经销商营销会”作为座谈会主题，既能赢得公司领导的肯定，又可吸引与会众多经销商们的眼球。
秘书在会前要收集议题，向有关部门调查了解，收集会上要研究的问题，然后对收集的信息进行汇总、整理并加以安排，最后报请领导确定。会议议题的最终决定权在领导那里。
项目二 会议筹备小组分工
一次成功的会议，从筹划开始，到具体操作并落实到每一个细节，牵涉方方面面，各项工作相互链接、相互联系、彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行。仅凭一己之力是很难胜任的，所以大部分时候需要对任务进行分解，对人员进行分工，成立会议筹备小组，各小组之间相互协作，共同完成会议的筹备工作。对参与会议筹备人员进行分工，主要有以下几个步骤。
一、了解成立会议筹备小组的原则
（1）对口原则。专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组。
（2）平均原则。因事设组，每个组的工作量相对平衡。
（3）明确原则。职责应分明，以防止互相推诿的现象。另外，隶属分工和横向协作都要明确；尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。
（4）精干原则。一般人员不要太多，以精干、高效为要。
二、明确会议筹备小组的工作职责和工作内容
会议筹备小组的职责和工作内容一般有：确定会议目标、会议选址、定义与会人群、确定会议持续时间、确定会议日期、调配资源、选择后勤人员、批准预算等。
三、对会议筹备小组进行分工
会议筹备小组一般下设有会务组、材料与宣传组、活动组、后勤与保卫组等。
（1）会务组。主要负责拟定会议预算和会议经费报批；联系大会会场和代表住宿地；制作各种证件；订购会议所需用品；做好各种联系协调工作。
（2）材料与宣传组。主要负责起草工作报告、领导讲话、各种文件和简报工作，负责会议记录、新闻报道、宣传、会议的总结等工作。
（3）活动组。主要负责会议期间各种活动的设计、策划和组织实施等工作。
（4）后勤与保卫组。主要负责会议期间后勤服务工作、医疗救护、安全保卫工作。
四、对各会议筹备小组人员进行分配
一个会议通常牵涉各个部门，一般来说，企业（或组织）的高层及分管副总会在筹备小组中担任一定的职务。企业高层领导会有些讲话和表态。
在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，所以赢得各个部门的理解和支持很重要。
五、报经主管领导批准
会议筹备小组拟定后，须报经领导审核和批准。一经批准，需召集会务工作会议，明确分工。
项目三 选择会址
在任何会议中，环境因素起着重要的作用。不论什么场合，都要保证与会人员集中精力开会。环境因素中，最重要的一个因素就是会议所在地和会议场所。
会议场所的选择，在一定程度上决定了会议效果的好坏。做好会议地点的选择工作，有以下几个步骤。
一、确定会议所在地
国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市，如上海、武汉、广州、西安等地召开。
专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。如棉花种植会议在深圳开，钢铁生产会议在青岛开，就不合适了；小型的、经常性的会议可以安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。
二、选择会议场所需要考虑的因素
选择具体会议场所应考虑以下几个因素。
（1）应考虑交通便利。会场位置必须让领导和与会人员方便前往。一般应选择在距领导和与会人员的工作地点均较近的地方；若是在外地，则要选择在大部分与会人员方便到达的地点。
（2）会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时，应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。
