第五节　公司公文通报

一、公文通报的简述

1.表扬性通报

表扬性通报通常情况下会在开头部分概述事件情况，讲明通报原因，因为它是作出通报的根据，所以要求把表扬对象的先进事迹讲述清楚。如果是对经常表现好的单位或个人进行表彰，事实叙述不仅需要清晰明白，还要注意详略得当、重点突出。主要内容是通过对先进事迹的客观分析，在阐明所述事件的性质和意义的基础上，表明通报决定。结尾部分明确提出希望和规定，号召大家向先进学习。

2.批评性通报

这一类通报在机关工作中使用得比较广泛，给一些倾向性问题作出引导和纠正。

批评性通报可以分为两种情况。一种是对个人进行通报批评，其写法和表扬性通报基本相同，要求先写出事实，然后在分析评论的基础上表达通报决定，最后明确提出希望和要求，让大家吸取教训，以此为戒。另一种是以国家机关或集体为目标的批评通报，这种通报目的是通过恶性事故的性质、后果，尤其是对酿成事故的原因进行分析，总结教训，所以写法和表扬性通报有所不同。其正文内容主要含有叙写事实、分析原因、提出要求和改进方案等内容。

还有一些批评性通报，是给部分地区或企业存在的同一类问题提出批评的。这类通报，虽然涉及的范围很广，但由于其错误性质基本雷同，所以写法上主要是概括问题，大体和情况通报相似。

3.情况通报

情况通报主要作用是沟通情况。目的在于使下级单位和群众了解、交流情况，以便统一认识，统一步调，促进全局工作的开展。

情况通报的正文包含两项内容，通报有关情况，分析并得出结论。具体写法各有不同，有的是先摆情况，随后展开分析得出结论;有的是先进行简单的分析作出结论，再列举情况来说明结论的正确性和针对性。总之，写法很多，如何表述，可以根据实际情况而定，没必要要求统一。

情况通报的尾部含有发文机关署名和成文时间两项内容。有的在通报标题中已标明发文机关名称，这里不必再写。

4.撰写通报时应注意以下三个问题

(1)通报的内容必须真实

通报的事实和所引材料必须真实无误。动笔前要调查分析，对相关情况和问题要认真进行核对，客观、准确地展开分析、评断。

(2)通报决定要恰如其分

无论哪一种通报，都要表达出明确的态度，分析中肯，评价有理有据，结论公正准确，用语把握得当。否则通报不仅会缺乏说服力，还可能产生副作用。

(3)通报的语言要简洁、庄重

其中表扬性和批评性的通报必须注意用语的准确性，要力求通报决定与事实相符，不表达空话、套话，不表达过头的话。

二、公文通报的范例

1.批评性通报

关于××代人打卡的处罚通报

公司各部门:

2月11日，经综合管理部对员工打卡考勤检查发现，生产部××代××打下班卡，安保部值班员××值班监督不力。根据公司考勤管理制度，现按规定给予三人以下处罚:

1.给予生产部××、××分别处以50元罚款;安保部值班人员××监督管理不力，处以10元罚款。

2.以上罚款在2月份工资中扣除。

请各部门进一步提高员工纪律管理，杜绝代人打卡现象，并引以为戒。

特此通报。

××公司综合管理部

××××年××月××日

2.表扬性通报

关于表扬“90销售系统”集训活动中的优秀集体及个人的通报

2013年5月11日至2013年5月13日，本公司销售部和市场部全体员工参加了“90销售系统”第三期培训活动。参加此次培训活动的人员都表现出了很好的团队精神和团队荣誉感，并涌现了一批表现突出的优秀团体和个人。

事业部第八部在“90销售系统”集训PK活动中，表现出了良好的团结和创新精神，并且得到了团队第一名的优秀成绩，为公司争得了荣誉。在此，对事业部第八部全体员工进行表扬。

事业部第三部在“90销售系统”集训活动中，在团队领导者不在的情况下，仍能积极主动参与活动，表现了高度的团结、敬业、自律的精神。在此，对事业部第三部全体员工进行表扬。

