第三节 工具书的结构与功能

一、工具书的结构

工具书的结构是指工具书的整体构成形式和各组成部的基本结构。一般包括以下几个方面：一是工具书的外部形象结构；二是工具书的知识信息结构；三是工具书的排检结构；四是工具书的辅助结构。

1．工具书的外部形象结构

工具书与普通图书一样作为商品中的一种，其外观上的美感也给人们带来极好的第一印象。随着人们物质文化生活水平的不断提高，审美观念也随之改变，利用者在对工具书的外部形象美感要求也在不断提高，工具书的外部形象美受到利用者们的高度关注，因此，工具书的外部形象结构越来越重要。这里所指的外部形象结构主要包括封面、版式和插图三个方面。

封面是指对工具书起着装饰和保护作用的那些部分，也称为书面、书衣。主要是护封面、封面、前封面、扉页、书脊、底封面、封底、衬页等。由于工具书使用频率较高，对封面用材一般都要求相对使用经久耐用。不同的工具书其封面设计美化要求各不相同，即使是同一工具书其封面各个部位的形象结构也是各不相同的。

版式指工具书排版的格式。即工具书在文字、图表等在版面上的形式安排，它是工具书最直观的形象格式。在工具书的版式要求上，一般都尽可能满足用户阅读需要，每一个版面结构应尽量做到规范、美观、合理、经济。工具书的版式结构都具有普通图书的版式结构特点和要求，但同时在图表、标题的设计，30目录版式设计，表格版式设计和数学公式版式设计等方面应注意相关的细节，应尽可能精心细致，美观大方、实用，这样有利于更好地发挥工具书的版式形象结构的功能，促进工具书的更好利用。

插图指插在工具书文字之中的各类图片，如绘制的图画、拍摄的照片、拓片的图案等等。这些插图往往是对文字的补充说明，它能有效地帮助读者更好地理解工具书的知识内容。

2．工具书的知识信息结构

工具书所承载的知识信息或资料内容以其特殊的编排形式和检索方法为读者提供所需的知识信息及线索，它具有自身的结构体系。林玉山教授在其《工具书学概论》一书中，将工具书的知识信息结构划分为宏观知识结构和微观知识结构，宏观知识结构从工具书的词目结构体现，微观知识结构从通过工具书的词条内容结构而体现。词目结构主要包含工具书所涵盖的知识信息范围、所提供的学科门类、词目数量的总体把握和词目的语言结构四个方面；词条内容结构是工具书的主体结构，词条就是工具书的“正文”，词条的数量和质量是衡量工具书规模和质量的最主要的依据，不同类型的工具书其词条的内容结构各不同，同一类型的工具书其词条内容结构也有繁简之分。如语文性工具书词条结构包括词目和释文两部分，释文的基本结构一般都包括有注音、语义注释、修辞注释、词源注释、语法注释、例证、常见固定搭配、“参见”运用等等，而非语文性工具书的词条结构又不相同，有的与语文性工具书的词条内容结构极为相似，有的则大不相同，如专科性辞书、百科全书等的词条往往能准确地反映条目的主题，其结构依据工具书的性质来决定，一般由词条标题、释文（正文）和参考书目三部分组成。同样“手册”类工具书有的词条内容更为丰富。

3．工具书的排检结构

工具书为了能更好地为读者提供所需的知识信息或资料内容及线索，在其编纂中按照一定的规律采取特殊的编排形式和检索方法将词目进行组合排列于合理的系统中，这一系统就是我们所说的工具书的排检结构。具体地讲工具书的目录、索引和编排方式、查检方式合理的统一就构成了工具书的排检结构，亦即工具书的排检结构由目录、索引、编排方式、查检方式四部分组成。

