第5章 汇报的技巧你掌握了吗

第1节 不要越级汇报，别自己把自己绊倒

越级汇报一直被公认为不可踩踏的职场雷区。越级汇报不但容易得罪上司，还会给上司的上级——大老板留下坏印象，也会降低自己在同事中的印象分。这样说来，越级汇报还真有点“罪不可恕”的意味。无论你是在特定情况下出于对公司、团队的利益考虑，还是出于对自己能力的捍卫，越级汇报的行为都太冒险。

我的朋友琳达就有过这样的经历。那会儿，她在一家杂志做编辑，为了显示自己的能力，为了证明自己的才华，琳达力图让自己在上司那里有所表现，期待着别人刮目相看。

于是，她拼命地约稿写稿，争取作者，编辑最好的作品。她也的确得到了一些回报，拿最高的编辑费，不菲的奖金，也如愿跻身中层。

但是，琳达仍就认为她的能力没有完全发挥到极致。不是她不愿意发挥，而是上司对她有所压制。她不止一次提出对刊物的改进措施，包括详细方案都有递到上司的案头。上司一番表扬后，却没有了下文。奇怪的是，在杂志社员工大会上，社长肯定了上司的方案，肯定了上司作为管理者的态度与成绩。琳达很纳闷，那个方案可是自己写的啊。

不过，会后上司马上找到琳达，告诉她说，他将方案给社长时，明确提到是琳达的点子，但社长可能忘了，把功劳记他头上了，他再去跟社长说一声。

琳达虽然心里不爽，但还是很知趣地对上司表态：我也是在你的领导下做出的成绩，没有你的领导，我也没那个能耐啊！上司笑了，琳达也笑了，却是苦涩的笑。

有了前车之鉴，琳达觉得她应该把很好的创意和策划案直接呈到社长那里去，这样没有人跟她争功，也会让社长觉得她是个可造之才，会重用也料不定。下午上班，她就把建议创办时尚新刊的策划书递给社长，社长对她的敬业精神予以了肯定与表扬，同时要她坐下来，谈了一下部门的工作，也谈到了她的上司，谈到了部门存在的问题。社长开始记着笔记，若有所思。直到社长说还有事情要出去，琳达才从社长办公室出来。

琳达很兴奋，心想，自己在社长心目中应该多了一点分量了。但不想，等她回到办公室，屁股还没有落座，上司就召见她了。上司问她去社长那里干嘛？是谈工作还是私事？显然，是社长告诉了上司琳达去找他的动向。

琳达知道瞒不过了，就如实相告，上司说，我上次确实告诉过社长是你策划的方案，我跟你说过了，你这次是不是怕我再抢你的功，就直接去社长那里了？琳达一时语塞。

接下来，琳达在部门的处境非常糟糕，同事不一定知道内情，但同事当然相信上司的话，说是琳达常去社长那里打小报告。琳达觉得委屈，但是无处诉说。直到她的中层位置不保，被选票拉了下来，才发现自己越过上司找高层的后果是多么不划算。

这个个案已经充分说明越级汇报的危险系数是多么高。其实只要是越级汇报，无论你谈什么，只要不是上司的上司召见你去的，你都处在危险中。上司觉得你把他当小人了，而上司的上司可能真赏识你的才华，但他在你转身的那一刻，不会不想到你有野心。坐在高位的人，都反感任何一个有野心的人。

另外，越级汇报会使上司之间产生误解。上司之间有着难以言说错综复杂的关系与矛盾，也许是工作上的，也许是生活上的。当你不按正常的规则与程序越级汇报，上司就觉得你是看不起他不信任他。更可怕的是，上司的一些工作作风等问题，很可能被你出卖了。上司之间的猜疑也就因你的“多事”而变得越来越多。

最后，越级汇报还会让不明真相的其他非当事人，把你当小人一样看待。就像琳达的同事们那样，为避嫌，他们会疏远越级汇报的人，或者以为你是个拍马屁的势利之人，而且拍马屁还嫌自己的直接上司不值得拍，居然拍到上司的上司那里去了。这不是明摆着给上司难堪吗？

如此下来，越级汇报的连锁反应是，你将得不到任何群众基础，如果上司的上司很正直，的确很爱护人才，那是你的幸运。但很多时候，他未必会认为一个不尊重直接上司的人，会在骨子里尊重他。何况，在大多数情况下，上司的上司从你这里得到不利于上司的“情报”，也不会因为你的小报告而作出什么大动作，那可是上层内部的秘密。但你的处境就危险了，毕竟，你的个人发展与前途还掌握在你的直接上司手里，要知道，上司手上有很多小鞋，随时侍候着他看着不顺眼的下属。

