1.1 如何让Excel报表自动化

小勤：现在公司里的报表好多，但其中很多都是重复的，比如月报、周报、日报……

大海：为什么不做成自动化的呢?

小勤：自动化?那不是要用VBA吗?对公司里的大多数同事来说，哪有那么多精力和能力去学习VBA啊?

大海：谁说实现报表自动化就要用VBA?

小勤：我也在用函数、数据透视……但公司的报表数据来源太多，比如历史数据都是一堆分散的Excel表，每天还有新的数据被放到不同的表里，表的格式又不太一样，不同部门或不同领导还要看不一样的数据……

大海：这些需求都很正常啊，哪家公司的数据不是这样的?虽然现在很多公司的系统都是越来越完善，但是，仍然有大量的外部数据要通过Excel等方式来处理，所以，这些需求对绝大部分的公司来说，都是差不多的。

小勤：那怎么办?

大海：下面先看看大多数公司里存在的两种报表类型，一种是数据整理型报表，另一种是数据分析型报表，如图1-1所示。

小勤：数据整理型报表就是将原始数据进行简单的整合、转换格式或筛选数据等就发给别人的报表?

大海：是的，也就是说，对于这些数据通常不需要进行分析，最多就是将全部数据合并到一起后，按需要增加或删除一些列，剔除一些敏感信息，或者纠正一些信息，进行简单的过滤或分类汇总等操作后就发给别人。

小勤：这种情况是挺多的，很多报表其实并没有进行太多的分析，而且是，这个部门要这样子的，那个部门要其他样子的，所以就得按他们的要求整理出来发给他们。甚至，很多时候其实只相当于帮他们简单地查找数据，但是因为数据不能很快地被整合到一起，这种工作往往也是最枯燥、最耗时、最费力的。

大海：对，数据整理真是一个又苦又累的活儿！下面说一说数据分析型报表。虽然，数据整理是数据分析的前提。但是，与数据整理不太一样的是，数据分析可能涉及大量的计算、数据透视等，而且，很多时候要从不同的维度去观察数据，所以要求报表尽可能做成动态的，可以让使用的人按需要选择不同的维度，从而得到不同的分析结果……

小勤：这就更难了。对一般人来说，能按不同领导的要求，将原始数据通过数据透视表等功能做成不同的汇总表就不错了。当然，也可以通过添加一些切片器来实现维度的选择，但是，数据透视表也有很多时候达不到要求……

大海：所以我们才要学新的东西。

小勤：除了VBA，还有什么?不是网上那些插件吧?我也用过一些插件，很多功能做得很好用，但也做不到让报表自动化啊！

大海：当然不是，既不是VBA那么难学的功能，也不是网上的插件，而是Excel的超级强大而又简单易用的新功能——Power Query和Power Pivot（或者微软的自助商业智能产品Power BI）。

小勤：啊?你一下说了这么多个Power XXX，让人很晕啊。它们到底是什么关系啊?

大海：Power BI其实是一个独立的软件，个人用是免费的。但Power BI跟Power Query、Power Pivot、Power View、Power Map等是有关系的。但它们的关系也不是很复杂。你可以先这样简单理解：

● Power Query是用来做数据查询和转换的。还记得Excel里的数据导入功能吗?它可以把数据整合到一起，然后进行各种各样的复杂转换。你可以将Power Query理解为它的升级版。

● Power Pivot是用来做数据建模和数据分析的。还记得Excel里的数据透视表吗?你可以将Power Pivot理解为它的加强版。

● Power View是用来做数据展示的。还记得Excel里的图表吗?你可以将Power View理解为它的整合版。

● Power Map是专门用来做数据的地图化展示的，这是Excel里原来没有的。

小勤：经你这么一解释，Power系列工作好像也不太复杂。其实还是对数据的整理、分析、展现这些内容，只不过都升级或强化了?

大海：对，可以这么理解。

小勤：那Power BI是怎么回事儿?

大海：Power BI是微软将这四个功能进行了大整合，然后推出的一个独立的工具，如图1-2所示。

小勤：但是，我用Excel这么久了，好像没见过这四个功能啊。

大海：的确，目前还很多人不知道这些强大功能的存在。因为在Excel的2010版和2013版中，这些功能有的要到微软官方网站下载插件并安装，而到了Excel 2016版，微软直接将它们融合到Excel里了，甚至都没有再叫Power Query了（Power Pivot等名称仍有保留，但也需要专门加载到菜单中）。所以，如果你不经常关注Excel的新功能或微软的一些新产品，那么可能不知道它们的存在和相互间的关系。

小勤：原来有这么多个Power系列工具。但你为什么在介绍报表自动化的时候，强调Power Query和Power Pivot，而不太说Power View和Power Map呢?

大海：因为报表自动化的核心在于数据的整理和分析，当你学好Power Query和Power Pivot后，再去按需要制作一些基础的图表或在地图上展示数据时，会发现往往只是一些简单的数据拖曳和属性设置操作而已。另外，图表展示虽然可以归入数据分析范畴，但它是一个相对专业的领域，如果需要深入学习，则需要专门的教材。所以，我重点介绍的是Power Query和Power Pivot。

小勤：那Power BI呢?

大海：Power BI的核心也是Power Query和Power Pivot，学好Power Query和Power Pivot，不仅能在Excel里实现报表的自动化，也为以后学习Power BI打下良好的基础。在9.6节也给出一个Power BI的简单例子，这样你就可以很快过渡到Power BI的学习了。

小勤：懂了。总之，先把Power Query和Power Pivot学好再说。