第三节 高校心理健康教育与咨询机构的管理
高校心理健康教育与咨询机构的管理是否得当直接影响全校心理辅导工作的成效。下面主要从组织管理、人员管理、活动管理和档案管理四个方面来谈一些管理的经验。
一、组织管理
高校心理健康教育与咨询机构虽然是一个服务性机构，但是需要接受学校的组织和行政领导。加强高校心理健康教育与咨询机构的组织管理首先需要根据学校的实际情况选择适当的挂靠单位，其次需要制定明确的工作制度和行为规范。
（一）组织挂靠
高校心理健康教育与咨询机构是学校的一个职能部门，通常需要隶属某个部门接受垂直管理。王晓程选取浙江省55所高校就机构的挂靠部门进行调查统计发现，80.0%挂靠于学生处或学工部，14.0%挂靠于社科部，4.0%挂靠于校团委，另外，还有2.0%为独立机构。[1]所谓“独立机构”，是指高校心理健康教育与咨询机构直接隶属校党委，直接接受学校垂直管理，行政上是与学工处等部门并列的处级单位。
高校心理健康教育与咨询机构的组织归属可以划分为两大类：一类是独立型；另一类是挂靠型。独立型是指高校心理健康教育与咨询机构在行政组织上独立，这样方便心理健康教育与咨询机构独立行使教育、管理和服务职能，但是对于新成立的机构而言则容易遇到多种阻碍。挂靠型又可以分为挂靠于教学部门和挂靠于学生工作部门。高校心理健康教育与咨询机构挂靠于教学部门还是学生工作部门，从理论上讲各有利弊。挂靠在学生工作处（部）的有利之处在于，学校学生管理自成体系，校学生工作处（部）具有行政管理职能，可以垂直领导各院系学生管理工作者，因此高校心理健康教育与咨询机构可以指挥各院系学生管理工作者，通过他们来组织和调动学生参加心理健康教育活动，这使得心理健康教育工作易于在全校推动。但这种挂靠在行政管理上的形式，由于没有学科依托，不利于心理健康教育的科学发展，同时对兼职教师的培养与管理易于推脱责任。挂靠在学院（系）教学部门，有学科依托，可以把心理健康教育作为一门学科来建设，教师培养管理责任明确，有章可循。但由于挂靠在院（系），向全校推动工作时会存在一定的障碍。从实践中来看，目前，台湾地区170余所高校中，心理健康教育机构设于学生事务处的约占80%；内地省份高校中，心理健康教育机构设于学生工作处（部）的已达90%。[2]
从高校心理健康教育与咨询机构的发展要求来看，随着高校心理健康教育与咨询工作的普及和深化，独立直属机构模式将成为今后高校心理健康教育工作体制的发展趋向。
（二）规章制度
“没有规矩不成方圆”，高校心理健康教育与咨询机构必须制定明确的工作制度和行为规范。主要包括以下条目：
（1）心理咨询工作规范与伦理。
（2）办公室值班制度。
（3）危机干预制度。
（4）专职教师岗位职责与工作要求。
（5）兼职心理辅导人员岗位职责与工作要求。
（6）班级心理保健员工作手册。
（7）心理协会日常行为规范。
高校心理健康教育与咨询机构的规章制度由心理健康教育领导小组（或领导委员会）根据本校的实际情况讨论拟定、试行并修改。
二、人员管理
管理的主体和客体都是人，搞好管理的关键也就是做好人员管理。高校心理健康教育与咨询机构的人员管理主要体现在两个方面，即心理辅导人员的工作时间和绩效考评。
（一）工作时间