（3）场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时，应该根据会议的需要检查有无须要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
（4）场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪声，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此，在场外应竖起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
（5）应考虑有无停车场所和安全设施问题。
（6）场地租借的费用必须合理。
（7）会议场所周围有没有必要的餐饮和娱乐设施。
三、注意事项
秘书在选好会议场所经单位主管领导同意后，应和承租方签订使用协议，并且要保持与会场管理人员联系，特别是开会前要落实会场的准备工作情况，使会议能够正常进行，确保万无一失，如有特殊情况应立即向主管领导汇报，并协助领导一起解决问题。
项目四 拟定会议议程和日程
一、拟定会议议程
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议各项议题按照一定的原则和顺序编排起来并以文书的形式确定下来的大致安排。会议主持人要根据议程主持会议。议程所涵盖的除了足以实现会议目的各种议案之外，还包括与会人员姓名、会议时间以及会议地点等项目。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。
拟定会议议程是秘书的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会人员。会议议程是会议具体的概略安排。
秘书在编排会议议程的时候，应遵守以下两个原则。
（1）缓急轻重的原则。即越紧要的事项越应排在会议议程的前端处理，越不紧要的事项越应排在议程的后端处理。这样做的一个好处是：就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议案已被处理过。那些较不紧要的议案，则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予处理。
（2）明确时间原则。即每个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。标示时间要具体，以便与会人员准时参加与自己有关议案的讨论。
会议议程由标题、题注、正文、落款和制定日期等五个部分组成。
（1）标题。标题由“会议全称+议程”二字组成。
例如，华荣公司2016年年终表彰大会议程。
（2）题注。法定性会议应当在标题的下方说明会议通过的日期、会议名称。一般企业或者单位会议议程可以没有题注。
例如，全国政协十届三次会议议程。
（3）正文。简要说明每次议题和活动的顺序，并冠以序首，将其清晰地表达出来，一般不用标点符号。
（4）落款。由会议组织机构确定的议程应当标明制定机构的名称，如秘书处。由会议通过的议程不用标写落款。
（5）制定日期。无须大会通过的议程要标明制定的具体日期。
（1）提前向与会人员简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作，如抽样调查员工意见、汇集统计数字、收集背景资料等。
（2）对将要讨论的问题要求及早思考。如果时间允许，则可以把与会人员的建议合并到暂定议程里，提前分发，以征求补充意见。
（3）把议程的话题限制在同一个主题范围内。这有助于会议日程从容进行，同时使必须参加企业会议的人数减到最少。如果议程中有不同主题，则可以安排两个小会同时进行。如果这些主题之间没有关系，则要少安排一些话题，设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目，辅之以不需大量准备的次要项目。提前分发每项议程话题的文件，以节省开会时间。这样就可以确定每项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会人员简明介绍。