工具书的目录指列在工具书正文前的目次，一般包括前言、凡例、索引、正文、附录等。其目的是为了让人们利用过程中能够快捷的总览全书，快速查阅。

工具书的索引是工具书总目录中的一大项，为了人们查检工具书的条目而设置的，指引读者对工具书进行检索。工具书的索引的编排一般由编纂者选定。

4．工具书的辅助结构

工具书的辅助结构主要是指对工具书作介绍评述、说明的部分内容。一般包括有序、前言、附录等等。

工具书的序也有的称叙、序言，主要是对工具书进行介绍评述。一般由专家、学者、社会知名人士撰写，也有编纂者自己撰写的。

工具书的前言是指由工具书的编纂者或出版单位撰写的位于工具书正文前面的文字。从“前言”形式上看没有固定的模式，主要是阐述该工具书编纂的缘起、经过、编纂组织机构及其人员情况，对本工具书编纂方案、原则、要求、内容、编纂目的、意义、性质、特点、作用、使用对象以及编纂工具书的资料来源、主要参考书目等等方面的说明。

工具书的凡例是指说明工具书编纂体例的文字，也有的称32之为“例言”、“体例”。它一般放在工具书前言之后正文之前。

工具书的附录是对工具书正文内容的辅助、补充和延伸，是读者经常性查检正文相关的辅助性资料。

二、工具书的功能

工具书是在一定的社会条件下，为适应社会的政治、经济和文化发展的需要而逐渐产生和发展起来的。随着计算机及光电技术的应用和发展，尤其是随着某些原始文献的全文数据库的建立，工具书的范围逐渐扩大，使工具书与普通书的界限日益淡化，工具书与普通书没有了不可逾越的鸿沟，与参考书也没有截然的界限。但作为图书馆业界同仁们甚至是社会大众基本上都默认了工具书与普通图书之间存在着共同的功能，但作为被人们誉为“案头顾问”、“无声师者”的工具书，它就是我们读书治、工作生活的一种工具和利器，它具有特殊的功能与作用。我国伟大教育家蔡元培先生在上世纪初出版的《植物学大辞典》序中对学术发展与工具书两者间的关系就指出：“盖当学术发展之期，专门学术之名词与术语，孳乳浸多，学者不慎其记忆，势不得不有资于检阅之书（工具书）。既得检阅之书，则得以所节之心力与时间，增进其研究，而学术益以进步；学术愈进步，而前此所检阅者，又病其简浅而不适于用，则检阅之书，又不得不改编。互为因果，流转无已。”当今社会已进入了信息时代，各种文献知识海量增长，人们文献阅读的方式也发生了巨大改变，有限的阅读时间与快速爆炸性增长的文献量的挑战，有限的知识面与广博无边的知识群的矛盾、有限的记忆力与激涌而至的文献信息之间的矛盾日益加剧，著名物理学钱学森老前辈在《现代科学技术的发展》中曾这样说过：一个化学家现在光是浏览一下世界上一年内发表的有关化学的论文和著作，如果他每周看48个小时，也要读48年。可见，当今时代我们光靠“挑灯夜读”、“皓首穷经”、“博闻强记”实在是无法奏效了，因此我们在工作生活、学习和科学研究中必须善于利用工具书这一利器，只有充分利用好工具书，才能学习、工作和研究效率得到更好的提高。

关于工具书的功能用途不同的学者有不同的论述，如将工具书喻为“知识宝库的钥匙”、“福海指南针”、“读书治学之工具”。具体的有如何多源引林语堂所言：“无论古今中外，治学工具之书，皆指示修学门径，节省时间，且可触类旁通，引人入胜（《中文参考书指南》）。”

吴则虞分析为：“沿流溯源；校勘旧籍；古逸钩沉；涛文用典；解答问题；临时取便，横通广喻；执筒御繁”（《中国工具书使用法》）。

戚志芬在《参考工作与参考工具书》一书中总结为：“指示读书门径；解决疑难问题；提供参考资料；掌握学术信息；节省时间精力。”

朱天使、李国新在《中文工具书教程》一书将其归纳为：“查找词语释义；了解图书内容；提供文献线索；检索参考资料；掌握学术信息；获取各科知识。”

武汉大学图书馆系《中文工具书使用法》编写组编写的《中文工具书使用法》一书将工具书的功用概括引申为：“读书治学的工具；传播思想和文化的工具；图书馆工作的工具”。

福建师范大学博士生导师林玉山教授在其所著《工具书学概论》一书中将工具书的主要功用概括为：“释疑解惑；指点读书门径；获取文化知识”。

综上所述，可见工具书的功用有很多方面，具体可概括为以下几个方面：查考疑难问题，指引文献线索，提供参考资料，指点读书的门径，揭示文献藏所，辅助辑佚校勘，传播思想文化等功34用，它能帮助人们提高学习和工作效率，节省精力和时间，触类旁通，引人入胜等等。

