1.1 公文的特点和作用

公文是指法定的组织和个人在公共事务活动中形成并固定使用，以直接发挥其社会管理效能和法定效力的文书等信息载体，是国家机构与其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范格式的文件。

1.1.1 公文的特点

公文有其自身的特点，这主要体现在公务性、可靠性、特定性、实用性、时效性、规范性、政策性和权威性几个方面。

1.公务性

公文的公务性，指的是公文以处理公共事务为内容。即公文的内容反映和传达的是社会组织的公务信息。

2.可靠性

可靠性即真实性，指的是公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，都必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。公文写作一定要核准事实和数据，确保材料的可靠性和内容的真实性。

除数据材料的真实可靠以外，公文在方针政策上也应该真实可靠。制定方针政策时，要从客观实际出发，科学拟订，遵循事物发展的客观规律，公文必须根据实际情况的需要、针对具体问题而制定，有着明确的写作目的。

3.特定性

特定性首先是指公文的作者是特定的，公文必须是由法定的作者拟订和发布，这和文学作品的作者没有特殊限定是有区别的。公文的法定作者是指依据法律法规确立的，能以自己的名义行使其法定权利和担负一定义务的机关、组织或相应的法定代表人。也就是说，有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关政府部门登记注册。

除作者外，公文的读者，即公文的行文对象也是具有特定性的，不同的公文其读者不同，这是由公文自身具有的特定功能而决定的。如在公文格式上的“主送机关”“抄送机关”等元素，就是为了指定目标读者而对公文作的格式设置。

另外，公文的处理程序也是特定的。公文的处理质量、过程和处理结果直接关系到国家利益和广大人民群众的切身利益。因此，公文的处理程序具有高度的政治性、权威性、周密性和机密性，它的处理过程必须要履行法定的程序。

4.实用性

公文是用来处理公务的文书，必须根据现实需要，针对实际问题而制发（制作和发布），有其明确的写作目的。特别是对党政机关的公文处理，要求深入实际、联系群众、调查研究、实事求是、认真负责，克服官僚主义、形式主义、文牍主义，行文要少而精，注重效用。

公文的制发是为了解决现实生活中出现的问题和矛盾，也是党政机关以及企事业单位传达意图、颁布法规，进行政治活动、商务活动和经济活动的工具，这就进一步要求公文要有实用性，能够解决实际问题，能够在各种公务活动中真正起到作用。

5.时效性

时效性即时间性。公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦该时期结束，公文的实用价值也会减弱甚至丧失。所以，公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。

公文是党政机关、企事业单位在进行各种活动中形成的，是解决问题的一种手段，因此每一份公文都有具体的拟定目标和公务职能。这就要求公文进行公务处理、解决问题时要迅速、及时，因此，公文必须具有一定的时效性。如公文中明确规定的生效时间，或未明确规定，而是以成文日期作为生效时间的格式，就体现了公文的时效性这一特点。

6.规范性

公文的撰写从起草到成文，再到收发、传递、执行、立卷、归档、销毁等各个方面，都要遵循一定的规范化制度。同时，每一种公文都有其特定的格式，包括文体、结构、用纸尺寸、文件标记都有统一规定，每种公文只适用于特定的范围，用来表达特定的内容。随着社会和科技的发展，公文的标准化和公文处理的现代化已经逐步变得重要起来，公文的格式也有更加严格的规定，这都对公文的规范性提出了更高的要求。

7.政策性

党政机关的公文是党政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。各级党政机关制发的公文都必须用来贯彻执行党和国家的有关政策，执行国家的法律法规。因此，公文具有明显的政策性，是观点鲜明，且严肃郑重的一种文体。

8.权威性

公文是为了表达意志、处理公务等工作活动而拟定的，是各级党政机关和企事业单位处理公务、开展工作、管理国家和企业的法定依据。要想实现这些目的，公文就必须要具有一定的权威性。

