2.1 手动输入数据

有人会说：“数据输入有什么难的？不就是打字吗？谁还不会敲键盘了？”此话差矣。

都知道，“巧妇难为无米之炊”，无论老板要我们交的是Excel报表还是图表报告，总得先获取数据，制作出一张源数据表，我们才能开始数据分析和图标制作啊。

要做一张源数据表，说简单也简单，说难也难。往简单了看，这就是个输入数据的事，往难了想，这可关系到后面的工作能不能干好。拿着一张不及格的源数据表，事倍功半还是小事，做不出需要的报表和图表才让人郁闷。

总之，只有搞懂了数据输入，我们才能做出一张100分的源数据表，为后面的工作打好基础。

2.1.1 你最需要一张表

有人问：“什么是源数据表？我要做的是分类汇总表，不是源数据表啊？”

这是没搞清楚源数据表和分类汇总表的关系。举个例子，看下面的两张表，左图为分类汇总表，右图为源数据表。

分类汇总表是怎么做出来的？Excel 菜鸟会说：“我拿着纸质的销售情况记录和计算器，算了一个下午整理出来的！什么？还要按员工姓名分类汇总一次？不要啊！”

高手会说：“我就花了10分钟做了个源数据表。要按销售日期分类汇总？还要按员工姓名？简单，给我半分钟。”

高手轻松搞定的秘诀就在第二张表上——源数据表。有了这张源数据表，利用Excel强大的数据分析功能和图表功能，要分类汇总？没问题，要筛选数据？没问题，要图表演绎？还是没问题。

所以，要玩转Excel，你最需要的是一张100分的源数据表。

2.1.2 让数据有一说一

什么是让数据有一说一？这主要有两方面，一是从数据表的角度来讲，二是从单元格的角度来讲。

1.让数据表有一说一

多观察几张数据表不难发现，它们大多是由字段和数据构成的。从数据分析的角度来理解：

字段：事物或现象的某种特征，如“地区”“年份”“销售量”“员工姓名”“产品名称”等，在统计学中称为变量。

数据：或者称为记录，是事物或现象某种特征的具体表现，如“地区”可以是上海、北京或重庆等，“年份”可以是2014年、2015年或2016年等，在统计学中称为变量值。

了解了字段和数据，我们就可以说说数据表了。举个例子，下面两张表都是某品牌空调的销售业绩表，单从数据上来看没有什么差别。但它们一个是一维表（左图），一个是二维表（右图）。从数据分析的角度看，用二维形式存储数据的数据表就是个不合格产品。

怎么区分一维表和二维表？为什么二维表不利于进行数据分析？答案很简单。

一维表和二维表里的“维”是指分析数据的角度。具体来说，一维表的列标签是字段，表中的每个指标对应了一个取值，比如上面的销售业绩一维表，第2行，地区对应的是上海，年份对应的是2014，销售量对应的是7550。而在二维表里，列标签的位置上放上了2014年、2015年和2016年，它们本身就是“年份”对应的数据。

设想一下，在上面两张表的基础上，找到销售量最高的是哪一年哪一个地区。在一维表中，只需利用Excel的排序功能对销售量排序即可，简单清楚，两秒钟搞定。而在二维表中，情况无疑变得复杂了。

所以，为了事半功倍而不是事倍功半地完成工作，我们要让数据表“有一说一”。

2.让单元格有一说一

在Excel表格中，单元格可以说是最基本的单位，说到“表格”，正是由这一个个单元格及其中的数据组合起来，成为“表”的。

下面给大家看一张期末成绩表。

拿到这样一张表，大家有什么想法？利用这样一张表，还能做出学生单科成绩排名和综合成绩排名吗？能统计出各科不及格人数吗？Excel 菜鸟也许会说：“不知道，好像不行？”高手则会说：“让我先把这张表整容了再说！”

所谓整容，就是让一个单元格里“住”一个数据，避免数据挤在一个单元格里“打架”，影响后面的数据分析处理工作。只有把上面的数据表处理成下面一张表格的样子，才可能进行下一步的数据分析处理工作。

