5.1 会计账簿设计的意义与要求

5.1.1 会计账簿设计的意义

会计账簿是由具有一定格式的账页组成，并以会计凭证为依据，用来全面地连续地反映一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行分类、归集、整理，逐步加工成有用的会计信息的工具。

在会计核算中，每一笔经济业务的发生都必须要填制凭证，以便能及时客观地记录各项业务的发生，明确每个经办人员的责任。但它毕竟是零星的、分散的，正因为如此，每张凭证只能反映一项或几项同类性质的经济业务。要想全面地反映企业经济活动，还必须设计另一种信息载体——账簿。因此，设计会计账簿对于分类而系统地积累会计资料，编制会计报表，积累与经济活动的过程和结果有关的数据资料，加强会计监督都有非常重大的意义。其意义具体如下：

1．为连续、系统、分类地记录和监督经济业务提供了信息载体

连续、系统、分类地记录和监督经济业务发生是会计的特点之一，而这一特点主要反映在会计账簿中。通过会计账簿的日记记录，为“连续性”提供了保障，通过分类记录，又保证了“系统性”，两种记录的有机结合，又保证了“全面性”。会计凭证所反映的经济业务，既可以按照业务发生的先后进行日记核算，又可以按照经济业务的性质，在有关总分类账和明细分类账户中进行归类核算，为管理上提供总括和分类的明细资料，这也就把分散在会计凭证上的大量的核算资料，通过账簿的登记加以归类汇总，形成系统的、全面的、集中的会计信息。

2．会计账簿的记录为编制及时准确的会计报表提供了依据

会计要为企业的经营管理提供及时、客观的信息资料，这些资料绝大部分是通过会计报表的编制提供的，而会计报表所反映的资料又主要来源于会计账簿。为了总结一定时期的经济活动，财务人员必须根据各个总分类账、明细账所记录的经济业务进行结账，计算出各个账户的本期发生额和期末余额。根据账簿的数据来编制“资产负债表”、“利润表”等。所以说，账簿的编制为编制报表提供了主要的数据，从而保证了经营管理所需的各种财务会计指标。

3．为反映资产的增减变动情况提供依据，保证财产安全，有利于加强会计监督

会计账簿是汇集、整理和加工会计信息的工具，同时也积累了经济活动中的数据。企业中的一切财务收支都要反映在有关的账簿中。因此建立全面系统的账簿组织体系，可以对企业的经济活动实施会计监督，加强企业内部控制。通过账簿的记录，可以全面深入地了解和掌握企业各项资产，如存货、货币资金、债权债务的增减变动情况，有利于监督和保护企业资产的安全完整。

4．有利于经济责任的建立和考核

会计凭证对于明确经济责任具有直接的作用，但它只对个别业务进行证明，而会计账簿则可以在一定范围内建立岗位职责并进行考核。比如，通过各种材料的明细账的分析，就可以了解库存材料的增减变动和结存情况，明确和考核仓库保管员的经济责任，促使保管员尽职尽责。

5.1.2 账簿的种类与设计原则

1．账簿的种类可以采用不同的标准来划分，具体分类如下：

（1）按账簿的用途划分

账簿按其用途划分，可以分为日记账簿、分类账簿和备查账簿。日记账簿的主要作用是，按时间顺序记录发生的经济业务，以保证会计资料的日记性和连续性；分类账簿的主要作用是按业务内容分类记录各项会计要素内容的增减变化情况，以确保会计资料的系统性，主要包括总分类账和各种形式的明细分类账；备查账簿的主要作用是作为辅助账簿，补充记录主体账簿未能或无法反映的经济事项，加强会计资料的全面性。

（2）按照账簿的外表形式划分

账簿按其外表形式划分，可分为订本账、活页账和卡片账三种。订本账的特点是启用前将若干账页固定装订成册；活页账的特点是用账夹将零散的若干账页夹在一起，可以随时添加；卡片账簿则是活页账簿的一种特殊形式。

（3）按照账簿中账页格式划分

账簿按其账页格式的不同划分，可以分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿三种。三栏式账簿是将“金额”分成三个栏目，分别登记资金的增加、减少和结存；多栏式账簿是根据实际需要，在增加、减少栏目下划分若干栏次；数量金额式账簿是在增加、减少和结存栏目下分别设计三个栏次，用来登记财产实物的数量、单价、金额。