所以，越级汇报这步险棋走不得啊，它比婚姻出轨的后果还要严重。婚姻出轨还有可能把爱人的心哄回来，而职场越轨则是自己跳崖，生还的几率基本上是零！

第2节 带好面具，把自己乔扮成“中性人”

有一个小朋友，家里来了另外一个他不喜欢的小朋友。小朋友把他的玩具弄坏了，他马上就不高兴起来，并拒绝和小朋友继续玩下去。当小朋友要走的时候，这个孩子恨恨地对他说：“你快走吧，以后不要来了。我不喜欢你！”

等小朋友刚走，这个孩子的妈妈就训斥他不懂礼貌，还打了他的小屁股，孩子感到很委屈：“我就是不喜欢他呀！为什么还要装作喜欢他的样子？”

在小孩子的世界里，他们会说出内心的真实感受，因为他们的世界很简单，不懂得那么复杂的人际关系，而且他们不会掩饰自己的情绪。可是，在关系错综复杂的职场，如果你也像小孩子一样喜怒哀乐形于色，你的处境就很堪忧了。

一旦你走出了校园，步入职场，你的人际关系范围就逐渐扩大。有些人并不是你不想跟他们“玩”，就可以不跟他们“玩”的；也不是你想跟他们“玩”，他们就愿意陪你“玩”的。而且，“玩”的时候，你还得好好“玩”，即使不想“玩”，也得用灿烂的表情告诉对方你“玩”得很High。

按说，脸上的表情、神态，你的喜怒哀乐，这根本不是技术上的事，是情绪上的事。可是在办公室里，除了喝水上厕所是你个人的私事，其他事都可以是影响你职场浮沉的公事。尤其是领导面前，你的一笑一颦，甚至你一个不经意的动作，都会影响他对你的判断，这种情况下，你还敢说表情是情绪上的小事吗？

“有时候我不喜欢一个人，就不想跟他说话，让人一眼就能看出我的不高兴！我把什么表情都挂在脸上了。我不想这样，可又控制不了，我该怎么办？”这是很多年轻人为人处世所面临的矛盾。

小李是一个嘴里藏不住话、脸上藏不住事的人。他在一家广告公司做设计。公司一共只有三个设计人员，而他们的设计总监是市场总监兼任的，所以对专业上的事情不太懂。

设计总监总是站在市场的角度去想问题，他追求市场评价，而小李在设计方案的时候总是追求艺术上的完美，因此两人经常意见不一致。

有一次，小李应领导的要求设计了一个室外广告图案，完成后他拿给领导过目，总监看了直摇头，说没有冲击力，没有感觉。小李马上就在他背后露出鄙夷的目光。这时，总监突然转过头，跟小李的目光撞了个正着，仿佛听到小李在说：“你什么都不知道，就知道瞎说！”

总监看到小李对自己露出轻蔑的神情，马上对小李说：“怎么？我说得不对吗？”

“没有啊！”小李赶紧掩饰。

“那你这么看着我干什么？”其实总监也知道，自己在设计方面可能没有小李那么专业，但是他绝不能容忍自己的下属轻视自己的能力，看不起自己。

后来，总监也不给小李好脸色看，工作上故意为难他。没过多久，他就以小李做事不贴近市场为由，在老板面前告了小李一状。于是，小李就莫名其妙地被炒掉了。

很多年轻人，心里藏不住事，让人一眼就能看透，人们很容易就从他的脸上看出他的种种心情。与人相处，高兴的时候情不自禁，不高兴的时候只因一句话不对马上就能翻脸。这其实是一种不成熟的表现。从心理学的角度来说，就是不懂得控制和管理自己的情绪。如果你能恰当地掌握你的情绪，那么你将在领导的心目中呈现“沉稳”“可依赖”的形象。

这是个多元化的世界，每个人都有自己的生活方式。一些你看不惯、讨厌的人和事，你必须学会接受。否则，就可能给你带来很多的麻烦。尤其在领导面前，喜怒哀乐不要挂在脸上，心里有什么想法，不要轻易地表露出来。脸上始终保持可亲的表情，这样有利于保护自己。也就是说，我们需要一个面具来保护自己。

或许你会说，我不愿意戴面具，戴面具的人都是虚伪的、不诚实的。这话也不完全对，在这个复杂的社会中，各种各样的人都有，难以识别，学会戴面具是为了更好地保护自己，只要你不戴着面具侵犯他人的利益，你就不是虚伪的。