事业部第七部李建权同志在“90销售系统”集训竞赛活动中，积极主动带领团队克服困难，勇往直前，事事当先，起到了团队的表率和楷模作用。在此，对李建权同志提出表扬。

事业部第七部朱晓静同志成为第一个参加“走火大会”项目的人，并为团队赢得了200分的加分奖励。朱晓静同志所表现出的勇敢、冷静、敢于挑战的精神非常符合公司提倡的企业文化。在此，对朱晓静同志进行表扬。

同时，公司号召全体员工学习他们勇于挑战自我、敢于担当、积极主动的主人翁精神，齐心协力、众志成城、高效率、高质量地完成销售业绩等各项工作任务。

××国际物流有限公司

××××年××月××日

3.情况通报

2014年上半年全省连锁门店销售情况通报

各销售部门、各门店:

2014年1月到6月全省销售图书连锁门店销售额约为7432.09万元，销售同比增长9.35%。上半年同比增长幅度较大的市县门店有:××购书中心25.6%、××市中心门市21.2%、××市中心门市19.8%、××市中心门市17.7%。

上半年同比下降幅度较大的门店有:××县中心门市、××县中心门市等门店，其中××县中心门市同比下降达51.85%，××县中心门市同比下降为38.21%。

1.根据数据分析，销售增长的主要原因有以下几点:

(1)连锁店面加大宣传力度，主动开展促销活动。1月到6月间，连锁经营中心积极与出版社协商，进一步加强了图书产品促销活动的力度，做到旺季有好书、淡季有促销，月月有活动，活动有实效。连锁经营中心邀请了众多知名作家和学者，到门店中举行签售活动，凝聚人气，拉动销售，受到了读者和连锁店的一致好评。各门店也积极策划了很多促销活动和其他活动，例如:××市中心门市在今年春节期间，开展了“过年我要压岁书”活动，据统计，春节期间仅少儿精品书销售额就达8万余元，比去年同期增长了175%。

(2)走出店门，积极开展店外销售活动。××县门店组织开展了“主动出击、柜台前移”活动。门店派遣销售员走进党政机关、企事业单位和县内各中小学校，及时掌握了大量客户信息，争取了大批订单，按时完成了销售任务。门店对《中国大百科全书》的销售过程进行详细分析，针对客户群体，积极做好图书的推荐和各项服务工作，超额完成了门店的销售任务。

(3)对员工进行销售知识培训，开展优质服务活动竞赛活动。××市门店每周对员工进行销售知识培训，并进行阶段性考核，有问必答，文明用语，唱收唱付，送书上门等等。

(4)狠抓团购，开发了大量学校、企业和图书馆的藏书业务。××中心店在今年上半年，主动联系本地区的大、中专院校图书馆和地区图书馆，与相关人员和部门沟通，积极参与招标，最终取得了××职业技术学院近30万元的馆藏图书业务，争取到××市农行22万元的购书券业务。

2.连锁店存在的问题有以下几点:

(1)店外销售力度需要进一步加强。

(2)图书品种分类还不够精细，退货率偏高。

(3)对重点图书的销售，一些门店还不够重视。

(4)一些门店的销售货款不能及时入账。

3.当前，一般图书销售已进入了第三季度，希望各门店做好以下几方面的工作:

(1)必须继续重视一般图书的经营管理工作，各店经理必须经常督促一般图书的销售工作，树立书店在市场销售中的品牌形象。

(2)进入秋季，教辅图书的销售旺季即将到来。各门店必须认真做好各项前期准备工作，加大营销力度，抓住市场商机，扩大市场销售，并和连锁经营中心进行沟通，共同促进2014年秋季教辅图书的销售工作。

(3)抓住第三季度节假日期间的销售契机，开展多种销售活动。并将营销方案及时上报连锁总部，以便总部能够有针对性的采取相应的措施给予配合，齐心协力加强一般图书的销售。

(4)认真抓好大、中专教材、中职教材和馆配图书的市场开拓工作。各门店应积极做好市场调研，摸清大、中专教材、馆配图书和中职教材的销售市场规模与潜力，主动发现市场契机，并将本地招投标信息及时反馈给总部，共同推进此项工作的开展。

(5)认真做好农家书屋发行工作的总结和货款的回笼工作。对农家书屋的招投标和发行工作进行认真总结，为进一步搞好明年农家书屋工程打下一个坚实的基础。同时积极与当地有关部门协调，加快货款的回笼。

××公司

××××年××月××日