（4）在议程上要标明会议开多长时间。对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的会议话题，要安排充分的时间。要记住注意力的持续时间是有限度的，有效的会议一般持续1个小时，当会议进行了1.5个小时，就接近效果递减的临界线了。如果会议必须开到2个小时以上，应安排中间休息时间。如有可能，要留出会后与会人员交谈的时间。
二、拟定会议日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于日程之后，一般情况下要在会前发给与会人员。
（1）会议日程的格式。会议日程多以表格形式出现，会议日程的要素包括：时间、地点、内容、参加人、负责人等栏目。将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。
（2）会议日程编排的原则。编排会议日程要遵循两个原则：一是要精简、高效、科学、合理；二是要松弛有度、劳逸结合，符合人体的生理和心理规律。
项目五 制作会议证件和指示标识
一、会议证件的类型和作用
召开会议，有必要制发会议证件。一般来说，制发会议证件，只限于大中型重要会议，而通常的小型会议，没有必要制发证件。还有些普通的大型会议，可制作普通的像入场券性质的证件即可。会议证件主要有来宾证、代表证或出席证、列席证、工作证、记者证等。
（1）来宾证。表明是会议主办方邀请的嘉宾。
（2）代表证或出席证。与会人员既有参加会议的权利，又有选举权和被选举权。
（3）列席证。与会人员有权到会旁听，但无选举权和被选举权。
（4）工作证。证明是会议的工作人员，会议期间的出入与活动具有一定的限制。
（5）记者证。证明是新闻媒体的工作人员或记者，持记者证在会议期间才允许进行采访，但有一定的工作区域的限制。
（1）证明与会人员的身份。
（2）确保会议安全，有效控制人员随意出入。
（3）便于统计到会人数。
（4）有利于维持会议程序。
制作会议证件要经一定的程序：设计内容→颜色→控制印制数量→发放中的特殊要求→盖章确认。
内容设计上一般要有会议名称，与会人员姓名、称谓（先生、女士等），身份（职务、职称等）和组织的名称等。重要的大型会议还要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章，姓名卡片可设计为红、蓝、白、黄等几种不同的颜色。
会议证件的样式有以下几种可供选择。
（1）系带式。可悬挂在与会人员的脖子上。
（2）夹子式。可夹在与会人员上衣的不同位置。
（3）台签式。可放在与会人员面前的桌子上。
（4）粘贴式。可粘贴在与会人员上衣的不同位置。
（1）大中型重要会议，证件要正规。内容设计上要有会议名称，与会人员姓名、称谓（先生、女士等），身份（职务、职称等）和组织的名称等。
（2）重要并具有保密性质的会议要在证件上镶嵌或粘贴与会人员本人的相片，并加盖会议印章。
（3）证件的形式应反映会议的内容，样式设计应经济实用、美观大方。
（4）大中型重要会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、会议工作和服务人员等不同的身份，可设计为红、蓝、白、黄等几种不同的颜色。
（5）应根据会议类型选择发放地点、时间和会议证件的样式。一般情况下，在会议接待区向与会人员发放姓名卡片，事先要在主席台和座席等重要席位放置台签式姓名卡片。
（6）会议证件或姓名卡片应根据会议主办方不同的文化理念而设计。
二、指示标识的类型和作用
会议的指示标识是在会场和相关服务区域摆放或者设置的某些标识物，如各种指示牌、接待处和签到处的标识，贵宾室、饮水处、洗手间等地方的标识。
（1）指示牌。大中型会议应制作标识牌或指示牌，放置与会人员进入开会区域的通道上，方便与会人员顺利找到相关区域或地点。
（2）区域图或路线图。在一些会议场馆里，为方便与会人员入座，事先画出区域图，张贴于入口处。
（3）名签或台签。在主席台或各种办事地方摆放名签或台签，以标明人员的身份或办事机构的名称。
