上编 文书工作
第一章 文书概述
本章提要
自从文字产生以后，人们就以文字记录的方式来记述事情和表达思想，这就产生了文书。任何社会组织和国家管理机构都要利用文书来记录事件、传递信息、下发通知。本章主要阐述文书的基础理论和基本知识，分析文书、公文的定义，以及文书与公文的关系，介绍文书工作的定义、任务、特点和性质及基本原则，文书工作的组织形式及选择的原则和依据，文书工作的机构设置和组织领导，文书工作的责任制度等。
本章学习目标
通过本章学习，要求：
●了解文书与公文的产生和发展及文书工作的历史沿革
●熟悉文书工作的重要性
●熟悉文书工作的组织形式及选择的原则和依据
●熟悉文书工作的机构设置和组织领导
●熟悉文书工作的责任制度
●掌握文书和公文的定义
●掌握文书与公文的关系
●掌握文书工作的定义、特点和性质
●掌握文书工作的要求和原则
导入案例
关于开展“保持先进性，树立新形象”活动的意见
为进一步巩固和扩大保持共产党员先进性教育活动的成果，教育、引导、激励广大共产党员把先进性教育活动中激发出来的工作热情，转变成实践“三个代表”重要思想的具体行动，展示党员的新形象、新面貌，让群众实实在在地感受到教育活动带来的变化和进步，经街道先进性教育活动领导小组研究，报市委督导组、区委指导组研究同意，决定在全街道31个社区（村）深入开展“保持先进性，树立新形象”的活动，现提出如下意见。
一、指导思想
开展“保持先进性，树立新形象”活动的指导思想是：以“三个代表”重要思想和党的十六大、十六届四中全会精神为指导，以正在进行的保持共产党员先进性教育活动为载体，采取切实有效的措施，充分调动广大党员发挥先锋模范作用的积极性和自觉性，永葆先进性，树立和维护党的良好形象，促进党员队伍整体素质的提高，促进经济及社会各项事业的健康发展。
二、原则要求
1．党组织引导原则。各社区（村）党（总）支部要精心组织，深入动员，公平考核，严格奖惩，真正把广大党员参与活动的积极性调动起来，把党员的先锋模范作用发挥出来。要为党员创造学习党的路线方针政策的环境，创造学习致富本领、互帮互学的条件，在党员群众中营造保持先进性、发挥先锋模范作用的浓厚氛围。
2．群众参与原则。通过党员先锋模范作用的发挥，激发、带动群众参与这项活动，充分发挥群众的监督作用。在活动总结和民主评议党员时，要吸收群众代表参与进来，广泛听取群众意见，让群众对活动是否落到了实处、是否取得了实效、党员作用发挥如何作出客观公正的评议。
3．注重实效原则。各社区（村）党（总）支部要采取切实有效的措施，真正把这项活动扎扎实实地开展下去，务求实效。要把开展活动与解决实际问题结合起来，把树立新形象与为居民群众做实事、做好事结合起来，把党员的先进性通过实实在在的效果体现出来，让群众感受到党员作用真正得到了发挥。
4．长期教育原则。“保持先进性，树立新形象”是一项长期的活动，不可能一蹴而就，要在长期教育、持之以恒上下工夫，尤其要培养党员的自律意识、奉献意识、服务意识、先锋模范意识，把这项活动长期、扎实、有效地开展下去。
三、活动内容
1．树立联系群众的服务形象。每一名党员都要认真贯彻落实党的十六届四中全会提出的“必须坚持立党为公、执政为民，始终保持党同人民群众的血肉联系”的要求，自觉发扬党密切联系群众的优良作风，联系群众，团结群众，带领群众为社区（村）建设作贡献；要认真学习并带头贯彻执行党的路线、方针、政策，积极主动地向群众做好宣传工作；牢记全心全意为人民服务的宗旨，热心为居民群众服务，热情帮助弱势群体和困难群众，急群众之所急，想群众之所想，乐于奉献，乐于助人。要认真听取并及时向党组织反映群众的意见和建议，积极为党组织献计献策，做党和群众的联系人。
2．树立敢于斗争的正义形象。每一名党员都要带头遵守国家的法律法规，认真学习并积极主动向群众宣传党的法律法规，积极参与社会治安综合治理，主动协助配合政法部门做好社会稳定工作，主动参加党员义务调解队，调解邻里纠纷，不煽动、不组织、不参与、不支持群体性上访，敢于同“法轮功”等邪教组织及其他各种破坏社会稳定的现象作斗争，敢于同党内的违法违纪行为作斗争，敢于同一切危害群众的利益的现象作斗争，关键时刻能挺身而出，不畏艰险。
3．树立倡导新风的文明形象。每一名党员都要带头宣传科学文化，积极参加科普教育宣传活动，带头崇尚科学，移风易俗，破除迷信，努力提高广大群众的科学文化素质。要积极支持、参加健康向上的文化娱乐活动，反对腐朽落后的思想文化和生活方式；尊老爱幼，孝敬父母，团结邻里，助人为乐；自觉抵制不良行为，破除陈规陋习，不随地吐痰，不乱丢纸屑、烟头、果皮，提高自身文明素质，养成良好的个人卫生习惯，争当文明市（村）民。
4．树立科学致富的时代形象。每一名党员都要带头解放思想，更新观念，自觉树立市场经济意识和发展意识；适应市场经济要求，积极学习市场经济知识和现代科学文化知识，掌握一门以上实用的致富本领，成为科技致富的带头人；积极开展结对帮扶活动，热心向群众传授致富经验，带领贫困党员群众共同致富；弘扬沂蒙精神，合法经营，公平竞争，依法纳税，为繁荣市场和经济发展多作贡献。
四、活动方法
1．思想发动。各社区（村）党（总）支部要认真召开党员大会，利用多种形式，深入动员，广泛宣传，营造浓厚氛围。党组织班子成员要在做好组织、引导工作的同时，充分发挥模范作用，做活动的带头人，激励广大党员、群众参与这项活动。
2．组织学习。要组织党员继续深入学习《先进性教育活动读本》和《十六届四中全会辅助读本》，边学习，边活动，把学习贯彻活动始终，认真领会党的十六大、十六届四中全会精神，增强保持先进性、做合格党员的自觉性和主动性。
3．主题活动。围绕“保持先进性，树立新形象”的活动，各社区（村）党（总）支部要结合实际，成立党员服务队、党员调解队等党员志愿者队伍，扎实开展“五个一”主题活动，组织、引导党员从身边具体的事做起，帮助群众解决生产、生活中的难题。“五个一”活动，即：联系一户贫困居民，无私奉献一份爱心，学习一项致富本领，调解一件邻里纠纷，劝阻一种不良行为。
4．检查总结。各社区（村）党（总）支部要把“保持先进性，树立新形象”活动作为一项长期工作，月通报，季小结，年考核，把参加活动情况作为党员考核、评先树优的重要内容。对作用发挥好的组织和个人要大张旗鼓地进行表彰，并适当给予精神和物质上的奖励；对作用发挥不好、不能认真实践“三个代表”重要思想的党员进行批评教育，民主评议为不合格党员的要按照有关规定严肃处置。
五、组织领导
1．强化领导。各社区（村）党（总）支部要充分认识“保持先进性，树立新形象”活动在建立党员发挥作用长效机制中的重要意义，要成立领导小组，明确专人负责，认真组织实施，定期了解活动开展情况，及时培养典型，总结推广好经验、好做法，确保活动的质量。
2．强化监督。各社区（村）党（总）支部要对照活动的标准要求，切实搞好自我检查；要面向广大居民群众公布活动目标原则和方法步骤等，公示党员名单，自觉接受群众的监督，确保活动扎实有效地开展。
2008年11月6日
第一节 文书与公文
在机关工作活动中，常常出现“文书”和“公文”两个概念同时使用的情况。如文书、文书处理、文书工作，公文、公文格式、公文立卷等。这些概念有时还可以互为通用。如文书处理也可称公文处理；公文格式也可称为文书格式；等等。这就说明，在机关工作中，文书和公文这两个概念的基本含义是一致的，都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。实际上“文书”与“公文”是有区别的，这一节我们重点讲授一下什么是文书？什么是公文？以及二者之间的关系。
一、文书
1．文书的定义
文书是党政机关、人民团体、企事业单位和个人、家庭、家族在公务和私人活动中形成和使用的书面文字材料的总称。它是记录和传递信息的载体，又是管理国家政务和私人事务的重要工具。
从此我们得知，文书是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。
公务文书简要地说，是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，按照规范的体式形成与使用的、具有法定效用的各种信息记录，简称公文。
私人文书简要地说，是个人、家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。
对于文书的定义，可以从以下几个方面来理解：
第一，文书是在人类社会实践中形成的。其形成主体可以是各种社会组织，也可以是个人。
第二，文书是出于人类主观意图而形成的。其形成必然出于特定的目的，服从一定的需要，而不是随意的客观记录。
第三，文书是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录。文书的基本信息记录形式是文字，同时又是以一定的载体形式存在的，而不是仅存于人们头脑中的观点。
文书一词，在人们日常生活和公务活动中，使用得极为普遍和广泛。它可以作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。文书还可以指一种职业，如某某人在做文书工作，也可以指职务名称，如文书、文书科长、文书处长等。
2．文书的产生和发展
人类社会是一个不断发展和进化的历史过程。构成人类社会的种种现象和要素，也将随着其母体的发展而不断进化和演绎。文书就是这些社会现象中的一种，有着自身独特的形成和发展过程。
