第2章 Office 2016的基本操作
学习目标
本章主要介绍软件的启动与退出、文件的保存、自定义功能区、通用命令操作、设置视图方式和比例，以及定制Office窗口等操作。
学习效果
2.1 通用的基本操作
本节教学录像时间：16分钟
Office 2016各组件包含有很多相同或类似的操作。本节以Word 2016软件为例来讲解Office 2016的基本操作。
2.1.1 软件的启动与退出
使用Office办公软件编辑文档之前，首先需要启动软件，使用完成后还需要退出软件。本节以Word 2016为例，介绍启动与退出Word 2016的操作。
1.启动Word 2016
启动Word 2016的具体步骤如下。
步骤01 在Windows 10操作系统的任务栏中选择【开始】
【所有程序】
【Word 2016】命令。
步骤02 随即会启动Word 2016，在打开的界面中单击【空白文档】按钮。
步骤03 即可新建一个空白文档。
除了使用正常的方法启动Word 2016外，还可以在Windows桌面或文件夹的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】
【Microsoft Word文档】命令。执行该命令后即可创建一个Word文档，用户可以直接重新命名该新建文档。双击该新建文档，Word 2016就会打开这篇新建的空白文档。
2.退出Word 2016
退出Word 2016文档有以下几种方法。
方法1：单击窗口右上角的【关闭】按钮。
方法2：在文档标题栏上单击鼠标右键，在弹出的控制菜单中选择【关闭】菜单命令。
方法3：单击【文件】选项卡下的【关闭】选项。
方法4：直接按【Alt+F4】组合键。
2.1.2 文件的保存
文档的保存和导出是非常重要的，在使用Office 2016工作时，文档是以临时文件的形式保存在电脑中的，因此意外退出Office 2016，很容易造成工作成果的丢失。只有保存或导出文档后才能确保文档不会丢失。
1.保存新建文档
保存新建文档的具体操作步骤如下。
步骤01 新建并编辑Word文档后，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。
步骤02 此时为第一次保存文档，系统会显示【另存为】区域，在【另存为】界面中选择【这台电脑】，并单击【浏览】按钮。
步骤03 打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作。
2.保存已有文档
对已存在文档有3种方法可以保存更新。
方法1：单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。
方法2：单击快速访问工具栏中的【保存】图标
。
方法3：使用【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。
3.另存文档
如需要将文件另存至其他位置或以其他的名称另存，可以使用【另存为】命令。将文档另存的具体操作步骤如下。
步骤01 在已修改的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【另存为】选项。
步骤02 在【另存为】界面中选择【这台电脑】选项，并单击【浏览】按钮。在弹出的【另存为】对话框中选择文档所要保存的位置，在【文件名】文本框中输入要另存的名称，单击【保存】按钮，即可完成文档的另存操作。
4.导出文档
我们还可以将文档导出为其他格式。将文档导出为PDF文档的具体操作如下。
步骤01 在打开的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【导出】选项。在【导出】区域单击【创建PDF/XPS文档】项，并单击右侧的【创建PDF/XPS】按钮。
步骤02 弹出【发布为PDF或XPS】对话框，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【PDF（*.pdf）】选项。单击【发布】按钮，即可将Word文档导出为PDF文件。
小提示
除此之外，还可以将文档导出为模板格式、纯文本格式、RTF格式以及网页格式。在【导出】区域单击【更改文件类型】选项，即可在右侧的【更改文件类型】列表中选择导出类型。
2.1.3 自定义功能区
功能区中的各个选项卡可以由用户自定义设置，包括命令的添加、删除、重命名、次序调整等。以Word为例，自定义功能区的具体操作步骤如下。
步骤01 在功能区的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【自定义功能区】选项。
步骤02 打开【Word选项】对话框，单击【自定义功能区】选项下的【新建选项卡】按钮。
步骤03 系统会自动创建一个【新建选项卡】和一个【新建组】选项。
步骤04 单击选中【新建选项卡（自定义）】选项，单击【重命名】按钮。弹出【重命名】对话框，在【显示名称】文本框中输入“附加”字样，单击【确定】按钮。
步骤05 单击选中【新建组（自定义）】选项，单击【重命名】按钮，弹出【重命名】对话框。在【符号】列表框中选择“组”图标，在【显示名称】文本框中输入“学习”字样，单击【确定】按钮。
步骤06 返回到【Word选项】对话框，即可看到选项卡和选项组已被重命名，单击【从下列位置选择命令】右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【所有命令】选项，在列表框中选择【词典】项，单击【添加】按钮。
步骤07 此时就将其添加至新建的【附加】选项卡下的【学习】组中。
小提示
单击【上移】和【下移】按钮可改变选项卡和选项组的顺序和位置。
步骤08 单击【确定】按钮，返回至Word 界面，即可看到新增加的选项卡、选项组及按钮。
小提示
如果要删除新建的选项卡或选项组，只需要选择要删除的选项卡或选项组并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项即可。
2.1.4 通用的命令操作
Word、Excel和PowerPoint中包含有很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤消、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。
1.复制命令
选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮
，或按【Ctrl+C】组合键都可以复制选择的文本。