一般情况下，由会议组织者内部制作简易指示标识，还有就是请专业的会议承办机构、图文制作公司根据会议组织者的要求进行制作。
项目六 确定与会人员名单、制发会议通知
一、确定与会人员名单
选择恰当的与会人员是会务工作中比较困难而又关键性的工作环节，是会议成功的重要因素之一。秘书应根据领导的指示和要求，综合考虑和查对后，提出与会人员名单，并请领导审定。
确定与会人员的要点有以下几方面。
（1）参加对象的职务或级别，即明确会议必须要担任什么职务和级别的人员才能参加。
（2）参加对象的身份，即明确一个对象是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身份的哪一种来参加会议。
（3）参加对象的代表性。
（4）参加会议的总人数。
二、制发会议通知
会议通知是向与会人员传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会人员沟通的重要渠道。
（1）会议通知是会议组织者组织会议的重要凭据。
（2）会议通知是会议组织者同与会人员沟通的重要渠道，与会人员可以通过会议通知了解会议召开的具体情况。
会议通知的方式很多，其主要方式有口头通知、电话（传真）通知、书面通知、电子邮件通知等。
（1）口头通知。这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。
（2）电话（传真）通知。大多数会议都采取这种方式通知。以电话（传真）为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下，成本也不高。当然，以这种方式传达通知时，会务人员必须进行通知情况书面记载。
（3）书面通知。是一种传统的方式，适合大型会议。由于书面通知在传递过程中需要一定的时间，所以要提前准备。如果在预定的时间里对方没有收到，则还需要及时采取补救措施。
（4）电子邮件通知。它是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势——快捷、准确、低成本，而且内容清楚，一目了然。目前，通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。但是，由于有的地方尚未普及网络技术，所以这种方式目前还未被普遍采用。
会议通知的主要内容一般包括：会议名称、主办单位会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息报到事宜及相关要求、会议相关材料，回复需要的信封、邮票等，有关票证、会议地点交通路线等。
制发带回执的会议通知一般包括以下五大部分内容。
（1）标题。
①主办单位名称+会议名称+通知，这种结构一般用于重要会议。
②只写“会议通知”或“通知”，这种结构一般用于事务性或行政性会议。
（2）通知对象。可以是单位，也可以是个人。
（3）正文。正文一般包括：会议的目的和主题；会议时间，包括报到时间和结束时间；会议地点，包括报到地点、会议地点、住宿地点、路名、门牌号等，必要时可以附上简要的地图；参加对象，如发给单位要写明参加人员的基本职务、性别、参加会议的人数；其他事项还包括费用、联系方式、报名方式等。
（4）落款和日期。
（5）回执。回执一般采用表格方式。
（1）人员名单确定后，要在正式发送会议通知之前送交领导审核，最终根据领导确定的名单发送会议通知。
（2）对书面通知的地址、邮编等要填写正确。
（3）装信封和粘贴邮票时要注意，不要装错、漏装，信封上要写明“会议通知”字样。
（4）落实发送的回复环节（如发送对象有没有及时收到通知，可以通过电话、口头询问、电子邮件等方式检查通知是否落实）。
（5）在会议前夕，最好能和所有发出通知的人员联系，进一步确认其是否能够到会，以便安排食宿，代客户订购回程车票等。
（6）对于一些经常参加会议的客户信息应用电脑打印出来，制作成小纸条，便于下次发通知时用得上。
项目七 准备会议资料、会议用具
一、会议资料
