1.2 会计核算软件★★

考核说明：本节主要介绍会计核算软件的发展历程、会计核算软件的分类及功能模块，虽不是考核的重点，但却是必考的内容。

1.2.1 会计核算软件的概念和演进

会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的适用于会计核算工作的计算机程序和相关的技术文档资料。它以计算机作为手段，通过对人工输入的记账凭证或原始凭证进行加工处理，自动生成会计账簿、会计报表以及其他相关的会计信息资料，从而完成会计核算工作。具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等，均可视为会计核算软件。企业应用的企业资源计划(Enterprise Resources Planning, ERP)软件中用于处理会计核算数据部分的模块，也属于会计核算软件范畴。

会计核算软件的演进包括会计核算电算化阶段、会计信息系统成型阶段、基于EPR管理思想的现代会计信息系统阶段。

会计核算电算化阶段是会计核算软件的起步阶段，在这一阶段完成的任务主要包括：运用会计核算软件实现会计数据处理的电算化，要求在账务处理、报表编制、应收应付账款核算、工资核算、材料核算、成本核算、固定资产核算等基本会计核算业务等方面实现会计电算化。完成这个阶段的任务是会计电算化的最基本的要求。

会计信息系统成型阶段是核算型商品化软件研究开发阶段，这一阶段的会计核算软件既要满足日常会计核算要求，又要满足公司经营管理和决策的需求。会计信息系统成型阶段在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据和其他相关资料，借助于计算机财务管理软件提供的功能和信息，进行会计预测和事中控制，开展会计分析，帮助会计管理人员合理地筹备资金、运用资金、控制成本费用开支等。

基于EPR管理思想的现代会计信息系统阶段是企业管理软件阶段。ERP管理思想的核心是实现对整个供应链和企业内部业务流程的有效管理，主要体现在以下三个方面：对整个供应链资源进行管理的思想；对精益生产、同步工程和敏捷制造的思想；对事先计划和事中控制的思想。

1.2.2 会计核算软件的分类

会计核算软件按适用范围划分，可分为通用会计核算软件和专用会计核算软件；按硬件结构划分，可分为单用户会计核算软件和多用户会计核算软件。

1． 通用会计核算软件和专用会计核算软件

通用会计软件是指在一特定范围内普遍适用的会计软件。通用会计软件又分为适合各行各业的全通用会计软件和适用于某一行业的行业通用会计软件。通用会计软件的特点是不含或含有较少的会计规则和管理方法，需由单位根据具体情况自行设定，比较灵活。但是由于软件越通用，初始化工作量越大，个别用户的会计核算工作的细节就越难被兼顾。为了合理地确定通用程度，需要得到软件开发商的帮助才能顺利实施。

专用会计核算软件又称定点开发会计核算软件，一般是指由使用单位根据自身会计核算与管理的需要自行开发或委托其他单位开发，专供本单位使用的会计核算软件。专用会计核算软件能够把单位的会计核算规则，如会计科目、报表格式、工资项目、固定资产项目等编入会计核算软件，使其非常适合本单位的会计核算，方便使用。但是受到范围和时间的限制，这种软件仅适用于个别单位。根据软件开发主体的不同，专用会计软件又分为本单位自行开发的会计核算软件、委托其他单位开发的会计核算软件和其他单位联合开发的会计核算软件三种。

2． 单用户会计核算软件和多用户会计核算软件

单用户会计核算软件是指将会计软件系统安装在一台或几台计算机上，每台计算机的会计软件单独运行，生成的数据只存储在本台计算机中，各计算机之间不能直接进行数据交换和共享。

多用户会计核算软件是指将会计软件系统安装在一个多用户系统的主机(或计算机网络的服务器)上，系统各终端(工作站)可以同时运行，不同终端(工作站)上的会计人员能够共享会计信息。

1.2.3 会计核算软件的功能模块

1． 会计核算软件的构成

会计核算软件的功能模块是指会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。不同企业，其会计软件的功能模块不尽相同，但大致都包括账务处理、工资核算、固定资产核算、存货核算、成本核算、销售核算、应收及应付账款、报表、财务分析等子系统。

1) 账务处理子系统

账务处理子系统又称总账系统，是会计核算的核心，其他业务系统往往需要读取账务系统的数据进行核算，而且要将处理结果汇总生成凭证送账务系统统一处理。实际上许多企业一般都是从账务处理系统开始实行会计电算化的。

账务处理子系统的主要内容有：账套建立及账套基本信息设置、会计科目设置、期初余额设置、凭证制作(含凭证的录入、审核、查询)、凭证记账(过账)、账簿查询及打印(包含各种样式的明细账、日记账、往来账)、期末结账等内容。有的账务处理子系统还有出纳现金及支票管理、银行对账及应收应付往来账管理及数量、外币、部门、项目及预算等各种辅助核算等功能。

