把面试做到极致:首席面试官的人才甄选法
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一、结构化面试

结构化面试是根据岗位胜任素质要素的标准,设计反映岗位关键胜任素质特征的题目(题库),采用特定的程序、评价标准和评价方法,以面试组(多名面试官)与求职者面对面交流的形式,依据求职者对面试题的回答,测评其与招聘岗位胜任素质要求匹配度的面试方法。

之所以称其为结构化面试,是因为此方法突出体现了标准化和结构的特点。首先,过程规范,面试的形式、程序、面试测评信息汇总的方法都有统一的标准和规定;其次,内容规范,面试中的测试(问题)题目、评分标准、时间要求都有统一的规定;最后,组织规范,面试的场景标准相同、实施形式一致、面试官相对固定。因为结构化面试吸收了标准化测验、经验型面试的优点,所以测验结果比较准确。

1.结构化面试的基本要求

必须基于工作分析确定岗位胜任素质标准,进而进行面试问题设计。面试问题不可能涵盖一个岗位的所有胜任素质要素,它需要通过深入的工作分析,找出其中对工作任务或职能完成有重要影响的素质要素,我们也可以称其为关键岗位胜任素质特征,以此作为设计面试题的基础,进行面试题设计。另外,也可以用排他法设计面试题,即找出人的哪些素质特征会影响岗位职能的实现,以此作为设计面试题的基准,进行面试题设计。最后,对这些面试题进行整理,确定基本的评分标准,建成岗位胜任素质标准测试题题库。

必须基于相同测试流程、要素对应聘者进行面试。结构化面试要求:对应聘同一职位的所有应聘者使用的面试题目相同;面试导语及说明相同;面试用时相同;面试场景相同;面试官相同;面试的程序相同……总之,要在所有面试要素同等(或基本同等)的情况下,对同一岗位的应聘者进行面试,以确保面试的公平、公正。

必须基于同一评价标准对应聘者的测评情况进行评价。结构化面试每一个岗位的胜任素质特征测试题都应确定评分标准,以确保面试官评分的一致性,避免主观、偏见。如对口头交流能力这一素质设计评分标准:口语表达顺畅,无讲话磕绊现象,得2分;表达顺畅,无磕绊,意思表达较清晰,得5分;表达顺畅,口齿清晰,意思表达条理分明,得7分。

必须基于同一组面试官对同岗位的所有应聘者进行测试。结构化面试的面试官一般要求由3~7名组成,最低2名,组成面试组,其中一名是主面试官,并由其担任主提问人角色。面试官的组成要根据招聘岗位的具体要求进行配置,通常由一名人力资源部门专业招聘面试人员、岗位业务专业精通人员、团队或相应岗位的管理者组成。

结构化面试是相对严谨的面试,试题固定、评分统一、程序严格是对其的基本要求,正是因为这些特点,决定了其测量效度、信度的可靠性,比较适合规模较大、规范性强的招聘面试。

2.一般步骤及要点

在已经具备岗位测试素质要素题库的情况下,通常按下面步骤实施,当然,一些步骤可以合并或同步实施。

第一步,进行简历筛选,确定进入面试的应聘人员;

第二步,确定面试官;

第三步,准备面试场地,进行场地设置(注意尽量体现企业文化、营造和谐氛围);

第四步,准备资料,重点包括应聘者的个人资料、结构化问题表、面试评分表、面试程序表、面试导引说明等;

第五步,对面试人员进行培训,培训重点是本次面试的组织实施方法、对参与面试人员的基本要求、评分标准、应聘者数量情况、特殊情况的处理等。如果有必要,还应进行面试业务、技能培训;

第六步,模拟演练;

第七步,进行面试;

第八步,汇总面试信息,甄选应聘入围者;

第九步,进行面试总结;

第十步,与应聘成功者沟通交流,办理入职手续(或下发再次面试通知),进行跟踪管理。

3.应注意的问题

结构化面试的严谨性及效度,对面试官和面试的组织者都有着较高的要求。

确定科学合理的面试时间。心理学研究发现人的心理警觉期一般为20~30分钟,所以,应试者进入面试的30分钟内,心理会在紧张与警觉间徘徊。在此期间,应聘者回答面试官的问题的准确性会受到一定的影响。最能体现应聘者真实性的时间是在面试30分钟后。所以,面试时间尽量安排在40分钟左右或更长,以便准确地了解应聘者的真实素质特征。

依面试官的专业特长分配打分题目。如人力资源部门的人员可重点负责工作态度、价值倾向、求职动机等事项的考查;用人单位人员负责技能、知识、工作经验等专业业务方面的考查;管理或顾问专家则针对(管理能力、技能潜能)等特殊项目进行考查。对每一位面试官向应聘者提出的问题,其他面试官有不同意见时,不能争论;特别问题应由主面试官裁决。

公开、透明,充分尊重应聘者。对应聘者提出的问题面试官要确切、如实回答,不便回答的问题要说明原因,请提问者谅解;不管应聘者回答问题的质量如何,面试官都不要贬低、耻笑;应允许应试者拒绝回答面试官提出的问题;要保持微笑,及时以点头或其他方式回应应聘者的答题。

面试问题设计应根据岗位胜任素质要素的权重设计恰当的评分标准,不能将所有问题的评定分数标准一刀切、平均分。应合理分配每位面试官的问题权重,最大权重不能超过50%,避免陪面现象,提高面试的公平性。

向应聘者提问一般遵循由简到繁、由易到难、先熟后生、先具体后抽象的原则,合理安排问题的顺序并确定好发问主面试官。本着从应聘者能够顺畅回答的问题出发,让其逐渐适应,进入角色。另外,要坚持由合适的人提出合适的问题的原则,以确保问题发问的效果。

4.存在问题与不足

结构化面试虽然具有准确性高、成本低、效率高的特点,但也存在着一些缺点和不足。首先,由于其设计测试题目的固定性,限制了面试官个人的甄别智慧、知识和能力的发挥;同时,也限制了求职者展示才华的空间。其次,程序、时间等条件的限定,使面试官不能与求职者进行充分的交流,探究其更深层的个体特征,或就某一值得深入探讨的问题进行深层次探索;由于对求职者知识、智慧、心理素质等多方面能力探索的固定性限制,难以对不同的应聘者做出更准确的评价。最后,不能针对求职者的特征和个性特点,以不同的问题进行特质求证。

任何一种面试方式都不可能完美无瑕,结构化面试也是如此,我们不能因此而投鼠忌器。实践证明,结构化面试仍然是当今面试中使用最多的面试方式,只要我们努力学习探索,积极克服其弱点,一定能最大限度地发挥其优点,为我们的招聘面试服务。