会议资料可分为来宾资料、会务资料和沟通资料三类，秘书应提前做好充分的准备，按时分发或恰当使用。
来宾资料是来宾报到时分发的资料，整理后用资料袋装好，形成一份份的材料袋，无须来宾个人领取或索取。资料袋中的物品应包括：会议文件资料（如重要人物讲话提纲等），会议手册（会议日程表、会议须知等），分组名单，笔记本，文具，代表证，房卡，餐券等。
会务资料包括：接站一览表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、会间乘车分组表、订票登记表、会务组成员通讯录（每人一份）等。
沟通资料主要包括：会议宣传资料，会议参考文件，与会议有关的此前各种记录，各种与会议有关的协议书、合同书等相关资料。
如果有大会发言，一定要把发言稿打印好，事先分发给每个会议代表。领导的发言稿一般都是由秘书起草的。一个有丰富经验的秘书在把发言稿交给领导时，肯定会给领导一些提醒，如哪些问题应重点讲一讲，哪些问题可能会引起质疑等。
准备会议资料时，不能是有多少代表就打印多少份，一定要多打印一些，以备不时之需。
二、会议用具
不同的会议需要不同的用具，秘书要根据会议的具体内容进行准备，千万不能出现会议因用具不全而被迫中断的现象。即使是同一个会议，同样的人员出席，由于会场的变更，所需的用具也会有所不同。对于这一点，秘书最好将准备会议用具的工作与会议的日程安排结合起来。例如，星期一上午董事长讲话需要哪些用具，星期二下午技术总监讲解新产品开发需要哪些用具，这样在排好会议日程表的同时，会议所需用具的清单也列出来了。
常用的设备包括空调、笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、饮用水、灯具、音响、录音、摄像和安全设备等。
常用的物品包括一次性水杯、电池、剪刀、纸张夹、裁纸刀、胶带纸、双面胶、订书机、尺子、绳线、订书钉、回形针、大头针、胶水、白板、白板笔、粉笔、信封、便笺、铅笔、签字笔、信纸、禁烟标志、放大的公司标识、公司电话簿等。
另外，应有一些可能用到的用品和设备，如国歌和国际歌伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。
准备会议用品时，需注意以下事项。
（1）根据会议经费的预算，量力而出。
（2）所备物品经济适用，严禁奢华，避免产生不必要的浪费。
（3）学会精打细算，必需的开支应优先考虑，如宣传材料、传真复印、磁带胶卷、纸笔等；观光用品、纪念品、奖品等附属支出，可适当压缩。
（4）会议物品的准备有时可结合公关宣传工作，如在发放的纸笔或资料袋上印制企业及会议名称。
（5）准备就绪的物品在会议前要做适当的试用或调试，如果需用到黑板、白板时，则应将其附带的粉笔、水笔、指示棒或荧光笔、板擦等一起准备好；会议正式开始前两小时开空调应进行预冷或预热等。
（6）使用各种视听设备时，应安排专人负责调试、维修和保管。在现代会议中，常用的视听设备有表决投票系统，同声传译系统，发言讨论系统，多媒体设备（投影机、投影屏、投影仪、幻灯机），摄像机，录像机，电视机，电视墙，数据监视器，音响设备，办公设备，音频视频会议系统等。
专门负责视听设备的维护人员应注意：记录好使用及维修记录；准备一些应急的配件，如保险丝、电工盒、空白磁带、彩色粉笔等；若租赁的设备较多，则应向出租方要求配备专门的应急维修人员及电话号码；陈旧的设备宁可更换新的，也不要在会议期间耽误时间维修；一切设备最好能在会议前预演一遍。
项目八 会议经费预算
一、制定会议经费预算的原则
制定会议经费预算应当遵循以下几项原则。
（1）严格遵循节俭办会的宗旨，根据实际需要科学合理地分配各项开支，并保证资金专项使用，真正用之于会。
（2）严格控制经费总量，每次会议的经费都有一定的限度，所有开支都必须控制在适度范围之内，不能无限制地增加，会议成本总量不能超过会议预期收益，否则开会就没有任何必要了。
（3）在经费数量受限情况下，或当经费不足时，要确保有限的经费花在重点环节上。
（4）对会议中的每项开支都应严格审核，力求达到预算经费与实际开支的平衡。能省则省，能减则减。
