第1篇 办公基础篇

第1章 电脑办公基础

学习目标

电脑办公是现代社会最主要的办公方式之一，使用电脑办公不仅可以提高效率，还能够节约成本。本章主要介绍电脑办公的基础知识，包括电脑办公方法，电脑办公硬件平台、系统平台及软件平台等内容。

学习效果

1.1 认识电脑办公

本节教学录像时间：5分钟

在使用电脑办公之前，首先需要认识电脑办公，包括使用电脑能完成的办公室工作以及如何掌握电脑办公。

1.1.1 使用电脑能完成哪些工作

电脑已成为职场人员必不可少的工具之一，使用电脑不但便于用户处理日常的办公事务，还能提高办公的效率，使复杂的工作变得简单、有序。归纳起来，使用电脑可以完成以下几个方面的办公室工作。

1．处理文档

处理文档是电脑能够完成的基本工作之一，例如使用电脑来制作公司规章制度、论文以及产品说明书等。处理文档的常用软件包括Word、WPS等，常用操作包括输入和编辑文本，设置字体和段落格式，使用图片、表格、图形、艺术字，插入页码、页眉和页脚等。

2．制作报表

报表可以用表格、图表等形式动态地显示数据。使用电脑可轻松制作报表，并且还能在报表中计算、汇总数据。制作报表的常用软件为Excel，常用操作包括输入和编辑数据，操作行、列及工作表，设置数据格式，使用图表，排序、筛选、分类汇总数据，使用公式和函数等。

3．制作演示文稿

利用演示文稿，可以把复杂的文字用图片、图形的形式展示出来，从而使内容更加生动、形象。制作演示文稿的常用软件为PowerPoint，常用操作包括输入和编辑文本，设置母版，插入表格、图片、自选图形、图表、SmartArt图形，添加动画和切换效果，控制幻灯片放映等。

4．图片、声音视频处理

图片和声音视频处理也是电脑办公中常用的操作，例如图片的美化、裁剪、合成，声音的除噪、剪辑等。常用的图片处理软件为Photoshop、美图秀秀等，常用的声音视频处理软件有会声会影、Cool Edit Pro等。

5．收发电子邮件

电子邮件是最常用的网络应用之一，已经成为网络交流和沟通的重要途径之一。通过收发电子邮件，用户可轻松实现网络资源共享以及信息传递。常用的邮件软件有Office办公系列的组件之一—Outlook，还有多种第三方软件，例如QQ邮箱、新浪邮箱、163邮箱等。

1.1.2 如何掌握电脑办公

作为一名新手，在学习电脑办公的过程中，一定要有一个明确的学习思路和学习准则，这样才能提高学习效率，在最短的时间内成为一名电脑办公高手。

首先，一定要了解电脑的一些硬件知识。不少初学者在学习电脑的过程中，总是先拿着操作指南练习系统的操作方法和技巧，这样是不会深刻理解各种电脑操作的。例如对内存和硬盘的概念不理解，就难于理解存盘与未存盘的区别。由于应用系统的操作有许多是针对硬件的，对硬件的掌握能促进应用软件的学习。

其次，对所学的办公软件要有清楚的认识。计算机软件分为系统软件和应用软件，应用软件是能直接为用户解决某一特定问题的软件，它必须以系统软件为基础。而系统软件则是对计算机进行管理、为应用软件提供运行环境的软件。如Windows、Linux、DOS操作系统软件，它们的作用是实现对计算机硬件、软件的管理；Access、MySQL为数据库管理软件，Word、Excel、PowerPoint为办公常用软件，Photoshop则是图像处理软件，它们都属于应用软件。学计算机操作其实就是学习计算机软件的操作，在每学一种新软件之前先明确它属于哪一类软件，它能为我们做些什么。

再次，根据需求进行学习。电脑操作方法和技巧以及办公软件有很多，要想全部掌握是不现实的，所以建议读者根据自己的实际需求进行学习。学习目的明确了，就可以少走弯路。只要重点掌握电脑的基本操作及常用办公软件的使用方法，就能轻松地使用电脑处理自己的办公业务。

