2.2 主体
公文的主体是公文需要传达和表达的具体内容，它主要包括标题、主送机关、正文、附件说明与附件、发文机关署名、成文日期与印章、附注等元素。
2.2.1 标题
公文标题编排在分隔线下，空两行的位置，一般用2号小标宋字体居中排布。如果标题内容过长，可分多行居中排布。换行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜和间距恰当。总体来看，多行标题排列的外形类似于梯形或菱形，如图2-9所示。
图2-9 多行标题的排列效果
公文标题的内容，则一般由发文机关+事由+文种组成，其中事由一般用“关于……的……”结构。具体形式有以下几种。
◆发文机关+事由+文种：这是最常见的公文标题形式，如：中共蒙城县委关于印发《关于改进工作作风、加强党风廉政建设的规定》的通知。
◆事由+文种：这种形式省略了发文机关，如：关于做好教育实践活动查摆问题的通知。
◆发文机关+文种：这种形式省略了事由，即主要内容，如：中共中央通知。
◆文种：这种形式只保留了公文种类，常用于公开发布的公告、通告等公文。
关于公文标题的编写，还需要注意以下3点。
（1）公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。
（2）标题中包含多个发文机关名称时，各名称之间用空格分开，不加顿号，如图2-10所示。
（3）多行标题排列不适合采用上下长度一样的长方形，或上下长、中间短的沙漏形，一般只适合按梯形或菱形排列。
图2-10 标题包含多个发文机关时的情况
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转发公文标题的写法
对于需要转发的公文，特别是转发通知，经常会遇到转发的层次较多的情况，标题中会反复出现“关于”“转发”“通知”等词语，看起来十分累赘，读起来也十分别扭，理解起来也很困难。为使标题简练、流畅，方便理解，对于转发的公文可以采取一定的方法进行处理。
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转发公文标题的写法
2.2.2 主送机关
主送机关即负责处理、执行公文的机关，它可以表明公文的空间效力范围，即明确对公文负法定办理或答复责任的机关对象。
主送机关应编排于公文标题下，空1行的位置，居左顶格，用3号仿宋字体，应使用全称、规范化简称或同类型机关的统称，最后一个机关名称后面加上全角冒号，如图2-11所示。
图2-11 主送机关的编排方法
关于主送机关的编排，需要注意以下3点。
（1）如果主送机关名称较长导致需要回行编排时，仍然需要顶格编排。
（2）上行文，如报告、请示等公文只有一个主送机关。
（3）公开发布的公文一般不写主送机关，如公告、决议、公报、通告等。
2.2.3 正文
公文首页必须显示正文，正文一般用3号仿宋字体，编排于主送机关名称的下一行，每个自然段开头要缩进两个汉字的距离，回行时顶格编排，但是数字、年份不能回行。
正文如果包含许多段落层次的序数，则段落层次的序数，第一层为“一、”，黑体字体；第二层为“（一）”，楷体字体；第三层为“1.”，仿宋字体；第四层为“（1）”，仿宋字体。如图2-12所示。
图2-12 包含段落层次序数的正文编排方法
2.2.4 附件说明与附件
附件与公文正文具有同等的效力，是附属于主件的文字材料，对正文起补充说明的作用，主要包括随文转发、报送的文件，随文下发的制度、规定及报表、名单等。如果公文包含附件，则需要编排附件说明和附件的内容。
1.附件说明
附件说明能够说明此文件包含附件，并显示出附件的名称，其编排格式为：使用与正文相同的3号仿宋字体，在正文末尾空1行，并在左侧缩进两个汉字的位置编排“附件”二字，后面用全角冒号标注，并书写出附件的具体名称，名称后面不加标点符号，如图2-13所示。
图2-13 附件说明的编排方法
如果公文包含多个附件，则需要使用阿拉伯数字标注出附件的顺序号和附件的具体名称，名称后面同样不加标点符号。如果附件的名称较长需要回行编排时，应该与上一行附件名称的首字对齐，如图2-14所示。
图2-14 包含多个附件的附件说明编排方法
2.附件
附件应当在下一页面编排，与版记编排在同一页，并与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题一般用2号小标宋字体居中编排，上下各空1行，也就是说，附件标题编排在第3行，附件正文编排在第5行。另外，附件顺序号和附件标题必须与附件说明中的表述完全一致，附件内容的编排格式与正文格式相同，如图2-15所示。
图2-15 附件的编排方法
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谈谈附件与附件说明
公文附件本身所附的位置，附件及附件说明的标注格式，以及附件的处理方法，这些都是日常工作中容易忽视的问题。一旦遇到这些问题，处理起来如果拿捏不准，极易出错，最终会导致公文处理不符规则。
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谈谈附件与附件说明
如果附件与公文正文不能一起装订，则应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号，如图2-16所示。