如果你始终觉得自己的喜怒哀乐太容易被人察觉，那么就试着选择沉默和思考吧，你会从中受到益处。

第3节 干活时“小题大作”，汇报时“大题小作”

对待领导分派下来的任务，你通常是小题大作，还是大题小作呢？据我了解，很多人往往把公司交给的任务“大题小作”，这样的态度对自己非常不利。如果想在职场中有好的发展，就必须认真对待公司分派给自己的每项工作，以“小题大作”的态度把这些工作做得尽善尽美，这样认真负责的人才能担当更多的重任，才能在职场踏上平坦路。

柳小姐是一家公司的行政部文员。一天，公司接到一个请柬，邀请总经理参加本市的一个行业内部的交流会。老总对这样的行业交流会不感兴趣，但是，拒绝了又显得太不礼貌了，以后在业界的口碑就会受影响。于是老总折中了一下，就随便指派了新员工柳小姐去参加会议。当时，柳小姐在公司走廊里和老总碰到，她礼貌地向老总问好，老总点了点头算是回应。走了两步后，老总停住脚步回转身问道：“下星期有个行业内部的交流会，你代表公司参加就行了，随便拿些会议资料，我看看就行了。”

从老总漫不经心的态度中，柳小姐也知道这个会议不是很“重要”，尽管如此，柳小姐还是决定“小题大作”，认真准备。她查阅了行业内的很多资料，拟定了一些行业的建议。这些建议都是精心准备的，很有实用价值，可以更好地促进这个行业的健康发展。于是，当会议主席让柳小姐公司的代表发言的时候，柳小姐提出了很多好的建议，被纳入了这次会议制定的新的行业章程。那天柳小姐还特意带了公司的很多宣传资料，让其他的公司对柳小姐的公司印象非常好。

半个月后，在一家大型商业会议上，几家同行业的老总都向柳小姐的老总夸奖柳小姐，说柳小姐提的很多行业建议都非常好。老总没有想到随意派去的员工居然“小题大作”，给自己制造了一个“意外惊喜”，内心很是高兴。

公司每隔一个阶段都会聚餐，因为以前负责这项工作的员工调换到其他的部门，柳小姐的工作内容就包含了给公司预订聚餐的饭店。以前聚餐都是随便打个电话预约一下就行了。柳小姐接手这项工作以后，居然利用业余时间对公司附近的一些大饭店进行了考察，最后选了个味道最好、价格又比较便宜的饭店作为公司的定点饭店。预约饭店，以前一个电话就能搞定的事情，柳小姐总是认真写上菜单，然后仔细跟饭店前台吩咐清楚才放心离开。

因为公司的员工来自五湖四海，每次聚餐，柳小姐根据大家籍贯的不同、口味的不同，点了不同菜系的菜。老总是沈阳人，柳小姐居然专门让饭店备了一桌东北菜。大家非常满意，都夸奖柳小姐考虑问题周到……

老总见柳小姐总是把“小事情”当“大文章”来作，他很欣赏这种负责任的“小题大作”的精神。于是，一些重要的事情开始交给柳小姐去办理。柳小姐发扬以前的“小题大作”精神，认真负责地尽力把老总交给的每项工作都干得非常完美。

一年后，柳小姐被老总提拔为行政部的经理。

记得有人说：再小的生意，也有人能发财；再大的买卖，也有人做砸。同理，我们是不是可以这么说：再小的事情，做好了汇报巧了也能上位；再大的事情，做不好或者汇报不巧，都有可能被拖下水。

所以，汇报工作的时候，从来不怕你“小题大作”，只怕你“大题小作”或者“不作”。无论大事小事，汇报的时候你都要当成大事汇报。哪怕你能力再强，心态再淡定，具体工作的时候你可以举重若轻，但汇报的时候一定要轰轰烈烈。可偏有一种员工，他完成那项工作明明吃了很多苦头，克服了很多困难，但汇报的时候却轻描淡写，说得云淡风轻。这样的人再优秀再努力，也只能被列为不重要的人员行列。

第4节 拿好纸和笔再敲门

作为一名职场白领，随身携带什么能更高效？

这个问题其实有很多答案。重视时间的人觉得应该带上手表；销售大概会觉得带上名片最重要；财务工作者也许会觉得没什么比计算器更重要。但事实上，无论你从事的工作内容是什么，都至少应该拿上一支笔和一张纸。这两样东西可以在任何情境下发挥作用，尤其是在你晋见领导的时候，不仅让工作变得快捷又高效，还会美化你在领导心目中的形象。