最后，要学会理论与实践相结合。电脑操作及办公软件的学习一定离不开实践，只看学习资料是远远不够的，要有计划地进行上机操作，反复练习，这样才能提高电脑办公的水平。

1.2 电脑办公的硬件平台

本节教学录像时间：11分钟

电脑系统由硬件和软件组成。硬件是指组成电脑的各种物理部件，是实实在在的器件。本节主要介绍电脑硬件的基本知识。

1.2.1 电脑基本硬件设备

通常情况下，一台电脑的基本硬件设备包括显示器、CPU、主板、内存、硬盘、电源、光驱、显卡、声卡、机箱、键盘、鼠标等。下面分别介绍。

1．显示器

显示器是电脑重要的输出设备，如同电脑的“脸面”。电脑操作的各种状态、结果以及编辑的文本、程序、图形等都是在显示器上显示出来的。

新式的台式电脑、笔记本电脑和掌上型电脑采用液晶显示器。液晶显示器具有辐射低、功耗小、可视面积大、体积小及显示清晰等优点，是电脑显示器的主流产品，如下图所示。

2. CPU

CPU，也称为中央处理器，是一台电脑的运算和控制核心，其重要性好比心脏对于人，主要功能是解释计算机指令以及处理计算机软件中的数据。

目前，市场上的CPU产品的品牌主要有Intel和AMD两种，下图所示为AMD品牌的CPU。

3．主板

如果把CPU比作电脑的“心脏”，那么主板便是电脑的“躯干”。几乎所有的电脑部件都是直接或间接连接到主板上的，主板性能的好坏对整机的速度和稳定性都有极大影响。主板一般为矩形电路板，上面安装了组成计算机的主要电路系统，并集成了各式各样的电子零件和接口。下图所示即为一个主板的外观。

4．内存

内存储器（简称内存，也称主存储器）用于存放电脑运行所需的程序和数据。内存的容量与性能是决定电脑整体性能的一个决定性因素。内存的大小及其时钟频率（内存在单位时间内处理指令的次数，单位是MHz）直接影响电脑运行速度的快慢。如果内存很小，即使CPU主频很高，硬盘容量很大，电脑的运行速度也快不了。

目前，主流电脑多采用的是4GB、8GB的DDR3内存，一些发烧友多采用8GB、16GB的DDR4内存。下图为一款容量为4GB的DDR3内存条。

5．硬盘

硬盘是电脑最重要的外部存储器之一，由一个或多个铝制或者玻璃制的碟片组成。这些碟片外覆铁磁性材料。绝大多数硬盘都是固定硬盘，被永久性地密封并固定在硬盘驱动器中。由于硬盘的盘片和硬盘的驱动器是密封在一起的，所以通常所说的硬盘和硬盘驱动器其实是一样的。

6．电源

主机电源是一种安装在主机箱内的封闭式独立部件，它的作用是将交流电通过一个开关电源变压器换为5V、-5V、+12V、-12V、+3.3V等稳定的直流电，以供主机箱内主板驱动、硬盘驱动及各种适配器扩展卡等系统部件使用。

7．光驱

光驱是对光盘上存储的信息进行读写操作的设备，在大多数情况下，操作系统及应用软件的安装都需要依靠光驱来完成。

目前主要有CD光驱和DVD光驱两种类型，由于DVD光盘容量更大，所以DVD光驱已成为市场中的主流。

不过，随着U盘的普及，光驱的使用人数逐渐减少，最新的台式机和笔记本电脑也都去掉了光驱的装配。下图所示为光驱的外观。

8．显卡

显卡也称图形加速卡，是电脑内主要的板卡之一，其基本作用是控制电脑的图形输出。由于工作性质不同，不同的显卡提供不同的功能。下图所示为电脑显卡的外观。

9．声卡

声卡是多媒体电脑的必要部件，是电脑进行声音处理的适配器。声卡有三个基本功能：一是音乐合成发音功能；二是混音器功能和数字声音效果处理器功能；三是模拟声音信号的输入和输出功能。