释疑功能。即释疑解惑的功用。它主要是指工具书可能为人们生活、工作和学习、研究解释疑难问题，解决不认识的各种事物、不理解的种困惑。世界上的学问是无穷无尽的，作为个人而言，无论你是多么有权威的专家，掌握和了解的本学科领域的知识也不可能是全部，大多都只是其中的一部分，更不可能把这些知识全部记在脑子里。一个从出生到最后成为伟大的科学家，没有人敢说他是不用工具书的。任何一个人，无论他有多么能干聪慧，无论他的学术多么渊博，他都不可能掌握世界所有的知识掌握，在他的生活、工作和学习中都会遇到各种各样的问题和困难。比如有一个字不认识，一个词不懂其义，我们可以利用字典、词典查找到这个字或词的读音、字义、词意直到会用它，同样在学习历史过程中不懂名物的概念，不了解历史人物的生平，不知道史事来龙去脉，不知地名在何处等等，我们都需要使用各种不同的工具书来解答这些问题和困惑。再如我们查考唐代诗人杜牧的《山行》一诗：“远上寒山石径斜，白云深处有人家。停车坐爱枫林晚，霜叶红于二月花”。“坐”是什么意思，查《辞海》可知“坐”作“因为”讲，全句的意思停车是因为爱枫林的美好晚景。字典词典能提供字、词和人名、地名、事件的解释；百科全书能用于查考各种名词术语，提供各学科的专业知识；年表、历表则可用于换算年、月、日等等。要做学术研究，著书立说，没有工具书几乎是不可能的，这就是工具书在我们学习工作中的价值。

指引读书的门径，提供文献线索。汗牛充栋，何以入门经——中文工具书。书目工具它可以告诉读书做学问的人们应该读什么样的书，必须读哪些好。清代学人王鸣盛说：“目录明，方可读书；不明，终是乱读”。“目录之学，学中第一紧要事，必从此问途，方能得其门而入”。他说的“目录之学”就是书目工具。可见工具书能向读者，提供文献线索。“书山有路勤为径，学海无涯苦作舟”，这是读书治学的经验之谈，但光靠勤奋刻苦是不够的，尤其是在今日世界，由于科学技术飞速发展，记载前人研究成果的科学文献，其数量种类在急剧增长，人们不可能通过逐篇阅读的方法来搜集和选择所需的材料。这时，工具书是不可或缺的。人们利用它可以迅速纵览某一国家、某一时期、某一学科、某一专题、某一作者的文献现状及某一书刊的内容材料，可以满足人们对文献进行宏观和微观检索的需求。

检索参考资料。著书立说、教学科研、考证考究均需要查阅大量相关的文献资料，这是进行教学科研的基础和前提。但在平时的学习和工作中，有时只需要查阅某种特定的图书资料，诸如某一诗文典故的出处和来历，某一法规制度的具体内容，某一数据的准确数字，某一专名的简要材料，某一事件的历史情况，某一事物的图像以及某一文献资料等等。例如，从清代《古今图书集成》中的《方舆汇编职方典扬州府部》中可以查到清雍正初年农村雇工剥削的情况；从其《松江府》中可以查到康熙年间城市手工业的情况。参考性工具书，能为人们直接提供所需的各种参考资料。百科全书及其他类型的工具书也能提供一定的参考资料。

