8．“重要”与“紧急”中的优先原则

有效的管理者知道，如果要管理自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上耗用在什么地方。

——彼得·德鲁克

 

伯利恒钢铁公司是美国的一家大规模的钢铁公司，有段时间，该公司的效益不尽如人意。公司总裁舒瓦普就向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。效率专家艾维·利说，他有一种方法能使公司的业绩至少提高50%。舒瓦普说：“公司需要的不是更多的知识，而是更多的行动。应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理的范围内，价钱由你定。”

艾维·利递给舒瓦普一张空白纸，对他说：“在这张纸上写下你明天要做的六件最重要的事。”舒瓦普照做了。

艾维·利又对他说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”

艾维·利接着说：“好了，现在请你把这张纸放进口袋。明天早晨第一件事是把纸条拿出来，做第一项。这时候不要看其他的，只看第一项，并着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完了第一件事，那也不要紧，因为你总是做着最重要的事。”

舒瓦普虽然有点疑惑，但还是点点头，表示愿意试一试。这时，艾维·利又说：“你每一天都要这样做。当你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你喜欢做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

一个月后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，人们普遍认为艾维·利提出的方法功不可没。

许多人做事情都不按照重要性顺序，他们只是愿意做让他们觉得愉快或者方便的事情。但是没有办法比按照重要性顺序办事更能有效利用时间提升效率了。

如果你想有所成就，不如抽个时间好好地问问自己，现在什么对你是最重要、最紧迫的，什么又是你可以以后再完成的。然后立即采取行动，把那个最重要的事情先去完成了。这也就是说我们可以根据事情的重要性来确定先后顺序，而以紧急性作为次要但是也是重要的考虑因素。

这就需要你拿出你的待办工作表，可以，从“这件工作是不是清楚地有助于达到我一生的目标或者短期目标”这个问题，来检查某一项工作。如果是，就在前面打一个记号，然后按照你要去做的先后顺序标上数字，标明先后顺序的时候要考虑两个因素：紧急性和时间效益率。例如，假如你现在病了，那好，你现在最重要的事就是去医院，而不是拼命地工作，否则只会让你得不偿失。再比如，你很想去逛街买衣服，但是又有上司交代的任务在身，那么毫无疑问，你必须先把上司交给你的任务先完成了，然后才可以腾出时间去逛街买衣服。因为任务是重要而紧急的，买衣服虽然紧急但不是最重要的。

时间效益率只是一种评估方式，使我们认识到某一项工作虽然没有另外一项工作重要，也没有紧急性，但是做好这项工作能让我们获得很大的收益，所花费的时间也不多，此时，我们便应先把它做好。比如，你今天最重要的工作就是拟定一份报告，而这份报告需要花费几个小时的时间才能完成。但是你还有一些可以分给别人去做的小事，那么，在你拟定这份报告之前，用几分钟的时间把这些小事分派出去，你就会有更多的时间去做相对而言更重要的报告。这显然是很有道理的。

在你把标有记号的工作项目编了次序以后，也同样可以把不重要的事情编上先后顺序，然后就努力按照次序去做。这样，你工作的效率就会更高了。

哈佛时间管理小秘籍

我们每个人每天要做的事情，按照轻重缓急的程度，可以分为以下四个层次：重要而且紧迫的事情、重要但不紧迫的事情、紧迫但不重要的事情、既不紧迫也不重要的事情。

（1）重要而且紧迫的事情

这类事情是你最重要的事情，而且是当务之急，有的是实现你的事业和目标的关键环节，有的则是和你的生活息息相关，它们比其他任何一件事情都值得你优先去做。只有它们都得到解决，你才能顺利地进行其他的工作。

（2）重要但不紧迫的事情

这种事情要求我们具有更多的主动性、积极性和自觉性。从一个人对这种事情处理的好坏，就可以看出这个人对事业目标和进程的判断能力。

（3）紧迫但不重要的事情

这种事情在我们的生活中十分常见。比如你本想好好睡觉，你的朋友却突然打电话叫你去喝酒，而你又没有足够的理由拒绝他。第二天，你头晕脑涨，整天没有精神，本来想去图书馆看书的计划也被迫取消。你被别人的事情牵着走了，而你认为重要的事情却没有做，所以这类事情处理不好就可能会让你很被动。

（4）既不紧迫也不重要的事情

很多这样的事情会在我们的生活中出现，它们或许有点价值，但如果我们毫无节制地沉溺于此，我们就是在浪费大量的宝贵时间。

在实际的生活中，我们可以按照上面列出来的事情的四个层次来处理每天的事情，这样，我们的时间就可以被充分利用起来，我们的工作效率也就提高了。