2.1 Office 2016的基本操作
本节教学录像时间：16分钟
Office 2016各组件包含有很多相同或类似的操作。本节以Word 2016软件为例来讲解Office 2016的基本操作。
2.1.1 软件的启动与退出
使用Office办公软件编辑文档之前，首先需要启动软件，使用完成，还需要退出软件。本节以Word 2016为例，介绍启动与退出Word 2016的操作。
1.启动Word 2016
启动Word 2016的具体步骤如下。
步骤 01 在Windows 10操作系统的任务栏中选择【开始】
【所有程序】
【Word 2016】命令。
步骤 02 随即会启动Word 2016，在打开的界面中单击【空白文档】按钮。
步骤 03 即可新建一个空白文档。
除了使用正常的方法启动Word 2016外，还可以在Windows桌面或文件夹的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】
【Microsoft Word文档】命令。执行该命令后，即可创建一个Word文档，用户可以直接重新命名该新建文档。双击该新建文档，Word 2016就会打开这篇新建的空白文档。
2.退出Word 2016
退出Word 2016文档有以下几种方法。
步骤 01 单击窗口右上角的【关闭】按钮。
步骤 02 在文档标题栏上单击鼠标右键，在弹出的控制菜单中选择【关闭】菜单命令。
步骤 03 单击【文件】选项卡下的【关闭】选项。
步骤 04 直接按【Alt+F4】组合键。
2.1.2 文件的保存
文档的保存和导出是非常重要的，在Office 2016中工作时，文档是以临时文件的形式保存在电脑中，因此意外退出Office 2016很容易造成工作成果的丢失。只有保存或导出文档后才能确保文档不会丢失。
1.保存新建文档
保存新建文档的具体操作步骤如下。
步骤 01 新建并编辑Word文档后，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。
步骤 02 此时为第一次保存文档，系统会显示【另存为】区域，在【另存为】界面中选择【这台电脑】，并单击【浏览】按钮。
步骤 03 打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作。
2.保存已有文档
对已存在文档有3种方法可以保存更新。
⑴ 单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。
⑵单击快速访问工具栏中的【保存】图标
。
⑶使用【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。
3.另存文档
如需要将文件另存至其他位置，或以其他的名称另存，可以使用【另存为】命令。将文档另存的具体操作步骤如下。
步骤 01 在已修改的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【另存为】选项。
步骤 02 在【另存为】界面中选择【这台电脑】选项，并单击【浏览】按钮。在弹出的【另存为】对话框中选择文档所要保存的位置，在【文件名】文本框中输入要另存的名称，单击【保存】按钮，即可完成文档的另存操作。
4.导出文档
还可以将文档导出为其他格式。将文档导出PDF文档的具体操作如下。
步骤 01 在打开的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【导出】选项。在【导出】区域单击【创建PDF/XPS文档】选项，并单击右侧的【创建PDF/XPS】按钮。
步骤 02 弹出【发布为PDF或XPS】对话框，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【PDF（*.pdf）】选项。单击【发布】按钮，即可将Word文档导出为PDF文件。
小提示
除此之外，还可以将文档导出为模板格式、纯文本格式、RTF格式，以及网页格式。在【导出】区域单击【更改文件类型】选项，即可在右侧的【更改文件类型】列表中选择导出类型。
2.1.3 自定义功能区
功能区中的各个选项卡可以有用户自定义设置，包括命令的添加、删除、重命名、次序调整等。以Word为例，自定义功能区的具体操作步骤如下。
步骤 01 在功能区的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【自定义功能区】选项。
步骤 02 打开【Word选项】对话框，单击【自定义功能区】选项下的【新建选项卡】按钮。
步骤 03 系统会自动创建一个【新建选项卡】和一个【新建组】选项。
步骤 04 单击选中【新建选项卡（自定义）】选项，单击【重命名】按钮，弹出【重命名】对话框，在【显示名称】文本框中输入“附加”字样，单击【确定】按钮。
步骤 05 单击选中【新建组（自定义）】选项，单击【重命名】按钮，弹出【重命名】对话框。在【符号】列表框中选择组图标，在【显示名称】文本框中输入“学习”字样，单击【确定】按钮。
步骤 06 返回到【Word选项】对话框，即可看到选项卡和选项组已被重命名，单击【从下列位置选择命令】右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【所有命令】选项，在列表框中选择【词典】项，单击【添加】按钮。
步骤 07 此时就将其添加至新建的【附加】选项卡下的【学习】组中。
小提示
单击【上移】和【下移】按钮改变选项卡和选项组的顺序和位置。
步骤 08 单击【确定】按钮，返回至Word 界面，即可看到新增加的选项卡、选项组及按钮。
小提示
如果要删除新建的选项卡或选项组，只需要选择要删除的选项卡或选项组，并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项即可。
2.1.4 通用的命令操作
Word、Excel和PowerPoint中包含有很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤消、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。
1.复制命令
选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮
，或按【Ctrl+C】组合键都可以复制选择的文本。
2.剪切命令
选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮
，或按【Ctrl+X】组合键都可以剪切选择的文本。
3.粘贴命令
复制或剪切文本后，将鼠标光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中【粘贴】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或按【Ctrl+V】组合键都可以粘贴用户复制或剪切的文本。
小提示
【粘贴】下拉列表各项含义如下。
【保留原格式】选项：被粘贴内容保留原始内容的格式。
【匹配目标格式】选项：被粘贴内容取消原始内容格式，并应用目标位置的格式。
【仅保留文本】选项：被粘贴内容清除原始内容和目标位置的所有格式，仅保留文本。
4.撤消命令
当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤消】按钮
，或按【Ctrl+Z】组合键撤消上一步的操作。
5.恢复命令
执行撤消命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮
，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤消的操作。
小提示
输入新的内容后，【恢复】按钮
会变为【重复】按钮
，单击该按钮，将重复输入新输入的内容。
6.查找命令
需要查找文档中的内容时，单击【开始】选项卡下【编辑】组中【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【查找】或【高级查找】选项，或按【Ctrl+F】组合键查找内容。
小提示
选择【查找】选项或按【Ctrl+F】组合键，可以打开【导航】窗格查找。
选择【高级查找】选项，可以弹出【查找和替换】对话框查找内容。
7.替换命令
需要替换某些内容或格式时，可以使用【替换】命令。单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，即可打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】和【替换为】文本框中输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可。
2.1.5 设置视图方式和比例
Office 2016中不同的组件分别有各自的视图模式，可以根据需要选择视图方式。此外，还可以设置界面的显示比例，方便阅读。下面以Word2016为例介绍。
1.设置视图方式
单击【视图】选项卡，在【视图】选项中，可以看到5种视图，分别是阅读视图、页面视图、Web视图、大纲视图和草稿，选择不同的选项即可转换视图，通常默认为页面视图，在【视图】选项组中可以单击选择视图模式。
2.设置显示比例
可以通过【视图】选项卡或视图栏设置显示比例。
⑴ 使用【视图】选项卡设置
单击【视图】选项卡下【显示比例】组中的【显示比例】按钮
，在打开的【显示比例】对话框中，可以单击选中【显示比例】选项组中的【200%】、【100%】、【75%】、【页宽】等单选项，设置文档显示比例，或者在【百分比】微调框中自定义显示比例。
⑵ 使用视图栏设置
在页面底部的视图栏中，单击【缩小】按钮
可以缩小文档的显示，单击【放大】按钮
可以放大显示文档，可以拖曳中间的滑块调整显示比例。
