2.4 办理程序

在了解了公文处理工作的各项内容之后，接下来具体介绍公文处理的过程和程序，以进一步了解公文的形成和运转。对公文而言，其处理程序无非是其在机关或部门内部从形成到运转处理所必须经过的一系列相互衔接的环节。

公文处理程序在立卷、归档程序外，按照公文在机关间的运转方向来说，可分为两个部分，如图2-22所示。

2.4.1 公文拟制

公文拟制是公文处理的主要阶段，也是公文处理工作的中心内容之一，主要由三个环节组成，如图2-23所示。

在公文文稿的形成过程中，图2-23中的三个环节缺一不可，它们代表着公文文稿形成的不同工作和事务，具体介绍如下。

1．公文起草

公文起草就是公文的开始写作及形成原始文稿。这一环节是建立在足够多的信息材料基础之上的。只有确保收集的相关材料的完善，才能更好地进行资料的加工处理和再创造，并在这一过程中，把机关的意志通过文字形式表现出来，最终完成机关的意志与有用信息的系统化综合。

公文起草是公文文稿形成阶段的初始环节，这一阶段所形成的文稿是公文文稿形成阶段其他环节的基础文稿，有待余下环节的修改与完善。

2．全面审核

为了达到公文办理工作准确周密的要求，公文在原始文稿完成之后有必要对其进行审核，可见，公文的审核是公文文稿形成阶段的关键环节之一，是不可或缺的。关于公文的审核，具体内容如图2-24所示。

其中，要注意的是，公文文稿在形成过程中，当其内容涉及其他同级的或不相隶属的机关或部门的职权范围时，就有必要与相关的机关或部门协商，从而争取它们的同意或配合。只有在获得同意或配合的基础上，这一公文原始原稿才有继续进行的可能，才是符合公文行文规则的。

3．签发定稿

公文文稿的形成，在经过全面审核之后，还有一个签发环节，只有经过了签发的文稿才是生效的公文文稿。

对于一般公文文稿而言，只要经机关领导人或被授以专门权限的部门负责人终审核准就能签发生效。对这一类公文，其签发内容包括：

● 对公文批注正式定稿和发出意见；

● 标注终审人的姓名和终审日期。

而对一些规范性及部分重要公文，签发不是必备程序，但是须履行一些其他程序，如经有关会议讨论通过，或是由负责人签署。

2.4.2 发文程序

发文，顾名思义，即向外发出公文，也就是机关文书部门根据具体工作需要向外单位发出公文的活动。

在党政机关的公文处理中，发文办理主要是在内部进行的，只是其公文的运转方向是对外而已。它包括制发公文所进行的拟稿、处置与管理活动的全部运转过程，且这一过程在进行公文办理时，具有以下两个非常显著的特征：

● 很强的确定性；

● 很强的不可逆性。

基于立卷、归档工作在收文和发文中有着一定的区别，本小节内容将在发文办理和收文办理程序都将提及。因此，从这一角度而言，公文的发文办理程序主要分为三个阶段，下面分别进行介绍。

1．公文文本的印制阶段

公文文本的印制，是在公文文稿形成之后的又一个非常重要的阶段，是公文得以对外传递的物质基础。关于公文印制的工作任务，可从以下方面进行了解：

● 工作依据：公文文稿的签发定稿。

● 工作方式：包括手工缮写、机械誊写和印刷等方式。

● 工作目的和结果：制成对外传递的正式文本，这一文本是有实际使用价值和具有特定效用的。

公文的这一办理程序阶段，也可分为四个基本环节，如图2-25所示。

关于公文文本印制阶段的四个环节，下面将分别加以介绍。

1）发文复核

在印制阶段，有些人可能认为，公文文稿既然已经签发定稿了，就应该直接印制了。其实不然，它还应该经过发文复核和发文登记两个环节才能实施印制。在此，将对发文复核的含义进行具体介绍，如图2-26所示。

2）发文登记

在完成发文核定后，在正式付诸印制之前，还应该进行发文登记，以备查询。因此，发文登记主要是对公文及其发文的基本辨识信息进行登记，主要包括四个方面的内容：公文的发文字号、公文的文种、公文的标题和公文的发文范围。

其中，在内容范围上，其与发文核定有相同之处，即发文字号和文种，这是公文发文印制的重要区别因素。另外，公文的标题和发文范围的登记，主要为了有利于查询时的方便和更好地确认公文的效用范围。