小贴士 【公务文书范文】
国务院办公厅转发国务院纠正行业不正之风办公室《关于2010年纠风工作的实施意见》的通知
国办发〔2010〕26号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
国务院纠正行业不正之风办公室《关于2010年纠风工作的实施意见》已经国务院同意，现转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
国务院办公厅
二〇一〇年四月三日
资料来源：中华人民共和国中央人民政府门户网站http://www.gov.cn/。
人类社会自形成之日起，就有为特定的目的而交流的需要。据史书记载和考古发掘证实，这种交流最早是依靠“结绳”和“刻契”来实现的。这种交流方式的原始性，是由当时的社会及人类自身的条件决定的，比如：人类的语言功能还不发达、没有完整的记录符号、社会还处于相对无序状态、没有明确的分工和组织，等等。随着人类社会的发展，那些制约着交流的条件逐步被改变，进而人类就有可能谋求一种更加完善的交流方式，文书遂成为这种交流方式的物质承担者。由此可见，正是那些被改变的、制约着人类社会交流的条件，构成了文书产生的基本前提。
文字的形成是文书产生的必要条件。文书区别于其他交流载体的首要特征，就在于它有着准确的信息内容。这种准确的“信息内容”是文字所赋予的。一方面，人类社会的发展需要一种较为完善的交流方式；另一方面，人类社会的发展又产生了一种有特定含义的书写符号——文字。于是，人们就根据自己的需要，将这种有特定含义的书写符号或锉于甲骨，或刻于石鼓，或铸于金鼎，或书于缣帛，直至后来的纸张、磁带、光盘等。也许当时发明文书的人们并不在意，但后世的学者却明确地指出：自有文字后，文书也就逐渐产生。根据考古发现：我国距今六千多年前的仰韶文化时期，已有文字的萌芽；距今三千多年前的殷商时代已有了成熟的文字。文书的创制自然是为了记录事情和表达思想的。可以想象，文字从萌芽、创制、演进到成熟的几千年中，也应当同时逐渐产生和使用着原始文书。
小贴士 【私人文书范文】
给妈妈的一封信
亲爱的妈妈：
您好！
妈妈，您知道吗，每次看见您为我操劳的身影，我都有好多话想跟您说。
还记得去年临近期末考试的时候，我突然得了感冒。那天早上，我刚起床发现腮边肿了，就让您看看，没想到您一看就急坏了，匆匆忙忙让我吃了点早饭，向老师请了假，就立刻带我去医院了。
医院里已经有很多和我一样的同学都在生病，听说病程少则七天，多则十天半个月，紧接着就是漫长的打吊瓶、吃药……我这一病可把您累坏了。您一边照顾我，为我准备可口的饮食，一边还要辅导我写作业复习备考。
我每天都要滴吊瓶，一滴就是一个多小时，您怕我无聊难受，每次都要带一本我喜欢的书，口干舌燥地给我读故事。听着故事，我仿佛陷入了那些童话境界中，几乎忘记了我还在病房滴吊针，每次枯燥的时间都过得很快。
回到家里，您把我安置到床上休息，而您还要拖着疲倦的身子上班，买菜做饭。尤其到了晚上，我很疼的时候，您就用热毛巾给我热敷，细心地照顾我，不断地安慰我。等到我睡着了，您还要收拾零乱的家，然后才能休息。
在您的细心呵护下，我的病比别的同学好的都快，七天就好了。可您却累病了，您带病一边工作，一边照顾我，辅导我学习。终于到了期末考试，我想到您的辛苦，就十分认真地做试卷，做完以后，还检查了一遍。虽然因为生病耽误了很多功课，但最后我语文考了94分，全班第七名，数学也考了92分，还得到了进步奖。看到这些，您的脸上露出了欣慰的笑容。
亲爱的妈妈，此时，我多想对您说声谢谢，感谢您对我无微不至的照顾！感谢您耐心的辅导我学习！
妈妈，我想对您说：您辛苦了！女儿祝您永远年轻！永远健康！女儿永远爱您！
此致
敬礼！
您的女儿：晓慧
2009年12月15日
资料来源：小学教学资源网http://www.xxjxzy.com，有改动。
社会组织的形成是文书产生的充分条件。文书的另一个重要特征就在于它是带有一定的策令性的信息。无论是早期的殷墟甲骨，还是当今文书的主流——公文，都不容否认地带有一种影响力，而这种影响力是由制作文书的社会组织的权威性赋予的。随着社会生产力的发展，用以满足人类社会的物质生活资料逐渐地丰富起来，人们也逐步完成了从衣食富足到观念转化，再至形成不同利益群体的过程。不同的利益群体为了巩固自身的利益和地位，就需要建立强化群体利益的组织，以至于最终形成阶级和国家。国家作为社会组织的最完备形式，面临着日趋复杂的社会事务，它必须找到一种能够克服时空界限的管理工具，行使自身的权力，表达自己的意志，于是，文书便应运而生。我国的历史经典《尚书》，成书于春秋战国时代。收入这部经典的，是从尧舜到秦穆公期间的下行文书，即所谓“书者，古之号令也”。可见，文书作为一种国家管理工具，其使用已具有相当规模。
中外学者在文书产生问题上的论述，其中包含着某些规律性的认识，即文字的出现使文书的产生成为可能，而社会组织的出现（包括阶级、国家）则使这种可能成为现实。这些科学结论的积极意义在于帮助后人进一步认识文书的起源和由起源所决定的基本特征。
文书作为一种社会现象，作为社会组织进行管理的、有准确信息内容的工具，必然随着社会的发展而不断发展、进化。这种发展和进化主要表现在两个方面：
一是文书的制成材料是文书信息内容的记述载体和物质承担者。早期文书的命名方式，就是由其载体的差异形成的。如刻在甲骨上的文书被称为甲骨文。从世界范围看，文书的制成材料大体上包括：甲骨、金属、竹木、石材、缣帛、泥土、纸草、兽皮、树叶和纸张等多种形式。文书制成材料的变化，在一定程度上是同生产力的发展和民族习惯相联系的，但更重要的是取决于文书制作者对文书功能的认识。比如，希望文书的内容能流传千古，就将其刻于山石；希望文书的内容尽快传递，便将其刻于木牌；等等。研究文书制成材料的特点，以及与不同文书功能相适应的选材要求，不仅关系到文书的寿命，而且反映了文书的形成及其规律。
二是文书的用途和格式。文书用途的变化，实际上是文书所记录的信息内容变化的反映。这种变化集中地反映在文书的名称、格式以及传递方向等方面。随着人们交流形式的增加，文书从公务领域伸展至私人交往活动，于是就有了区别于公务文书的私人文书；随着社会组织功能的拓展，文书从公共事务逐渐向专业领域发展，于是就有了区别于通用文种的专用文种；随着管理内容的复杂化，文书从较为单一的传递向多种传递方向发展，于是就有了区别于上行文书和下行文书的平行文书及其公布形式；随着管理方式的规范化，文书的格式也日趋固定。文书用途的变化结果，则是产生用以区别其用途的文书名称；其数量或简或繁，呈现出一定的周期性。以我国为例，文书就是从先秦时期的十多种，到清代的上百种，再到辛亥革命时期的五种。这种文书种类的周期性变化，是与人类社会的管理体制及其运行方式紧密联系的。
总之，文书的发展和变化，是同社会发展密切联系的。从总体上看，人类社会的发展，需要文书这样一种信息交流的方式；从具体形式上看，文书的用途、载体的变化，又是各种信息交流方式的表现，它必须服从和服务于社会管理方式的需要。
二、公文
1．公文的定义
公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
公文是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务，记载工作活动的重要工具。
公文的这一基本含义，可以从以下几个方面来理解：
（1）公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。这些机关或组织都是依据国家的法律和有关的章程、条例建立起来的，是具有法定地位的。这种法定的地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定和办理公文的权力。
（2）公文形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关、组织，都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图，它们在行使法定职权和实施有效管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文字材料。这是公文形成的必要条件。
（3）公文是具有法定效力与规范格式的文书。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的。公文的规范化格式，不仅可增强其权威性与有效性，也方便处理。
（4）公文是国家机关及其他社会组织处理政务、办理事务的重要工具。任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要通过公文这一工具来表达意图、处理公务、实施管理。比如：向上级汇报工作，使用“报告”；向下级布置工作，使用“指示”或“通知”；向有关单位联系公务，使用“函”；记载会议议决事项，使用“决议”或“会议纪要”等。
2．公文的产生和发展
公文的产生、发展、演变，反映了历代政权的性质，也反映了统治者的需要及其对公文在行使政治权力中的重要性的认识程度。公文是统治阶级实现其统治的一种重要工具，因此，公文具有鲜明的阶级性，它从属于一定的政治集团并为其服务。