因此，为了利用Excel更好更快地完成工作，请一定要让你的单元格“有一说一”。

提示：拿到这样一张数据表之后，有什么好办法能够拯救它？我们将在第三章中进行详细介绍。

2.1.3 填充柄的妙用

在 Excel 表格的单元格中输入数据，最基本的方法就是将光标定位到单元格中，直接输入数据，然后按“Enter”键（光标移动到下方单元格）或者按“Tab”键（光标移动到右方单元格）确认输入。

提示：双击单元格定位光标然后输入数据，或者通过编辑栏输入数据更适合在需要修改部分数据时使用。

那么，假设有一张拥有300行数据的学生成绩表需要输入序号，这是否意味着，最少我们需要在300个单元格中依次输入“1”到“300”，并敲击300次“Enter”键？当然不是！

因为 Excel 为用户提供了方便的序列和填充功能，利用它，用户可以轻松完成上面的工作。

在 Excel 中，默认情况下这项功能是处于启用状态的。如果需要取消该功能（以Excel 2016为例），方法为：启动你的 Excel，切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令，然后在弹出的“Excel选项”对话框中，切换到“高级”选项卡，就可以在“编辑选项”栏中取消勾选“启用填充柄和单元格拖放功能”复选框，然后单击“确定”按钮，取消该功能。

1.左键拖动填充

通过Excel填充柄进行序列填充的方法很简单，举个例子：在B2和B3单元格中输入1、2，为后续生成等差序列确定步长“1”，然后选中B2:B3单元格区域，将鼠标指针移动到B3单元格右下角，当鼠标指针变为 形状时，按住鼠标左键拖动到B11单元格，释放鼠标即可。

细心的朋友会发现，在鼠标拖动的过程中，鼠标指针右下角会出现一个数字，如，提示拖动序列到当前单元格的数值。

而拖动填充柄到目标单元格，释放鼠标后，将出现一个“自动填充选项”按钮。单击这个按钮，就可以展开填充选项列表，单击选择其中的选项，就可以轻松改变数据的填充方式。

提示：打开“Excel选项”对话框，切换到“高级”选项卡，在“剪切、复制和粘贴”栏中，取消勾选“粘贴内容时显示粘贴选项按钮”复选框，然后单击“确定”按钮，即可关闭“自动填充选项”功能。

2.用鼠标右键拖动填充

与使用鼠标左键不同，按住鼠标右键拖动 Excel 填充柄到目标单元格，释放鼠标后，将弹出一个快捷菜单，在这个快捷菜单中，Excel为我们提供了更灵活自主的填充方式。

在这个快捷菜单中，单击“序列”命令，就可以打开“序列”对话框，通过设置步长值等，巧妙输入各种序列。

举个经典的例子，在往考勤表里输入日期的时候，你是对着日历一个个输入的，边输入边排除周六、周日，还是用填充柄拖动填充日期之后，再回头把周六、周日删除？恭喜你，选第一种方法的，你荣获“生菜”（生手菜鸟）头衔，选第二种方法的，你荣获“熟菜”（熟手菜鸟）头衔。对于Excel高手来说，只需要输入一个起始日期，鼠标右键轻松一拖，然后用“序列”对话框进行设置，使输入“日期单位”为“工作日”就立马搞定。

3.自定义填充序列

千万别以为 Excel 填充柄只能应付数字和日期之类的数据，文本数据的快速填充它照样能轻松拿下。

此外，Excel有个绝招——自定义填充序列。通过自定义填充序列，特殊数据一样能一拖搞定，步骤如下。

步骤1 启动Excel，在单元格中输入作为填充序列的数据清单。

步骤2 选中输入了数据的单元格，在“文件”选项卡中执行“选项”命令，在弹出的“Excel 选项”对话框中切换到“高级”选项卡，找到“常规”栏，单击其中的“编辑自定义列表”按钮。