有些声卡以附加卡的形式安装在电脑主板的扩展槽中，有些则集成在主板上。声卡所使用的总线有ISA总线和PCI总线两种。下图所示即为一块PCI声卡。

10．机箱

机箱用于将电脑的各种配件集中固定在一起，具有保护配件、屏蔽主机系统的作用。机箱面板上一般有电源开关和复位键两个按钮，以及电源、硬盘指示灯。

按外形不同，机箱可分为立式和卧式两种。卧式机箱的体积小巧，适合于办公和商业用途，内部空间小，安装比较困难。立式机箱的体积比较大，扩展性强，如下图所示。

11．键盘

键盘是电脑系统中最基本的输入设备，用户给电脑下达的各种命令、程序和数据都可以通过键盘输入到电脑中去。标准键盘的外观如下图所示。

12．鼠标

鼠标是电脑基本的输入设备之一，用于确定光标在屏幕上的位置。在应用软件的支持下，移动、单击、双击鼠标可以快速、方便地完成某种特定的功能。

鼠标由鼠标右键、鼠标左键、鼠标滚轮、鼠标线和鼠标插头组成。鼠标按照插头的类型可分为USB接口的鼠标、PS/2接口的鼠标和无线鼠标。下图所示即为一个USB接口的鼠标。

1.2.2 电脑扩展硬件设备

电脑扩展硬件设备包括耳麦、摄像头、音箱和路由器等。在原有基础上增加这些设备，可增加电脑的功能。

1．耳麦

耳麦是耳机和麦克风的结合体，是重要的电脑外部设备之一。耳机主要用于收听声音，麦克风则用于录入声音、语音聊天等，耳麦则兼具有两者的功能。用户也可以分别购买耳机和麦克风，以追求更好的声音效果。如下图所示。

2．摄像头

摄像头又称为电脑相机或电脑眼，是一种视频输入设备，被广泛地运用于视频会议、远程医疗、实时监控等领域，用户可以通过摄像头在网上进行有影像、有声音的交谈和沟通。如下图所示。

3．音箱

音箱是整个音响系统的终端，其作用是将电脑中的音频文件通过音箱的扬声器播放出来。因此它的性能好坏影响着用户的聆听效果。在听音乐、看电影时，它是不可缺少的外部设备之一。如下图所示。

4．路由器

路由器是用于连接多个逻辑上分开的网络的设备。利用路由器，可建立局域网，可实现家庭中多台电脑同时上网，也可将有线网络转换为无线网络。如今手机、平板电脑的广泛使用，使路由器成为不可缺少的网络设备，而智能路由器也随之出现。智能路由器具有独立的操作系统，可以实现智能化管理路由器、安装各种应用、自行控制带宽、自行控制在线人数、自行控制浏览网页、自行控制在线时间、实现USB共享等功能。如下图所示。

1.2.3 常用的办公设备

电脑常用的外部相关设备包括可移动存储设备、打印机、复印机、扫描仪等。利用这些办公设备，人们可以充分发挥电脑的优异性能，工作起来如虎添翼。

1．可移动存储设备

可移动存储设备是指可以在不同终端间移动的存储设备，方便了资料的存储和转移。目前较为普遍的可移动存储设备主要有移动硬盘和U盘。

（1）移动硬盘。

移动硬盘是以硬盘为存储介质，实现了电脑之间的大容量数据交换，其数据的读写模式与标准IDE硬盘是相同的。移动硬盘多采用USB、IEEE1394等传输速度较快的接口，可以以较高的速度与电脑进行数据传输。

（2）U盘。

U盘又称为“优盘”，是一种无需物理驱动器的微型、高容量移动存储产品。U盘通过USB接口与电脑连接，实现“即插即用”，因此也叫作“USB闪存驱动器”。

U盘主要用于存放照片、文档、音乐、视频等中小型文件，它的最大优点是体积小、价格便宜。一般的U盘体积如大拇指般大小，携带极为方便，可以放入口袋、钱包。U盘容量常见的有8GB、16GB、32GB等，下图所示为32GB容量的U盘。

