第4章商务演示四宗罪

如今，商务演示已经成为商务会议场合的“标配”。不管是大型会议论坛，还是公司内部的会议交流，99%以上的会议都需要用到PPT演示。

根据受众和演示场景的不同，商务演示可分为三种类型：面向广大受众的商务演示，面向客户、政府或合作伙伴的商务演示，以及面向公司内部的商务演示。

1.面向广大受众的商务演示

在高级酒店宴会厅举办的专场论坛及交流会，或者是大型的新品发布会，这种面向几百人以上规模的商务演示称为大型论坛商务演示。这种商务演示一般是营销活动或者行业发展交流论坛，由整个团队一起策划执行。

2.面向客户、政府或合作伙伴的商务演示

与客户面对面地对产品、技术、服务进行深入交流和沟通，向政府讲解公司申报项目，向合作伙伴展示公司产品优势及发展前景，向投资公司展示公司产品及技术的市场前景和商业模式等，这些面向公司外部的商务演示场景，对于公司的品牌形象以及产品售卖都很重要。

3.面向公司内部的商务演示

年终总结汇报、个人述职报告、转正报告、项目复盘报告、部门工作规划报告等，这些面向公司内部的商务演示，一般由演讲者制作PPT，通过PPT来展示自己的工作、思路、规划、想法、总结等。这种个人级别的商务演示对个人的职业发展起关键性的作用。

笔者在职场中多次参加以上三种商务演示会议，发现很多人制作PPT均存在诸多误区，这里把这些误区总结归纳为“商务演示四宗罪”，具体如下。

● 信息过量，让观众动脑。

● 设计不当，让观众眼累。

● 逻辑不清，让观众心烦。

● 情感缺失，让观众耳背。

第一宗罪：信息过量，让观众动脑

在很多演示演讲场合，我们都可以看到这样的幻灯片（估计你也设计过类似的幻灯片）：

● 幻灯片中的信息密密麻麻，找不到重点。

● 幻灯片的每个角落都被“塞满”内容，让人窒息。

● 幻灯片的文字太多太小，下面的观众难以看清。

● 整个PPT演示文稿上百页。

● 把幻灯片当成了讲义和演讲稿。

用这样的幻灯片进行商务演示的时候，就犯了第一宗罪：信息过量，让观众动脑。

在设计幻灯片的时候，你可能从Word或者Excel中直接复制/粘贴大篇幅的内容到PPT中，这样简单的操作让你轻松省事。但是，你想偷懒，观众同样也是想偷懒，这是人类的天性。你偷懒了，没有进行思考，意味着观众就需要思考才能理解演示内容。

在听演讲的时候，一旦需要人们去思考，尤其是深度思考并加工提炼的时候，人们就不想听了，因为思考加工的过程需要启动大脑里的神经元去产生链接、类比、联想，而这对大脑来说是一项费力的工作。

这也是为什么很多商务演示在进行信息轰炸的时候，台下的人就把自己“埋”在手机里，或者把演示演讲当成“催眠曲”。

信息过量体现在以下两方面。

1）整个演示文稿篇幅过长

笔者见过很多商务演示PPT动辄几十页，甚至上百页，这种情况在商业提案场合非常多见，一股脑地把公司产品、技术、服务事无巨细地在一次提案中全盘倒出，生怕PPT页数少了显得公司不够强大。

2）单页幻灯片内容信息过量

单页幻灯片内容信息过量，每一个角落都“塞得”满满的，生怕留了一点空白而浪费空间。这种情况在PPT初学者身上经常发生，他们很怕PPT页面过于简单而显得自己不够专业。

如果篇幅过长且单页幻灯片内容又多，这种商务演示会给观众带来非常可怕的体验。下面我们来了解一下迷雾指数的概念。

迷雾指数

美国教授 Robert Gunning 于1952年提出迷雾指数（The Gunning FOG Index）概念，该指数可从词数、难度、完整思维的数量和平均句长等方面考查一篇文章的阅读难度。

该指数常用来测算要轻松读懂某篇文章，需要读者（原指以英语为母语者，中文中不具备长单词，英文中长单词主要是指多音节词）具备多少年的正规教育。一篇文章的指数值是多少，就表示需要几年级的程度才能看得懂。迷雾指数值越低，读者就越容易读懂。

有人计算过，英国最畅销的日报迷雾指数平均为10，而较严肃的日报迷雾指数则为13、14。职业科学家的科研论文的迷雾指数通常在18～22之间，某些科研论文的迷雾指数甚至可达40。

在2007年，曾有人比较过微软和苹果两家公司掌门人演说的迷雾指数，结果表明，盖茨演说的迷雾指数为9.37，这意味着要听懂这场演讲，最少需接受9.37年的教育。与之相比，乔布斯演说的迷雾指数仅为6.9。

我们中文的演说虽然无法用Robert Gunning 教授的“迷雾指数”来衡量计算，但是道理都是相通的。一旦信息过量、概念抽象、复杂难懂，让观众动脑，那么迷雾指数一定会很高。一旦迷雾指数超出了受众的认知局限，那么这样的商务演示注定要失败。

第二宗罪：设计不当，让观众眼累

为什么Word和Excel不能作为演示软件工具，而PowerPoint可以成为流行的演示软件？主要是因为PowerPoint汇集了设计、排版、配色、绘图、动画、视频等综合功能。

但是，随着PowerPoint版本不断升级，功能也越来越强大，很多职场人在做PPT演示的时候就很容易本末倒置。不去探究演示的思路和逻辑，而是对一张幻灯片进行过分修饰，是很多人制作演示文件经常犯的错误。比如：