步骤3 此时会弹出“自定义序列”对话框，单击“导入”按钮，将选中的数据清单导入“输入序列”列表框中，然后单击“确定”按钮。

步骤4 返回工作表，就可以利用自定义的填充序列快速输入数据了。

提示：Excel 系统自带了一些“自定义序列”，包括天干、地支、星期等常用数据序列，方便用户进行数据输入。

2.1.4 巧用“Ctrl+Enter”组合键

填充柄虽然好用，可是只能对付连续的单元格，要想在不连续的多个单元格里快速输入数据，就没有能偷懒的好办法了？对Excel高手来说，当然有办法。

举个例子，这里有一张调查问卷统计表需要录入答案，答案是 a 和 b 的都已经录入，剩下的空白单元格中全部需要输入c。怎样提高手动输入c的效率呢？

高手会利用“Ctrl+Enter”组合键，在不连续的多个单元格里快速输入相同的数据。方法很简单，步骤如下。

步骤1 在按住“Ctrl”键的同时单击这些空白单元格将它们全部选中。

步骤2 松开“Ctrl”键，在最后一个选中的单元格中输入“c”。

步骤3 千万别忙着按下“Enter”键确认，而是按下“Ctrl+Enter”组合键确认输入，就可以看到，选中的单元格中全部输入“c”了。

2.1.5 这样输入函数才简单

要做个 Excel 高手，离不开函数的应用。而一提到函数，有人就觉得眼前呼啦啦飞过了无数“你不认识他，他也不认识你”的高深函数知识，直想叫救命。

其实函数没有这么可怕。简单地说，一个函数通常包含标识符、函数名和参数这几部分，比如“=IF（B3>A3,1,0）”，其中“=”是标识符，“IF”是函数名，“B3>A3”“1”和“0”是参数。在 Excel 中函数的作用其实就是让指定的数据按照一定的规则干活，最终转化成我们需要的结果。这个规则就是一些预定义的公式。

那么，为了在 Excel 中输入函数，是不是需要抱着厚厚一本“函数大辞典”死记硬背函数名？或者每逢要用到函数的时候，都汗流浃背地翻“字典”？其实不必。因为 Excel 提供了强大的函数自助功能，我们只要了解了函数的基本功能和使用方法，多用几次，就能掌握如何在Excel中使用函数了。

1.快速找到你要的函数

通过 Excel 的函数自主功能输入函数，方法很简单：将光标定位到需要输入函数的单元格中，切换到“公式”选项卡，然后单击“插入函数”按钮，就会弹出“插入函数”对话框，在其中选择需要的函数，单击“确定”按钮即可将函数插入到表格中。

提示：在“选择函数”列表框中选中某个函数，该函数的相关信息就会出现在下方的说明栏。

只知道某个函数的类别或者功能，不知道函数名怎么办？简单！

方法一：单击下拉按钮打开“或选择类别”下拉列表框，按类别查找。

方法二：在“搜索函数”文本框中输入需要函数的函数功能，然后单击“转到”按钮，在“选择函数”列表框中就会出现系统推荐的函数。

说明栏的函数信息太“深奥”了，看不懂怎么办？教你一招：在“选择函数”列表框中选中某个函数后，单击“插入函数”对话框左下方的“有关该函数的帮助”链接，可以打开“Excel 2016帮助”网页，其中对函数进行了十分详细的介绍并提供了示例，足以满足大部分人的需求。直接在该网页的“搜索”文本框中输入函数名或函数功能，然后按下“搜索”按钮，也可获得相应的帮助。当然，前提是你的电脑连接了Internet网络。

提示：如果使用上述方法也没有弄明白到底怎么回事，也可以试试使用百度和谷歌进行搜索。

2.利用提示功能快速输入函数

如果你对函数不是一无所知，并已经能够熟练查找并插入需要的函数，那么，你可以开始尝试利用函数提示功能快速输入函数了。快速输入函数的步骤如下。

步骤1 将光标定位到需要输入函数的单元格中，输入“=”，然后输入函数的首字母。

步骤2 此时我们会得到系统提供的函数提示，在推荐函数中选中需要的那个，双击鼠标右键，即可将其输入到单元格中。

步骤3 输入函数后我们可以看到进一步的函数语法提示，里面有函数的参数信息，根据提示输入公式和参数。

步骤4 输入完成后，按下“Enter”键，就可以得到计算结果。

提示：在输入函数公式的过程中，如果需要在其中输入单元格地址，只需单击该单元格，就可以将单元格地址引用到公式中了。

3.利用“函数库”快速输入函数

还有一个快速输入函数的方法：选中目标单元格，切换到“公式”选项卡，在“函数库”组中可以根据需要展开相应的函数类型下拉列表，单击需要输入的函数即可。

2.1.6 “F4”真好用

在输入公式和函数计算数据时，会涉及到单元格引用。什么是单元格引用？简单地说，就是在 Excel 公式中，使用单元格的地址来代替单元格和其中的数据。单元格引用的作用就在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并且指明公式里面所用的数据在工作表里的位置。