（5）要充分考虑会议期间可能出现的不可预测的费用开支，预算时要适当留有余地。
二、会议经费预算的构成
（1）场地费。即租借会场的费用，包括会场内基本设施的费用。
（2）设备费。包括购买或租借会议所需的各种视听设备、通信设备、印刷设备等的费用。
（3）会场装饰费。包括制作会标、会徽、标语、购买或租借花卉、彩旗等的费用。
（4）文具、资料费。包括公关宣传、制作会议各类文件资料和证件的费用和相应的文具费。
（5）交通费。包括与会人员往返的差旅费、接送费和会议期间各种接待、参观等所需的交通费。如果与会人员的差旅费由自己负担，则不必列入预算，但要注明。
（6）茶水食宿费。时间较长的会议要考虑茶水、饮料、果点的费用，需要住宿的会议还要预算餐饮费和住宿费。如果食宿费自理，则可不计算在内。
（7）人工费。包括支付给与会人员和会议工作人员的补贴或报酬，如支付给报告人、演讲者、专家、临时借用人员的酬金。与会人员和会议工作人员的工资一般不计算在内。
（8）娱乐休闲费用。如果会议安排了参观游览、文娱等休闲活动，还要预算参观游览门票、演出包场费用等。
三、会议经费预算的筹措方式
会议经费的筹集方式是多渠道的，主要来源有如下几种。
（1）企业单位内部会议经费一般可从行政经费中开支。
（2）由几个单位共同主办的会议，主办者之间通过协商分担费用。
（3）通过向社会各界寻求赞助筹得资金。
（4）与会人员个人承担或部分承担费用，如交通费、食宿费、资料费等，或其所在单位全部承担。
（5）一些大型的会议活动由于影响较大，可以在法律允许范围内通过转让会议无形资产来筹集资金。
（6）其他方式。作为秘书应当通过有效的公关活动多方面获取资金，确保会议有足够的经费开支。
项目九 会场布局及会场布置
一、租借会场
由于有时会场是租借他人的（高级宾馆内的会议室等），因此在开会之前，秘书一定要亲自去检查一下会场，看一下会场的管理人员的态度如何、会场的布置和设备怎样、对一些关键的地方要做详细的记录。
有些会议的参会人数虽然不多，但会议的内容很重要，所以会场不能显得太小。到底租借什么样的会场合适，要根据会议的内容、参会的人数及需要什么设备（如是否需要投影仪）等因素来确定。
二、会场布局
秘书要根据会场的大小和会议的目的，选择适宜的桌椅及摆放方式。桌椅的摆放方式有以下几种。
这种摆放方式的优点是让所有的与会人员能彼此看到对方的脸，大家能在自由的氛围中交流沟通，它适合于讨论形式的会议。如果没有圆桌，则长方形的桌子也可以。参加这种会议的人数最好不要超过20个人。
如果参加会议的人数较多，可以将桌子拼成“口”字形，有时还可以将桌子拼成“E”字形。
这种桌椅的摆放方式一般适用于介绍新产品或新技术的相关会议，有关人员要利用投影仪等进行讲解说明，以便让与会人员共同观看演示。
这种桌椅的摆放方式一般适用于像股东大会这类参会人数较多的会议，让与会人员听取有关人员传达有关信息。
如果是单位内部的定期例会，与会人员基本上是固定的，所以就没有必要准备签到名册，也无须安排座位。只有单位以外的人员参加会议时，秘书才需要预先准备签到名册和安排座次。
三、会场布置
会场布置主要有以下几方面的内容。
会场环境布置的基本要求是庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时，还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。会场的环境布置包括整个会场色调的选择、会场的装饰、会场内座位的布置。
（1）各种大中型会议的会场，应设主席台（与代表席成面对面形式），以便于体现庄重气氛和有利于会议主持者主持会议。主席台是与会人员所瞩目的地点，也是会场布置工作的重点。有的会议，在主席台与代表席之间还设有讲台。一般来说，讲台应在主席台和代表席之间，面向代表席，以便主席团主持会议。现在不管是大型会议还是小型会议，多数做法是不使用讲台，报告人在主席台自己的座位上讲话。但组织代表发言的会议和不设主席台的会议，仍须设置讲台。
中型会议的会场，一般也设主席台，但要求与代表席近一些，用一张桌子置于面对代表席的地方（可以略高于，但不必过高于代表席）即可。几十人到几百人规模的会议，都可以使用这种布置方法。