● 在商务沟通的场合，演示的幻灯片用3D小人作为装饰。

● 添加一些不是很必要的动画，让幻灯片表面看起来很炫。

● 对形状等图形添加阴影、浮雕、描边等效果，对幻灯片进行过分修饰。

● 对图片添加倒影、3D等修饰效果。

● 在幻灯片设计中运用五彩斑斓的颜色。

例如，下面三张图就给人以眼花缭乱的效果。

可能制作的人还在沾沾自喜，认为PowerPoint功能这么强大，能够设计很多种炫酷的效果。其实，作为观众来说，PPT只是演讲者的辅助工具，过度装饰的效果不但不能帮助演讲者有效说服观众，反而会干扰信息传递。

所以，商务演示的第二宗罪就是设计不当，让观众眼累。

第三宗罪：逻辑不清，让观众心烦

逻辑不清是很多演示演说普遍存在的问题，很多人可能已经意识到自己存在这样的问题，但却很难去解决这个问题。

整个PPT演示文稿的逻辑分为整体逻辑和页面逻辑。

1.整体逻辑

整体逻辑就是一份完整PPT演示文稿的目录，也就是大纲、框架。页面逻辑就是一页幻灯片的内容逻辑。如果一份PPT大纲出现了逻辑问题，那么页面逻辑做得再好，设计得再好看都于事无补。

笔者的公司以前有个销售代表做转正报告，洋洋洒洒地做了二十多页PPT，转正演讲的时候照着PPT读了十分钟就结束了。讲完后让人一头雾水，不知道他究竟要表达什么，原因就是他的PPT目录逻辑非常混乱，页面也缺乏逻辑呈现。

我们来看一下他的目录（见下图），一共有三个部分：工作概述、项目概述和工作展望。

乍一看好像没什么问题，但是稍微思考一下就会发现这三部分之间好像没有什么逻辑关系。既不是并列关系，也不是因果关系，更不是时间顺序关系。“工作概述”难道不包含“项目概述”吗？如果说“工作概述”和“项目概述”属于并列关系，那么工作展望就是时间序列了。在同一部分内容里放多种逻辑关系是导致演示逻辑不清的最大原因。

2.页面逻辑

如果说整体逻辑就像一棵大树的主干，那么页面逻辑就是枝干和分支。我们也经常看到有些PPT整体逻辑很清晰，但在具体对每一页幻灯片进行制作时，逻辑又乱了。

比如，下图是销售代表转正报告中的一页幻灯片。

仔细看这页幻灯片，从四个圆圈和连线来看，演讲人是把四个词语作为并列关系呈现。但是，“产品业务”“勤奋”“态度”“总结”四者之间并不是并列关系，而且不属于同一个层次的内容。之所以会出现这样的幻灯片，主要是演讲人缺乏结构化思维，想把所有的内容揉成一团“塞给”观众，结果却造成逻辑不清，让观众心烦。

再如，下图的幻灯片讲述了三个观点：第一个观点，企业希望获取最大的利润就只能降低自身的成本；第二个观点，生产制造是企业的最大成本来源；第三个观点，生产现场缺乏管理手段，需要一套系统来管理车间。

把很多内容或观点放到一页幻灯片上，而且每部分内容或观点之间没有紧密联系，这就给观众带来思路混乱，不知道演讲者到底要表达什么，于是绞尽脑汁思考，最终心烦到不想再听下去。

所以，逻辑不清，让观众心烦是商务演示的第三宗罪。

第四宗罪：情感缺失，让观众耳背

或许你也遇到过这样的情况，台上演讲者的整个演示明明逻辑清晰、设计简约、信息量也不大，但是演示思路平庸、内容枯燥无趣、演讲毫无情感，所以台下的人依然埋头看手机，对演说“左耳进，右耳出”。

这就好比很多人明明唱歌没有跑调，音色也不错，但就是唱得不够动人，总觉得缺少点什么。这主要是因为唱歌只是照着歌词去唱，没有投入感情去唱。带着情感去唱歌，才是最高境界。

循规蹈矩、枯燥无趣的演讲演示每天都在上演，公司路演、项目申报、招商引资、个人报告、竞岗述职、创新比赛等各种类型的演讲演示都难以逃脱“情感缺失”的瓶颈。

比如年终总结，很多职场人的PPT目录与下图一样：先罗列一年的工作成果，然后分析不足之处（但是，还有些不足），再提出明年的工作计划（明年我会更加努力）。这是最常规的年终总结思路，但也是最让人没有印象的思路。试想一下，如果你们部门10个人，每个人都要汇报年终总结，而且每个人都是这样的思路，你们部门领导以及其他领导是不是该睡着了，又何谈来年给你升职加薪呢？

笔者见过大多数公司简介的PPT目录都是由这三部分组成：公司简介（我们是谁）、业务领域（产品和业务是什么）和客户案例（看看这么多客户都选择了我们，你们也赶紧选择我们产品吧），然后销售经理就带着这样的公司简介PPT去给好不容易邀约到的客户演讲“我们公司有多么厉害”。这样的演示报告大都只会有一个结果，那就是没有结果。

所以，即使演示文稿遵循了逻辑清晰、设计得当、简约等原则，但离最终打动观众、说服观众还差一点距离，主要原因还是情感缺失，难以让观众产生感性决策。这就是商务演示的第四宗罪：情感缺失，让观众耳背。