2) 工资核算子系统

工资核算子系统能完成工资的计算、工资费用的汇总和分配等工作，能自动生成工资结算单、工资条、工资结算汇总表、工资费用分配汇总表、票面分解一览表、职工福利费计提分配表等，并编制工资转账凭证传递给账务处理子系统。部分工资核算子系统还有职工考勤管理、个人所得税计算、职工档案管理等功能。

工资核算子系统的主要内容有：工资初始设置，包括工资类型设置、定义工资项目、定义工资项目计算公式、定义工资费用分配凭证、定义工资表打印格式等；职工工资基础资料编辑；工资增减变动及工资数据编辑；生成工资转账凭证；各种工资单、工资汇总表的查询打印等功能。

3) 固定资产核算子系统

固定资产核算子系统是指在一定的财务时期，对固定资产进行重新估值、记录的账务处理过程。固定资产核算子系统的主要内容有：固定资产卡片结构和分类编码设置、固定资产折旧方法定义、固定资产凭证定义、固定资产变动资料输入和修改、固定资产折旧的计算和固定资产相关信息查询等。

4) 存货核算子系统

存货核算子系统主要用来管理企业的存货，包括：存货代码的管理，存货的收、发、存管理，存货出库计价管理，存货核算等。

存货核算子系统的主要内容可以概括为四个方面：及时准确地反映采购业务的发生、货款的支付及存货入库情况；正确反映存货的收、发、结存数量，提供各种存货的库存动态状况，及时反馈各种存货积压和短缺信息，生成存货明细账、存货库存信息表等；根据各部门各产品领用材料的情况，自动进行材料费用的分配，生成材料费用分配表；自动编制机制转账凭证，并传递给账务处理子系统和成本核算子系统。

5) 成本核算子系统

成本核算子系统主要实现以下功能：完整地归集与核算成本计算对象所发生的各种耗费；正确的计算生产资料转移价值和应计入本期成本的费用额；科学地确定成本计算的对象、项目、期间以及成本计算方法和费用分配方法，保证各种产品成本的准确、及时。

成本核算子系统的实质是一种数据信息处理加工的转换过程，即将日常已发生的各种资金的耗费，按一定的方法和程序，按照已经确定的成本核算对象或使用范围进行费用的汇集和分配的过程。正确、及时地进行成本核算，对于企业开展增产节约和实现高产、优质、低消耗、多积累具有重要意义。

6) 销售核算子系统

销售核算子系统用来进行销售的管理，主要包括：销售商品的管理，销售中开票、收款、发货的管理，销售毛利的计算等。

7) 应收及应付账款子系统

应收账款子系统完成各应收账款的登记、冲销工作，动态地反映各客户信息及应收账款信息，可进行账龄分析和坏账估计，并生成应收账款明细账、账龄分析表及其他各种汇总表和分析表。

应付账款子系统完成各应付账款的登记、冲销及应付账款的分析和预测工作，及时反映各流动负债的数额，以及偿还流动负债所需的资金，并生成应付账款明细账、账龄分析表以及其他各种汇总表和分析表。

8) 报表子系统

报表子系统主要实现各种会计报表的格式定义、取数公式定义，完成报表的自动编制，并可进行报表查询、打印、分析和汇总。报表子系统生成的会计报表包括对外报送的资产负债表、利润表、现金流量表和对内管理所需的各种内部报表。

9) 财务分析子系统

财务分析子系统是建立在会计核算的基础上，对财务数据进行综合分析，一般包括财务状况结构分析、财务状况比较分析、财务状况趋势分析和财务预算方案完成情况分析等。

2． 账务处理模块与主要核算模块间的联系

模块是将理论上的账务处理程序以程序的方式进行了功能性的划分，模块实现的功能是财务处理的理论流程。之所以要对软件进行模块化，一方面是为了便于进行软件本身的程序设计；另一方面，是为了更好地应用于现实的工作，并能使功能更具体化、细节化、管理化和可控化。

各模块的数据通过一定的数据组织方式，能进行相互的利用与交流，以实现信息共享。信息共享，是软件存在和发展的目标之一。

账务系统是会计信息系统的核心，其他系统是账务系统的补充。账务系统的主要作用是管理账簿和有关按科目分类的指标。其他子系统一般是核算和业务管理模块。会计核算软件系统中账务处理模块与主要核算模块间的联系如图1-1所示。

(1) 账务处理模块是整个会计核算软件的核心。账务处理模块以会计凭证为原始数据，通过凭证的输入和处理，完成记账、算账、对账、转账、结账、账簿查询及账务数据管理等功能。

