供应链管理技术:采购和仓储实践者的创新笔记
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常量化——增效的基础

当某件事情、某个信息、某种决策会被高频、反复、多人使用时,若能将其中不变的、可以确定的部分固化下来,并且分层、分类,变成一组常量、模板,那就可以大大提升企业管理的效率。

在企业内部,当一方想要将信息传递给另一方,或要从另一方那里获取某些信息时,如果使用大段的文字赘述,即使其中语法精确、措辞严谨,也难免因阅读者水平不足或理解出现分歧而导致传递的误差。

在现代电子学中,由于模拟信号在传输中很容易受到干扰而失真,于是便有了通过数字信号替代模拟信号进行通信的方式。数字信号虽然比模拟信号略有损失,但其保证了传输的稳定和高效。这种技术是现代电子行业进步的关键。

在企业内的沟通中,存在一种类似的量化增效通信规律。

当你要进行某种信息调查、收集性工作时,量化的思路可总结为图4-2所示的内容。

图4-2 管理量化的思路

即“变作文题为问答题,变问答题为填空题,变填空题为选择题,变选择题为判断题”!

假如你正在设计一张调查表,需要调查一下《需求部门对现有供应物资的意见和建议》,最简单的做法是,发给每个需求部门的岗位一张白纸,让他们自由发挥,直接写出来答案。

等收集好了这些文稿后,你可能会发现很多员工的字迹乱得几乎无法识别,加上他们的文字表达能力、学历、性格、心情等差异巨大,有的人只写了廖廖几句,而有的人虽然长篇大论却没说到点子上。

最后的结果是,这些反馈信息很难被利用,整理它们还要耗费大量的时间,同时也大大耽误了反馈人的时间,降低了他们反馈的意愿。

假如你改变一下调查的手段,用电子邮件或企业QQ的方式调研,然后把问题细化成如下若干小问题,情况就会大不一样。

对可采购品类充足程度有无意见?

对已采产品质量情况的评价如何?

对交货及时性的评价如何?

对价格成本有无意见?

对采购员工作态度的评价如何?

这次你得到的反馈显然会强于上次,至少你能把反馈信息很快地根据小问题进行分类,以便于查阅。

顺着这个逻辑进一步优化,每个问题的回答中,真正有变化的可能只有几个点,其他不变的信息可以被固化,这样就能实现变问答题为填空题。

例如,“对交货及时性的评价如何”这个问题可以变成“采购订单的交货及时性是否令您满意:_________;您认为___________类采购订单的交货期还有提升的必要?”

进一步将上面填空中的内容变成【很差/不满意/一般/满意/很好】、【商品/物料/固定资产/备货/紧急/新品】这样的选项,也就实现了变填空题为选择题的过程。

对于只有两种可能答案的选择题,可进一步量化成判断题。最后,只需被调查者在调查表上轻松地打几个对勾。这样,你就可以快速对反馈意见进行统计分析,找到其中的重点,也能大大节省填表人的时间,提升他们参与的积极性。

与调查表的量化相似,当你要向对方表达信息时,进行演讲、工作汇报、宣传产品、教育培训的时候,这种逐层量化的方式也能起到很好的效果,其思路可以总结为图4-3所示的内容。将内容合理分块,提炼知识点并形成关键词后进行分层、分类、分步处理,从而总结出其中的固有关系、趋势规律,并精简成符号,最终实现内容的量化分解,提升表述的效率。

图4-3 管理固化的思路

与问题或内容量化原理相似,对于日常工作中反复用到的文档、表格、报告,可通过固化的方法,将其变成模板。这种固化实际上就是一种常态化、常量化、标准化、统一化的过程,它是“常量化”的另一重含义。例如,采购合同模板、工作日志模板、库管手工账模板、盘点表模板、工作周报月报模板、工作邮件模板、会议纪要模板、各种申请的模板等。

成熟的供应链管理者,往往有一套模板系统,大多数常见的业务都能找到配套的模板,而不用每次都去创造。这些模板是从历史的成功案例中总结而来的,是常量化的成果,它的完善程度是高水平管理的体现,如图4-4所示。

成熟完善的模板体系,对于那些需要不断自我复制扩张的企业,那些需要开分厂、分店、下级代理的企业,是最有价值的、必备的管理工具。对于人员流动性强的企业,这些模板有助于业务的固化,摆脱对人员素质的依赖,简化对新人的培训。

图4-4 量化固化与常量化的关系