2.剪切命令
选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮
，或按【Ctrl+X】组合键都可以剪切选择的文本。
3.粘贴命令
复制或剪切文本后，将鼠标光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或按【Ctrl+V】组合键都可以粘贴用户复制或剪切的文本。
小提示
【粘贴】下拉列表各项含义如下。
【保留原格式】：被粘贴内容保留原始内容的格式。
【匹配目标格式】：被粘贴内容取消原始内容格式，并应用目标位置的格式。
【仅保留文本】：被粘贴内容清除原始内容和目标位置的所有格式，仅保留文本。
4.撤消命令
当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤消】按钮
，或按【Ctrl+Z】组合键撤消上一步的操作。
5.恢复命令
执行撤消命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮
，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤消的操作。
小提示
输入新的内容后，【恢复】按钮
会变为【重复】按钮
，单击该按钮，将重复输入新输入的内容。
6.查找命令
需要查找文档中的内容时，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【查找】或【高级查找】选项，或按【Ctrl+F】组合键查找内容。
小提示
选择【查找】选项或按【Ctrl+F】组合键，可以打开【导航】窗格查找。
选择【高级查找】选项可以弹出【查找和替换】对话框查找内容。
7.替换命令
需要替换某些内容或格式时，可以使用替换命令。单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，即可打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】和【替换为】文本框中输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可。
2.1.5 设置视图方式和比例
Office 2016中不同的组件分别有各自的视图模式，可以根据需要选择视图方式。此外，还可以设置界面的显示比例，方便阅读。下面以Word 2016为例介绍。
1.设置视图方式
单击【视图】选项卡，在【视图】选项中，可以看到5种视图，分别是阅读视图、页面视图、Web视图、大纲视图和草稿，选择不同的选项即可转换视图，通常默认为页面视图，在【视图】选项组中可以单击选择视图模式。
2.设置显示比例
可以通过【视图】选项卡或视图栏设置显示比例。
（1）使用【视图】选项卡设置
单击【视图】选项卡下【显示比例】组中的【显示比例】按钮
，在打开的【显示比例】对话框中，可以单击选中【显示比例】选项组中的【200%】、【100%】、【75%】、【页宽】等单选项，设置文档显示比例，或者在【百分比】微调框中自定义显示比例。
（2）使用视图栏设置
在页面底部的视图栏中，单击【缩小】按钮
可以缩小文档的显示，单击【放大】按钮
可放大显示文档，可以拖曳中间的滑块调整显示比例。
2.2 综合实战——定制Office窗口
本节教学录像时间：4分钟
良好舒适的工作环境是工作成功的一半，用户可以自定义Office 2016窗口，使其符合自己的习惯。下面以Word 2016为例讲解如何定制窗口。
第1步：添加快速访问工具栏按钮
通过自定义快速访问工具栏，可以在快速访问工具栏中添加或删除按钮，便于用户快捷操作。
步骤01 打开随书光盘中的“素材\ch02\生日邀请函.docx”文档，单击快速访问工具栏中的【自定义快速访问工具栏】按钮，在弹出的【自定义快速访问工具栏】下拉列表中选择要显示的按钮，这里选择【新建】选项。
步骤02 此时在快速工具栏中就添加了【新建】按钮。
步骤03 如果【自定义快速访问工具栏】下拉列表中没有需要的按钮选项，可以在列表中选择【其他命令】选项。
步骤04 弹出【Word选项】对话框，选择【快速访问工具栏】选项卡，在【从下列位置选择命令】下拉列表框中选择【常用命令】选项，在下方的列表框中选择要添加的按钮，这里选择【另存为】选项，单击【添加】按钮，即可将其添加至【自定义快速访问工具栏】列表，单击【确定】按钮。
步骤05 此时可看到快速访问工具栏中添加的【另存为】按钮。
第2步：设置快速访问工具栏的位置
快速访问工具栏默认在功能区上方显示，可以设置其显示在功能区下方。
步骤01 单击快速访问工具栏中的【自定义快速访问工具栏】按钮
，在弹出的【自定义快速访问工具栏】下拉列表中选择【功能区在下方显示】选项。
步骤02 此时将快速访问工具栏移动到了功能区下方。
第3步：隐藏或显示功能区
隐藏功能区可以获得更大的编辑和查看空间，可以隐藏整个功能区或者折叠功能区，仅显示选项卡。
步骤01 单击功能区任意选项卡下最右侧的【折叠功能区】按钮。
步骤02 此时功能区折叠，仅显示选项卡。
步骤03 单击文档页面右上方的【功能区显示选项】按钮，在弹出的列表中选择【显示选项卡和命令】选项。
小提示
选择【自动隐藏功能区】选项可隐藏整个功能区。
步骤04 此时显示功能区。
高手支招
本节教学录像时间：3分钟
快速删除工具栏中的按钮
在快速访问工具栏中选择需要删除的按钮，并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜中选择【从快速访问工具栏删除】命令，即可将该按钮从快速访问工具栏中删除。
更改文档的默认保存格式和保存路径
在保存Word文档时，可以根据需要更改默认的保存格式和保存路径。
步骤01 选择【文件】选项卡，单击【选项】选项，打开【Word选项】对话框，选择【保存】选项。在右侧的【保存文档】组中，单击【将文件保存为此格式】文本框右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【Word模板（*.dotx）】选项，单击【确定】按钮，即可将Word默认保存方式更改为模板格式。
步骤02 如果要更改默认的保存路径，可以在打开的【Word选项】对话框中选择【保存】选项。在右侧的【保存文档】组中，单击【默认本地文件位置】文本框后的【浏览】按钮。
步骤03 打开【修改位置】对话框，选择文件要保存的位置，单击【确定】按钮。
步骤04 返回【Word选项】对话框，即可看到文件的默认保存路径已经发生了改变，单击【确定】按钮即可完成文档默认保存格式和保存路径的更改。