(2) 工资核算、固定资产核算、存货核算、成本核算、应收应付款核算模块均实现了相应的各项会计业务的明细分类核算。工资模块可以产生工资分配汇总表，并制作有关工资分配的机制记账凭证。固定资产模块可以产生固定资产折旧提存表，并制作有关折旧的机制记账凭证。成本模块可以产生成本计算单，并制作有关成本结转的机制记账凭证。应收应付款模块可根据有关的销售和结算原始凭证，制作相应的机制记账凭证。

(3) 存货模块可以产生材料收付存汇总表、产成品收发存汇总表等盘存表，并通过这些盘存表编制有关的记账凭证，这些凭证一般由计算机自动编制，也称机制记账凭证。这些凭证经确认后由计算机自动输入账务处理模块。

1.2.4 会计核算软件与手工会计核算的异同

下面介绍会计核算软件与手工会计核算的区别。

1． 会计核算软件与手工会计核算的相同点

1) 目标一致

二者的最终目标都是为了加强经营管理，提供更加准确及时、符合要求的会计信息，参与经营决策，提高经济效益。

2) 遵守共同的会计准则和会计制度

二者都必须严格遵守和贯彻执行会计准则、会计制度以及国家的各项财经法规，从措施、技术、制度上消除可能的弊端，防止作弊。

3) 遵守共同的基本会计理论和会计方法

会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结，两系统都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记账原理。

4) 会计数据处理流程大体一致

任何一个信息要达到系统目标，都应具备以下几个流程：

(1) 信息的采集与输入；

(2) 信息的存储；

(3) 信息的加工；

(4) 信息的传输；

(5) 信息的输出。

2． 会计核算软件与手工会计核算的不同点

1) 会计核算工具不同

手工会计核算使用的工具是算盘、电子计算器或相关机械设备，不能自动存储计算结果，工作量大，速度慢。

会计电算化下以电子计算机为计算工具，数据处理速度快、精度高，数据处理过程由计算机自动控制并存储运算结果，对系统原始数据采用编码的方式，压缩数据项的长度，以减少数据占用的存储空间。

2) 会计信息载体不同

手工会计核算以纸为载体，占用空间大，不易长久保存。

会计核算软件除必要的会计凭证、账簿、报表之外，均可用光盘、磁盘、磁带等材料作为信息载体。数据可被多份备份保存，保密性好，调用查阅方便，数据可用率高。

3) 记账规则不完全相同

手工会计核算规定日记账、总账要用订本式账册，明细账可用订本式或活页式账册。账簿记录的错误要用划线更正法、红字冲销法或补充登记法更正，账页中的空行、空页要用红线划销等。

会计核算软件为了保证审计的追踪线索不致中断，规定凡是已经登过账的数据不得更改，只要凭证输入正确，机器处理是准确无误的，即使由于凭证数据有错或变更导致机内账的结果有错，也不能直接进行修改，只能通过记账凭证去更正。

对于账簿中出现的错误，手工记账和会计核算软件不完全相同。

例如：手工记账中账簿记录的错误要用划线更正法、红字冲销法或补充登记法更正，账页中的空行、空页要用红线划销等；而会计核算软件只能采用红字冲销法、补充登记法和负数更正法加以更正，以便留下改动痕迹。

4) 账务处理流程类型存在差别

手工会计使用的账务处理程序主要有四种：记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式和日记账核算形式。手工会计核算使用的账务处理程序都避免不了重复转抄的根本缺点，而且财会人员和处理环节的增加，难免发生差错和舞弊。

在会计电算化中常用的账务处理程序是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式。在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式对数据进行集中收集、统一处理和数据共享，登账步骤都是一次性完成的，有利于会计工作的标准化。

会计电算化系统的处理账务的程序应当用同一形式来处理不同企业的会计业务。使得从会计凭证到会计报表，一切手工系统的中间过程都在会计电算化系统内自动完成，不必与使用者见面，而任何要求的输出都能得到满足，避免了重复处理。

5) 内部控制方式不同

手工会计核算中，会计系统一般由会计师根据会计法规、会计准则、上级主管机构制定的统一的会计制度来实现的，另外通过对账，检查是否账证相符、账账相符、账实相符，来保证数据的正确性。

会计核算软件中，原来的内部控制方式部分被取消或改变，如原来通过账证核对、账账核对、账实核对的控制方式已被更加严密的输入控制所替代，原来通过签字、盖章等方式实现的控制已被权限控制所替代。会计核算软件不但要遵循手工情况下的会计准则和会计制度，还要遵循电算化下的一些特殊的电算化制度。内部控制部分被计算机代替，由人工控制转为人机控制。