1.3 重新审视PPT
PowerPoint只是一个工具。PPT本身没有错，错的只是用的人和用的方法。正如PowerPoint软件的发明者罗伯特·加斯金斯（见图1-14）所说，那些多层提纲和项目符号格式并非是Power-Point创造的，PowerPoint只是让它们的制作过程更加简单。PowerPoint跟任何工具一样，既能做出优秀的作品，也能做出平庸的作品。英国《金融时报》专栏作家蒂姆·哈福德也指出：“如果最终的作品拙劣难看，要怪也要怪‘工匠’。人们借助PowerPoint做的许多糟糕的报告，不用PowerPoint还是同样糟糕。”
图1-14 PowerPoint的发明人罗伯特·加斯金斯
PPT能干什么
1.辅助理解
每个人接受信息的途径各不相同，有的人倾向于通过阅读文字获取信息，有的人倾向于通过浏览图片、声音描述来获取信息。对于同一个内容，PPT通过多种感官刺激来强化观众的理解和记忆，结合演讲者的声音节奏、眼神交流、身体语言，使信息传达更加准确（见图1-15）。PPT极大地提高了演讲的质量和效率，好的PPT能够在更短的时间内传递更多的信息。PPT将演示内容变得像电视剧一样生动，而我们就是导演。在多数情况下，PPT在工作中展示的是结果、结论，更像是让观众做选择题或判断题。PPT的形式决定了其并不鼓励开放式的思考。
图1-15 PPT用于辅助理解
2.聚焦目光
无论是向客户介绍产品，还是向上司展示计划书，其本质都是为了说服观众同意你的观点，所以吸引住观众非常重要。你可以利用PPT迅速聚焦观众的目光，引导他们看到你希望他们注意到的内容。苹果公司前CEO乔布斯使用幻灯片演讲成功地说服世人购买iPhone、iPad等产品，他的演讲摈弃了传统演讲偏重技术且单调乏味的演讲风格，使潜在的客户转变为忠诚的老客户。现场体验过乔布斯幻灯片演讲的听众总是将之形容为一次非凡的体验。有时，我们制作PPT是为了与他人分享我们喜爱或感兴趣的事物，例如展示相册图片、欣赏文艺作品、分享读书笔记等，显然，好看的PPT能够吸引观众的目光（见图1-16）。另外，对于内容的好坏我们难以立即做出评价，而形式的优劣却显而易见。整洁美观的PPT给人专业、认真、可靠的感觉，观众也能够从中感受到制作者对自己的尊重和诚意，从而留下好的印象。
图1-16 PPT用于聚焦目光
3.掌握进度
在阅读图书时，我们可以跳读、略读，也可以随时翻看目录了解全书的框架结构。在演讲过程中，观众处于相对被动的地位，不容易从头脑中建立起全局的概念，造成只见树木不见森林的理解效果。演讲者觉得条理清晰的内容，往往让观众一头雾水。条理清晰的PPT可以帮助观众理清演讲内容的结构，跟上演讲进程，从而避免迷失在演讲中。演讲人也可以借助PPT提醒演讲的进度——掌控演讲的节奏（见图1-17），而且万一演讲人在演讲中忘了词，瞟一眼PPT，就可以迅速回忆起演讲内容。
图1-17 PPT用于掌握进度
啥时候用PPT
一场精彩的演讲，PPT并不是必需的。相信读者都听过单田芳、田连元的评书，一把折扇，一块惊堂木，一张桌子就是全部道具，我们照样听得津津有味。如果你看过TED（关于技术、娱乐、设计等方面的演讲大会）演讲，你会发现许多演讲者都没有使用PPT来辅助演讲，仍然非常精彩。那么，究竟什么时候应该使用PPT呢？
1.沟通时间不足的场合
PPT与Word文档最大的区别在于，演讲人在演说的同时，可以借助PPT中的图片、影像、动画等多媒体功能进行辅助演示，帮助听众理解、提高沟通效率。例如常见的优秀成果评选会，在十多分钟的时间内，你需要将多年的成果展示给评委，还要确保他们听得明白，此时使用PPT演示将是一个不错的选择（见图1-18）。
图1-18 PPT用于沟通时间不足的场合
2.容易产生理解偏差的场合
在沟通过程中，受理解方式的影响，人们有可能会产生理解的偏差。失之毫厘，谬以千里。PPT可以用视觉补充听觉，用具象解释抽象，最大限度地降低理解的偏差。如图1-19所示，罗永浩舌战王自如曾是网络上的一大热点，在两人辩论的时候，罗永浩借用纸板上的文字和图片来解释自己的观点，取得了不错的效果（见图1-19）。
图1-19 PPT用于容易理解偏差的场合（图片来自优酷）
3.难以文字描述的场合
文字叙述很难在短时间内使听众有一个宏观的理解，比如在描述多个项目之间的联系和区别时，单纯通过口头叙述很难讲清楚，说明白。如果通过一张图片或一个图表，再借助演说人的解释，就可以使观众一目了然。如图1-20所示，许多手机厂商在新产品发布会上，经常会使用表格将自己的产品与竞争对手的产品进行逐项对比，这样的PPT简洁明了、清晰直观。
图1-20 PPT用于难以文字描述的场合（图片来自小米公司新产品发布会）
图1-21 使用PPT的最终目的
只有充分了解PPT的作用，搞清使用PPT的场合，才能让PPT为我们所用。我们使用PPT的目的是实现更加有效的沟通（见图1-21）。让观众接纳我们的观点，赢得赞同与掌声，而不是制造视觉垃圾。
越用心越丑陋？
很多时候我们自认为做得还不错的PPT往往得不到好评，这是因为我们过于注重PPT华丽的外表，忽视了对PPT内涵的思考（见图1-22）。这类PPT大多都有花哨的图片、夸张的动画或是冗杂堆砌的素材，制作者似乎想把自己会的东西，在一页PPT中全部展现出来。这样的作品给人的感觉不是“高大上”，而是杂、乱、差。就像把世界上最漂亮的眼睛、鼻子、嘴组合在一起，反而会像怪物一样，做PPT也是如此。
图1-22 过于追求PPT外表的华丽却忽视了对内涵的思考
很多朋友认为，花时间找的素材不用多可惜啊！都放上去，领导就知道自己有多用功准备了。我们都想努力把PPT做得美观、有视觉冲击力，但是，有时往往用力过猛，会适得其反。在设计中我们要懂得“节制”。比如，过度使用PPT自带的许多样式效果（下画线、斜体、浮雕等）会给人一种粗糙、过时的感觉，仿佛在看一份10年前制作的PPT。
如何才能做出正确的PPT？重要的是站在观众的角度去思考，想一想观众究竟希望从演示中获得什么？而不是站在自己的角度去炫耀技术。不要为了做效果而做效果。