我曾先后跨行业跨部门供职多家单位，经历过很多的老板、上司，也算是阅人无数吧。他们的性格各不相同，但在一件事上却出奇地一致，那就是他们都讨厌不带纸笔的员工。

曾经，我就是他们共同讨厌的一员，我总是因为不带纸笔就出现在领导面前而被批评，而且他们批评的话都一样：你连纸笔都不带，你进来干嘛呢？

一开始的时候，我是个粗枝大叶的姑娘，每次领导召见，我总是慌慌张张地进去，每次都被领导训话，客气点的会含蓄地讽刺我：你脑袋挺好使啊，连纸和笔都不带，就来了？不客气点的就难以接受了，直接说：你就这样两只胳膊扛着脑袋进来了？挺轻松啊，干脆你坐我的位置得了。

开会的时候，同事们都正襟危坐，拿着纸笔写写点点，只有我两手空空，一身轻松。其实那些人并没有写什么，我打心眼里鄙视他们虚伪，不务实。而且我的脑袋瓜子确实好使，领导说什么我也都记在了心里，那些写写画画的人基本上是左耳听右耳冒。可是每次我都被点名批评，说我态度不端正开会不认真。

到后来我就长记性了，每次被领导召见，都会掏出纸和笔再去。但即使是这样，也做得不够。

有一次，在杂志社工作的时候，社长是个四十多岁很挑剔的女人，她特别喜欢召见员工，那天，我刚从厕所出门，恰好就遇见了她，被传唤了。我径直跟着她进去了，在我关上门的那一刻，她说：谁让你这样进来的？我一脸茫然，丝毫没有意识到她这句话的讽刺，支支吾吾地说：“不是您刚叫我吗？”她非常严厉地说：“我是叫你来，但没叫你这样来。”等她把话说到这份上，我才知道又是纸笔惹的祸，灰溜溜地回去取。从那以后，纸和笔我随身携带，即便是万一没带，天大的事我也一定要取了纸笔再见领导。

“带好纸笔再进领导办公室。”这是我最刻骨铭心的职场体验。

你可能会说，一张纸和一支笔的分量真有这么重要吗？这是毫无疑问的。我们都知道，带着它们，或许根本用不到，根本写不了几个字，但在职场上，有时候形式、态度比内容还要重要。你的派儿、范儿比你具体在做什么要重要。我可以告诉你带上纸笔再晋见领导的一万个理由：

一、真的有用

领导找你，必定是有事，不是和你闲聊。带好纸笔，以备有事项需要记录。不管科技已经进步到什么时代，不管工作设备多么智能，最好还是遵从“好记性不如烂笔头”的老话，拿出小本子随手记下有用的细节，领导的指示，以及你瞬间迸发的灵感和创意，好点子总是稍纵即逝的。

二、这是最基本的职场礼仪

带着纸笔见领导是最基本的职场礼仪，很多公司的规章制度上都写着这一条。新员工的培训会上，培训老师也都教我们这么做。你什么都不带，就是不懂礼貌，就是不守规矩，就是差员工。

三、显得你态度认真

没错儿，纸笔在手，这是形式主义，但谁能否认我们的态度也需要借助外在的行为来表情达意呢？正像金钱不失为表达爱情的一种形式一样，纸笔也不失为表达态度的一种手段。从外观上，纸笔代表着服从的态度。形式会让内容更庄重，更尊贵，你正儿八经地进去，这是态度端正，否则会让领导觉得你游手好闲。