公文是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。它是伴随着阶级、国家、文字的产生而产生，伴随着社会生产和生产力的持续发展而不断发展的。恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一文中说：“从铁矿的冶炼开始，并由于文字的发明及其应用于文献记录而过渡到文明时代。”在这里，恩格斯把文字应用于文献记录，即文书的出现当作人类文明时代的重要标志，评价是很高的。斯大林在《马克思主义与语言学问题》一文中指出：“生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书，商业的发展，商业更需要有条理的书信来往……”这段话，科学地阐明了公文产生的社会背景，以及公文在国家管理工作和社会经济效活动中的重要作用。就某种意义上说，人类社会的灿烂的历史文明，就是凭借那些卷帙浩繁的、不同形式的文书记载而传之于世的。
我国是世界文明古国，有着悠久的历史与古老的文化。在上古时期，我们的祖先就创造了“结绳记事”的办法。随着社会的不断进步和越来越复杂的生产与生活的需要，又渐渐产生了表意与表声的原始刻写符号与文字。这在我国古代的经籍中是有记载的。“人类有政治之组织，即有法令。有文字之法令即有公牍。”在我国，公文的出现可以上溯到夏、商、周三代。《周易·系辞》中说：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察，盖取诸夬。”这里说的“书契”，就是指的是用文字作为物质载体而形成的公文。有了公文，才能贯彻统治者的意图，以实现社会的信息传递，才便函于“治”、“察”与“夬”。公文也就成了治世的工具。在三千多年前的商代后期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书。它是书刻在甲骨上的商代后期王室占卜活动的记录文字，是我国考古学家发现的最早的文书珍品。到了西周，则设有专门管理文书与起草文书的官吏了。据《周礼·天宫·宰夫》云：“五曰府，掌官契以治藏，六曰史，掌官书以赞治。”汉郑玄注：“治藏，藏文书及器物，赞治，若今起文书草也。”这说明，在我国，作为国家管理工具的官文书——公文的产生已经有三四千年的历史了。
马克思主义认为，国家机构是统治阶级的工具，是一种暴力机关。统治阶级为了实现自己的统治，就要制定和施行政令。我国早在夏商和西周奴隶制社会，统治者就十分重视公文的作用。现在保留下来的《尚书》，即上古之书，儒家尊称为《书经》，其中不少就是统治者对属下和民众发布的指令性下行文书，包括“诰”、“誓”、“命”等文种。如《汤诰》、《大诰》、《康诰》等篇，就是当时统治者商汤、周公、成王发布的告民众书；《甘誓》、《汤誓》、《牧誓》等篇就是当时统治者夏启、商汤、周武王在出征前向军队发布的誓师词；“命”就是统治者发布的命令，如《文侯之命》等。以上这些内容都是有关国家政治大事的，故《荀子·劝学篇》说：“《书》者，政事之纪也。”所以说，《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本。
秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期。秦代出现的“书”、“秦”，是我国最早的上行公文。如李斯的《谏逐客书》，就是在秦王朝建立之前，秦国客卿李斯向秦王呈送的一份意见书。它用大量事实，反复论证，终于说服秦王收回了驱逐客卿的成命。
到了汉代，又出现了“章”、“表”、“疏”等上行文；两汉时，官府之间、平级官员之间的平行文种“移民”的使用也逐渐多了起来；下行文则有“令”、“谕”、“教”等。秦汉以后，以至明清，两千多年的封建社会里，下行、上行、平行的公文种类不断演变增多，据徐望之《公牍通论》所计，不下六七十种，这说明了历朝封建统治者对公文的重视，也反映了政权机构工作的日趋细密。辛亥革命以后，南京临时政府为了适应其资产阶级政权建设的需要，对沿袭已久的封建王朝的文书工作进行了全面改革，简化文书种类，统一公文程式。1912年元月，临时政府内务部奉大总统令，颁发了《公文程式》五条，指出：“现今临时政府业已成立，所有行用公文程式，亟待规定，以期划一，而利推行。”并规定行用公文分为“令”、“咨”、“呈”、“示”状“五种，明确了这些文种的使用范围。从而废除了封建王朝几千年来所使用的“制”、“诏”、“诰”、“敕”、“奏”、“表”、“笺”等公文名称，表现了革命党人反对封建专制的思想，这也是公文名称上的一次革命。在此，在北洋军阀政府和国民党政府统治时期，为了适应其统治的需要，又多次对公文进行改革，增加了一些文种。语体也由文言文发展为半文半白，并规定公文必须使用标点符号。
新中国成立前，中国共产党领导下的文书工作，从它诞生的那天起，就是为实现党的纲领、推翻三座大山、争取中国人民的彻底解放的伟大事业服务的。它和以前各个朝代、各个时期的公文在内容、形式、方法上都有着本质的区别。它的出现，使我国的公文进入了一个崭新的发展时期。
新中国成立以后，尤其是改革开放以来，随着我国社会主义市场经济体制的建立和发展，除了传统的有形贸易之外，劳动、资本、技术、管理、知识产权等无形贸易也进入市场，国际经济交往也日趋频繁。21世纪是知识经济时代，有关经济工作的各种信息的生成、发展、运载、应用、传播将更离不开公文。公文与社会生活的关系更加密切，其写作理论与各个文种表达技巧也日趋完善。
总之，纵观我国公文产生和发展的历史，可以清晰地看到：一类文体，经历了数千年而能历久不衰，正因为它适应了社会发展的需要，才获得了顽强的生命力。
三、文书与公文的关系
文书就其形成和使用的范围来说，可分为公务文书和私人文书两大类。公务文书指国家机关、社会组织和企事业单位在履行其职务的活动中产生和使用的文书；私人文书，又称“个人文书”，指个人、家庭或家族在处理自身事务的活动中产生和使用的文书，如信件、笔记、契约、书稿、家谱等。
文书与公文之间的关系可以界定为：文书包含公文，公文是文书的主要组成部分。由此可见，文书这个概念的外延比公文大。我们可以把公文称为文书，但并非所有的文书都是公文。
公文是文书的一种类型。我们说：公文是指在公务活动中形成的文书或文件。这主要是为了区别于私人文书。此外，公文是文书的主流，是文书学研究的主要内容。无论是从文书的起源、发展上看，还是从文书的现实功能去分析，公文都在文书群体中起着骨干和主流的作用。正是基于这种现实，有的学者认为，我国的文书学应当称为公务文书学，或简称公文学。
这里提请大家注意的是：在机关工作活动中，常常出现“文书”、“文件”和“公文”这三种概念同时使用的情况。如：文书、文书处理、文书工作；文件、文件拟写、文件往来；公文、公文格式、公文立卷；等等。这些概念有时还可以互为通用。如文书处理也可称为文件处理、公文处理；文件往来也可称为文书往来、公文往来；公文格式也可称为文件格式、文书格式；等等。这就说明，在机关工作中，文书、文件和公文这三个概念的基本含义是一致的，都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。根据不同情况、不同场合，分别使用这三个概念。从这个意义上说，文书、文件和公文三者之间是可以互为通用的。
但是，在实际工作中，由于历史沿革和使用习惯，以及其他原因，在不同的场合往往强调不同的侧面，有着不同的称呼和用法。
文书一词，在人们日常生活和公务活动中，使用得极为普遍和广泛。它可以作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念；文书还可以指从事此项工作的职业和人；也可以指职务名称，在我国的军队系统中至今仍沿用着文书这种职业称谓，有的乡镇政府机关中仍然设有文书这一职务。而公文和文件则不具备这种涵义。
第二节 文书工作
文书工作是办公室工作的重要组成部分，在协调及处理各部门关系上发挥关键性作用，是一个单位工作的中心。如何做好文书工作？就是要准确并及时安全地处理文书事务，充分发挥文件的作用，有效地推进日常工作的运行。
一、文书工作的定义
文书工作是指机关公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，又称公文处理工作。
如何理解文书工作的定义？
对此，可以从以下几方面来理解：
第一，文书工作的对象是文件。
第二，文书工作的主要任务就是制发、收办、管理文件。
第三，文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总称，而不是仅指某一个或某几个程序。
第四，文书工作的每道程序和手续，都有各自的规范和技术要求，不可以有随意性。
分析文书工作的定义，我们可以得知文书工作具有以下性质：
（1）政治性。文书工作的政治性，可以从两个方面理解：一方面是由文件的政治性所决定的；另一方面，文书工作本身就是一种政治行为。
（2）机密性。文书工作的机密性主要表现在两个方面：一是它必须将机密情况控制在一定的范围内，不能任意扩大或缩小；二是它必须将机密情况控制在一定的时间内，不能提前或拖后，要适时。
（3）时间性。文书工作的时间性，主要表现在三个方面：一是文件处理的迅速性；二是文件处理的适时性；三是文件处理各个环节的时间衔接性。