掌握学术信息，辅助辑佚校勘。读书治学，科学研究，要通过工具书掌握学术信息，深化研究课题，取得预期效果。例如从每年的《中国历史年鉴》中可以了解到近年来的史学研究概况，史学界动态，中外历史著作和资料出版介绍，考古文物新发现及史学书目、论文索引等。再如从全国各地的不同的年鉴中可以全面了解某个地区政治、经济、文化发展状况、历史沿革、风土人情、英模名人、地方特色物产等等。工具书还有辅助辑佚校勘的36功能。由于时代久远或者收藏不善、校刻不精等缘故，历史上的文献资料往往有遗失或脱误。因此，今天治理古籍，就存在辑佚和校勘问题。亡佚的古籍片断，散见于资料性工具书类书和政书、参考性工具书、丛集汇要及古籍旧注中，特别是古类书，堪称辑佚的宝山。《四库全书总目》小叙说：“古籍散亡，十不存一，遗文旧事，往往托以得存。《艺文类聚》《太平御览》、《初学记》等，残玑断壁，至捃拾不穷”。因此，范希曾在他的《书目答问补正》一书中说：“古类书不特所引佚文足资考证，即见存诸书，亦可订正文字异同”。词语性工具书的古字典、词典及外国的古代百科全书，对校勘古书旧籍，古逸钩沉也有一定的作用。

揭示文献藏所，获取各科知识。随着现代科学技术的飞速发展，科学研究所涉及的知识领域越来越宽广，交叉学科、边缘学科产生并逐渐增多。读书治学、科学研究不仅要懂得读什么书，还必须知道从哪里才能借到所需的图书资料，工具书是最好的助手和工具。知悉何处藏有何书，何书藏于何处，馆藏目录和联合目录等线索性工具书，就能起到揭示文献藏所的功用。例如《中国丛书综录》、《中国古籍善本书》、《中国地方志联合目录》、《民国时期总书目》、《全国中文期刊联合目录》等，分别反映了古籍丛书、古籍善本书、地方志、现代新书及中文期刊等的馆藏情况，为读者提供了方便。

传播思想文化，为一定的阶级利益服务。工具书作为图书的一个重要的组成部分，它也是人类知识的结晶、观念形态的形成，并受一定的社会历史、阶级利益制约。自第一部工具书开始，它的产生和发展、繁荣和昌盛，始终也是为一定的阶级利益服务的，尽管它在客观上反映的是一个国家一定的历史时期的科学文化成就、一定的社会需求，但它仍然摆脱不了要受一定阶级制约和利用。由此可见，工具书不光只是查考资料的工具，更是国家和阶级利益的一部分，它历来都是为国家、时代和阶级利益服务的。历史上不管哪朝哪代都有国盛修史、国强著书惯例。这正如陆尔奎《辞源·说略》中所赞：“古以好问为美德，安得好学之士有疑必问，又安得宏雅之儒有问必答。国无辞书无文化可言也。”又如黎锦熙先生在《辞海》序言中说得更清楚：“整理国故，吸取新知，最系统化的工作就是编一部大类书。”同样，号称世界首屈长卷，中国第一大书的《四库全书》，其编纂更是倾其国力而为之，它集聚了数千学人之力，历经了数十年之久而成全书四库七阁，成为传播清王朝思想文化的工具。现代百科全书的编纂，无论中国还是外国，无论国家是先进发达还是贫穷落后，国力无论强大弱小，无一例外都是国家行为，以至于后世人们把百科全书誉之为“没有围墙的大学”、“精简的图书馆”。资产阶级和封建地主阶级尤其为重视工具书的传播思想文化作用，18世纪，法国百科全书派通过编纂《百科全书·学科、艺术与手工巨大词典》为欧洲资产阶级革命作了极好的舆论准备。我国古代诸多类书、政书、书目、字典、词典、图谱，一般都是“官修”和“钦定”的两种方式执行，而古代的类书、书目史表、字典、图册等大都以官修为主的，都成为传播封建思想文化的工具。

因此，工具书是国家利益之所在，往往能反映出一个国家、一个时代的科学文化水平，工具书作为传播文化思想的重要工具，历来受国家和政府的高度重视。

总之，工具书具有与其他图书、资料不可替代的功用，但它也不是万能的。我们在生产、生活、工作、学习和科学研究过程中，既不能忽视工具书的功用，在重视工具书的功能作用的同时，也不能一味地迷恋于它，尤其是在知识信息爆炸性增长的今天，知识更新快、知识信息老化、过时的甚至是与现今社会政治不相适应了的都有，因此我们更要与时俱进，正确有效地运用工38具书。