2．打印机

打印机是电脑办公不可缺少的一个组成部分，也是重要的输出设备之一。通常情况下，只要是使用电脑办公的公司都会配备打印机。通过打印机，用户可以将在电脑中编辑好的文档、图片等数据资料打印到纸上，从而方便用户将资料进行长期存档或向其他部门报送等。

3．复印机

复印机是一种利用静电技术进行文书复制的设备，其工作原理是从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品。复印机复印的速度快、操作简便，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无须经过其他制版等中间手段，能够直接从原稿获得复印品。

目前，市场上绝大部分复印机是集打印、复印和扫描为一体的一体机，即同时兼具打印、复印和扫描的功能。

4．扫描仪

扫描仪的作用是利用光电技术和数字处理技术，将稿件上的图像或文字通过扫描方式输入到电脑中。如果是图像，则可以直接使用图像处理软件进行加工；如果是文字，则可以通过OCR软件，把图像文本转化为电脑能识别的文本文件，这样可节省把字符输入电脑的时间，大大提高输入速度。

1.2.4 将电脑各部分连接起来

要将主机和显示器、鼠标、键盘、音箱、电源，以及其他外部设备连接到一起，就需要将各个部件的插头正确插入到其相应的插口中。在连接主机与外设之间的连线时，只要按照“辨清接头，对准插上”这一要领去操作，即可顺利完成电脑与外设的连接。另外，在连接电脑与外设前，一定要先切断用于给电脑供电的插座电源。

1．连接显示器

连接显示器需要两种类型的线，一种是电源线，另一种是VGA线。下图所示即为VGA线。

在连接显示器时，将电源线的两端分别连接显示器后面的接口以及电源插座，即可连接电源。然后将VGA线两端分别连接在显示器后面的另一接口与主机背部的显卡接口，即可连接显示器和主机，如下图所示。

2．连接键盘和鼠标

键盘接口位于主机的背部，是一个紫色圆形的接口，连接时按照方向插好即可。鼠标接口位于键盘接口旁边，是一个绿色圆形的接口，如下图所示。

以上接口均属于PS/2类型的接口，此外，USB接口的键盘和鼠标也十分常见，可以直接插入任意的USB接口中，即可完成连接。

3．连接网线

网线接口位于主机的背部。将网线一端的水晶头按指示的方向插入网线接口中，就完成了网线的连接。

4．连接音箱

将音箱的音频线接头分别插入主机声卡的接口，即可连接音箱。

5．连接主机电源

主机电源线的接法很简单，只需要将电源线接头插入主机背部的电源接口即可。

1.3 电脑办公的系统平台—Windows 7

本节教学录像时间：6分钟

电脑操作系统是管理电脑硬件与软件资源的程序，同时也是电脑系统的内核与基石。本节主要介绍Windows 7操作系统的基础知识。

1.3.1 常见的电脑操作系统

操作系统是管理计算机硬件资源，控制程序运行并为用户提供操作界面的系统软件集合。目前，应用最广泛的操作系统主要有微软的Windows、苹果的Mac OS及UNIX、Linux等，这些操作系统所适用的用户人群不尽相同。用户可以根据自己的实际需要选择不同的操作系统。

1. Windows系列操作系统

Windows操作系统是目前应用最广泛的电脑操作系统，主要包括Windows 7、Windows 8及Windows 10等。

下图所示即为Windows 10操作系统的界面。

2. Mac OS操作系统

Mac OS系统是专用于苹果电脑的操作系统，是基于UNIX内核的图形化操作系统。该系统简单直观，安全易用，有很高的兼容性，不可安装于其他品牌的电脑上。

下图所示即为Mac OS操作系统的界面。

3. Linux操作系统

Linux系统是免费使用和自由传播的类UNIX操作系统，是基于POSIX和UNIX的多用户、多任务、支持多线程和多CPU的操作系统。它能运行主要的UNIX工具软件、应用程序和网络协议，支持32位和64位硬件。