四、显得你尊敬领导

领导是用来尊敬的，不是用来冒犯的。领导夸夸其谈唾沫星子乱飞跟你讲话，你却不动声色，不拿出点动作来回敬，这从尊卑上说不过去啊，有以下犯上之嫌。

所以，纸笔可以是你记录内容的工具，也能是你作秀的道具，但这个道具相当重要。再不济，还可以随手涂鸦打发无聊的时间呢。

当然，最靠谱的做法是：和老板谈话的时候并不意味着你必须盯着他的眼睛表示礼貌和倾听，而应该随时记录老板的指示，并且展现自己的思虑周详。

从便携的角度考虑，你不必像古代文人那样随身携带笔墨纸砚那么一大堆东西，甚至不用担心笔记本太厚重、墨水会弄脏衣服，因为很多办法可以让你轻松携带纸和笔：

●小巧的商务记事本个头一般都很小，非常适合随身携带，而且脊背处还有供你插笔的小袋子。

●著名的瑞士军刀有仅厚0.3厘米的卡片系列，里面有笔，你也可以塞几张叠好的纸在卡套里。

●使用小线圈本，那些线圈可以把笔固定起来，避免纸笔分散。

●名片夹里就能放上好几张便签，还有空隙放下小巧的圆珠笔。

●你的包包里一定有化妆包吧？那么也可以把便签纸跟吸油纸放在一起。

●随身携带纸笔不仅能充分提高工作时间的使用率，而且能最大程度保证工作质量，减少错误遗漏发生，双效结合令工作更高效。

第5节 不要事事汇报，要着重汇报

汇报工作，最忌眉毛胡子一把抓，泛泛而谈，我们每天遇到的信息很多很多，但是并不是所有的信息都要向领导反映，因为领导处在管理阶层，事务繁多，时间上往往比较紧张。他关注的问题也是特定的，这就要求你要善于对信息进行分析、过滤、总结，从中提炼出有价值的信息，并以他喜欢的形式向他反映。

汇报人员要想在最有限的时间内作出最为有效的汇报，必须牢记以下规则：

一、要以线带面，从抽象到具体

汇报工作要讲究一定的逻辑层次，不可逻辑混乱，讲到哪儿算到哪儿。一般来说，汇报要抓住一条线，即本单位工作的整体思路和中心工作；展开一个面，即分头叙述相关工作的做法措施、关键环节、遇到的问题、处置结果、收到的成效等内容。正所谓“若网在纲，有条而不紊”。

二、领导关心啥，咱就汇报啥

在汇报的内容方面，要汇报领导关心的工作。许多你能力范围内可以处理的沉芝麻烂谷子、程序既定的工作，处理了就处理了。事无巨细，统统汇报，也有邀功之嫌。比如一个负责行政的，对完成的车辆派用等汇报也没多少价值，对一些与通常情况下不一样的处理倒是有必要汇报一下的。如果因为情况紧急，你用老总的专车去执行其他公务了，这样的事情就有汇报的必要了。

三、亮出自己的“王牌”

毫无重点的汇报会让人觉得凌乱而没有头绪，因此在汇报的时候要直切自己的“王牌”。一般来说，汇报者可以把自己负责的或者情况掌握比较全面的某项工作作为突破口，抓住工作过程和典型实例加以分析、总结和提高。汇报中的这张“王牌”最能反映个人的工作特色。

四、注重结果，领导没功夫看你织毛衣

老板通常都很忙——好吧，或者是看上去很忙。他没时间，也没兴趣事无巨细地听你说整件事情的来龙去脉，他只关注结果。当你找他复命的时候，他只想从你口中听到两种声音，第一种是“行，我漂亮地完成了”；第二个是“不行，但是我想出其他的解决的方案了，等您批准”。至于那些不行的原因，以及你解决问题过程中付出的努力，摸索的过程，他没有心情听你啰嗦，那是你应该做的。所以，你只需要把结果告诉他。比方说你负责文书处理，那么没必要告诉老板，文件目前没打出来是因为墨盒用完了你得换了新的才能打印，新墨盒没换上是因为采购部比较了性价比之后决定换一个新的牌子，但是买来才发现和旧的牌子相比打印效果不好……你只要告诉他结果：打印的文件在几分钟之内能送到他手里，就可以了。

下面这个故事值得职场中每个人深思和警醒，因为在职场中类似的情景天天都在上演！

有一天，老板吩咐比尔去买一套书回来。到了第一家书店，书店老板对比尔说：“真不凑巧，刚刚卖完。”

比尔只好去第二家书店，这家书店的营业员让他等上三天，采购员已经去进货了，三天后才有。

比尔又去了第三家书店，没想到这家书店根本就没有卖过这套书。

当比尔从书店里出来时，发现已是中午时分，便只好两手空空地回公司复命。

回到公司后，比尔连水都没来得及喝就直奔领导办公室，他上气不接下气地把自己买书的来龙去脉滴水不漏地复述一遍，甚至于中间挤地铁的狼狈都说了，最后总结陈词：“我快累死了，跑了三家书店，都没有卖这套书的，我过几天再去看看吧！”

看着满头大汗的比尔，老板无可奈何，欲言又止。

老板为何会心中不快？原因是，比尔这整个上午都可以说是浪费掉了，但公司还得照付薪水给他。虽然比尔有了苦劳，却没有功劳，因为他没有为公司提供一个好结果，没有完成老板交付的任务。他自己做了没意义的事，还罗里吧嗦地把这个无意义的过程说给领导听，耽误了领导宝贵的时间。

