任务五 熟悉会计电算化信息系统的试运行与转换

会计电算化信息系统试运行又称作人机并行，是手工和计算机核算并行以便共同完成会计核算工作和管理工作的过渡阶段，是会计软件正式使用前的测试阶段。这个阶段不仅是对计算机及会计软件的考验，也是对电算化人员分工合理性的检验。通过系统试运行，可以提高人员操作软件的熟练性，实施建立的各种管理制度，规范会计核算工作。

会计电算化信息系统的顺利实施一般需要经过系统试运行、申请甩账和系统正式运行3个阶段，只有会计电算化信息系统试运行与手工处理得到一致的会计数据，并且经过甩账审批单位批复后，才能正式进行会计电算化信息系统的实施。本任务将着重介绍会计电算化信息系统的试运行与转换的各项工作。

一、确定试运行的起始时间

会计软件试运行的时间最少为3个月，一般不超过6个月。为了能够比较全面、准确地测试会计软件，最好选择第四季度作为试运行的起始时间，因为会计业务在接近年底时较为全面，数据量比较大，这样可以测试软件日常处理数据的最大容量，也可以测试软件跨年度处理数据的功能，同时，可以减少软件正式运行时的初始化设置工作量。

二、做好试运行前的各项准备工作

（1）确定会计核算方法。由于同一种经济业务可能有两种以上的会计核算方法，需要对经济业务的核算方法做出规定，如存货计价方法、固定资产折旧方法、产品成本的核算方法等。

（2）统一账、证、表的格式。要全面考虑各类会计资料的规范性格式，分清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计账、证、表的格式更适于计算机处理。

（3）整理手工会计业务数据。重新核对各类凭证和账簿，做到账账、账证、账实相符，整理各类账户余额及发生额；清理往来账户，整理出未核销的往来业务，建立客户档案与供应商档案；清理银行账户，手工编制最后一次“银行存款余额调节表”，查找出未达账项；整理单位员工的基本工资信息及工资计算的方法，为薪资系统核算工资奠定基础。

（4）建立会计科目体系。确定系统核算需要的一级科目、中间级科目和明细级科目，确定每一会计科目的性质、类别和账页格式，确定哪些科目需要进行往来核算、部门核算、项目核算、现金流量核算、数量核算等辅助核算，确定哪些科目需要登记日记账、银行账，以便进行银行对账等。

（5）制定编码规则。根据收集整理的会计业务数据和会计科目体系，确定会计科目、部门、往来单位、存货等的编码规则，明确分级的级数位、每级的位长和具体编码。

三、明晰试运行的主要工作

会计软件试运行阶段的主要任务是实现计算机核算结果与手工核算结果的一致，建立相应的会计电算化制度，同时向有关部门申请批准计算机代替手工记账。为完成这一阶段的主要任务，需做下列各项工作。

（1）建立核算单位的核算账套，根据试运行所做的各项准备工作设计好初始化方案，进行系统初始设置，如设置操作人员的角色与权限，建立本单位账套，设置单位内部部门档案及职员档案，设置单位的客户、供应商及存货分类情况及其档案信息，设置开户银行信息与结算方式等。

（2）使用会计电算化信息系统完成日常会计核算工作，并检查和调整各种核算方法及会计科目体系的科学性、完整性，以及已制定的各种方案、工作程序、各项管理制度和会计软件的完善程度。

（3）这个阶段的所有会计业务核算和管理工作仍需要手工完成，为的是检验手工核算和软件处理结果的一致性。

（4）需要定期核对手工核算结果与软件处理得到的数据，如果两者核对不一致，应当查明并分析不一致的原因，同时定期写出试运行情况的书面报告。

四、关注试运行过程中的主要问题

（1）关注各功能模块测试检查的重点。总账处理模块的测试，着重检查输入过程中的错误和结账数据的正确性；固定资产模块的测试，着重检查折旧的提取口径和正确性；材料模块的测试，着重检查材料收入或发出后软件能否按金额与数量分别处理，以及处理是否得当；成本模块的测试，着重检查软件能否顺利执行成本核算方案，以及成本还原上能否达到满意的效果；薪资模块的测试，着重检查软件能否正确计提和分配工资、是否能正确计算个人所得税等；报表模块的测试，着重检查软件能否正确生成单位所需的各种会计报表；供应链各模块的测试，着重检查各种原始单据输入和输出的正确性、各种记账凭证生成的正确性及与总账模块的数据传递关系的稳定性和正确性等。