1.相对引用、绝对引用与混合引用

通常情况下，单元格的引用分为相对引用、绝对引用和混合引用，很容易就能将它们区分开来。

相对引用：在相对引用的情况下复制公式，可以看到粘贴到新单元格的公式中，引用的单元格地址更新了，指向一个和当前公式位置相对应的单元格。绝对引用：在绝对引用的情况下复制公式，可以看到粘贴到新单元格的公式中，引用的单元格地址保持不变，并且，绝对引用的单元格地址在行号和列标前会加入符号“$”，形如“$A$1”。

混合引用：相对引用和绝对引用同时存在于一个单元格地址引用中的，就是混合引用，此时复制公式，其中绝对引用的部分保持不变，而相对引用的部分会相应更新，形如“$A1”。

这里有一个在单元格地址中快速输入“$”符号的小技巧，就是将光标定位到输入的单元格地址，如“A1”中，然后按下“F4”键，即可在单元格地址的行号和列标前加入“$”符号使其变成“$A$1”了，此时第2次、第3次单击“F4”键，会变更单元格地址为混合引用，使出现在行号或列标前的“$”符号变更为“$A1”或“A$1”，而第4次单击“F4”键，就会回到相对引用的状态了。

2.利用单元格引用快速输入数据

如果觉得单元格引用的概念比较抽象不好理解，下面举个例子，让大家体会一下“F4”键的妙用，或者说，如何巧妙地利用相对引用、绝对引用和混合引用，达到事半功倍的目的，成为玩转Excel表格输入的高手。

在 Excel 中，我们不仅可以在同一张工作表中引用单元格或单元格区域的数据，还可以实现在同一工作簿中跨工作表引用，甚至跨工作簿引用。

举个例子，我们手上有一张100行的“工资统计表”，需要在其中输入员工请假扣除的工资，同时，我们有一张已经输入了数据的“请假统计表”。在两张表中行与行数据可以一一对应的情况下，我们可以在“工资统计表”里引用“请假统计表”中的相应单元格地址，提高输入效率。比起对大宗数据进行复制粘贴，或者对有函数公式的单元格数据进行复制粘贴，这样的操作更能避免人为失误造成的错误。无论这两张表在不在同一个工作簿中，方法都是一样的，步骤如下。

步骤1 将光标定位到需要输入函数的单元格中，输入“=”。

步骤2 切换到“请假统计表”，选中相应单元格。

步骤3 此时按下“Enter”键，就完成了单元格数据的引用。

步骤4 根据需要按下“F4”键修正单元格引用方式，再利用填充柄功能轻松拖动，达到快速输入数据的目的。

细心的朋友可能已经发现了，同一工作簿中跨工作表引用和跨工作簿引用这两种方式，显示出的引用地址有所不同。在这里就补充说明一下：在同一工作簿不同工作表中引用单元格，引用地址的一般格式为“工作表名称！单元格地址”，如“=请假统计表！$D2”；在跨工作簿引用单元格地址时，一般格式为“工作簿存储地址[工作簿名称]工作表名称！单元格地址”，如“=[请假记录表．xlsx]请假记录表！$D2”。

2.1.7 批注的秘密

批注是个好东西，制作表格的时候，有些单元格数据属性复杂，需要进行特别的说明，就可以用上批注。

举个例子，公司生产的产品里，泡椒凤爪、麻辣豆干和川味牛肉干这3种产品，根据一周销量可以相应增加日产量，由于不同产品的增产标准各不相同，情况复杂，所以就在备注栏的相应单元格中插入批注加以说明。

需要注意的是，对各种复杂情况进行批注说明时，要抓住关键的要素进行说明，务必做到简明扼要。比如，公司每个月允许员工请假1天而不扣工资，这个月员工小李请了2天假，理由是半岁大的儿子生病住院，她跟家里人轮换着到医院看护。同时，因为公司的管理很人性化，考虑到小李家里有哺乳期的幼儿要照顾，特别批准她超出1天假不扣工资。