下图所示即为Linux操作系统的界面。

1.3.2 电脑正确的开机与关机方法

电脑的开机和关机是使用电脑的前提，本节来介绍这些基本操作。

1．正确的开机方法

开机的方法很简单，连通电源后，按下机箱前面的电源开关，此时开关旁边的电源指示灯会亮起，表示成功开启主机，如下图所示。

开启主机后，还需开启显示器，通常显示器的电源开关位于显示屏的下方，按下对应的开关即可。

2．正确的关机方法

不需要使用电脑时，可以将其关闭。下面介绍3种关机的方法。

（1）按下主机上的【电源】按钮，可关闭电脑。

（2）单击【开始】按钮，在弹出的开始菜单中单击【关机】按钮，也可关闭电脑。

（3）按下【Ctrl+Alt+Delete】组合键，进入如下图所示的界面，单击右下角的【关机】按钮，可关闭电脑。在电脑无反应的情况下，这种关机方法更为好用。

1.3.3 鼠标与键盘的使用

鼠标和键盘是操作电脑的重要工具，正确使用它们，可以提高用户在办公室工作的效率。

1．鼠标的正确“握”法

正确持握鼠标，有利于长时间的工作和学习，从而不感觉到疲劳。正确的鼠标握法是：手腕自然放在桌面上，用右手大拇指和无名指轻轻夹住鼠标的两侧，食指和中指自然地放在鼠标的左键和右键，手掌心不要紧贴在鼠标上，这样有利于鼠标的移动操作。如下图所示。

2．鼠标的基本操作

鼠标的基本操作包括指向、单击、双击、拖动和右击等。

（1）指向：指移动鼠标，将光标移动到操作对象上。下图所示为指向【计算机】桌面图标。

（2）单击：指快速按下并释放鼠标左键。单击一般用于选定一个操作对象。

（3）双击：指连续两次快速按下并释放鼠标左键。双击一般用于打开窗口或启动应用程序。下图所示为双击【计算机】桌面图标，打开【计算机】窗口。

（4）拖动：指按住鼠标左键不放、移动鼠标到指定位置、再释放按键的操作。拖动一般用于选择多个操作对象、复制或移动对象等。下图所示为拖动鼠标选择多个对象的操作。

（5）右击：指快速按下并释放鼠标右键。右击一般用于打开一个与操作相关的快捷菜单。下图所示为右击【计算机】桌面图标，打开快捷菜单的操作。

3．键盘的使用

键盘上的英文字母和符号是按照它们的使用频率来分布的。常用字母由于敲击次数多就会被安置在中间的位置，如F、G、H、J等；相对不常用的Z、Q则被安排在旁边的位置。键盘的分布如下图所示。

准备打字时，双手除拇指外的8个手指分别放在基本键上，拇指放在空格键上，十指分工明确，如下图所示。

每个手指除了指定的基本键外，还负责其他字键，称为它的范围键，如下图所示。基本键是录入时手指所处的基准位置，击打其他任何键，手指都是从这里出发，击打完之后需立即退回到基本键位置。

左手食指：负责4、5、R、T、F、G、V、B 8个键。

左手中指：负责3、E、D、C 4个键。

左手无名指：负责2、W、S、X 4个键。

左手小指：负责1、Q、A、Z 4个键及Tab、Caps Lock、Shift等键。

右手食指：负责6、7、Y、U、H、J、N、M 8个键。

右手中指：负责8、I、K、,4个键。

右手无名指：负责9、O、L、.4个键。

右手小指：负责O、P、; 、/4个键，以及-、=、\、Backspace、[、]、Enter、Shift等键。

两手大拇指：专门负责空格键。

1.3.4 快捷键的使用

在学习使用电脑办公的过程中，如果想提高工作效率，使用快捷键是一个非常有效的方法。电脑中常用的快捷键如下表所示。

1.4 电脑办公的软件平台

本节教学录像时间：7分钟

要想使用电脑进行办公，首先要在电脑上安装相应的办公软件。本节主要介绍常用的办公软件及其安装与卸载等操作方法。

1.4.1 电脑办公常用软件

目前，常用的办公应用软件为Office系列软件，主要包括Word、Excel、PowerPoint和Outlook等。通过Office系列软件，可以实现文档的编辑、排版和审阅，表格的设计、排序、筛选和计算，演示文稿的设计和制作，以及电子邮件的收发等功能。