3）公文缮印

这是公文文本的印制阶段的中心活动，也是公文印制的关键环节。这一阶段，主要是把公文文稿的定稿以供实际使用的物质形式呈现出来，奠定对外传递的基础。

一般来说，文件的印制主要是通过手工缮写、机器誊写和印刷等方式来实现的，公文文稿的印制也不例外。

在公文的缮印完成后，如有必要，还应该对印制出来的文件进行校对，这是确保公文质量的最后一个环节。

4）公文用印

公文完成文本的印制后，想要对外传递，还应该对这一印制和传递行为加以确认，即赋予印制完成文件的公文正式性和法定效力，这一办理程序可通过两种方法来完成：

● 在印制完成的公文上加盖发文机关的印章；

● 请有关领导在公文正本上签注姓名。

2．正式公文的传递阶段

正式公文的传递阶段是公文发挥特定效用、实现影响扩散的阶段，是公文文本印制阶段的必然结果，这一阶段的主要任务是为受文者有效接收公文创造条件。关于正式公文的传递，具体环节如图2-27所示。

3．办毕公文的处置阶段

公文在完成发文的传递过程后，为了公文的安全性和便于查阅，还应该完成对公文的暂存、销毁、立卷和归档等程序。

对公文而言，公文的暂存主要是针对那些有很高查考价值的重份公文（一份已立卷归档），当然，对那些一时难以准确判定是否应该销毁的公文也做暂存处理。公文暂存的意义如图2-28所示。

与暂存处理不同，公文销毁的对象是那些没有留存和利用价值的办毕公文，对这些公文，应该利用各种方式进行毁灭性处理。关于公文的销毁，其意义和要求如图2-29所示。

至于对公文的立卷处理和归档处理，在后面章节中将进行详细介绍，在此不再赘述。

2.4.3 收文程序

收文，从公文的方向上来说，是从外向内的，即机关文书部门收进外单位发来的公文及相关材料。公文的收文程序是公文到达文书部门后的整个运转过程，以及阅办完毕后的处置过程。而这一过程中相互衔接的环节构成了公文的收文办理程序。

公文的收文办理程序，可分为四个阶段，下面分别进行介绍。

1．公文的收受阶段

在公文的收受阶段，其主要任务是正确收受外单位发来的公文。它主要包括三个环节，具体内容如下。

1）公文签收

签收，顾名思义，即签字收文。这是一个以签字或盖章形式来表明已收到相关公文并发给授文方以凭证的公文收文环节。在这一过程中，有“签”和“收”两个程序，具体内容如图2-30所示。

2）公文启封

虽然这不是法定的收文办理程序，却是收文过程中必须要实行的。公文在发文前是做了封装处理的，因此，在收文时有必要启封。然而，启封也不是随意进行的，它也有一定的要求和程序。具体说来，公文收文的启封有以下两种途径：

● 办文人员签收后，统一启封；

● 径送有关领导者亲启。

3）收文登记

为了方便日常查考，公文收文也应该进行登记，且其登记信息比发文登记更具体，登记事项也更多。图2-31所示为收文登记应该填写清楚的事项。

对所签收的公文，根据公文的特征和办理情况，应分类进行登记：

● 不需要进行回复或办理的公文就进行阅件登记；

● 需要回复或办理的文件的公文就进行办件登记。

当然，根据收受文件来源的不同，还可分为外收文登记和内收文登记。

2．公文的初审和承办阶段

收文的初审，就是对收到的公文进行审核，主要内容如图2-32所示。

假如收到的公文不符合图2-32中的要求，就应该在说明理由的情况下退回发文单位进行处理。

而在承办环节上，对于需要办理的公文可以根据具体情况采取相应的办法来解决，具体内容如下。

● 属承办部门职权范围内：这类事项应该由承办部门直接答复呈文机关；

● 涉及其他部门业务范围：这类事项应该与涉及的部门进行协商办理；

● 须报请上级审批：应该提出处理意见或代拟文稿，并报请上级审批。

3．公文的传阅、催办与答复阶段

在这一阶段，着重的是公文的办理阶段的后续工作，是对上一阶段的补充和完善，具体内容如下。

1）公文的传阅

传阅，即“轮流阅读”。对于机关公文而言，其传阅指的是公文处理机构根据领导人批示或者授权将公文送有关领导人阅知或者指示的过程。关于公文的传阅，具体要求和方法如图2-33所示。

2）公文的催办

公文的催办就是对公文的承办情况进行督促检查。在公文的收文办理的各个环节，都有着催办的存在，特别是对一些紧急或重要的公文，应该及时履行这一程序，即使是对一般的公文，也应该定期进行催办并定期反馈公文办理情况。

3）答复

当结束收文的办理时，收文单位应该把办理结果及时反馈给发文单位，并根据收文内容的需要把相关内容告知有关单位。这样才算完成了收文程序。

4．收文的办毕阶段

收文的办毕阶段是指收文的整理、归档，从实质上来说，它不是收文办理程序的环节。但为了阐述方便，在此作为收文办毕阶段来进行介绍。

收文办毕阶段与发文办毕阶段相比，不同的是，收文办毕阶段还包括公文清退环节。“清退”，即经过清理办毕的收文按期归还原发文机关或由其指定的有关单位。它在收文程序和公文办理中有着非常重要的意义，具体如图2-34所示。