2.4 页面布局与打印

大部分文档制作完成后都需要将其打印出来，而在打印文档前，为了使打印出来的文档更加规范和美观，通常还需要进行一些页面设置，包括纸张大小、页边距、页面边框和页面背景等，下面分别进行讲解。

2.4.1 页面设置

页面设置是指对整个文档页面的一些参数设置，包括纸张大小、页边距和纸张方向等，通过这些设置可以对文档版面进行控制，以使其符合我们的需要。

1．设置纸张大小

这里的纸张大小是指整个文档页面的大小，通常情况下，文档纸张大小的设置应与实际使用的打印纸张大小相同，这样才能避免出现打印误差。对于普通文档来说，大多使用A4纸进行打印，而文档默认的纸张大小也是A4，如果需要使用其他大小的纸张进行打印，可以修改文档纸张大小参数，使其与打印纸张相吻合，方法如下。

切换到“页面布局”选项卡，单击“纸张大小”下拉按钮，在弹出的下拉列表中可以直接选择一些常用的纸张类型，如果预设选项中没有符合要求的纸张大小，可以选择最下方的“其他页面大小”命令，在弹出的“页面设置”对话框的“纸张”选项卡中进行自定义设置。其中“宽度”数值框代表文档页面宽度，“高度”数值框代表文档页面高度。

2．设置页边距

页边距是指文档内容与页面边沿之间的距离，该设置决定了文档版心的大小，页边距值越大，文档四周的空白区域就越宽。对于需要制作页眉、页脚和页码，以及需要装订的文档来说，该参数非常重要。

设置页边距的方法为：切换到“页面布局”选项卡，单击“页边距”下拉按钮，在弹出的下拉列表中可以选择程序预设的几种常用的页边距参数，如果下拉列表中没有合适的选项，还可以在“页边距”下拉按钮旁边的4个数值框中进行手动设置，包括上、下、左、右4个页边距参数。

3．设置纸张方向

纸张方向分为纵向和横向两种，纸张方向表现在文档高度与宽度的相对关系。默认情况下，纸张方向为“纵向”，当改变为“横向”时，文档高度值将与宽度值对调，而文档内容将会自动适应新的纸张大小。

改变纸张方向的方法为：切换到“页面布局”选项卡，单击“纸张方向”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“纵向”或“横向”命令即可。

2.4.2 设置页面边框

页面边框是指为整个文档内容设置一个边框，以起到美化文档的效果，设置页面边框的方法如下。

步骤1 单击功能按钮

切换到“页面布局”选项卡，单击“页面边框”按钮。

步骤2 设置边框样式

01 弹出“边框和底纹”对话框，在“页面边框”选项卡的“设置”组中选择“方框”命令。

02 在“线型”列表中选择边框线型，在“颜色”列表中选择边框颜色，在“宽度”列表中选择线条宽度。

03 完成后单击“确定”按钮。

步骤3 完成效果

返回文档，即可看到页面边框效果。

2.4.3 设置页面背景

默认情况下，页面背景是一张“白纸”，我们可以为这张白纸添加颜色，从而使文档变为彩色背景。为文档添加背景色的方法很简单，切换到“页面布局”选项卡，单击“背景”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的颜色即可。

提示

除了设置纯色背景外，我们还可以将页面背景设置为“渐变色”“纹理”和“图案”等更加复杂的样式，在“背景”下拉列表中，展开“其他背景”子菜单即可进行设置。

2.4.4 打印文档

文档制作好以后，就可进行打印了，通常在打印前可以先进行打印预览，以查看最终打印效果。

1．打印预览

由于实际打印效果和我们看到的文档效果可能存在一定的差别，因此在打印前可以先进行打印预览。打印预览是指程序通过虚拟打印的方式将最终打印效果显示出来，进行打印预览的方法如下。

步骤1 执行打印预览命令

01 打开要打印的文档，单击程序左上角的“文件”按钮。

02 在弹出的菜单中选择“打印”→“打印预览”命令。

步骤2 预览打印效果

弹出打印预览窗口，在该窗口中即可预览打印效果。单击“关闭”按钮可退出打印预览。

2．打印文档

连接好打印机并安装好打印机驱动程序后就可以进行打印了，打印文档的方法如下。

步骤1 选择打印命令

01 开启打印机电源，打开要打印的文档，单击程序左上角的“文件”按钮。

02 在弹出的菜单中选择“打印”→“打印”命令。

步骤2 设置打印参数

01 弹出“打印”对话框，在“名称”下拉列表中选择已连接的打印机设备。

02 在界面中设置好打印范围和打印份数等参数后，单击“确定”按钮即可开始打印。