1.1 新员工入职前的精心准备
当一名求职者和企业互相认可对方的条件，对入职达成一致以后，接下来的工作便是入职管理。那么我们要做好哪些入职管理的准备工作，迎接新员工入职呢？
1．对外(新员工)的准备：《录用通知书》
《录用通知书》(Offer)是新员工和企业之间就入职达成一致的书面协议，初步约定了双方的权利和义务。《录用通知书》的内容一般包括新员工的部门、岗位、劳动合同、薪酬福利、报到时间、报到地点以及报到时新员工需要提交的资料或材料。
《录用通知书》显示了企业的规范化管理，同时也有利于新员工按照企业的要求准备材料并按时报到，避免新员工入职时材料不齐。
【范例1-1】《录用通知书》
录用通知书
尊敬的______先生/女士：
根据公司的需要及对您各方面情况的考核，我们非常荣幸地通知您，决定聘用您为本公司员工，在______部门从事______工作。有关约定如下：
一、合同期限
公司将在您入职后一个月内与您签订劳动合同，首次签订期限为______年，其中包含试用期______个月。
二、薪资
您转正后的月基本工资为人民币______元(含税)，试用期月基本工资发放为转正后基本工资的80%。其他奖金、补贴等按照公司的有关政策执行。工资发放日期为每月的______日。
您将享受的其他福利包括但不限于：按公司规定缴纳的五险一金。
在办理入职手续后学习了解公司其他相关规章制度。
三、入职时间及注意事项
1．请您于______ 年 ______月 ______日______ 点到公司人力资源中心办理入职手续，报到地点：______，报到联系人：______，电话：______。
2．报到时请您携带：
(1) 原单位解除劳动关系证明原件一份；
(2) 身份证原件、学历和学位证书原件；
(3) 一寸免冠照片6张(身份证标准照)；
(4) 农业银行开户卡；
(5) 如果没有在北京地区缴纳社会保险，请携带户口本首页及本人页复印件(新参保的员工必须提供本人近期一寸、正面、免冠、彩色白底、服装与背景的颜色反差大的电子照片，jpg格式，宽度为358像素，高度为441像素)；
(6) 常规的入职体检报告(县级以上医疗定点机构或正规体检中心)。
感谢您选择××公司，××有您更精彩！
××公司
年 月 日
小提示
在员工管理的实际工作中，HR比较容易遇到新员工到期未能入职的情况。发生这种情况，一方面可能是因为原企业对新员工进行挽留，给出一些优惠条件，新员工打算留在原企业；另一方面原因可能是新员工在寻找新工作的过程中同时接到几家企业的《录用通知书》，新员工选择了他认为最合适的其他企业。因此，企业在给社会招聘的新员工发出《录用通知书》之后，HR要注意和新员工保持沟通，原则上一周沟通一次。这样做一方面可以加强对新员工的关怀和指导，提升企业在吸引新员工方面的“软实力”；另一方面可以了解新员工在原企业办理离职手续的进度或者有无其他选择，针对具体情况提前做好准备。
2．对内的准备：《新员工到岗预通知单》
HR在和即将入职的新员工加强沟通的同时，还要加强和企业内部的沟通，让有关部门做好相关的准备。企业内部的准备一般包括以下几个方面。
(1) 工位和桌椅、柜子。根据企业的布局，提前安排好新员工的工位。同时，要检查新员工的工位是否整洁，桌子、椅子、柜子等是否处于完好可以使用的状态。不能出现新员工的桌子脏乱，椅子、柜子已经损坏的情况。
(2) 名片和日常办公用品。提前准备好新员工的名片，能够让新员工提升归属感，更快地进入工作状态。同时，还要按照企业的规定配备好办公用品，比如笔记本、签字笔、订书机、文件夹等。
(3) 电脑。根据企业的规定，为新员工配备好电脑及附件，并按照企业的要求加装一些软件。
(4) 电话。根据企业的规定，为新员工分配分机号，并准备好电话线和可正常使用的电话机。
(5) 企业内部系统、邮箱及内部沟通工具(如RTX)。根据企业的规定，为新员工提前开通内部系统权限，同时开通企业内部邮箱，并设置相应的内部沟通工具群组和权限等。
(6)《入职登记表》《劳动合同》《员工手册》和《岗位说明书》等相关文件。HR提前准备好上述文件，能够避免在新员工入职时的手忙脚乱。
HR以《新员工到岗预通知单》的形式发给相关部门和人员，让其提前做好准备。相关部门和人员包括：新员工入职部门的部门主管、直接主管，行政后勤部门的相关人员和前台，IT信息部门的相关人员，HR部门的员工关系管理人员等。
【范例1-2】《新员工到岗预通知单》
新员工到岗预通知单
各位好：
现有以下新员工将入职报到：
请相关部门做好以下准备：
小提示
人力资源部门的员工关系管理人员应在新员工入职前一天对上述内部准备事宜进行检查和督促，确保各项准备工作能够在新员工入职前完成。