1.1　制作劳动合同

劳动合同是公司常用的文档资料之一。一般情况下，企业可以采用劳动部门制作的格式文本。也可以在遵循劳动法律法规前提下，根据公司情况制定合理、合法、有效的劳动合同。本节使用Word文档的编辑功能，详细介绍制作劳动合同类文档的具体步骤。

1.1.1　创建劳动合同文档

在编排劳动合同前，首先需要在Word 2016中新建文档，然后输入文档内容并对内容进行修改，最后保存文档。

1.新建与文档

在启动Word 2016软件后，软件将自动创建一个空白文档。下面将新建一个空白文档，并将其保存为需要的文档名称，操作方法如下。

Step 01　启动Word 2016，在打开的Word软件页面中单击“空白文档”。

Step 02　将新建一个名为“文档1”的Word文档，单击左上角的“保存”按钮。

Step 03　打开“文件”对话框，并自动定位到“另存为”选项卡，单击“浏览”命令。

Step 04　打开“另存为”对话框，选择文件的保存路径，然后在“文件名”文本框中输入文件名，完成后单击“保存”按钮。

Step 05　返回Word文档主界面，即可查看到文件名已经更改。

大师心得

在需要创建Word文档的文件夹中单击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“新建”→“Microsoft Word文档”命令，新建文档名称默认为“新建 Microsoft Word文档”，并呈选中状态，在其中输入文件名即可。

2.输入首页内容

创建了劳动合同文档之后，就可以开始在文档中输入劳动合同的内容了，操作方法如下。

将输入法切换到自己熟练使用的输入法，输入“编号：”文本，然后按下“Enter”键进行换行，即将光标插入点定位在第二行行首，继续输入劳动合同内容。

3.编辑首页文字

输入劳动合同首页文字后，需要对首页的文字格式进行相应的设置，包括字体、字号和行距等设置。

Step 01　选择“编号”文本，在“开始”选项卡的“字体”组中设置字体为“宋体”，设置字号为“小四”。

Step 02　将光标定位到“编号：”文本后，单击“开始”选项卡的“字体”组中的“下画线”按钮。在文本后输入空格，然后单击“开始”选项卡的“段落”组中的“行和段落间距”按钮，在弹出的下拉列表框中选择“2.0”命令。

Step 03　选择“劳动合同书”文本，设置字体为“宋体”，设置字号为“小初”，然后单击“开始”选项卡的“段落”组中的“居中”按钮。

Step 04　选择“劳动合同书”及以下的文本，单击“开始”选项卡的“段落”组中的“行和段落间距”按钮，在弹出的下拉列表框中选择“2.5”命令。

Step 05　选择“甲方”文本以下的段落，使用前文的方法为需要填写内容的位置添加下画线，然后设置字体为“宋体”，设置字号为“四号”。

4.插入分页符

首页内容制作完成后，就可以开始录入劳动合同的正文内容了，在录入正文内容之前，需要先插入分页符。

将光标定位到首页的末尾处，切换到“插入”选项卡，然后单击“页面”组中的“分页”按钮。

5.复制与粘贴文本内容

在录入和编辑文档内容时，有时需要从外部文件或其他文档中复制一些文本内容。例如，本例将从素材文件中复制劳动合同的内容并进行编辑。

Step 01　打开“劳动合同”素材文件，按下“Ctrl+A”组合键选择所有文本，然后在文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。

Step 02　将鼠标定位到“公司劳动合同”文档第2页的顶端，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击“只保留文本”按钮。

1.1.2　编辑劳动合同内文

成功创建了劳动合同，并完成了首页的制作和正文内容的录入工作后，接下来进行对劳动合同内文的编辑排版，包括设置字体格式、段落格式等操作。

1.设置字体格式

Word 2016的默认字体格式为“等线，五号”。如果我们需要其他的字体格式，可以通过以下的方法对正文内容进行字体格式的设置。

选择劳动合同正文文本，然后单击“开始”选项卡的“字体”组中的“字体”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“宋体”命令即可。

2.设置段落格式

除了文本的字体格式外，还需要针对段落的整体格式进行设置，如中文习惯使用的首行缩进格式。

Step 01　选择劳动合同正文文本，然后单击“开始”选项卡的“段落”组中的对话框启动器。

Step 02　打开“段落”对话框，在“缩进”组中的“特殊格式”下拉列表中选择“首行缩进”命令，在“缩进值”数值框中设置“2字符”，完成后单击“确定”按钮。

3.分栏排版文本

劳动合同页尾的签名多以甲乙双方左右排版，此时可以使用分栏功能将其分为两栏排版。

Step 01　选择签名文本，然后单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的“分栏”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“两栏”命令。

