任务三 熟悉会计电算化信息系统的总体结构

一、会计电算化信息系统的构成要素

作为管理信息系统的一个子系统，会计电算化信息系统的构成要素包括计算机硬件、软件、人员和规程。

1.计算机硬件

计算机硬件是系统中所有固定装置的总称，它是系统工作的物质基础。计算机硬件设备一般包括数据输入设备、数据处理设备、数据存储设备和数据输出设备，另外还包括通信设备和机房等。

数据输入设备是指能够把会计数据输入到计算机中的设备。目前常见的有键盘、鼠标、光笔、扫描仪及光学阅读器等。数据处理设备是指按一定的要求对数据进行加工、计算、分类、汇总、存储、转换及检索等处理的设备，这由计算机主机的功能来实现。数据存储设备是指用于存放数据的设备。目前常见的有磁盘、光盘及驱动设备。数据输出设备是指从存储设备中取出数据按一定的方式和格式进行输出的设备，如显示器、打印机及绘图机等。

2.软件

电算化信息系统的运行不仅需要硬件设备，而且需要一套程序来保证系统运转，实现系统目标。通常，可把这些程序分为系统软件和应用软件。系统软件主要指操作系统和计算机语言系统。应用软件通常指系统的使用者组织专门人才依据系统要求研制开发或购买的通用商品化会计软件，它们一般是按系统中各职能子系统的任务进行设计的。如会计电算化核算系统，一般按工资核算、材料核算、固定资产核算、成本核算、产成品与销售核算和账务处理等职能进行研制开发。

3.规程

规程是指保证系统运转的文档和规定，主要包括两大类：一类是政府的法令、条例；另一类是保证系统运转的各项规定，如会计电算化系统使用说明书、数据准备说明书、机房管理制度和会计内部控制制度等。

4.人员

一般仅指直接从事系统研制、开发、维护和使用的人员，包括系统管理人员、系统维护人员、系统分析与设计人员、系统程序员、操作人员和数据准备人员等。

一个企业组织要建立会计电算化信息系统，必须根据企业自身的特点和要求，综合考虑购建计算机的硬件、软件，并培训相应的会计电算化人员。

二、会计电算化信息系统的功能结构

会计电算化信息系统的功能结构是指会计电算化信息系统由哪些子系统组成，每个子系统完成哪些功能，以及各个子系统的相互关系。

会计电算化信息系统具有 3 种功能（职能）：核算职能、管理职能和决策职能。相应地，按职能可以将会计电算化信息系统划分为3个子系统：会计核算信息子系统、会计管理信息子系统和会计决策信息子系统，如图1-1所示。

1.会计核算信息子系统

会计核算信息子系统的主要任务是进行会计核算、反映企业经营活动情况、处理具体经济业务、代替手工劳动。该子系统一般分为账务处理系统、工资核算系统、材料核算系统、固定资产核算系统、成本核算系统、销售核算系统、往来核算系统及报表编制系统。

2.会计管理信息子系统

会计管理信息子系统的主要任务是进行会计管理、监督企业经营活动。该子系统一般分为资金管理系统、成本管理系统和利润管理系统等。

3.会计决策信息子系统

会计决策信息子系统的主要任务是进行会计决策、参与企业经营管理，辅助支持决策者做出决策。该子系统一般分为量本利分析系统、投资决策系统、质量评估系统等。

三、会计软件各功能模块的作用

我们以制造类企业会计软件各功能模块为例，将会计核算系统各功能模块的作用简要介绍如下。

1.总账模块

总账模块用于日常账务处理，从记账凭证的填制开始，完成凭证的复核、记账和结账等业务处理，并对总账、明细账、日记账以及凭证、科目汇总表等账证进行查询，提供各种形式的查询打印功能。

总账模块是整个会计电算化信息系统的核心。各业务核算模块（如工资核算、材料核算等）生成的凭证需要转入总账模块进行登账；同时，其提供的总账、明细账等会计信息是会计报表模块的数据基础。

2.薪资模块

薪资模块主要用于计算每个职工的应发工资，完成工资的计算、工资费用的汇总与分配、个人所得税的计算；可以查询、统计各种工资数据，并自动编制工资费用转账凭证到总账模块。

3.固定资产模块

固定资产模块主要是对各项固定资产进行有效的管理，可以完成固定资产卡片的增加、删除、查询、统计与汇总等功能。通过输入固定资产增减变动或项目内容变动原始凭证，自动登记固定资产明细账；通过固定资产折旧的计提与分配，产生折旧计提与分配明细表、固定资产增减变动表等报表，在期末编制固定资产增减变动和折旧费用分配凭证并自动传递到总账模块。

4.材料模块

材料模块主要对材料的收、发、结存等进行有效的管理。通过输入材料的收发料单等原始凭证，核算材料的增减变动与结存情况，及时输出有关数据，满足日常管理的需要。

5.成本核算模块

成本核算模块是根据企业成本核算的要求，通过对成本对象的定义，选择成本核算和各种费用的分配方法，对从其他模块传递过来或人工输入的材料、人工、燃料、动力等数据进行汇总、计算、分配，自动编制成本转账凭证传递到总账模块，并能输出各类成本核算报表和成本明细账。

6.应收模块

应收模块主要完成对各项应收款项的登记、核销及对应收款项进行统计、分析工作，帮助会计人员对应收款项进行有效的管理。

7.应付模块

应付模块主要完成对各项应付款项的登记、核销及对应付款项进行统计、分析工作，帮助会计人员对应付款项进行有效的管理。

8.会计报表模块

会计报表模块主要根据总账模块提供的数据，包括各类账户的余额和本期发生额，按照统一规定的会计报表格式的要求，定义会计报表结构文件和会计报表数据文件，生成会计报表文件，并打印输出会计报表。

9.供应链核算模块

供应链核算模块主要包括采购子模块、销售子模块、存货核算子模块、库存管理子模块、售前分析子模块、合同管理子模块等。其中，采购子模块主要是对采购计划、采购订单、采购到货、采购入库进行核算与管理。销售子模块主要是以企业销售业务为主线，对销售报价、销售订单、销售发货、销售开票等进行核算与管理。存货核算子模块主要是核算企业存货的出入库及结余成本，为企业进行存货核算与管理提供基础数据，通过存货分析，有效降低库存量，加速资金周转。供应链核算子模块期末生成凭证传递到总账模块。