（4）规范性。主要是指文件制作的规范性；文件处理的规范性；立卷归档的规范性。
（5）程序性。主要是指通过一系列互相衔接的程序和手续去撰写、处理和管理文书。
从理论和实践上，我们可以把文书工作的重要性概括为以下几点：
第一，文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作。
第二，文书工作是机关工作的纽带。
第三，文书工作是保守党和国家机密的重要环节。
第四，文书工作是档案工作的基础。
二、文书工作的特点
（一）服务性
文书工作的主要任务就是保证公文能够得到及时办理，使单位能够及时贯彻国家下发公文的方针、政策，大力开展工作，解决实际问题。
它是相对于其他管理活动而言的。它以信息的传递为基本形式，以社会组织管理效率的提高为直接目的。
（二）管理性
文书工作属于一个单位的行政管理工作，是一项专门的管理业务，具有自身一套完整的工作流程、内容体系，并具有专门的业务人员。
（三）程序性
文书工作具有明显的程序性。因为公文在形成、运转、办理和管理过程中，每一个环节、每一道工序都具有完整的流程和方式，形成了比较严密的工作系统。
（四）时效性
文书工作在操作时必须根据实际工作需要，在规定时间内完成应有的程序，以保证各项工作任务都能够按时完成。
时效性也就是说文书工作的具体活动过程是有时间界限要求的，主要体现在“迅速”和“适时”两个方面。
三、文书工作的要求
文书工作是一项非常严肃的，政策性、业务性很强的工作，并且是具有机要性质的工作，也是一项很细致的文字工作。做好文书工作的要求主要有：
（1）努力学习党的方针政策，提高政治思想水平和业务水平，勤勤恳恳，兢兢业业，热爱并认真做好本职工作。
（2）提高文书处理工作的基本技能，钻研业务，精益求精，讲求实效。
（3）认真作好会议记录，会议记录必须真实、准确、全面、完整，字迹要求清楚，决议要求明确，对重要发言力求做到准确完整，遵守保密制度，不得随意泄漏会议内容，会议记录必须妥善保管，不得外传或遗失。
（4）公文处理必须做到及时、准确、安全，实行严格的保密制度，保守党和国家机密。收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，都要严格执行登记制度，努力把好各道关口，做到环环有手续、件件有着落。建立收文、发文、传阅、借阅、移交、销毁登记簿。秘密文件当日收回、专卷保管，做到万无一失。对于机密文件的内容不能同无关人员谈论、给无关人员阅看。
（5）认真负责地保管和使用好单位所有印章、印信。严格执行《印章的管理与使用制度》，保证印章的绝对安全和正常使用，防止印章被盗和滥用。
（6）协助办公室主任做好各项工作，积极主动地做好办公室一切事务性工作，完成领导和办公室主任交办的其他工作。
（7）及时收集单位在社会活动中形成的、办理完毕具有查考价值的所有材料。负责运用微机完成有关档案、资料的输入、整理、查阅等工作。
（8）做好文件管理工作。包括收文处理、文件分类登记、送领导阅批、传阅文件、清理文件、归卷和立卷、发文。
四、文书工作的原则
（一）实事求是
实事求是是文书工作必须遵守的基本原则。在工作中的具体体现就是要有求真务实的思想，制发和办理各种公文都要从实际需求出发，讲求实效。遇到问题要深入调查，客观分析。
（二）准确周密
准确周密是文书工作确保质量的坚实基础。在工作中的具体体现就是要有高度准确的政治思想，能够明确党的方针政策，正确领会领导意图，认真反映实际情况，把各项工作做得扎实细致。
（三）迅速及时
迅速及时是文书工作提高效率的基本要求。在工作中的具体体现就是要讲究时效，力争在最短的时间内完成指定的工作量。抓紧办理，做到不积压、不拖延。
（四）安全保密
安全保密是文书工作必须坚持的重要原则。在工作中的具体体现就是要遵守保密制度，增强保密意识，建立完善的保密管理制度。确保国家安全，维护人民利益。
文书工作的原则，就是要求我们在文书处理中，一定要做到：
必须准确、周密。准确：就是保证文件质量，严格把关，严格要求。周密：就是避免差错，提高时效。
必须及时、迅速。及时：就是办文不拖拉，有紧迫的时间观念。迅速：就是雷厉风行，讲究效率，工作迅速。要达到处理及时和迅速的要求，文书部门要健全文书工作制度，明确分工，简化手续和层次，加强时间观念，转变工作作风。当然也应采取文书工作的标准化和自动化设备，采用新技术，利用电脑传递处理文件，自动打印、排印等。
必须加强集中统一的管理。文书工作关系到实现机关的职能和提高机关的办事效率，因而，对机关的文书工作必须加强集中统一的管理。文书工作部门必须建立和健全包括签发制度、批办制度、催办制度、保密制度、用印制度、立卷归档制度等在内的文书工作制度。文件的收发、分送、传递、用印和归档必须由机关的文书处理部门或文书工作人员统一承担。
必须做到安全、可靠，严守国家秘密。安全：就是维护好文件，使文件不受损坏，延长寿命。可靠：就是文件不要乱堆、乱折叠，以免磨损，同时勿使文件被烧、受潮。文件还须注意保密，不得给无关人员阅看或与其谈论相关内容。同时，在文件的运转交接的过程中，严格履行登记、签收等手续，明确责任。
必须注意党政职能的区别。各级行政机关的文书处理工作都应当根据政治体制改革的要求，坚持党政分开的原则。属于行政方面的工作，要向政府请示、报告；属于党的思想政治工作、组织建设等方面的问题，要通过党的系统请示、报告。
知识链接
如何理解和贯彻执行文书工作的基本原则
文书工作的基本原则实际上就是文书工作的总体要求，它是党和国家统一规定的文书工作的准则。1996年5月，中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）在总则中规定：“公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密。”2000年8月24日，国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中强调：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”概括起来，文书工作的原则可归纳为八个字：及时、准确、安全、统一。
（一）及时
及时是对文书工作的效率要求。随着社会发展节奏的加快，作为管理手段的文书工作也必须提高自身的适应性。首先必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率；其次，要简化办文手续和难度，如提倡“报刊行文”；最后，要采用现代化的手段，以加快办文速度。
（二）准确
准确是对文书工作的质量要求。所谓准确，就是要求不出任何差错。首先，在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确、格式规范、用语确切；其次，在文书办理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，要建立健全各项文书工作的活动原则，合理地设计文书工作程序，改进文书工作人员的工作作风。
（三）安全
安全是对文书工作在政治上、物质上的要求。首先要保证文书内容的安全，特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，建立完善文书的拟制、办理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，特别应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次，要保证文书实体的安全，要最大限度地控制自然因素和人为因素对文件的损害。如防止潮湿、霉蛀，选用合适的书写材料等。
（四）统一
统一是对文书工作管理上的要求。包括管理权责上的统一、制度上的统一和标准上的统一。
所谓权责上的统一指的是各级行政机关的办公厅（室）都应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作；制度上的统一是指文书工作应建立统一的文书工作制度，如收发文制度、保密制度、用印制度、归档制度、文件销毁制度等；标准上的统一，是指文书工作应按统一的标准和规范来进行，如文件名称、格式的统一，等等，以此来适应现代化发展技术的要求。
在机关文书工作中，只有认真遵循文书工作的基本原则，才能真正做好本机关的文书工作。
（资料来源：辽宁档案信息网http://www.lndangan.gov.cn/news_Show_dgt.asp?lmfl=dgt&a=dgt&NewsID=204。有改动）
五、文书工作的组织形式及选择的原则和依据
1．文书工作的组织形式
文书工作的组织形式，是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节分工所采取的形式。文书工作采取什么样的组织形式，直接关系到文书工作的正常运转和工作效率的提高。
我国党政机关现行的文书工作，主要采取集中式和分散式两种组织形式：
（1）集中形式是指在一个机关内，除了文件的具体承办外，其他文书处理环节都集中在机关的中枢机构办公厅（室）来进行。其他业务部门不再设置文书工作机构或专、兼职文书人员。采取集中形式进行文书工作，可以节省文书工作人员及经费，简化文书工作手续，提高文书工作效率。