事实上，比尔完全可以很出色地获得一个好结果，只要他能这样做：

打电话询问各家书店，问清楚哪家书店卖这套书，在有书的书店里哪家离公司最近，告诉领导他另择时间去买。

向书店打听或者上网查一下这套书经由哪家出版社出版，直接从出版社那里邮购过来，告诉领导什么时间能到。

上网或打电话查询一下当地图书馆是否有这套书，如果有，就可以去借。如果老板想长期使用，还可以在征得老板同意的前提下，复印下来。

遗憾的是，他并没有这样去做。为什么呢？因为他想，老板安排我去做这件事，我做了就行，至于没把事情做成，这不是我的责任，因为我已经尽力了。他没有意识到，苦劳不等于功劳，如果没有功劳，苦劳越大，浪费和消耗越多，领导对你越反感。

第6节 图表比文字更具有说服力

在公司的讨论大会或与人谈判前，你准备资料时习惯怎么做？

A.言简意赅地把主要内容整理出来

B.用图表和简单的文字说明体现核心内容

研究表明：图表是沟通的利器，一张简明的图表比千百句语言更能清楚地表明你的思想和意图，让繁多复杂的语言变得简单明了，更有诉说力。

麦肯锡披露，图表和演示是麦肯锡公司数十年独步天下的工具，它能让所有问题化繁为简！麦肯锡图表和演示也以其独有的简洁和精确成为世界500强公司和著名商学院必学的技能。即花最少的时间，以最能冲击视觉的方法直击问题要害！简单的图表胜过复杂的数据，尤其是做报告或展示数据时。

每月第三个礼拜一的上午九点，是R公司指导委员会的例会时间，以调整每个月余下时间的行动安排。一次，主席要求一个快速提拔上来的年轻经理——瑞恩，准备一份目前行业内现状和公司业绩的报告，以便确定新的投资方式。主席的决定让那些资历较深的经理们有些惊讶，公司委员一个个精明的很，一个年纪轻轻、资历尚浅的人怎么会让他们满意？于是都等着看好戏。

瑞恩接到主席的安排后，对业内现状和公司业绩做了很多调查和研究，获得了很多宝贵的资料，在他高兴的同时也发起了愁，几十页的资料要怎么样才能精简压缩成短短的几页呢？突然，脑子里想到了前些天在朋友那里看到的PPT图表软件程序，“一张图表可以省却千字”。于是，他立即决定在陈述内容的主线上下工夫，用一系列图表代替繁琐的文字内容。就像目前职场中的大多数人一样，瑞恩深刻意识到了图表这种重要的诉说方式，能够让我们的交流更加迅速和清晰。

初次做完图表后，瑞恩自己向朋友演示了一遍，发现图表虽然简单，但解说时的文字很多。朋友给他指点迷津，让他在每一个图表的小问题中再做一个复框，以做简略地解释。

经过几天的准备，每月一次的委员大会开始了，委员们看到桌上仅仅几页纸的图表，都露出了惊讶及轻蔑的神情，纷纷小声嘀咕：怎么就那么点资料？他有没有做准备啊？只有主席依然面带微笑，对瑞恩的杰出能力深信不疑，相信他会给大家一个惊喜，甚至会带来一场报告“革命”。

瑞恩感受到了主席的鼓励，增强了信心，开始了他在公司的第一次报告：“女士们、先生们，早上好！下面我先向大家展示目前我们行业内的发展现状，请看大屏幕……”

接着，大屏幕上出现了一个个图表，瑞恩依次点开，每一个小标题都附带有简略的解释复框，多达几十页的内容就这样浓缩到了几个图表里。在图像中，投资回报率上下波动、市场份额在逐渐增长……不需要发言者做太多补充，就能从中读出所有信息。

委员们感到惊奇新鲜、大开眼界，被这“栩栩如生”的图表给震撼了。

两个多小时后，报告结束了，委员们一个个精神抖擞，再也没有以往开会时的无精打采。委员们的态度也有了一百八十度大转变，开始对瑞恩刮目相看。自此，公司的报告会再也没出现过以往的资料堆积的状况。

的确，繁多的资料不仅让人眼睛疲劳，还会让人心烦气躁。图表言简意赅，“一个图表可以节省一千句话”，它让我们避免忍受长篇大论，避免了琐碎冗长、事倍功半的视觉垃圾。只要像瑞恩那样，很好地构思和设计图表，就能让人“一目了然”所有的信息。

目前，在各大公司，小则公司的构架关系，大则公司未来的发展前景，都善用PPT图表代替那些繁杂的文字语言。在营销、调研、财务、企划、咨询等多种商业活动中，我们常常要使用令人信服、有影响力的图表，简捷、准确、高效地表达自己的信息和数据。不管图表是在哪里使用，都要力求引起对方的注意，使对方准确无误地理解我们的意图。然而，如何形象、直观地用图表去阐述所要表达的内容却是制作图表的关键。