（2）关注试运行的结果与手工核算的一致性。会计软件试运行是人机并行，二者核算结果的理想状态应该是一致的。但并行的结果往往是不一致的，不一致的原因需要分析。如果是由于计算机的核算精度比手工核算高而造成的，如在计算生产成本、销售成本、税金、利润时，数据精度不同就会造成二者结果出现差异，从管理上看这种差异是合法合理的，就可以认为试运行通过。如果是其他不合法不合理的原因造成的差异，那么意味着试运行失败，需要改进后再进入下一次的试运行。

（3）适时转移试运行的工作重点。在开始试运行工作之初，一般是以手工核算为主，计算机核算为辅。而随着试运行阶段的时间推移，电算化人员对会计软件的操作逐渐熟练起来，工作重点应当逐步转移到计算机核算上来，即以手工核算为辅，而以计算机核算为主，为试运行阶段结束后进入会计软件的正式运行阶段做准备。

（4）及时做好试运行数据的备份工作。试运行过程中，难免会出现各类故障而造成系统数据的破坏与丢失，及时做好试运行数据的备份工作将有助于试运行的顺利进行。

五、试运行成功，到主管财政部门备案，实施计算机替代手工账

1.明确计算机替代手工账的基本条件

（1）使用的会计核算软件要达到财政部《会计核算软件基本功能规范》要求，并取得合法使用权。

（2）必须配备与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备。

（3）配备管理、操作、维护计算机及会计核算软件系统的工作人员，操作人员应持有《会计电算化初级知识培训合格证书》，管理、维护人员应持有《会计电算化中级知识培训合格证书》。

（4）采用计算机进行会计核算与手工会计核算并行至少3个月以上，并取得相一致的结果。

（5）根据国家有关法律法规及财政部《内部会计控制规范——基本规范》，结合部门或系统内部控制制度的规定，建立适合本单位特点和要求的内部控制制度，并组织实施。

（6）建立并有效实施岗位责任制、电算化操作管理、计算机软硬件系统维护管理和会计档案管理等电算化管理制度。

（7）会计基础工作达到财政部《会计基础工作规范》《会计电算化工作规范》的要求。

2.准备好计算机替代手工记账备案应提交的资料，报送同级财政部门备案，实施计算机替代手工账

目前，随着企事业单位会计电算化应用的日益普及，由财政部门对单位计算机替代手工记账进行审批已不适应会计电算化发展的需要，同时，也为适应转变政府职能、减少行政审批事项的要求，各级财政部门对企事业单位计算机替代手工记账实行备案制，财政部门不再进行审批。

向财政部门备案时，一般应准备好如下资料。

（1）计算机替代手工账备案表。备案表中一般应注明单位名称、会计机构负责人、单位组织形式、单位详细地址、会计机构总人数、会计电算化操作人员数；会计软件名称、会计软件版本号、会计软件开发单位、会计软件评审部门；硬件配置；开始使用会计软件时间、计算机替代手工记账时间、计算机替代手工记账范围等。

（2）结合本单位具体情况制定的会计电算化管理制度。主要包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬件软件系统维护和数据管理制度、会计电算化档案管理制度等。

（3）各类证书的复印件。如单位税务登记证（组织机构代码证）复印件、会计基础工作规范化证书复印件，会计人员的会计从业资格证书（或会计职称证书）和会计电算化考试合格证书的复印件。

（4）单位各级会计科目表。包括科目代码、科目名称、科目类型、借贷方向。

（5）备案数据同期套打输出的会计可见性文档抽样资料。主要包括连续3个月的现金日记账和银行存款日记账明细账、总账；3个月的财务报表；3个月的记账凭证抽样等。

单位在完成系统试运行并向主管财政部门备案后，就可以甩掉手工账，正式实施会计电算化工作了。