（2）分散形式，也称分工形式，就是将一个机关的文书工作，分别由机关的办公厅（室）和各业务机构的文书部门或专职、兼职文书人员各承担一部分。其分工大体有以下两种情况：一是按文书处理的不同环节分工。也就是说，一部分阶段工作可由办公厅（室）负责进行，而另一部分工作则由各业务机构的文书部门或专、兼职工作人员负责进行。当然有关文书处理程序中的文件收发、催办、打印、立卷等环节，可以分散进行。采取分工形式，既可使总的文书部门有能力承担文书工作任务，又能使各业务部门工作起来方便，有利于提高机关的文书工作效率。二是按文书的内容和职责分工。一般而言，可将属于具有方针政策性、全面性、重大问题的文件，或以机关名义发出的文件，主要由机关的总的文书部门，即办公室（厅）负责处理；将属于具体业务问题的文件，主要放在有关的业务机构的文书部门或专、兼职文书工作人员负责处理。
一个机关究竟选用集中形式，还是分散形式来组织文书工作，要根据机关的自身特点和文书工作的原则来确定。
2．文书工作组织形式选择的原则和依据
选择文书工作组织形式不是盲目的，而是有原则的。一个机关的文书处理工作效率的提高，除必须有健全的文书工作制度和加强领导以外，正确地选择文书工作组织形式，合理地安排各个工作环节，也是不可忽视的问题。这关系到文书工作流程能否顺畅、有条不紊，并节省人力与时间。
选择文书工作组织形式应遵循以下基本原则：
一是有利于机关工作。选择文书工作的组织形式，目的是保证和推动机关工作的有效进行。因此，在选择什么样的文书工作组织形式时，需要从本机关的实际出发，以便更好地完成文书工作任务。
二是提高机关工作效率和方便工作，保持相对的稳定。一般来说，一个机关的组织机构是较为稳定的，这就要求为其服务的文书工作的组织形式也要相对稳定。所以，一旦选择了某种组织形式，就不应轻易变换，而应相对稳定一个时期。如果时而采取集中形式，时而采取分散形式，势必造成文书工作的混乱。
文书工作组织形式选择的依据主要有：
第一，本机关的工作性质、任务和职能范围；
第二，本机关内部机构设置的层次与数量；
第三，本机关收发文件的数量；
第四，本机关各组织机构驻地的情况；
第五，人员的配备情况等。
上述五条依据，在具体运用时，还要考虑与文书工作组织密切相关的各种情况。一般说来，机关的工作任务重、职权范围大，采用分散形式较为适宜；机关的工作任务少、职权范围小，则采用集中形式较合适。机关内部机构设置的层次多、数量大，适宜采用分散形式；机关内部层次少、数量小，则适宜采取集中形式。机关收发文件数量多的，适于采用分散形式；机关收发文件数量少的，则应采用集中形式。文书人员的配备不但要考虑数量，还要考虑质量。如果文书人员已按定编配齐，素质也不错，就应采用分散形式；否则就以集中形式为妥。在通常情况下，机关所属部门不集中，彼此距离较远的，应采用分散形式；所属部门比较集中，彼此距离又很近的，可采用集中形式。当然，上述五种情况彼此不是孤立的，相互之间往往有一定的联系，应加以综合考虑。
六、文书工作的机构设置和组织领导
文书工作的机构是文书工作组织的具体单位，即文书工作部门，文书工作机构是进行文书工作的必要组织保证。
（一）文书工作机构设置的条件
在现代社会里，文书工作机构是随着机关内部的工作分工而出现的。要了解公务文书在机关之间的运行与机关内部的文书处理工作的组织机构，首先需要了解国家机关的机构设置。根据《中华人民共和国宪法》规定，我国的国家机构由最高权力机关——全国人民代表大会和最高国家行政机关，以及中央和各级军事机关、人民法院、人民检察院等国家机关组成。国家机关的工作活动，必须坚持党的统一的思想政治领导，坚持贯彻党的正确路线、方针和政策。在一个机关的内部，除有党的组织（党委、党组），工会，共青团等组织外，根据机关的职能和任务、人员编制、内部分工，需要设置若干部门和办事机构，通常称为内部组织机构或部门。这些机构按照其所担负的任务，可分为两类：一类主要是为机关本身，包括为领导和业务部门服务的机构，文书工作机构便属于这一类机构；另一类是专管机关业务的，是机关职能机构或业务机构。文书工作机构，包括专、兼职的文书工作人员，也不是所有的单位都设置的。
一般而言，作为一个单位要设置文书工作机构或专、兼职文书工作人员，至少应具备以下条件：
（1）是一个依法存在并有一定职权的单位。只要是一个相对独立的而且能单独行使其法定职权的单位，都可设立文书机构或专、兼职文书工作人员。
（2）有一定数量的收发文件。专、兼职文书工作人员必须有一定数量的收发文件的工作量。
（3）有一定数量的常驻领导干部和办事人员。设置文书工作机构或专、兼职文书工作人员的目的，是通过文书处理和管理为机关人员开展工作，实现机关职能服务。
只有具备以上三个条件，才能设置文书工作机构或专、兼文书工作人员，三者缺一不可。当然，设置什么样的文书工作机构、设置专职还是兼职的文书工作人员，还要从机关工作的实际需要和机关整个机构的实际情况出发，本着精干、高效的原则进行，防止机构臃肿和人浮于事。
（二）文书工作机构设置的要求
文书工作是机关日常工作的一个重要组成部分，是直接为机关的领导工作、业务工作服务的，是行政机关行使职权、沟通信息、处理问题、办理事务的一项重要工作。各机关的文书工作通常都纳入机关的综合性办事机构，即机关的办公室、秘书处、秘书科等。
各机关文书工作机构的设置根据任务轻重、工作量的多少分为两类：一类是对较大的机关来说，由于其文书处理工作任务较繁重，所以应考虑设立专门的机构，如文书工作由办公厅（室）负责，设置机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等文书工作机构。至于拟稿、核稿、签发、阅办、立卷等工作，其他部门也要兼办。另一类是对较小的机关来说，由于其文书处理中文件的数量较少，所以一般只在办公室设一两个专职或兼职的文书工作人员就可以了。
（三）文书工作的组织领导
文书工作的组织领导，从全国来说，党、政、军系统分别由中央办公厅、国务院办公厅和中央军委办公厅负责领导。颁发有关的条例、办法和规章，作出有关的指示和决定，负责召开有关的业务会议等。从一个机关来说，文书工作由机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导。从上下级机关之间来说，上级机关的办公厅（室）有责任对所属机关的文书工作进行业务指导；党政领导机关的办公厅（室）有责任对同级各部门的文书工作进行管理。
七、文书工作的责任制度
文书工作的责任制度，包括文书工作岗位责任制和文书工作目标管理制度。它们是加强文书工作机构建设、强化文书工作管理、提高文书工作效率、使文书工作组织充分发挥其职能的重要措施和制度保证。文书工作岗位责任制与文书工作目标管理制度，二者既有联系又有区别，它们的共同目的是促进文书工作组织在管理上的优化。
（一）文书工作责任制度的建立
文书工作责任制度是规定文书工作机构中各个工作岗位职、权、责、利关系的有效制度。建立文书工作责任制度，应具备一定的建立基础和条件，还要采取恰当的步骤，这是首要和关键的一步。
（1）建立文书工作责任制度的前提条件。建立文书工作责任制度首先应确定文书工作的岗位责任制度，具体而言主要有以下四个方面：一是定任务。即确定文书工作机构的总任务，同时对其分支机构也相应确定任务。二是定机构。即机关内的文书机构如何设置。换言之，是设专门机构，还是设专职或兼职人员；专门机构怎样设置，是设置一个还是数个；机构名称怎样确定；专职或兼职人员设在哪个部门；等等。三是定编制。即对业已设置的文书工作机构确定人员编制。如果没有人员编制，即使有了机构，也形同虚设。人员的编制数量应根据文书工作的任务量而定。四是定人员。即根据既定的人员编制确定人员的工作岗位。通过人事安排，使每一文书工作岗位都能有人员到位。
（2）夯实文书工作责任制度的基础。建立文书工作责任制度，就是以文书工作责任制为基础，并将文书工作责任制度落实到每个环节、每个岗位与人员。建立文书工作责任制度，应按以下两个方面进行：首先，对文书工作岗位进行调查分析。要先摸清情况，了解不同的岗位与职责的要求，然后把调查出来的材料进行分析，并相应确定各个工作岗位的职责和权利。其次，制定工作岗位的职位标准。职位标准包括：职位名称、职务内容、责任制度、任职条件等；并把这些细化、量化，确定各个工作岗位职位要求的规范与条件。
（3）建立一定的文书工作岗位责任制度，就必须注意和明确几个相关的联系：
一是岗位责任要与职位的工作权限相符。即什么样的职位赋予什么样的权限、承担什么样的工作责任。超过职位的权限，或没有赋予职位应有的权限，都无法确定岗位的责任。
二是岗位责任的范围和程度要清楚。就是文书工作的某一岗位的责任要具体明确，不应与其他岗位相交叉。
三是一切从实际出发。文书工作责任制度的确立，应从实际出发，实事求是，采取领导和群众上下结合的办法，各行其职，各负其责。
（二）文书工作责任制度的管理
一个机关的文书处理工作效率的提高，除必须具有强有力的领导以之外，还必须健全和完善文书工作责任制度的管理。所谓文书工作责任制度的管理，就是把文书工作岗位责任目标化、具体化的管理制度和方法。
建立文书工作责任制度，须遵循以下三个步骤：
（1）确定目标。就是通过论证，确定文书工作的目标。确定目标是文书工作责任制度的第一步工作和关键环节，是实行目标管理的基础。确定目标时，要把上级的总体目标、工作计划和工作任务，作为制定本级目标的依据；把本单位的人力、物力和管理水平及上期目标责任的完成情况，作为制定本期目标的基础；同时考虑本单位各部门和外部机关等各种因素的影响。