要将以上内容编辑为批注插入到“员工请假明细表”的“应扣工资”项时，当然不可能按照上面的描述方式编写批注，因为对“应扣工资”项进行说明时，重点不是小李为什么事请假，而是公司特别批准了不扣她的工资，比较恰当的写法是：情况特殊，公司批准超出一天假期不扣工资。

下面来看看在Excel中使用批注的具体方法。

添加批注：选中要添加批注的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行“插入批注”命令，此时出现批注编辑框，在其中输入批注内容，完成后单击工作表中的其他位置退出批注编辑状态即可。

编辑批注：选中需要修改批注所在的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行“编辑批注”命令，此时批注编辑框处于可编辑状态，根据需要对批注内容进行编辑操作，然后单击工作表中的其他位置退出批注编辑状态即可。

删除批注：选中需要删除批注所在的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行“删除批注”命令，返回工作表即可看到该单元格中的批注被删除了。

隐藏与显示批注：默认情况下Excel中的批注为隐藏状态，在添加了批注的单元格的右上角可以看到一个红色的小三角，将光标指向该单元格可以查看被隐藏的批注。选中批注所在单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行“隐藏/显示批注”命令，可以设置始终显示批注或隐藏批注。在设置始终显示批注后，选中批注所在单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行“隐藏批注”命令，可以再次隐藏批注。

注意：要避免在工作表中插入过多的批注。因为隐藏批注后，需要把光标移动到单元格处一条一条地查看批注，而设置始终显示批注的话，又会挡住表格中的数据。在批注过多的情况下，要么批注内容查看起来不方便，要么看不全表格数据，弄得左右为难。

2.1.8 巧设数据验证

在制作 Excel 表格的时候，我们可以用上数据验证设置。它可以帮助我们限定单元格中可输入的内容，并提供提示，从而减少输入错误，提高工作效率。在工作中，数据验证设置常用来限制单元格中输入的文本长度、文本内容、数值范围等。

举例来说，这里有一张“资料借阅管理表”，为了避免输入错误数据，并提高录入速度，可以为其设置数据验证，限定“资料编号”为6位数值，限定“借阅部门”为“行政部、人事部、销售部、财务部、秘书处”等。

1.限定文本长度

在输入编号、身份证号码等数据时，可以设置数据验证来限定单元格中可输入的文本长度，避免输入错误，步骤如下。

步骤1 选中需要设置数据验证的单元格或单元格区域，切换到“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框。

步骤2 在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“文本长度”选项，在“数据”下拉列表中选择“等于”选项，在“长度”文本框中输入“6”。

步骤3 切换到“输入信息”选项卡，设置在该单元格中输入数据时显示的提示信息，然后切换到“出错警告”选项卡，设置在输入错误数据时显示的提示信息，完成后单击“确定”按钮即可。

2.限定文本内容

为了提高数据输入的速度，防止输入错误信息，可以限定单元格中可输入的文本内容，方法与限定文本长度类似：打开“数据验证”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入限定的文本内容，用英文状态下的逗号“,”隔开，然后切换到“输入信息”和“出错警告”选项卡设置提示信息，完成后单击“确定”按钮即可。

由于在“设置”选项卡中默认勾选了“提供下拉箭头”复选框，因此在限定了文本内容的单元格中输入数据时可以单击右侧出现的下拉箭头，在下拉列表中选择要输入的内容。

3.限定数值范围

我们还可以通过数据验证设置限定单元格中可输入的数值范围，避免发生错误。方法很简单：打开“数据验证”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“整数”选项，在“数据”下拉列表中选择“介于”选项，在“最小值”和“最大值”文本框中分别设置允许输入的最小值和最大值，然后在“输入信息”和“出错警告”选项卡中设置提示信息，完成后单击“确定”按钮即可。

提示：在“输入信息”和“出错警告”选项卡中默认勾选了“选定单元格时显示输入信息”和“输入无效数据时显示出错警告”复选框，如果取消勾选该复选框，将不能设置、显示相应的提示信息。