2.1 体式与稿本
公文作为一种有着特定效能和规范的应用文，在体式和稿本形成方面有着与其他文体不同的要求和特点。本节将就公文的体式、公文文体、书面格式和排版形式以及装订要求和稿本三个方面进行介绍，具体内容如下。
2.1.1 公文体式概述
对公文而言，它要具有必要的体式是由其地位和作用决定的——公文是各级各类机关、社会团体和企事业单位等依法组成的社会组织实施领导和管理的有力工具，具体分析如图2-1所示。
图2-1 公文体式的必要性分析
在了解了公文体式必要性的基础上，简要介绍公文体式的具体内容。“体式”，自古以来，一般理解为“体裁格式”。如陶弘景在《与武帝启》中写道：“惟叔夜、威辇二篇，是经书体式”，明显是指“经”这一类的体裁。近代鲁迅先生在《汉文学史纲要·汉宫之楚声》中称：“虽临危抒愤，词意浅露，而其体式，亦皆楚歌也”，说的就是西汉末年汉室倾颓，从少帝与唐姬之歌中可以看到“骚体”这一诗歌体裁的存在。
具体说来，公文体式主要包括三个方面的内容，如图2-2所示。
图2-2 公文体式的内容介绍
接下来主要介绍公文的文体和书面格式、排版形式，而关于公文的构成要素将在第3章详细介绍。
2.1.2 公文文体
“文体”，是指文章在写作中为了陈述事情和说明文体所采用的具体方法，以及这一过程中所表现出来的语言特点。简而言之，文体主要包括文章内容的两个方面：
● 文章的表达方式；
● 文章的语体特征。
上面提及，公文是一种应用文体，因而必须具有应用文体的一般特征。除了这些共同的应用文体特征外，公文分别在表达方式和语体特征方面有着独特性，具体介绍如下。
1．表达方式
众所周知，文章的表达方式有五种，即记叙、描写、抒情、说明和议论。它们是形成文章的形式要素，最终目的是更好地表达文章的内容。
从表达方式上来说，公文主要运用的有三种，如图2-3所示。
图2-3 公文的主要表达方式
图2-3中的表达方式在公文中并不是单一存在的，一般都是以多种组合方式出现的。且其他的两种——描写和抒情——也会在公文写作过程中时有出现。
2．语体特征
在语言运用方面，公文也是有着它特定的要求和特征的，这也是其文体的一个非常需要规范的方面。对公文而言，其语体特征主要应达到四个方面的要求，如图2-4所示。
图2-4 公文的语体特征
2.1.3 书面格式和排版形式
“公文的书面格式”，主要包括两个方面的内容：
（1）公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置；
（2）公文构成的数据项目在公文文面上书写的样式。
专家提醒
数据项目，指的是构成完整公文的要素，是公文的各组成部分的统称。根据《国家机关公文格式》，公文的数据项目可以分为两类，一是指定项目，这是一种类型的公文所必须具备的结构要素；二是选定项目，这是根据具体写作需要而选择的公文结构要素，这一类数据项目，并不是公文所必需的。
对于公文来说，其在书面格式上表现出来的特征是其与一般文章在形式上形成区别的重要标志。总的来说，公文的书面格式可分为三大部分，如图2-5所示。
图2-5 公文文面格式的构成要素
关于公文的文面格式三大部分的具体组成，将在第3章进行重点介绍，在此就不再赘述。
公文的排版形式，简单说来，就是公文的外观形式，是公文各组成部分在文件版面上的标印格式，主要包括：
（1）版头各组成部分的设计；
（2）各数据项目在版面上的位置；
（3）各数据项目的字体字号大小；
（4）行数、字数和行距、字距等；
（5）天头地脚以及切口订口距离；
（6）公文用纸的大小型号要求。
接下来将具体介绍公文在行数与字数、字形、用纸三个方面的内容，具体如下。
1．行数与字数
公文的版面与一般出版的印刷品不一样，它在行数与字数方面的规定有着明显区别。公文的文面行数与字数要求如图2-6所示。
图2-6 公文文面的行数与字数要求
当然，当公文版面在具体环境中有了特定要求时，可以不遵循上图中的版面要求，进行适当调整。
2．字形
在字形方面，公文在没有特殊说明的情况下，一般遵循如图2-7所示的要求。
图2-7 公文的字形要求
3．用纸
公文在印刷方面也可从两个方面来介绍，一是纸张的大小，二是印刷时的版心和页边距要求，如图2-8所示。
图2-8 公文用纸的要求
关于公文用纸要求的具体内容，下面将从上面提及的两个方面进行介绍。
1）纸张的大小
国家标准《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》（GB/T148—1997）中规定了A4型的纸张大小为210mm×297mm，这也是公文用纸的大小，但是当公文以张贴的形式呈现出来时，则应该根据实际需要确定。
2）版心和页边距要求
公文用纸在排版时，对页面的页边距和版心是做了明确要求的，具体内容如下。
● 版心尺寸：156mm×225mm；
● 天头：37mm±1mm；
● 订口：28mm±1mm；
● 版心距页脚：7mm。
2.1.4 印装要求和稿本
当一份公文的页面较多时，为防止散乱和混淆，就有了装订的要求，这是公文印装的一部分。关于公文的印装（印刷和装订），具体介绍如下。
1．印刷
公文的文字在印刷时，应该注意以下两个问题：
● 文字方向：从左至右，横排；
● 印刷页面设置：双面印刷。
2．装订
“装订”，即将零散的纸张或书页加工成册，在此主要是指把一份公文的众多页面按顺序订成册。人们在装订时，应该考虑三个方面的问题，如图2-9所示。
图2-9 公文装订要注意的问题
另外，读者要注意的是，公文的形成并不是一蹴而就的，它是在不断的修改和完善中最终确定的。
在这一过程中，最终确定前的公文稿子称为“文稿”，公文的最终确定稿称为“文本”，这两者统称为“文稿”。对公文而言，即使是同一内容和形式的文件，也会因为各种因素的影响而形成不同稿本。
其中，文稿包括公文起草过程中、最终确定前的所有稿子，可分为草稿和定稿两种。草稿是公文形成过程中一次又一次的稿子，它一般包括多个版本。而定稿应该是唯一的，是文稿的最终版本。
而对于“文本”这一文稿形式而言，有多种分类，具体如图2-10所示。
图2-10 公文文本的分类