确定目标主要考虑以下内容：①明确目标内容。如制定目标方针，对现实目标的高度概括；又如抉择目标项目，确定不同项目的目标；再如测算目标值，妥善处理定量目标值和定性目标值。②进行目标分解。将目标纵向分解到每一个管理层次，一直分解到个人；横向分解到每个工作机构。③制定对策措施。通过调查研究、分析现状、对照目标找差距、查找原因，来明确目标的责任和权力。④明确目标责任，从上到下按层次逐级落实，建立起目标责任体系。
（2）目标执行。根据目标管理制度的要求，必须对业已确定的目标执行情况进行有效控制。①定期检查。应按总体目标、分目标、小目标等层次，分别进行定期检查。检查的结果要及时总结和反馈，以便及时了解目标的执行情况，实现有效的自我控制和逐级控制。②调节平衡。目标管理是一种系统整体管理，应及时进行协调配合，保证总目标的顺利完成。
（3）目标考评。目标考评是文书工作目标管理的重要阶段。要进行个人岗位年终的考核评估，适时进行必要的奖惩，以调动文书人员的积极性。
（三）建立文书工作目标管理制度的要求
要真正建立科学合理、有效公正的目标管理制度，必须把握和协调好以下关系，这样才能做好目标管理制度的工作。
第一，坚持领导和群众相结合的原则。制定文书工作的目标必须要由领导者亲自参加，同时还须依靠群众的智慧与才能，充分发扬民主，走群众路线，这才是制定和实施目标的基础和保证。
第二，坚持定性和定量相结合。首先是目标必须明确，按既定的方针行事，同时还应有量化，如办文的速度、文件中的错别字、文件传阅的时间等，应有一个明确的目标量值。
第三，坚持可行性与先进性相结合。目标是激发和调动人们积极性的动力，目标没有先进性，就没有激励作用。同时，经过努力无法达到的，就会挫伤人们的积极性。因此必须善于把先进性与可行性有机地结合起来。
第四，坚持目标管理与加强思想政治工作相结合。在实施目标管理的进程中，必须加强思想政治工作，树立大局意识，树立具有协同合力的集体观念，同时又必须不折不扣地贯彻目标管理制度。总之，要尽一切可能把思想政治工作这一“软”的领域与目标责任制这一“硬”的领域有效地贯穿在一起，充分发挥文书工作人员的积极性与创造性。
小贴士
中共××县委组织部文书工作制度
一、收文处理制度
1．凡发送本部的文件、材料，包括直接寄送到组室的文件材料和部领导、科室负责人参加各类会议带回的材料，应交办公室保密员统一接收处理和保管。发送部长个人的文件、材料、信函，由部长委托保密员接收、保管，用专卷呈部长阅示。
2．处理各类来文要严格按照收文处理的程序办理。文件材料由保密员登记、编号后送办公室主任批注、部领导阅示、有关组室阅办。阅办文件，都要在文件处理笺上签字。
3．对各类来文，保密员要及时处理，做到急件随到随办，一般文件分批及时办理，防止文件积压。属组室承办的文件，保密员应及时转送有关组室办理，并按期报告办理结果。保密员要及时催办。
4．文件处理完毕后，保密员要及时收回归档。借阅文件必须办理借阅手续，严禁将文件带入家庭及公共场所。
二、发文处理制度
（一）发文字号
1．×组发，用于本部发布的重要工作文件；
2．×组通，用于本部下发的通知；
3．×组函，用于一般函件，用便函纸；
4．×组电，用于传真电报；
5．×组委干，用于享受待遇及县委委托县委组织部管理的干部任免发文。
（二）文件材料签发分工
本部重要文件材料由部长签发，其他文件材料由分管部领导签发。
1．部长审批签发文件：
（1）以部名义下发的政策性文件或通知。
（2）向县委或上级有关部门的请示或报告。
（3）向上级反映的重要情况。
（4）属于部里下发的干部任免文件。
2．副部长、机关工委书记、纪检员审批签发文件：
（1）各组室的业务性文件；
（2）经部务会讨论决定的事项，由有关组室承办的文件。
（三）发文要求
1．文件材料经领导签批后，不得随意修改。确需修改的，要征得签发领导的同意，文件材料的印制必须按发文规定办理，讲究文印、装订质量，凡不合规定要求和印刷装订质量低劣的不得发出。
2．以部名义下发的文件材料，应及时将原稿和2份打印稿送办公室归档。
三、文件材料立卷归档制度
1．上级来文原件和以本部名义制发的文件材料含底稿，办公室应妥善保管，及时立卷归档。组室因工作需要留用的文件材料，经办公室同意后可留重份或复印件。
2．保密员要加强对部内文件材料的收集、整理。对办理完毕的文件材料要及时归入有关卷宗，年终按要求立卷归档。各类会议材料或专题材料，可单独形成一个卷宗的，应及时立卷归档。
3．部务会、部办公会记录，干部考察的记录，干部考察测评材料，干部谈话记录及有关人事任免资料，由有关干部组室收集整理立卷、存档。各组室形成的其他材料、统计、名册、报表，由各组室每半年整理一次，年底按要求立卷归档。
四、印章管理制度
（一）印章使用范围
（1）上报下发的各种文件、报告、通知、报表。
（2）转移党员（干部）的组织、行政关系及副科级以上干部的工资关系。
（3）以组织部名义派出工作人员的介绍信。
（4）以组织部名义与各级组织、人事部门联系工作的公函。
（5）本部关于调配干部的函件和有关干部任免呈报表、副科级干部工资异动表、干部党员考察材料、新党员审批、查阅干部档案介绍信及摘抄干部档案材料。
（6）调阅党组织生活会记录。
（7）本部答复和转办重要问题的函件。
（8）部领导批准的其他使用公章的事项。
（二）公章使用和保管办法
1．凡使用本部公章须经部领导或办公室主任批准，凭批件使用公章；
2．本部公章指定专人保管和监印，对获领导批准但无文字依据者用章，应建立登记制度，以备考查；
3．不准为个人私事用章，不得在空白纸上加盖公章；
4．对不规范或不符合用章的函件，监印者不予盖章。
中共××县委组织部
××××年×月×日
（资料来源：汉寿党建网http://www.hsdj.gov.cn/Html/MP/173513883.html。有改动）
小贴士
××市政府文书科工作职责及岗位描述
一、工作职责
1．负责中共中央、国务院，中央各部委，自治区党委、自治区政府，自治区各部门以及石油、石化企业，各区政府、市政府各部门来文的签收、登记、传阅、催办、整理、归档工作。
2．负责传真电报的收发、登记、传阅、催办、归档工作以及传真机的使用管理。
3．负责机要信件的签收、登记、拆封、分送工作。
4．负责政府、政府办文件的登记、编号、打印及机关各部门文件、材料的打印、收发工作。
5．负责市人民政府、政府办公室、政府党组、市长印章的使用、管理工作。
6．负责出具以政府、政府办名义对外联系的介绍信、出差证明的办理工作。
7．负责向政府各驻外机构以及各区政府文件的邮寄工作。
8．负责向《××政报》提供汇编文件的工作。
9．负责政府办公室文件的保密工作，杜绝失泄密的发生。
二、科长（副科长）岗位描述
负责文书科全面工作。具体负责：
1．负责文书科各项规章制度的建立健全，负责文书科年度总结工作。
2．负责文书科工作人员的政治理论学习和思想教育。
3．经办公室主任同意，出具以政府、政府办名义对外联系的介绍信、出差证明等。
4．负责市人民政府、政府办公室、政府党组、市长印章的保管、使用工作。
5．负责政府及办公室制发的各类文件的登记、编号、用印、归档工作。
6．负责政府领导内部传阅刊物的订阅工作。
7．负责对文书、打印、收发、档案等工作的指导、检查、考核工作。
8．负责向《××政报》提供汇编文件的工作。
三、文书人员岗位描述
1．负责中共中央、国务院，中央各部委，自治区党委、自治区政府，自治区各部门以及石油、石化企业，各区政府、市政府各部门来文的签收、登记、传阅、催办、整理、归档工作。
2．负责传真电报的收发、登记、传阅、催办、归档工作以及传真机的使用管理。
3．负责机要信件的签收、登记、拆封、分送工作。
4．负责向政府各驻外机构及各区政府文件的邮寄工作。
5．协助科长完成《××政报》提供汇编文件的工作。
6．负责《××政报》的保管、利用、归档工作。
7．负责《××省政报》的保管、利用、归档工作。
8．负责办公室工作人员任免职和职称评聘等文件资料的保管、归档工作。
四、档案人员岗位描述
1．建立健全档案工作规章制度。
2．负责办公室档案的收集、保管工作，掌握档案的利用情况。
3．负责档案的鉴定、清理、销毁工作，对年久老化和破损的档案及时进行抢救、修复、复制。
4．指导各科室形成文件、资料的保管和归档工作。
5．按照规定向市档案局移交有关档案资料。
五、打字人员岗位描述
1．负责政府及办公室制发的各类文件的打印工作。
2．负责市机关各部门文件的打印工作。
3．做好纸张、油墨、版纸等进出登记入册工作。
4．负责打字室计算机、一体机等有关设备的使用、保养工作。
5．负责所打印文件的登记建档工作。
6．负责政府及办公室印制文件的装订工作。
六、收发人员岗位描述
1．负责市机关各部门报刊的征订和分发工作。
2．负责政府及办公室制发文件材料和信息刊物的分发工作。
3．负责市机关各部门制发文件材料和信息刊物的分发工作。
××市政府办公厅
××××年×月×日
（资料来源：http://www.klmy.gov.cn/Pages/index.aspx。有改动）
小贴士
××公司文书岗位工作职责
1 职责范围
1.1 负责××公司各种公文的收发、登记、传递、催办、保管、立卷、归档及销毁等工作；