Word 2016是目前Word的最新版本。使用Word 2016，可以实现文本的编辑、排版、审阅和打印等功能。下图所示为Word 2016界面。

Excel 2016也是微软公司最新推出的Office 2016办公系列软件的一个重要组成部分，主要用于电子表格处理，可以高效地完成各种表格和图的设计，并进行复杂的数据计算和分析。下图所示为Excel 2016。

PowerPoint 2016是制作演示文稿的软件。使用PowerPoint 2016，可以使会议或授课内容变得更加直观、丰富。下图所示为PowerPoint 2016。

1.4.2 软件的安装与卸载

在使用软件前，首先要在电脑上安装软件。若不再使用软件，则可卸载该软件，从而清理电脑磁盘。下面以Office 2016为例介绍软件的安装与卸载方法。

1．软件的安装

安装软件时需要了解软件的安装程序。用户可以在微软的官网商城中购买Office 2016，只须在浏览器中输入微软中国官方商城网址http://www.microsoftstore.com.cn/，然后选择要购买的软件版本，即可购买该软件，如下图所示。

如果需要安装其他软件，可以通过官网下载、在应用商店获取或者在360软件管家中下载的方法获取安装程序。

购买Office 2016后，就可以安装Office 2016软件了。具体的操作步骤如下。

步骤01 将购买的安装光盘放到电脑光驱中会自动启动安装程序，或者打开光盘直接双击安装程序“setup.exe”。

步骤02 启动安装程序，系统自动开始安装Office 2016，并显示安装进度。

步骤03 稍等一段时间，即可成功安装Office 2016软件，最后单击【关闭】按钮。

2．软件的卸载

通常情况下，在【程序和功能】窗口中可以卸载软件。

具体的操作步骤如下。

步骤01 单击【开始】按钮，在弹出的【开始】菜单中选择【控制面板】菜单命令。

步骤02 弹出【控制面板】窗口，在其中单击【卸载程序】链接。

步骤03 弹出【程序和功能】窗口，在列表中选择要卸载的Office 2016软件，单击上方的【卸载】按钮。

步骤04 弹出【准备卸载】对话框，单击【卸载】按钮。

步骤05 系统开始卸载软件，并显示卸载进度。稍等一段时间，即可成功卸载Office2016软件。

高手支招

本节教学录像时间：4分钟

左手使用鼠标的设置

如果用户习惯用左手操作鼠标，就需要进行简单的设置，以满足用户个性化的需求。具体的操作步骤如下。

步骤01 单击【开始】按钮，在弹出的【开始】菜单中选择【控制面板】菜单命令。

步骤02 弹出【控制面板】窗口，在其中选择【硬件和声音】链接。

步骤03 弹出【硬件和声音】窗口，在其中单击【鼠标】按钮。

步骤04 弹出【鼠标 属性】对话框，在【鼠标键】选项卡下选择【切换主要和次要的按钮】复选框，最后单击【确定】按钮，即可完成设置。

为电脑安装更多的字体

操作系统本身会提供一些字体，若这些字体不能满足用户的需求，还可以在网络上下载更多漂亮、美观的字体，并将其添加到电脑中。具体的操作步骤如下。

步骤01 在网上下载所需要的字体，或者购买字体库。字体的后缀名一般是．ttf。

步骤02 在电脑中打开“C:\Windows\Fonts”文件夹，此文件夹下存储了系统中安装的所有字体。

步骤03 将下载的字体复制后粘贴到此文件夹下，即完成安装字体的操作。

步骤04 启动Word 2016软件，新建一个文档，单击【开始】选项卡下【字体】组中【字体】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中即可看到所安装的字体。