1.1 做个数据分析专家

“数据分析”是什么？最直接的理解，数据分析就是对数据进行分析。“数据分析”的目的是什么？就是选用适当的统计分析方法加工处理收集到的数据，从杂乱无章的数据中提炼出有意义的信息，并进一步地总结出研究对象中隐藏的规律。

要做一个Excel高手，首先要成为一个数据分析专家。

1.1.1 五步完成数据分析

成为数据分析专家很难吗？No！只要掌握了数据分析五大步骤，即使考一个“数据分析师”资格证书，也可以成为一名合格的Excel表格制作与数据分析专家。

1.数据分析五大步骤

根据实际工作经验不难总结出，在数据分析的过程中包括了五大步骤，下面就来看看到底是哪五大步骤吧。

步骤1 明确数据分析的目的和内容。

步骤2 收集数据。

步骤3 处理数据。

步骤4 分析数据。

步骤5 展现数据。

这五大步骤其实是一种经验总结或者说工作思路，可以指导菜鸟如何进行数据分析，帮助高手提高数据分析工作的效率。白纸黑字看起来太累，下面利用 Excel 的SmartArt图形来对其做进一步的讲解。

2.交出合格的数据分析报告

按照数据分析五大步骤进行操作，可以使 Excel 菜鸟迅速化身高手，轻松完成数据分析，但是老板需要的可不是一份干巴巴的数据分析结果。

当老板说：“给我一份数据分析报告”的时候，不用感到茫然无措。所谓“数据分析报告”其实就是对整个数据分析过程做一个总结，将数据分析的起因、过程、结果和建议以报告的形式完整地呈现出来，为决策者提供参考。搞定了数据分析，自然能够轻松搞定“分析报告”。

如何做出一份合格的数据分析报告？这很简单。首先确立一个结构分明、层次清晰的框架，然后以图文并茂的形式，生动、直观地将报告内容展现给阅读者，使阅读者可以轻松理解报告中提出的问题、分析的过程和结论，以及提供的建议。下面列举了一个数据分析报告的基本框架范例。

总的来说，要做好一份数据分析报告，需要做到以下几点。

报告框架结构清晰，内容主次分明。

图文并茂，使阅读者形象、直观地看到并理解报告内容。

对分析目标做出明确的结论。

针对提出的问题，提供具有可行性的建议或解决方案。

1.1.2 数据分析常用指标与术语

某领导总结说：“今年做得不错，去年2万件的销量今年提高到4万件，翻了两番。另外，我们引进的新技术，让成本得到了有效的控制，从30万元降低到15万元，足足下降了一倍！”如此“专业”的发言，引来会议室里一阵偷笑。

要知道，在进行数据分析的时候，常常会用到“番数”“倍数”“比例”“比率”等分析指标和术语，想做一个真正的 Excel 数据分析专家，就得学习并理解这些常用的分析指标和术语，避免成为“砖家”贻笑大方。

1.相对数与绝对数

相对数与绝对数是数据分析中常用到的综合指标。

按照专业的说法，其中绝对数反映的是“客观现象总体在一定时间、地点条件下的总规模、总水平”，或者表现为“在一定时间、地点条件下数量的增减变化”。例如人们常说的人口总数、GDP等就是绝对数。

而相对数，是将两个有联系的指标进行对比计算得出的数值，用来反映“客观现象之间的数量联系程度”。相对数常以倍数、百分数、成数等表示。

相对数的基本计算公式为：

在相对数的计算中，用来与基础数值进行对比的指标数值被称为“比较数值”，即“比数”；用作对比标准的指标数值被称为“基础数值”，即“基数”。例如，说“今年的销售额是去年的2倍”，其中“今年的销售额”是比数，“去年的销售额”是基数，用比数除以基数后，得到的相对数以“2倍”表示。

提示：在使用相对数时，要注意指标的可比性，同时可以和绝对数（总量）指标结合使用。

2.平均数

平均数在日常生活中应用广泛。比如，数学老师计算出某班学生的平均成绩，以此为指标，判断哪些学生的成绩高于平均分需要继续保持，哪些学生的成绩低于平均分需要加强指导。

在这里提到的平均数是算术平均数，是将一组数据求和后除以数据的个数得到的数值。算术平均数是十分重要的基础指标，它能够代表总体的一般水平，将总体内各单位的数量差异抽象化，掩盖各单位的差异。

提示：除了算术平均数，还有几何平均数、调和平均数等，在日常生活中提到的“平均数”通常都是指算术平均数。

3.番数与倍数

番数与倍数都属于相对数。

倍数一般用来反映数量的增长情况或者上升幅度，是一个数据除以另一个数据得到的商。如“去年2万件的销量今年提高到4万件”,4万件÷2万件=2，所以今年的销量是去年的2倍。

番数是指原数量的2的n次方倍（2n）。如“去年2万件的销量今年提高到4万件”，销量翻了一番为原数量的2倍（21），而“翻了两番”则表示数量为原数量的4倍（22）,“翻了三番”即是8倍（23），以此类推。

提示：“成本得到了有效的控制，从30万元降低到15万元，足足下降了一倍！”是错误的说法。倍数不适用于标书数量的减少或下降，可以改用百分数表示，如“下降了50%”。

4.百分点与百分比

百分比也是一种相对数，也叫百分数或者百分率，它可以表示一个数是另一个数的百分之多少。其计算公式为：百分比=（比数÷基数）×100%。如，成本“从30万元降低到15万元”，成本下降了50%。

百分点是指在以百分数形式表示的情况下，不同时期的相对指标的变动幅度，1个百分点=1%。如，“今年公司利润为43%，与去年的32%相比，提高了11个百分点”。

5.频数与频率

频数属于绝对数，是指一组数据中个别数据重复出现的次数。如某公司有员工60人，其中男员工有24人，女员工有36人，那么按男女性别进行分组，男员工的频数为24，女员工的频数为36。

频率用于反映某类别在总体中出现的频繁程度，一般用百分数表示，是一种相对数。其计算公式为：频率=（某组类别次数÷总次数）×100%。如在某公司的60名员工中，24名男员工出现的频率为（24÷60）×100%=40%;36名女员工出现的频率为（36÷60）×100%=60%。

6.比例与比率

比例与比率都属于相对数。

其中，比例用于反映总体的构成和结构，表示总体中各部分的数值占全部数值的比重。如，某公司有员工60人，其中男员工有24人，女员工有36人，那么公司中男员工的比例为24:60，女员工的比例为36:60。需要注意的是，比例的基数是全体员工人数。

而比率用于反映一个整体中各部分之间的关系，是不同类别的数值的对比。如，公司男员工有24人，女员工有36人，则公司男女员工比率为24:36。比率这一指标常常被用在社会经济领域。

7.同比与环比

常常能看到这样的描述，“公司第一季度销售额达到60万，同比增长20%。”或者“2月份销售量环比增长5%”。

其中，同比是与上一个统计周期的同期进行对比，如2013年第一季度与2012年第一季度销售额对比；环比是用现在的统计周期和上一个统计周期进行比较，如2013年2月与2013年1月销售量对比。通过同比指标可以反映出事物发展的相对情况；同比和环比指标可以反映事物逐期发展的情况。