第四节 公文格式

【公文格式】公文格式专指主要（或称法定）文种外形结构的组织与安排，以及公文的书写、字体、用纸的规格和样式等。公文格式是公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。

【党政公文格式】党和国家行政机关公文格式的组成要素，《条例》第三章第九条规定，主要包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。

【版头】即公文格式的第一部分，包括“公文份数序号”“秘密等级和保密期限”“紧急程度”“发文机关标识”“发文字号”“签发人”等内容。

【主体】即公文格式的第二部分，包括“标题”“主送机关”“正文”“附件”“成交时间”“公文生效标识”“附注”等内容。

【版记】即公文格式的第三部分，包括“抄送”“印发机关和印发时间”等。版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于公文的最后一行。

【公布性文件格式】法定公文中的公布性文件（诸如公报、公告、通告、公布令等）使用的文件格式与内部运行的公文格式，是有所区别的。它们虽属下行文，但由于行文方式不是在内部运行，而是通过报纸、广播、电视等媒体形式予以公开发布，所以与一般公文格式相比，其主要区别是：一无版头，二无主送，三无发文字号，四无抄送等。也就是说，公布性文件的规格包括：标题、正文、落款、成文日期。

【公文纸型】即公文用纸的幅面尺寸。《条例》规定，公文用纸幅面采用国际标准A4型即297毫米×210毫米（长×宽）。党和国家公文一律采取左侧装订的形式。公告、通告等公布性公文，其用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。

【行款】即书写或排列文字的行列款式，包括字序和行序。如汉字原来直排时，字序由上而下，行序由右而左；现在横排的行款，字序由左而右，行序自上而下。公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

【版面尺寸】即公文页边与版心尺寸。公文的版面尺寸规格为：

公文用纸天头（上白边）为：37毫米±1毫米；

公文用纸订口（左白边）为：28毫米±1毫米；

版心尺寸为：156毫米×225毫米（不含页码）。

【公文中的表格】公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

【发文字号】发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号。发文字号的作用主要体现在以下几个方面：

（1）便于文件的发出

通过发文编号，使文件在文书部门挂号登记，文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。

（2）便于掌握、统计发文的数量

大单位对外发文较多，一看发文编号就知道整个单位及部门向外发出多少份文件。

（3）便于查询和引用

（4）利于保管的系统性

编制发文字号的原则，《条例》中明确规定：“发文字号包括机关代字、年份、序号；联合发文，只标明主办机关的发文字号。”其具体要求是：①发文字号三个构成要素的排列顺序，应先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号。序号不编虚位（即1不编为001，不加“第”字）。②党政机关的发文字号应以分开为宜。③在机关代字中应明确发文的含义，如“中发”“中办发”“闽党发”“晋汾党发”等。④几个单位联合行文时，不应一文多号，而应只标主办机关的发文字号。⑤在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如某县的政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”），要力求避免。⑥在机关代字中，要不要注明承办部门的代字，可视具体情况而定，如大单位可以考虑这样做，一般中小单位就不甚必要。