（2）主席台座位次序是按“以右为上”（面对与会观众）的原则。如果主席台上的人数是单数，正中间的是最重要之人（或职务最高者），仅次其位的坐于其左侧，再次之人位于其右侧，然后依次再往其左、右连续排位，直至排完为止（如图2-1所示）；如果主席台上的人数是偶数，那么最重要之人（或职务最高者）位于正中间往右第一个位置，然后再参照人数是单数的排位方法，如图2-2所示。
图2-1 单数贵宾的领导主席台座次
图2-2 双数贵宾的领导主席台座次
项目十 拟订会议筹备方案
会议筹备方案也称会议预案，是秘书在会议筹备过程中就会议准备工作的组织和实施情况而形成的文字材料。
会议能否取得预期的效果，会前筹备工作十分重要。在会议筹备过程中，会议筹备方案的制订又是一个重点工作，会议筹备方案是会议实施的依据。
一、会议筹备方案的作用
（1）会议筹备方案是会议实施的依据。一次成功的会议，必须经过周密的筹备和部署，会议筹备方案可以使会议在实施过程中有据可依。
（2）通过会议筹备方案可以了解会务工作的全局。会议筹备方案对会议的全局进行了周密、详尽的部署和安排。通过会议筹备方案，可以使会议组织者、工作人员以及与会人员了解会议工作的全局。
（3）可以加强会议筹备小组之间的沟通与协调。一次成功的会议，必须要会议筹备小组之间相互协作和沟通。会议筹备方案可以使筹备小组之间了解相互间的工作任务和工作内容，可以进一步加强小组之间的沟通与协调。
（4）可以确保会议预期目标的实现。拟订会议筹备方案，使整个会议过程按照会议筹备方案的安排和部署有条不紊地进行，有利于会议组织与管理，也有利于会议预期目标的实现。
二、会议筹备方案的特点
（1）全面性。会议筹备方案必须统筹兼顾，涉及会议组织与管理的方方面面。
（2）具体性。会议筹备方案必须对会议筹备过程中的每个环节进行具体、详尽的安排，以便于会议组织者、工作人员顺利地进行工作。
（3）计划性。会议筹备方案必须根据会议筹备的过程和环节，有计划、有目的地进行安排。
（4）明确性。会议筹备方案对于会议筹备过程中的每个环节的目标、工作人员职责、整个会议应该达到什么样的效果等，都有明确的要求。
三、会议筹备方案的原则
（1）严格时间原则。拟订会议筹备方案，必须遵守时间原则，对每个环节完成的期限等必须有明确的时间规定。
（2）明确事项性原则。会议筹备方案对于会议筹备过程中的每个环节的目标、工作人员职责、整个会议应该达到什么样的效果等，都必须做出明确的要求和规定。
（3）会议必要性原则。并不是所有的会议筹备方案都是一样的，拟订会议筹备方案，必须根据会议的实际情况，对会议筹备的环节和内容进行筛选。
四、会议筹备方案的主要内容
（1）会议的主题与议题。
（2）会议的名称。
（3）会议的议程和日程。
（4）会议的时间和地点。
（5）会议所必需的设备和工具。
（6）会议所必需的文件和资料。
（7）与会人员的组成、人数以及与会人员的编组。
（8）会议期间的食宿和车辆安排。
（9）会议经费的预算。
（10）会议筹备小组的组成、人数以及完成任务的期限。
五、会议筹备方案的拟写
会议筹备方案属于计划性文书，其结构由标题和正文组成。
（1）标题。标题由“会议名称+筹备方案”组成。有些筹备方案因要报上级机关批准，用请示的形式出现，但由于筹备方案不宜直接行文，可以作为请示的附件。
（2）正文。会议筹备方案的正文应该包括标题四中的10项内容。
项目十一 拟订会议应急方案
会议应急方案是对会议过程中可能会发生的突发性事件的处理方案。拟订会议突发事件处理方案，防患于未然，使会议能够有条不紊地进行。
一、会议应急方案的作用
（1）对会议过程中可能出现的突发性事件早做准备，防患于未然。
（2）有利于提高会议的管理效率。
（3）使会议组织者在会议出现意外事件时能够妥善处理，从容应对。
二、会议应急方案的特点
会议应急方案的特点有：有的放矢，预防为主，留有余地。
三、会议应急方案的主要内容
会议中可能会发生的意外事件与处理办法如下。