图2-16 无法与正文装订的附件编排方法
2.2.5 发文机关署名、成文日期与印章
发文机关署名、成文日期、印章这三大要素是公文写作中变化较大的内容之一。其中，发文机关署名即在此公文上签上发出机关的名称；成文日期指公文发出或生效的时间；印章则是发文机关的印章，是公文最后生效的标志。由于有的公文需要加盖印章，有的公文不加盖印章，有的公文还要加盖签发人签名章，因此下面根据这几种不同的情形综合介绍发文机关署名、成文日期与印章的具体编排格式。
1.加盖印章的公文
单一机关行文时，成文日期一般在右侧空出4个汉字的位置，成文日期应使用阿拉伯数字将年、月、日标全，如“2012年7月1日”。年份应标全称，月日不编虚位，即1不编为01；在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，署名应该是发文机关全称或者规范化简称；印章用红色，禁止出现空白印章，且印章需要端正，并居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期处在印章中心偏下的位置，印章顶端则需要控制在与正文（或附件说明）末尾一行之内的距离，如图2-17所示。
专家点拨
成文日期以发文机关的领导人签发日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准，须经会议讨论通过的重要公文，如决议，则以会议通过的日期为准，电报以发出日期为准。另外，决定、决议、公报、通告、纪要等公文的成文日期可编排在标题下方，用括号标注。
图2-17 发文机关署名、成文日期和印章的编排格式
如果是联合行文，则应将各发文机关署名按照发文机关的顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名。最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端同样需要控制在与正文末尾（或附件说明）一行之内的距离，如图2-18所示。
图2-18 发文机关署名、成文日期和印章的编排格式
专家点拨
公文中有发文机关署名的，就应当加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文的机关都应加盖印章。
2.不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）末尾空1行，且右侧空出两个汉字的距离编排发文机关署名，然后在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两个汉字的距离。如果成文日期长于发文机关署名，则可以将成文日期在右侧空出两个汉字的距离编排，并相应增加发文机关署名右侧空出的字数，如图2-19所示。
图2-19 无印章时成文日期和发文机关署名的编排格式
如果是联合行文，则应当先编排主办机关的署名，其余发文机关的署名依次向下编排，如图2-20所示。
图2-20 无印章时联合行文的成文日期和发文机关署名编排格式
专家点拨
在处理联合行文的发文机关署名时，应注意要使所有发文机关名称的显示长度一致，此要求也适用于联合行文时发文机关标志的处理。
3.加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）末尾空2行，且右侧空出4个汉字的距离加盖签发人签名章，并应在距签名章左侧两个汉字的距离标注签发人职务，签发人职务应当标注全称，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空1行，且右侧空出4个汉字的距离编排成文日期，如图2-21所示。
图2-21 加盖签名章的编排格式
写作技巧
一般情况下，印章和签名章都使用红色；发文机关署名和成文日期则按正文格式，使用3号仿宋字体。需要特别注意的是，无论是印章还是签名章，都必须与正文处于同一页，如果页面所剩版面无法编排印章，则可通过调整字距和行距的方法来调整版面空间，确保印章能与正文处于同一页面。
如果是联合行文，则应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐，每行只编排一个机关的签发人职务、签名章，如图2-22所示。
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谈行政公文成文日期的规范化
成文日期的作用很大，成文日期可以反映出公文内容的时代背景。没有成文日期，受文者就很难处理公文中要求办理的事项，也会给立卷归档带来困难。
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谈行政公文成文日期的规范化
图2-22 联合行文的签名章编排格式
2.2.6 附注
附注的作用主要是说明公文的发送、阅读和传达范围。请示、报告、函等类别的公文必须标注附注，其他文种视情况而定，下行文也可用附注。例如，请示类公文应当在附注处注明联系人和联系电话；政府信息公开类公文应当在附注处注明公开属性；党政机关在附注处应注明公文的传达范围等。
公文如果包含附注，则用3号仿宋字体，位于成文日期下1行，左侧缩进两个汉字的距离编排，并利用圆括号标注起来，如图2-23所示。
图2-23 附注的编排格式