1.1.2 公文的作用

公文是应用文中最重要、用途最广泛的文体之一，它具有以下几个方面的作用。

1.领导和指导作用

公文虽然种类繁多，但共同点都是体现党和国家的意志，是党政机关进行管理的工具。上级机关通过制发公文，传达党的路线方针政策，颁布国家的法律法规，组织开展各种公务活动，责成下级机关严格按照所发公文的要求，采取切实有效的措施予以贯彻落实。当然，上级机关制发的公文不一定都具有指令的性质，有的只对本行业、本系统的业务工作提出原则性的指导意见，要求下级机关结合本地区、本部门的实际情况，创造性地贯彻执行。但无论哪种情况，公文一经拟定与下发，下级机关无论是各个行政机关还是企事业单位，都必须严格执行公文规定。如果脱离了公文的这种作用，管理工作就会无章可循，变得混乱不堪。

2.规范和约束作用

党政机关所使用的公文中，大部分是用来颁布行政法规、发布各种命令、制定法律的，如条例、规定、办法等。这类公文是一定范围内人们行动的准则或行为的规范，具有明显的规范和约束作用，一旦制发生效，就必须遵照执行，不得违反。党和国家通过强制手段保证公文的执行，维护它的权威性，使其真正起到规范与约束的作用。

3.宣传和教育作用

要想使党和国家的路线、方针政策顺利及时地进行贯彻实施，除了党和国家制定的路线、方针正确，符合广大人民群众的利益外，还要以某种形式进行宣传。党政机关制发的许多重要公文，在做出工作部署，提出贯彻要求的同时，往往要分析国际国内形势，阐明党的理论、路线、方针、政策和国家的法律法规，对广大干部群众进行宣传教育，以便统一思想认识，增强贯彻执行的自觉性。一些公文，如表彰性或批评性的通告，就是为了达到宣传教育的目的制发的，其宣传教育作用更为突出。

另外，党和国家的各级机关会制定一部分可以对广大干部群众进行思想教育的公文，用来提高人们的认识，启发人们的觉悟，增强人们建设中国特色社会主义的信心，以及调动建设中国特色社会主义的积极性。

4.依据和凭证作用

公文作为处理公务的专门文书，反映了发文机关的意图，具有法定的效力，是收发机关做出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证。公文的时效性，本身也是进行各种公务活动的依据。也就是说，公文负责公务活动的记录，是公务活动的凭证。例如，上级机关制发的公文，如决议、决定、通知等，是下级机关组织开展工作的依据和凭证；下级机关制发的公文，如请示、报告等，是上级机关制定决策、指导工作的依据和凭证；平级或不相隶属机关制发的公文，如各种函件，则是双方交流情况、洽谈工作的依据和凭证。

当然，公文在完成使命后，会整理归档，这也对今后的各项工作起到记载、凭证与参考的作用。

5.沟通和联系作用

党政机关、企事业单位和其他社会组织都要通过制发公文来联系和商洽工作，传递和反馈信息，介绍和交流经验，公文在其中便起到了很好的沟通和联系作用，是它们之间的桥梁和纽带。例如，公告、通告、通知、通报、报告、请示、函等公文都具有沟通交流的作用，可以增强各个机关单位之间的联系，进行很好的沟通，既方便上情的下达，也方便下情的上传。有了公文这种交流与沟通的桥梁，党政机关、企事业单位、社会组织都有可能做到有效沟通、互相了解，可以更好地进行配合、协作，有利于各项工作的开展。

6.组织和协调作用

公文是党和国家、各单位制订计划和决策进行实施的载体，这些计划和决策依附公文而化为具体的执行过程。因此，公文是党和国家、各单位进行各种组织活动的重要工具，是组织各种机关单位进行活动、实施计划与决策的工具。例如，可以通过命令、意见、决议等公文对下级工作进行组织并提出具体实施要求；也可以通过请示、报告对上级的工作计划、意图作深入了解与掌握，从而有利于活动的开展与督促。

公文的协调作用是指调整与改善各个行政机关、各个部门以及各个社会团体之间的关系，使之协调、有序，最终使各项工作顺利开展，各种管理工作有条不紊地进行。例如，通过制定决议、决定来规范协调人们的活动；通过颁布法令来纠正不良的行为；通过制定条例、规定来约束调节人们的规范等。公文的这种协调作用，有利于党和国家、企事业单位，以及社会各界组织齐心协力来完成各种工作。