图表是一种重要的诉说形式，与其他任何语言一样，“越简单越好”。图表中提供的信息有力地支持了标题，而标题反过来又补充了图表所论述的内容。制作图表时，我们要注意，不是要把它做得很绚丽，而是要简单、有效，让人一目了然，演示生动有趣并产生轰动效应。

在报告中，使用的图表不宜过多，用的图表越多，记住它的人反而会越少。心理学家研究表明：在一个报告中只使用3～5个图表，会引起听众百分百的注意力；若连续使用20个图表，可能让你的听众记不住其中任何一个图表。

除此之外，还要特别注意图形的使用，表达未来发展趋势或公司业绩额的过往及现状时要用折线图；陈述各月份或各年度的梯度量时要用柱形图；表明各部分的百分比时要用饼状图。单纯的数据表述时表格效果会更好。

第7节 模糊性语言会让领导即刻烦死你

当上司问你何时能完成那份PPT的时候，你觉得怎样的回答能更让上司满意？

A.“明天吧，应该可以完成。”

B.“明天中午12点之前。”

不要把“好像”“有人会……”“大概”“晚些时候”“或者”“说不定”之类放在嘴边。尤其是和上级谈论工作的时候。这样的闪烁之词会让他烦死你。

我还记得很早之前在杂志上看过一个小故事，说是抗战期间日军轰炸重庆。过后，领导让俩高官去统计伤亡人数，其中一个汇报说死伤×万余，另外一个汇报说死亡人数为×（具体数字），伤者有×（具体字数）。结果前者下马，后者晋级！

在领导的心目中，模糊性语言代表着一种极不严谨极不负责的工作态度，如果报告时态度不严谨，在谈到相关事实时总是以一些模糊的话语，如“可能是”“应该会”等来描述或推测的话，就会误导领导，不利于领导作出有利而正确的决策。同时也会让他感觉你在含糊其辞，并不准备对自己说的话负责。

在说服别人的过程中，具体的数字永远比含混不清的文字更震撼、更有说服力！

英国一名专家曾做过调查：当你请别人帮忙做事时，说“请你在明天之前把这件事情处理一下”，和说“请你在明天上午11点之前完成”，所取得的成效是不一样的。前者是一种模糊的请求方式，78%的被调查者认为事情不是很急；后者给人一种紧张的感觉，90%的被调查者感觉时间紧迫，事情紧急。这就是数字带给你的震撼。

大多数人在日常生活和工作中习惯用数字表示一个人的健康程度、一个人的工作效率、一个企业的执行力……数字以它特有的魅力影响着我们的生活和工作，相对于语言的苍白，数字给人以视觉及心灵的震撼。

然而，大多数人已习惯用约整数，而忘记了具体的数字更能让人信服，更具诉说力。尤其是在工作中，尽可能地使用准确的数字，能增强你言语的诉说力，是你签“合同”的关键。

在职场上，小小的数字真的有那么大的魔力吗？

Linda是公司的部门经理，她的每一个企业规划及新的产品构思都能顺利通过，每一次的工作总结都简洁、明了，每一次代表公司的谈判都能取得合作公司的赞许而顺利签约。她是公司的骨干，是职场的精英，她的秘诀在哪里呢？

在一次给新进员工做培训时，Linda向新进职员传授了自己的成功经验：用“具体”的数字说话。每一次的总结、构思和谈判她都认真总结，且最大的特点就是用数字把每一个细节和要达到的目标体现出来，给阅读者以视觉的冲击、心灵的震撼。

一个国际知名企业在美国阿拉斯加州招标时，加州的许多大企业都去参加竞标，每一个公司都很有实力，竞争十分激烈。在参加竞标时，Linda带领她的团队，不仅列出了真实展现未来发展前景的图表，更是用一个个具体的数字震撼了招标厂商，从而赢得了全场的喝彩，夺得了标的。

同样，当你在工作总结大会上说出你的工作总量和预设构想时，具体的数字表达可让你更胜一筹，是你赢得胜利的砝码。

第8节 汇报工作，不可不知的邮件“潜规则”

关于汇报的手段，各家公司各个老板都有所不同，有的喜欢每日一封格式固定的dailyreport邮件，有人喜欢用各种直观易懂的PPT，有人喜欢一日八百通夺命连环call……具体方式只能靠你摸索，但有一个原则必须谨记：越是重要的事情，越是要通过多种手段同时汇报，务必保证老板及时接收到了你所汇报的内容，同时也留下了立此存照的证据。

