一、文献单元的描述和标引

目录以一本本文献为单元，对“每一书”的描述和标引是所有目录工作的第一步，它主要包括两个方面的工作。

（一）著录

记载或登记“每一书”的书名、篇卷、作者等方面的主要信息，以形成一书款目，称为著录。有些书目还标注版本和收藏者等信息，如《四库总目·别集类·楚辞》首三种文献分别是：①“《楚辞章句》十七卷（兵部侍郎纪昀家藏本）汉王逸撰”，②“《楚辞补注》十七卷（内府藏本）宋洪兴祖撰”，③“《楚辞集注》八卷《辨证》二卷《后语》六卷（内府藏本）宋朱子撰”，都出具了版本和收藏者信息。

著录是书目工作的基础，没有著录，也就谈不上目录了。著录主要包括著录范围、著录内容和著录格式等方面的内容，详第三章第二节。

（二）提要

著录只涉及每一书的书名、篇卷、著者等基本信息，难以相对准确和全面地把握文献的具体内容。所以，古代目录在著录的基础上往往还施以进一步的说明文字——提要，旨在补充仅仅通过有限文字交代书名、篇卷及作者等信息即告蒇事的著录之不逮。提要起源于相传为孔子所作的、“言其作意”的《诗》《书》之序，因而是在一书目录的基础上发展起来的。二千年来，随着文献整理因应时代发展的需要，提要的形式也与时俱进，不断变化，盖有“叙录”“传录”“提要”“题识”等类型。而称谓变化的背后是体式和内容的不同。此外，因提要文繁字多，出于浓缩篇幅等考虑，不少书目都将提要凝练为片言只语的小注，亦称附注。

“知人论世”是古代目录提要的重要特色。知人，即强调对作者生平行事的介绍；论世，即强调对作者所处社会语境的分析，表明“书”背后的知识和思想的生产，是与“人”及其“世”密不可分的。正如余嘉锡指出：“凡其身世之所接触，怀抱之所寄托，学者观叙录而已得其大概，而后考之于其书，则其意志之所在，出于语言文字之表者，有以窥见其深。斯附会之说，影响之谈，无自而生，然后可与知人论世矣。”余先生又曰：“人不能脱离时代，斯其动于中而发于外者，无不与时事相为因缘。著作之时代明，则凡政治之情况，社会之环境，文章之风气，思想之潮流，皆可以推导想象得之。然后辨章学术，考镜源流，乃有所凭藉，而得以着手。”