（1）人员问题。问题：会议的发言人、演讲人、主要领导等能不能到会，与会人员能不能按时到会等。处理办法：会议筹备过程中，对于发言人、演讲人等要有预备人选，如果事先确定的人选不能到会，就应该立即启用备用人选。一部分与会人员不能到会，应该立即调整会场、食宿等安排，不能影响会议的正常进行。
（2）场地问题。问题：原来预订的场地是否有变化，场地是否符合会议的要求，预订的宾馆房间是否够用等。处理办法：如果是企业内部会议室，则可以根据人员的多少及时调整；如果是租用外部会议室，则应根据实际情况和对方管理人员协商，安排食宿也同样如此。
（3）设备问题。问题：会议场所设备准备不足或者会议中途出现故障，办公设备供应不足等。处理办法：如果是企业内部会议室，则秘书应该掌握本单位可以使用的其他设备是否可以替代；如果是租用的外部会议室，则秘书应该和对方管理人员联系，请对方及时补充所需设备或者联系供应商及时对出现故障的设备进行维修。
（4）资料问题。问题：准备的会议资料或者宣传资料不足。处理办法：将会议涉及的所有文件资料的原始稿件或者电子文档随身携带，一旦出现状况可以及时进行补救。
（5）健康与安全问题。问题：在会议过程中出现集体食物中毒、个别与会人员突发疾病、火灾、交通事故等。处理办法：加强会前安全检查，对会议筹备小组人员进行分工，一旦出现意外情况，应立即联系相关部门进行急救。
（6）与会人员情绪问题。问题：与会人员对会议的安排不满，对程序设置不满等。处理办法：广泛征求与会人员的意见，对于合理的意见和建议给予采纳，在不影响会议整个过程的情况下对议程、日程等做适当的调整。做好与会人员的思想工作和解释工作。
（7）与会人员返程问题。问题：会议主办方在预订的返程车船票等时间与班次和与会人员的要求不相符合。处理办法：做好解释工作，能够调换的要立即进行调换；不能调换的，要做好与会人员的食宿安排工作。
（8）行为问题。问题：发言人在发言过程中的语言、行为不当，与会人员的言行不当。处理办法：会前对发言人的文稿做好审核工作，了解发言人的思想动态，做好发言前的沟通工作。对于会议过程中发言人或者与会人员的言行过激不能制止时，可请其暂时离开会场。
四、拟写会议应急方案
会议应急方案由标题和正文组成。
（1）标题。由“会议名称+应急方案”组成。
（2）正文。正文部分包括会议过程中可能发生的情况预测，并写出预防措施和处理办法、责任部门和责任人等内容。
项目十二 检查会议筹备情况
会前检查是会前各项准备工作的落脚点，是保证会议能否顺利进行的必不可少的环节。
一、会议筹备情况检查的作用
（1）通过检查，能够发现筹备过程中的一些问题，及时纠正。
（2）通过检查，发现筹备计划中的一些不合理环节，对筹备计划进行调整、改进。
二、会议筹备情况检查的主要内容
（1）检查会议准备工作是否充分。
（2）会议文件资料的准备情况。
（3）会场布置的情况，包括会标、席位牌、灯光设备等。
（4）会场环境条件和会议必需物品的准备情况。（5）会议中的接待、礼仪等工作人员的安排情况。
（6）会议期间的保卫、保密工作以及会议期间的值班工作的安排情况。
（7）检查其他内容。根据不同的会议，检查会议所必需的其他物品、资料、会议器材的准备情况。
三、会议筹备情况的检查形式
（1）主管领导听取会议筹备小组对会议筹备情况的汇报，根据汇报内容做出批示，会议筹备组根据领导的批示进行整改。
（2）会场实地检查，主管领导由会议筹备小组成员陪同对会场进行检查，发现问题立即解决。
四、会议筹备情况的检查程序
（1）会议筹备小组成员自查，在自查过程中发现问题，及时解决问题。对于难以解决的问题，立即请示相关领导，请领导做出指示。
（2）现场检查。首先，制定检查的路线和检查的重点，并通过有关部门和人员进行检查。其次，对于检查的情况逐一进行登记，对未达要求的项目提出整改、修订的意见。最后，责成相关部门进行整改和修订。
思考与实训题
时间2016年9月17日（星期四）上午9：30
地点：南湖广园东路岗头大街39号
参加人员：张局长、蓝天公司、茵绿公司……
主持：王大队长
会议主题：2016年香河区环保工作会议
讲话人：张局长讲话、黄局长讲话、刘队长讲话、茵绿公司王经理讲话
表2-1 会议经费预算表