这里我们主要介绍一下最常用的电子邮件。

职场中可别小看了E-mail的功能，简单的几个词里面大有玄机。你所写的每一个字，都将作为之后的E-mail法庭中的证词。若想打好下一场职场升级战，要先把邮件新规则研究透。学好E-mail规则，善用职场法宝，做个职场牛人是不难的。

●不要越级发邮件

在电视剧中，杜拉拉对直接上司玫瑰有看法，跟平级的王蔷讨论，结果听说王蔷这个北方愣子已经直接给玫瑰的上级李斯特发过告状E-mail了，李斯特的做法只是把E-mail原封不动回传给玫瑰。显然，李斯特的“转发”表明了自己的态度。王蔷的结局丝毫不意外：很快就被玫瑰开了。

之所以把这条放在头一位，是很多职场新人自以为比上司能，以为越级发发E-mail告状不容易被发现，在E-mail里还能畅所欲言，比打电话方便得多啊！其实E-mail的最重要特征就是容易被转发，这一点对于喜欢越级E-mail的“小聪明们”来说是致命的。

●不在E-mail里“扯闲篇儿”

“扯闲篇儿”是指谈和工作无关的事。E-mail的第二个特征是容易“留案底”，这一强大特征让E-mail容易变成流言蜚语滋生地。假如你对某同事有意见、对老板有看法，用嘴巴说说痛快一下就算了，何必发E-mail呢？回头让人家转发给当事人，或复制下来贴在MSN上，就留下永久的“案底”了。

●不要转发不该转发的E-mail

同样，假如你收到了某某同事发来的带有偏见内容的E-mail，你做到自己知道就行了，并深深感谢他的信任，不要到处转发或复制粘贴，更不要为证明“这不是我说的，是XX说的”而当他人面打开E-mail页面，要知道，你能对A这样做，你也能对B这样做，你就变成了办公室的不良信息传播者，失去了同事最起码的信任。

●保留好发送E-mail的证据

有时候E-mail可能因网络问题不能按时送达，也可能不小心被收件者删掉了，或者收件者根本就是故意说没收到，怎么办？在发E-mail时给自己抄送一份就得了，或者保留在发件箱里。

同样，其他人发给你的工作E-mail也要保留三个月以上再考虑永久删除，以备发生问题时“对质”。

●私人E-mail躲开公司网络监控

很多公司都有网络监控一说，我们就宁可信其有吧。我们总有点私事吧，躲开监控也不难，可以用手机，随时随地上网，发送接收都可以避开公司的网络监控。比如跟恋人谈谈情说说爱，或者跟培训班的老师发发作业，都很方便。

●让E-mail帮助自己树立勤奋形象

不能半夜给客户打电话谈价格，不能在出差途中、火车上给老板打电话汇报情况，怎么办？很简单，发E-mail啊。

销售小说《输赢》里有这么一招，你只管在晚上零点之后给客户、老板发E-mail谈工作吧，当他们收到时会为你的勤奋感动的！

同样，在不方便打电话的时候打开手机给客户、老板发E-mail，说一句：我在火车上，周围比较乱，在用手机发E-mail……老板最喜欢这样的员工了。

●不要忘记E-mail的正确收发时间

同一个E-mail前后10分钟发送可能就影响大局。比如可以把手机的E-mail收发设置上声音，像短信一样提醒；对于需要在确定的时间点上发送出去的重要E-mail可以在手机的备忘录中将其记录下来，一到时间就会提醒你。老板可以说没有看到E-mail，但你不能说你没有发。动一动手指头不麻烦，帮你省掉无数的误会、责备。

●不要忘记正确“抄送”和“暗送”

几乎每位会用E-mail的人都会做的，但却未必做得最合适。当需要把文件传达给其他人时，固然要抄送到每位，但别忘了要抄送到主管上级、老板那里，虽然他可能根本没有时间看，但这种“以资证明”的行为不可缺少。尤其是你想表扬你的下属或团队的时候，这种抄送更是比表扬本身还重要。

暗送，不要把暗送当成法宝来避开那些被抄送的人，如果你不想让别人知道你“送”过谁，那最好根本就别“送”！

●不要让E-mail彻底代替电话

很多人都有这样的感觉，当习惯用E-mail、QQ、MSN或短信时，发现自己能不打电话时就尽量避免打电话，因为“怕人家烦”，尤其是需要道歉、澄清、辞职、砍价时。血淋淋揭开的事实是：我们的口头沟通能力下降了！我们感觉已经无法面对电话中的客户、老板或同事了！但这样不行！必要时拿起手机拨过去，用礼貌、清晰、抑扬顿挫的语言跟对方沟通，让对方充分感受到你声音的魅力并被打动吧。