Step 02　设置完成后效果如图所示，甲乙双方的签字行将呈左右两栏排版。

1.1.3　阅览劳动合同

在编排完文档后，通常需要对文档排版后的整体效果进行查看。本节将以不同的方式对劳动合同文档进行查看。

1.使用阅读视图

Word 2016提供了全新的阅读视图模式，进入Word 2016全新的阅读模式，单击左右的箭头按钮即可完成翻屏。此外，Word 2016阅读视图模式中提供了3种页面背景色：默认是白底黑字、棕黄背景，以及适合于黑暗环境的黑底白字。方便用户在各种环境下舒适阅读。

Step 01　转到“视图”选项卡，单击“视图”组中的“阅读视图”按钮。

Step 02　进入阅读视图状态，单击左右的箭头按钮即可完成翻屏。单击“视图”选项卡，在弹出的下拉菜单中选择“页面颜色”命令，在弹出的扩展菜单中选择一种页面颜色。

2.应用“导航窗格”

Word 2016提供了可视化的“导航窗格”功能。使用“导航窗格”可以快速查看文档结构图和页面缩略图，从而帮助用户快速定位文档位置。在Word 2016使用“导航窗格”浏览文档的操作步骤如下。

转到“视图”选项卡，勾选“显示”组中的“导航窗格”复选框，然后在“导航窗格”中转到“页面”选项卡，在下方选择页面缩略图即可查看。

大师点拨

如果为文档设置了标题样式，则可以在“导航窗格”中查看到各级标题，单击标题即可跳转到目标页查看。

3.更改文档的显示比例

在Word 2016文档窗口中，可以设置页面显示比例，从而用以调整Word 2016文档窗口的大小。显示比例仅仅调整文档窗口的显示大小，并不会影响实际的打印效果。设置Word 2016页面显示比例的方法有以下3种：

◆　拖动窗口下方的显示比例滑块，可以快速调整显示比例。

◆　按住“Crtl”键滑动鼠标滚轮。

◆　单击“视图”选项卡中的显示比例组中的按钮，即可调整视图的显示比例，如图所示。

显示比例组中，各按钮的功用如下。

◆　“显示比例”按钮：单击该按钮，将打开“显示比例”对话框，在对话框中可选择视图缩放的比例大小。

◆　“100%”按钮：单击该按钮，可将视图比例还原到原始比例大小。

◆　“单页”按钮：单击该按钮，可将视图调整为在屏幕上完整显示一整页的缩放比例。

◆　“双页”按钮：单击该按钮，可将视图调整为在屏幕上完整显示两页的缩放比例。

◆　“页宽”按钮：单击该按钮，可将视图调整为页面宽度与屏幕宽度相同的缩放比例。

1.1.4　打印劳动合同

劳动合同制作完成后，需要使用纸张打印出来，以供聘用者与受聘者签字盖章，为劳动合同赋予法律效力。在打印劳动合同之前，需要进行相关的设置，如设置页面大小、装订线、页边距等。

1.设置页面大小

Office 2016默认的页面大小为A4，而最常用的普通打印纸也为A4，如果需要其他规格的纸张大小，可以在“布局”选项卡中设置纸张大小。

在“布局”选项卡中单击“页面设置”组中的“纸张大小”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择一种纸张大小的规格。

2.设置装订线

合同打印出来后大多会装订保存，所以在打印前需要为文档设置装订线。

Step 01　单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的对话框启动器。

Step 02　打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中设置“装订线”值为“1厘米”，在“装订线位置”下拉列表中选择“左”命令，设置完成后单击“确定”按钮即可。

3.设置页边距

为文档设置合适的页边距可以使打印的文档美观。页边距包括上、下、左、右页边距。如果默认的页边距不适合正在编辑的文档，可以通过设置进行修改。

Step 01　单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的对话框启动器。

Step 02　打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中设置“装订线”值为“1厘米”，在“装订线位置”下拉列表中选择“上”，设置完成后单击“确定”按钮即可。

4.预览和打印文档

在打印文档之前，可以先预览文件，查看文件在打印后的显示效果。预览效果满意之后，再设置相应的打印参数打印文档。

在“布局”选项卡中单击“页面设置”组中的“纸张大小”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择一种纸张大小的规格。