第二节 应用文概说

一、应用文的含义

应用文是各类党政机关、企事业单位、社会团体和个人在日常学习、工作和生活等社会活动中，用以处理各种公私事务、传递交流信息、解决实际问题所使用的具有实用价值、格式规范、语言简约的多种文体的统称。应用文重在应用，是人们相互交往、传递信息、表达思想、解决问题、指导实践的沟通工具。

应用文是一个统称，虽有共同特点，但不同的应用文文种又有不同的写作要求、格式规范、表现形式和读者对象。从内容性质和使用对象来看，应用文可以分为公务文书和私人文书两大类；从使用范围来看，应用文涉及社会的各个领域，种类繁多，包括党政机关公文、事务文书、规约文书、礼仪文书、日常文书和专用文书等。

党政机关公文，又称法定公文，一般简称公文，《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）规定了15种公文文种，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

事务文书，包括的种类较多，有计划、总结、信息、简报、大事记、述职报告、调查报告等。

规约文书，又称规章制度类文书，包括章程、制度、办法、规定、规则、细则、规程、公约、守则、须知等。

礼仪文书，包括表扬信、慰问信、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词、请柬、讣告、唁电等。

日常文书，包括各类书信、倡议书、建议书、读书笔记、条据、记录、启事、声明、海报等。

专用文书，是相对于通用文书而言的，一般应用于特定的领域或特定的范围，如外交文书、经济文书、科技文书、司法文书（法律文书）等。

关于不同文种的归类，目前学界还没有统一的标准。有些文种的归类存在交叉现象，这主要是由于分类标准不同造成的。此外，还有很多难以归类的应用文，一般把它们归入事务性文书，如各类统计报表、科学技术档案、教学档案、人事档案等。

二、公文的含义

公文，是公务文书的简称，有广义和狭义两种理解。广义的公文泛指应用文中除私人文书以外的公务文书，包括各级各类党政机关、社会团体、企事业单位制定和使用的公务文书。狭义的公文专指法定公文，即党政机关公文。可见，应用文的范围大于公文。

改革开放以来，党和国家多次对法定公文进行了规范。中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号），规定了14种党的机关公文文种，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》，规定了13种行政机关公文文种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），条例自2012年7月1日起施行。《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》停止执行。

《党政机关公文处理工作条例》中指出：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”这个定义可从以下5个方面理解。

（1）公文必须是在公务活动中形成并使用的文书。

（2）公文有法定的作者，公文的作者不是指公文的草拟者，而是指制发公文的机关、组织和个人，法定作者中的个人是指党政机关、合法组织的负责人。

（3）公文必须直接表述法定作者的意志。

（4）公文有特定的规则、程序、格式，为特定的读者撰制，在确定的范围内使用。

（5）公文直接作用于社会管理系统，这是公文的生命和灵魂，是公文最本质的属性。

三、文书、文件和公文

文书、文件、公文这三个名称是在我国不同历史时期产生的，并沿用至今。在党政机关工作中，“文书”“文件”“公文”三者经常通用，均可指党政机关及其他社会组织在公务活动中形成和处理的收、发文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。由于历史沿革、使用习惯和其他原因，三者有不同的使用场合、称名和用法。

文书，指公文、书信、契约等，或从事公文、书信工作的人员。“文书”一词使用普遍而广泛，是所有文件材料的总称，既包括公务文书，也包括私人文书，是一个整体概念；也指一种职业。

文件，在《现代汉语词典》中有三个义项：①公文、信件等；②指有关政治理论、时事政策、学术研究等方面的文章；③计算机系统中信息存储的基本单元，是关于某个主题的信息的集合。应用文写作中的“文件”常用来指称文件材料的总称，多指重要的文件，如中共中央文件、国务院文件等具有规范格式的正式文件。具体一份文件材料可称文件，而不称公文或文书。

公文一词出现于东汉末年。汉代多称文书，少称公文；三国时期后，多称公文，指的是官府之间往来的公事文书。现在的“公文”是指处理公务时产生的文书或文件，即公务文书或公务文件的简称，通俗的理解就是各类机关相互往来处理事务的文件。