2．设计原则

（1）账簿的设计要与企业的规模和特点相适应，切合经营管理的需要

在设计账簿记录时，一定要从实际出发，考虑设立某一种账簿记录的必要性。即要看这种账簿记录的目的和作用，以及保持这种记录的经济效果。在实际工作中没有必要对每种业务都设置账簿。例如，企业单位一般都有较多的固定资产，固定资产的折旧是每日每时都在发生的，但没有必要为固定资产的折旧建立个别的、每日登记的账簿。所以必须根据企业的具体情况来确定账簿的种类、数量、格式、层次及内容。比如在一个大中型企业里，具有材料品种多、数量大等特点，折旧要求按材料的类别设置二级明细账，按材料的品名来设置三级明细账，而小型企业则可以考虑简化处理。账簿的设计既要考虑满足管理的需要，又要减少登账的工作量，防止重复设账，以提高工作效率。

（2）账簿应能直接提供所需要的编报资料，账簿设计要与会计报表指标相衔接

无论对外的财务会计报告或对内会计报表，都有相应的账簿与之相联系，并能直接从账簿中取得所需数字。要尽量减少在编制会计报表时根据账簿资料进行计算的复杂程度，尽可能使账簿的种类、明细项目与会计报表的种类与口径一致，加快报表的编制速度。

（3）账簿要根据会计科目来设计

账簿的设计一般应按照会计制度所规定的会计科目来设置，口径一致，以保证账簿纪录反映的经济内容一致。

（4）账簿的设计要简洁明了，方便使用

账簿组织在保证记录系统完整的前提下，要考虑到会计人员便于操作，账页的格式应当简单明了，账本册数不宜过多，账页尺寸不宜过大，栏次不宜过多。但也不应过分强调精简而减少必要账簿的设置。

（5）账簿设计要便于审核、查阅和保管

设计的账簿内容要便于对账、查账，有利于从报表审核账簿或从账簿检查记账凭证和原始凭证。账簿的形式要便于翻阅和保管。

5.1.3 会计账簿设计的要求

会计账簿的设计，就是根据企业经营的特点和管理的要求对账簿的种类、数量、格式、内容、各种账簿之间的关系以及登记账簿的方法等进行规定。为了保证账簿组织的严密性和有效性，设计账簿时，应当按下列步骤进行：

1．确定所使用的账簿种类

这是设计账簿必须首先解决的问题。但是要确定所使用的账簿的种类，就必须先了解账簿有哪几种。

明确了账簿的分类，就可以根据单位的经济业务类型、经营管理的要求以及财会机构的类型和内部分工情况，确定所使用的账簿种类，并在此基础上设计各种账簿的数量、格式和内容。

2．设计各种账簿的格式和内容

这是账簿设计的主要工作和关键步骤。在确定所用账簿的种类后，每一种账簿应采用何种形式、账页格式如何、包括哪些具体内容等，都是需要解决的问题。这些问题将在本章以后的各节中具体讨论。

3．规定各种账簿之间的关系

设计出的各种账簿，虽然有其各自的特点和不同的用途，但它们并不是完全孤立的，相互之间存在客观的联系。如总分类账对其所属的明细分类账起着控制作用，而明细分类账则对总分类账起着补充和详细说明的作用，两者存在制约和被制约的关系。为此，设计账簿时应明确规定各种账簿之间的关系，保证各种账簿的相互制约、相互补充，完善账簿组织体系。

4．建立会计账簿的保管制度

会计账簿是重要的会计档案，是企业经济活动情况的数据库。为此，企业必须妥善保管会计账簿，建立健全会计账簿管理制度。年终，应将使用完的账簿装订成册，交专人负责管理。保管期限及其销毁办法按国家颁布的会计档案管理办法执行，到期经上级审批后方可销毁。严密账簿管理制度，有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为，保护财产安全。

5．账簿的种类及选择的一般方法

企业对于账簿的选择，要视企业规模的大小、经济业务是否频繁、所使用的账务处理程序、会计人员的分工以及会计核算工作的电子化程度等因素来决定。但是企业为了保证货币资金的安全完整，必须对其严加管理，所以无论在哪种情况下，都要设计现金和银行存款日记账这种日记账簿。至于分类账簿的设计，在采用记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序和科目汇总表账务处理程序以及多栏式日记账账务处理程序日记，则只需要设计一本既日记纪录又分类纪录的日记总账账簿和必要的明细分类账簿。具体情况参考表5.1。