1.2 负责××公司文书档案的提供使用；
1.3 负责对各部室、公司文书的形成、积累和归档工作进行监督、检查与指导；
1.4 负责××公司印章、总经理名章及权属各公司印章的保管与使用；
1.5 负责××公司及公司印章、经济专章、经济合同专章、质量检验专章等须公安机关备案的印章的登记、启用、作废、回收及销毁；
1.6 负责介绍信的管理并开具公务便函；
1.7 负责××公司公务接待及文字打印；
1.8 负责各种电话通知的登记、上传下达及相关事宜的处理；
1.9 负责全公司的保密管理工作，指导、监督、检查各部门的保密工作；
1.10 负责采购、管理、发放××公司的日常办公用品、低值易耗品，及公司的劳保用品；
1.11 负责全公司内各类人员公务名片的印制、审核工作；
1.12 负责××公司接待室、会议室的使用安排及管理工作，并下达会议通知等；
1.13 负责总经理办公室的整理、清扫等工作；
1.14 负责完成领导交办的其他工作。
2 权限与管理交接
2.1 权限：
2.1.1 对不符合程序规定的公文借阅、用印、开具介绍信、通知等有权拒绝；
2.1.2 有权根据公司领导的意见接待客人；
2.1.3 对各部室、公司的文书工作有指导、检查、考核权；
2.1.4 对各部室、公司的保密工作有指导、监督、检查、考核权；
2.1.5 有与本岗职责范围相对应的其他权利。
2.2 管理交接：
2.2.1 本岗位受董事会办公室主任领导；
2.2.2 文书离岗时，由董事会办公室主任指定专人代行其职责。
3 岗位技能要求
3.1 应具备下列条件之一：
3.1.1 取得大专以上学历，或初级以上职称；
3.1.2 具有2年以上相关工作经验；
3.1.3 熟悉计算机操作，至少能够熟练运用一种办公软件。
××公司人力资源部
××××年×月×日
（资料来源：http://law.yanjiao.com.cn/wg/s?a=a&id=4168。有改动）
八、文书工作的历史沿革
文书是一种社会现象，是人类行为的结果。围绕着文书的形成、传递、处理和管理，必然会产生一系列工作活动，这就是通常意义上的文书工作。
1．文书工作的形成
据史学界考证，我国在商朝有了较为成熟的文字，有了初具规模的国家机构，具备了形成文书的条件和可能。国家管理者需要利用文书指挥国事、记录事件，于是就有了形成和保管文书的一系列活动，即文书的处理工作。到了西周，随着国家机构的完善和对文书需求的增加，出现了较为固定的文书工作机构及其人员，并逐步形成了文书工作的制度。这一特定的历史区间，可以被认定为文书工作的形成时期。其形成时期有以下主要标志：
第一，有了专门负责文书工作的人员。如商朝的史官，周朝的大宰、守藏史，等等。
第二，出现了文书工作的制度。如商朝的文书需史官签名以示负责，于是产生了我国最早的签名制度；周朝注重对文书的保管、利用，于是建立了文书的副本制度；此外，还出现了文书的用印制度；等等。
2．文书工作的确立
秦统一中国之后，建立了中央集权的国家。在秦朝至清朝漫长的封建社会里，随着国家管理事务的增加和经济、科技、文化的发展，文书工作的社会地位也得到了进一步的确立。其主要标志为：
第一，文书工作的组织逐步完备。从秦朝的宰相府到东汉的尚书台，从南北朝的中书省到明清的中书科，等等，这些组织机构的管理权限或大或小，但都以文书工作为重要内容，并且都有一整套文书管理的工作程序，涉及文书的起草、封印、传递、保管等方面。
第二，形成了一套文书处理制度。仅以唐宋时期为例，文书制度就包括一文一事制、用纸制、折叠制、拟写誊写制、引黄贴黄制、签押用印判署制、封装和编号制、收发登记和催办制、移交制、保密制等十余种，如果加上其他朝代的各种文书工作制度，可多达数十种。成套的管理制度，辅之以严格的惩戒措施，保证了文书工作正常有序的进行。
3．文书工作的变革
辛亥革命推翻了旧的国家制度，结束了两千多年的封建社会。从中华民国成立，到其被中华人民共和国所取代的短暂的三十多年中，由于社会性质和管理体制等多方面的原因，文书工作发生了一些重要的变革。主要表现在以下方面：
第一，颁布和修订了公文程式条例。为适应资产阶级的改革要求和处理政务的需要，南京临时政府于1912年发起了文书、档案改革运动，废除了封建朝代的公文程式，规定了新的文种，并赋予其新的内容和用法。首次颁布的公文程式条例，除了其反封建的积极意义之外，还在于使文书工作同行政管理的联系更为密切。此后，随着统治者的更替，公文程式又先后八次被修订，虽然使文种和用法发生了一些变化，但都在不同程度上强化了文书工作的行政管理功能。
第二，对文书工作进行改革。仅仅制订和修改公文程式，还不足以形成对文书工作的变革。当时的政府为维护自身的统治、进一步提高行政效率，曾对文书工作进行了多项改革。包括颁布一系列有关文书工作的条令和办法、推行文书档案连锁法，以及拟定和实施以文书工作为主要环节的《行政三联制大纲》，等等。这些对文书工作的改革措施，无论是从组织和内容上去观察，还是从客观和结果方面去分析，都是以往任何时期所不能比拟的。也正是这些文书工作的改革，促进了文书学的形成。
4．文书工作的发展
中华人民共和国的成立，开辟了历史的新纪元，同时，也使文书工作的全面发展和振兴变为现实。文书工作主体性质的改变，使其能够突破阶级的局限性，更好地为国家和社会管理，以及人民大众服务。主要表现为以下特点和趋势：
第一，完善文书管理制度。1951年，政务院通过并颁布了《公文处理暂行办法》等文件，对文书工作提出了较为全面、系统的要求，奠定了国家机关文书工作的基础。
第二，组建文书工作体系。党和国家通过颁布一系列的政策和法规，建立了各级文书工作机构，全面推行文书处理部门立卷，逐步形成了系统的文书工作网络。
第三，研究文书工作规律。党和国家通过有效组织，包括召开会议、建立学术及教育机构，制定方针政策，使具有中国特色的文书工作取得了长足的发展。
案例分析
例文一
全国江河堤防建设现场会会议纪要
经国务院批准，水利部于××××年12月19日—20日在湖北省荆州召开了“全国江河堤防建设现场会”。长江、嫩江和松花江等流域15个省、自治区、直辖市水利部门和长江、黄河等7个流域机构的负责同志参加了会议。国家计委等8个部委和湖北等7个堤防建设任务重的省的负责同志应邀出席会议。国务院副总理×××出席会议并作了重要讲话。
会议代表实地察看了今年汛期抗洪形势最严峻、堤防险情最集中的洪湖、监利长江干堤建设情况，考查了垂直铺塑、土工布防渗、高喷防渗墙等堤基堤身处理工程和吹填加固工程。会议听取了湖北、江苏、安徽、黑龙江4省代表介绍本省加快堤防建设、狠抓质量管理的做法和经验，分析了当前我国江河堤防建设的进展情况和存在的主要问题，提出了今后一个时期堤防建设的主要目标和总体要求，着重研究了堤防建设工程质量问题以及要突出抓好的几个关键环节。会议纪要如下：
一、充分认识搞好堤防建设的重要性和紧迫性
会议认为，水利建设是个系统工程，必须坚持中央确定的全面规划、统筹兼顾、标本兼治、综合治理的原则。就防洪建设而言，要贯彻“蓄泄兼筹，以泄为主”的方针，通过堤防建设、分洪拦蓄、水库调节、河道整治等措施提高综合防洪能力。堤防是整个防洪工程体系的基础，是防洪的重要屏障，在抵御洪涝灾害中发挥了极其重要的作用。但是，今年特大洪水的冲击暴露出来的我国水利建设，特别是堤防工程中的一些问题，严重威胁着国民经济的发展和人民生命财产的安全。从历史上看，我国大江大河连续两年，甚至连续几年发生大洪水的情况并不少见，因此，不能排除长江还有发生大洪水的可能。黄河、海河多年没有来大洪水，发生的几率也在增大，特别是黄河在连续几年出现枯水、断流的情况下，会不会来一次大洪水，也难以预料。对淮河等其他江河，也不能掉以轻心。在这个问题上，来不得半点麻痹和侥幸，丝毫不能疏忽，必须立足于来大水、防大汛。
会议强调，确保大江大河安全度汛具有特殊重要意义。现在离明年汛期只半年时间，各级领导要有紧迫感，务必抓住今冬明春这个水利建设的有利时机，千方百计把大江大河重要堤防建设好。
二、堤防建设的主要目标和总体要求
会议提出，今后一个时期堤防建设的主要目标是：经过二三年努力，使长江、黄河等大江大河的一类堤防工程，配合使用其他防洪设施，达到能防御新中国成立以来发生的最大洪水的标准；其他重要支流和湖泊的二类堤防建设，要根据轻重缓急，力争两年内完成。
堤防建设总的要求是：在现有的堤防工程设施基础上，统一规划，科学设计，突出重点，分步实施，加强科研和新技术推广应用，建设高标准、高质量的江河堤防。要把长江、黄河等7大江河干流堤防，以及保护重点城市、铁路干线、重要工矿企业的支流堤防，作为重中之重，加快建设进度。对今年大水后堤防断面严重不足的堤段、基础渗漏严重的堤段，要优先安排整修加固。
会议指出，今冬到明年汛前要突出抓好以下几项工作：第一，优先保证水毁工程修复，保证堤身堤基的重大险情处理、险工险段加固；第二，加快堤基防渗处理，重点搞好管涌易发段的堤脚内、外压渗平台的处理，力争汛期不发生重大管涌险情；第三，对重要河段已发生的崩岸，要采取有效措施进行防护，对可能发生崩岸的堤段要有预防措施；第四，对今年汛期依靠子堤挡水的薄弱堤段，要按已批准的规划设计加高增厚。
三、采取有效措施，建设高标准、高质量堤防
