2.1 版头
公文的版头包括六大要素，分别是份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。图2-1所示为一则标准的公文版头格式。
图2-1 公文版头格式
2.1.1 份号
份号是指公文印制份数的顺序号，一般用6位3号阿拉伯数字表示，标注在首页版心左上角第一行，如上图所示的“000001”，常用黑体。如印制了10份，则每份公文的份号分别为“000001—000010”这10个序列数字。
需要注意的是，一般公文不要求标注份号，涉密公文，即绝密、机密、秘密三类公文则需要标注份号。另外，“办法”类公文一般只要求绝密、机密级别标注份号。
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份号与字号的区别
份号与字号均是公文中的要素，但二者并不是同一概念。主要区别有以下几点：（1）内涵不同；（2）标识范围不同；（3）标识位置不同；（4）标识方法不同。
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份号与字号的区别
2.1.2 密级和保密期限
涉密公文必须标注秘密等级，即绝密、机密、秘密三类，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限两者之间用“★”隔开，如“绝密★30年”“机密★20年”“秘密★10年”。如图2-2所示。
图2-2 密级和保密期限的标注方法
如果没有保密期限，则应按照国家保密期限的规定上限进行处理。《中华人民共和国保密法》规定：“确定国家秘密的密级，应当遵守定密权限。中央国家机关、省级机关及其授权的机关、单位可以确定绝密级、机密级和秘密级国家秘密；设区的市、自治州一级的机关及其授权的机关、单位可以确定机密级和秘密级国家秘密。县级机关、单位不再拥有定密权。”
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《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》
2.1.3 紧急程度
紧急公文需要标注紧急程度，即“特急”或“加急”，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，紧急程度两个汉字之间空出一个汉字。
当公文上需要同时标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度这三大要素时，应该按照从上到下的顺序，依次编排份号、密级和保密期限、紧急程度。
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简述公文的紧急程度
从机关公文处理的具体实践来看，紧急公文一般都以电报的形式发送，使用红头文件发送的情况较少，因而红头文件一般不标注紧急程度。个别文件确实需标注紧急程度时才编排在公文之上，注意两字之间空一个汉字的间距。
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简述公文的紧急程度
2.1.4 发文机关标志
发文机关标志由发文机关的全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以直接使用发文机关全称或者规范化简称，而不用加上“文件”二字。如“中国共产党××市委员会文件”或“中国共产党××市委员会”。
就字体格式而言，发文机关标志应该居中排布，文字的上边缘与版心上边缘的距离约为35 mm，一般使用小标宋体字，颜色为红色，使得发文机关标志更加醒目、美观和庄重。如图2-3所示。
图2-3 发文机关标志距版心上边缘的距离
写作技巧
民族自治地方的公文，其发文机关标志可并用少数民族的文字和汉字印刷，但要注意的是，少数民族的文字应当排在汉字的上方。
如果是联合行文，则发文机关名称有以下规定。
（1）需要同时标注联署发文机关名称时，一般应将主办机关名称排列在最前面，如图2-4所示。
图2-4 联合行文无“文件”的发文机关
（2）需要标注“文件”二字时，应将该“文件”二字放置在发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布，如图2-5所示。
图2-5 联合行文有“文件”的发文机关
专家点拨
如果发文机关标志的内容过长，需要换行显示时，应在语句合理处进行切换，保证语句连贯，阅读时不会产生误解或歧义。
2.1.5 发文字号
发文字号编排在发文机关标志下空两行的位置，同样居中排布，它主要由发文机关代字、年份和发文顺序号3个部分组成。
◆发文机关代字：发文机关的代字由发文机关自行拟定，固定使用，不能经常更改，其构成方式一般为“地名代字+机关代字+分类代字”。如国务院办公厅发出的函件，其发文代字为“国办函”，又如济南市人力资源和社会保障局发出的文件，其发文代字为“济人社发”。
◆年份：发文字号中的年份应标注为全称，用六角括号“〔〕”括起来，不用加“年”字，如“〔2016〕”。
◆发文顺序号：发文顺序号不加“第”字，不编虚位，如“1”应标注“1”，而不能标注为“01”，并需要在阿拉伯数字后加“号”字，如图2-6所示。
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浅谈发文字号规范化
正确使用发文字号，也是公文规范化写作的一个方面。建议扫描右侧的二维码，在网页中查看其他专业人士对发文字号规范化的说明，对使用好发文字号会有很大帮助。
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浅谈发文字号规范化
图2-6 发文字号的标注格式
2.1.6 签发人
签发人就是签发文件的人，是机关的领导人，一般为单位的正职或主要领导授权人。公文如果是上行文，则需要标注签发人，由“签发人”三字加全角冒号（占1个汉字宽度）和签发人姓名组成。“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字体，居右空一字，并编排在发文机关标志下空两行的位置。此时发文字号则居左空一字标注，如图2-7所示。
图2-7 上行文的签发人标注格式
专家点拨
在发文字号下方4 mm处应添加一条与版心宽度相同的红色分隔线，分隔线粗细大致在1磅左右（约等于0.35 mm的高度），这是公文的第一条分隔线。
依次均匀编排，一般每行排两个姓名，换行时与上一行第一个签发人姓名对齐。此时发文字号同样应该居左空一字标注，但需要与最后一个签发人姓名处在同一行，如图2-8所示。
图2-8 具有多个签发人的标注格式