心理辅导老师基本按照学校八小时工作制的具体作息时间安排来开展工作，不能迟到和早退。其节假日和休息时间理论上应该与学校其他的教职工一样，但是由于心理辅导需要一定的连续性和应急性，因此常常在五天八小时之外还有额外的工作，比如危机干预、周末户外素质拓展训练等等。考虑到日常办公室值班过程中有些时间段比较松闲，华东交通大学心理咨询中心率先提出并向学校有关部门申请执行弹性工作制，以解决额外工作时间影响心理辅导人员正常休息的问题。弹性工作制是指心理辅导人员可以在五天八小时工作制的基础上采取更加灵活而有弹性的工作时间安排。具体来讲，当心理辅导人员在五天八小时之外参加了学校方面的有关工作，可以在日常值班的空闲时间段自由选择与额外工作时间相等的时间进行轮休。当然，弹性工作制并不是给心理辅导人员绝对的自由，执行弹性工作制通常应该保证以下四点：保证完成基本的工作量，即轮休时间不能超过额外工作时间；保证除轮休老师外正常工作时间段有老师值班；保证轮休时间应该选择在工作松闲的时间段；保证轮休时间中其他老师能够随时联系到并及时参加临时工作任务。实践证明，弹性工作制对高校心理健康教育与咨询机构而言是一种可操作、可供借鉴的时间管理方式。
（二）绩效考评
目前，绝大多数高校的心理辅导人员的绩效考评标准体系与其他教师完全相同，其日常值班和心理健康教育与咨询活动未纳入额外工作量的计算或仅占很少比例。虽然利用统一的考评标准便于操作管理，但是这样的考核标准与心理辅导人员的工作性质和岗位要求并不相符，从而使得某些心理辅导人员被迫放松自己岗位的本职工作，将大量的精力投入科研和写作当中。这样一来，高校学生的心理健康服务需求就难以得到满足，对学校心理健康教育工作的发展也极为不利。
因此，科学合理的绩效考评标准应该以心理辅导人员的岗位职责为依据，充分考察其本职工作的完成情况。从操作层面来讲，应该重点考评心理健康教育活动的组织与完成情况，相对减少工作量计算中科研所占的比重。具体的考评办法可以由心理健康教育领导小组（或领导委员会）讨论制定并提交学校人事部门审核。
三、活动管理
高校心理健康教育与咨询机构的工作重点是开展各种形式的心理辅导活动。有效的活动管理有助于达成活动目标，提升活动效果。加强心理辅导活动的管理可以从以下几个方面着手：
（1）严格遵守心理辅导活动相关的制度与原则，比如心理咨询的基本原则。
（2）制定详明的活动计划，包括时间、地点、具体活动内容等。
（3）使用规范和统一的文件、图表等，以便整理和辨认，比如来访预约登记表、心理咨询记录表、新生心理健康调查报告等。
（4）分工协作，通过书面形式明确每一位组织和参与活动人员的职责。
（5）及时开展经验交流、活动共享、案例分析，以便调整计划、灵活应变。
（6）撰写活动总结报告，并整理活动有关材料分类存档。
四、档案管理
档案是对高校心理健康教育与咨询机构历年工作的记载。资料齐备、汇总分明的档案不仅有利于各项材料的清查考备，而且有利于总结机构工作的经验教训，促进心理健康教育与咨询工作向前发展。通常，机构的工作档案应该包括以下几类材料：
（1）心理辅导人员基本情况。
（2）科研成果。
（3）获奖证书。
（4）制度与文件。
（5）会议记录与摘要。
（6）心理测验档案。
（7）心理咨询档案。
（8）危机干预档案。
（9）课程教学档案。
（10）讲座与培训档案。
（11）团体心理辅导档案。
（12）校外心理健康教育档案。
（13）××活动专项档案[3]
（14）媒体报道。
（15）年鉴[4]
高校心理健康教育与咨询机构应该设立专门存放档案的位置，档案整理之后应制作详明的目录，并按目录分类存放入档案柜。下面以心理辅导人员的基本情况为例说明档案目录的制作方法。
××大学心理健康教育中心心理辅导人员基本情况
注释
[1]参见王晓程：《高校心理健康教育机构建设调查与分析》，载《哈尔滨学院学报》，2007，6（28）。
[2]参见连仙枝：《我国高校心理咨询机构建设研究综述》，载《延边党校学报》，2009，24（6）。
[3]一般是本校的特色活动，其有关材料单独整理成档案。
[4]通常在年终制作记录当年机构工作和总结的年鉴。