会议指出，从各地情况看，目前堤防存在一些值得注意的问题，需要及时研究解决。一是部分项目前期工作较差，缺乏科学的规划设计，建设标准不明确，存在堤顶高度盲目攀高的倾向，甚至存在边勘察、边设计、边施工的“三边”现象，有的擅自修改已经批准的设计；二是有的项目施工技术不能满足工程建设需要，特别是堤防基础防渗处理仍是薄弱环节；三是有的项目组织管理不力，没有实行公开招标投标制度和工程监理制度，施工过程中监督检查不够，有些项目，尤其是以农民投工投劳为主的项目，质量隐患较多；四是少数地区项目配套资金不落实，投资有缺口，或建设施工超概算，甚至有挪用项目资金的情况，容易造成偷工减料，给工程质量留下隐患。
会议强调，党中央、国务院非常关心和重视基础设施建设的工程质量问题，特别是对水利工程建设质量尤为关注，中央果断采取措施，实行积极的财政政策，通过发行国债来大搞水利等基础设施建设，这对水利建设来说是个难得的机遇。现在关键是要以对国家和人民高度负责的精神，用好这笔资金，确保工程质量。
会议提出以下要求：
第一，加强项目的前期工作，抓紧做好堤防建设的规划、设计。
第二，大力推行工程建设招标投标制。
第三，落实各项责任制，严格工程建设监理。
第四，切实搞好堤防防渗及基础处理。
第五，积极推广使用新技术、新材料、新工艺。
第六，认真做好稽查审计和验收工作。
四、明确分工，落实责任，切实加强对堤防建设的领导，各司其职，各尽其责，分工合作，密切合作，把这项工作作为认真贯彻党的××大三中全会和中央经济工作会议精神的一项重要内容，认真抓紧抓好。
（摘自www.gwxz.net，有删节。）
例文评析：
这份大型综述式会议纪要的标题由会议名称和文种组成。
导言概述会议基本情况，包括会议召开的依据、会议的主办单位、会议召开的时间、会议名称、与会单位、参加会议的领导人等，并简述会议期间安排的内容及中心议题，给读者一个总的印象。其后，用文种承启语“会议纪要如下”引出由“充分认识搞好堤防建设的重要性和迫切性”等四大问题构成的主体。文章注重使用“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”一类传达会议共识的句式，概括准确，行文有序，结构清晰，有条不紊。
例文二
铁道部193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告
×××：
5月28日16时05分，由济南开往佳木斯的193次旅客快车行驶至沈山线锦州铁路局管内的兴隆车站（距沈阳43公里）时，发生重大颠覆事故，造成3名旅客死亡、143名旅客和4名列车乘务人员受伤，报废机车1台、客车4台、货车1辆，损坏机车1台、客车5辆、货车1辆和部分线路、道岔等设备，沈山下行正线中断运输近20小时，直接经济损失达170余万元。
事故发生后，东北铁路办事处和锦州、沈阳铁路局负责同志立即随救援列车赶赴事故现场，组织抢救、抢修工作。当地驻军、地方党政领导同志和部分社员、学生也投入抢救工作。辽宁、沈阳市领导同志及沈阳军区、辽宁省军区有关负责同志先后赶到现场，组织抢救伤员，疏运旅客。我部李克非副部长率安监室和运输、机务、车辆、工务、电务、公安各局负责同志也于当日连夜赶赴现场，指挥抢修工作，调查分析事故原因，慰问伤员，并对省市党政领导和部队表示感谢。在省市领导和驻军的大力支持下，伤员的抢救和治疗工作安排得比较周密，受伤的旅客和列车乘务人员除少数送入就近的新民县医院抢救外，其余的均由沈阳市和军队、铁路医疗部门派车接到沈阳，及时得到了抢救和治疗。
经调查分析，造成这次事故的直接原因是锦州铁路局大虎山工务段兴隆店养路工区工人在该处做无缝线路补修作业时，违反劳动规律和操作规程，将起道机立放在钢轨内侧，擅离岗位，到附近的道口看守房去吃冰棍，第193次快车通过时，撞上起道机，引起列车脱轨颠覆事故。
这次事故是发生在旅客列车上的一次严重事故，又恰是发生在全国开展的“安全月”活动中，使国家和人民生命财产蒙受了巨大的损失，在政治上造成了极坏的影响，性质是非常严重的，我们心情十分沉痛。这次事故的发生和最近一个时期安全不稳定的状况，从根本原因上看，是我们铁路基础工作薄弱，管理不善，思想政治工作不落实，反映了我们作风不扎实、对安全工作抓得不力、在安全生产中管理不严、职工纪律松懈等问题长期没有得到解决。
为了使全路职工从这起严重事故中吸取教训，我们于5月31日召开了各铁路局、铁路分局、铁路各工务段负责同志参加的紧急电话会议，通报了这次事故，提出了搞好安全生产的紧急措施。要求铁路各部门、各单位必须把安全工作放在第一位，各级领导干部要树立安全第一的思想，并向全体职工进行安全教育，使每个职工都牢固地树立起对国家、对人民极端负责的态度，认真落实岗位责任制，严格遵守劳动纪律，一丝不苟地执行规章制度和操作规程。要求各单位要针对近年来新工人比例不断增加的情况，加强对新工人的教育和考核工作，各行车和涉及安全生产的主要工种不经考试合格不得单独作业，对各种行车设备要进行一次认真检查，发现问题立即解决；同时，各单位要切实解决职工生活中应该而且可以解决的具体问题，解除职工的“后顾之忧”；动员广大职工干部迅速行动起来，以这次事故为教训，采取措施，堵塞漏洞，保证行车安全。
我们在6月份开展的“人民铁路为人民”活动中，要求把搞好安全生产作为重点，并在今后当做长期的根本任务来抓。要求党、政、工、团各部门要从不同角度抓好安全工作，迅速改变目前安全生产不好的被动局面。
锦州铁路局对这次事故的主要责任者已按照法律程序提出起诉，追究刑事责任；对与事故有关的分局、工务段领导也作了严肃的、正确的处理。铁道部决定对锦州铁路局局长董庭恒同志和党委书记李克基同志给予行政记过处分。这次事故虽然发生在下边，但我们负有重要的领导责任，为接受教训，教育全铁路职工，恳请国务院给我们以处分。
××××年六月十日
例文评析：
这是一篇以反映重大事故为主要内容的情况报告。全文分七个段落：第一段，概括“总”述了事故发生的基本情况，包括事故发生的时间、地点及所造成的损失；第二段，报告了事故发生后各级组织的抢救活动情况；第三至第七段属“分”的部分，分别说明事故发生的原因和处理意见。其中，第三段，写事故发生的直接原因；第四段，写事故发生的根本原因；第五和第六段，写事故发生后所采取的保证安全生产的多种措施；第七段，写对事故责任者的处分情况及制文者恳请国务院给予处分。
这篇报告不但格式规范，而且布局合理，在表述方面尤其有三方面值得借鉴：①内容集中、主旨突出。行文能紧紧围绕事故写，不枝不蔓，主旨鲜明、突出。②叙事简明清楚。如：事故发生在鲜为人知的兴隆车站，为了使读者对其方位有个明确的认识，拟稿者先交代它在沈山线上，属“锦州铁路局管内”，接着又以括注的方式说明它的具体位置“距沈阳43公里”。③实事求是地分析直接原因和根本原因。直接原因是工人“违反劳动纪律和操作规程”，根本原因是“我们铁路基础工作薄弱，管理不善，思想政治工作不落实……作风不扎实，对安全工作抓得不力，在安全生产中管理不严”。制文者在事故面前这种敢于负责的态度，令人信服。
正文最后部分没有专门写“结语”。报告也可以不写“特此报告”、“以上报告，请审批”一类专门结语，内容写完了即自然结束。
本章小结
本章讲述了文书与公文和文书工作的基础理论及基本知识，包括文书的定义、公文的定义、文书与公文的关系、文书与公文的产生和发展；文书工作的定义、特点和性质、文书工作的要求和原则、文书工作的组织形式及选择的原则和依据、文书工作的机构设置和组织领导、文书工作的责任制度、文书工作的重要性等内容。
本章的重点，一是掌握文书和公文的定义及文书与公文的关系；二是掌握文书工作的定义、特点和性质、文书工作的要求和原则。
知识点：
1．文书的定义：文书是党政机关、人民团体、企事业单位和个人、家庭、家族在公务和私人活动中形成和使用的书面文字材料的总称。它既是记录和传递信息的载体，又是管理国家政务和私人事务的重要工具。
2．公文的定义
公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
公文是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务，记载工作活动的重要工具。
3．文书与公文之间的关系可以界定为：文书包含公文，公文是文书的主要组成部分。由此可见，文书这个概念的外延比公文大。我们可以把公文称为文书，但并非所有的文书都是公文。
4．文书工作的定义：文书工作是指机关公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，又称公文处理工作。
5．文书工作的性质：政治性；机密性；时间性；规范性；程序性。
6．文书工作的特点：服务性；管理性；程序性；时效性。
7．文书工作原则：
（1）实事求是。实事求是是文书工作必须遵守的基本原则。
（2）准确周密。准确周密是文书工作确保质量的坚实基础。
（3）迅速及时。迅速及时是文书工作提高效率的基本要求。
（4）安全保密。安全保密是文书工作必须坚持的重要原则。
复习思考题
1．文书和公文的定义是什么？如何理解？
2．什么是文书与公文的关系？
3．文书工作的定义是什么？如何理解？
4．什么是文书工作的特点和性质？
5．文书工作的要求和原则是什么？
6．什么是文书工作的重要性？
7．简要回答文书工作的组织形式及选择的原则和依据。
8．文书工作的机构设置和组织领导。
9．文书工作的责任制度。
10．简要回答文书与公文的产生和发展。
11．简要回答文书工作的历史沿革。